Präsentationstechnik. Zuhöreranalyse, Konzept der Präsentation, Power-Point-Folien, Kommunikationsarten und Argumentationskette

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1 B1 – Zuhöreranalyse
1.1 Bedeutung der Zuhöreranalyse
1.2 Analyse der Zuhörer

2 B2 – Konzept der Präsentation
2.1 Kernbotschaft und Ziel der Präsentation
2.2 Gliederung der Präsentation
2.3 Medieneinsatz und Visualisierung
2.4 Kommunikationstechnik

3 B3 – Power-Point – Folie zu einem ausgewählten Punkt
3.1 Präsentationsfolie
3.2 Aufbau der PowerPoint-Folie

4 B4 – Kommunikationsarten und Argumentationskette
4.1 Bedeutung verschiedener Kommunikationsarten
4.2 Eine Argumentationskette zum Punkt Datensicherheit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Präsentationsfolie

Abbildung 2: Argumentationskette

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Gliederung der Präsentation

1 B1 – Zuhöreranalyse

Nach Hartmann, Funk und Nietmann (2012) ist das Ziel einer Präsentation andere Menschen zu erreichen und sie gezielt zu informieren. Des Weiteren sollen die Personen zum Handeln gebracht werden und von den eigenen Ideen und Positionen überzeugt werden (Hartmann et al., 2012, S. 21).

In diesem Fallbeispiel wird eine Beraterin von einem der marktführenden Kurierdienste Deutschlands eingeladen, um in einer 20-minütigen Präsentation ihr Konzept für Sicherheitsbestimmungen im Bereich der Kurier-, Express- und Paketdienste vorzustellen.

1.1 Bedeutung der Zuhöreranalyse

Bevor die Beraterin sich mit dem Ziel und der Kernbotschaft ihrer Präsentation beschäftigt, empfiehlt die Literatur zunächst eine Zuhöreranalyse des Auditoriums (Engelfried & Zahn, 2012, S. 45). In der Zuhöreranalyse werden verschiedene Punkte betrachtet, die eine spätere Aussage darüber zulassen, wie sich die oder der Präsentierende auf ihr oder sein Publikum vorbereitet hat (Grass, Ant, Chamberlain & Rörig, 2008, S. 24-25). Hartmann und Kollegen (2012) empfehlen verschiedene Aspekte, die bei einer Zuhöreranalyse betrachtet werden sollten. Die erste Frage sollte lauten, wie viele Personen an der Präsentation teilnehmen. Diese Information entscheidet im weiteren Verlauf unter anderem darüber, welche Präsentationsmedien eingesetzt werden können. Als Nächstes stellt sich die Frage, wie die Zusammensetzung der Zuhörerschaft gestaltet ist. Für die Präsentation ist dies von Bedeutung, weil eine Präsentation vor den Geschäftsführenden anders gestaltet wird, wie vor Personen aus dem Anwendungs- oder Durchführungsbereich. Bei dieser Betrachtung geht es aber auch um die Frage, wer, welche Entscheidungen treffen darf. Im Nachfolgenden kann auf die Frage eingegangen werden, welche Interessen die einzelnen Teilnehmenden an den konkreten Inhalten der Präsentation haben. Dabei geht es insbesondere, um die Motivation der Teilnehmer diese Veranstaltung zu besuchen. Aber auch um Fragen, welche Haltung die einzelnen Zuhörenden zu dem Thema haben und wo besondere Überzeugungsarbeit durch entsprechende Argumente geleistet werden muss. Oder welche Themen für die Präsentation aufgrund der Teilnehmenden irrelevant sind. Ein weiterer wichtiger Punkt, der an den vorherigen anschließt, ist die Frage nach dem Nutzen der Präsentation für jeden einzelnen Teilnehmenden. Warum sollte die oder der Zuhörende an jeden Punkt der Präsentation aufmerksam zu hören? Es ist aber ebenso die Frage zu klären, welche Erwartungen, die einzelnen Teilnehmenden an die Präsentation haben. Da diese Erwartungen erfüllt werden sollen, muss sich die oder der Präsentierende ebenfalls Gedanken um die einzelnen Reizthemen machen. Diese Reizthemen sollten entweder nicht angesprochen werden, oder besonders sorgfältig begründet werden. Zum Schluss sollte sich die oder der Präsentierende mit der Frage beschäftigen, wie sie oder er die Zuhörenden von ihrer oder seiner Idee überzeugen kann. Hierbei ist es besonders wichtig, für jeden Teilnehmenden die passenden Argumente zu liefern. (Hartmann et al., 2012, S. 23-24).

Aus dieser Analyse der Zuhörerschaft kann unter anderem eine wichtige Information darüber gewonnen werden, welche Art von Präsentation gefordert wird (Hey, 2019, S. 28). Des Weiteren zeigt sich, nach Renz (2016), durch die Analyse die Zusammensetzung der Gruppe in zuvor definierten Punkten und in Bezug auf Hetero- und Homogenität. Dies ist wichtig, um in der Präsentation eine gute Beziehung zu jedem einzelnen Zuhörenden aufbauen zu können (Renz, 2016, S. 18).

1.2 Analyse der Zuhörer

Im Vorgespräch konnte die Beraterin herausfinden, dass während der Präsentation im Unternehmen vier Führungskräfte aus unterschiedlichen Bereichen und eine freiberufliche Kurierfahrerin anwesend sein werden. Weiterhin hat die Beraterin folgende Angaben über die Anwesenden zusammentragen können:

- Leiterin der Personalabteilung, 43 Jahre alt, seit 9 Monaten in dieser Position tätig,
- Standortleiter Süddeutschland, gleichzeitig Sicherheitsbeauftragter, 50 Jahre alt, seit 8 Jahren im Unternehmen tätig,
- Leiter des Vertriebs, 34 Jahre alt, seit 2 Jahren im Unternehmen tätig,
- Leiter der Abteilung Medizinprodukte, 58 Jahre, seit 25 Jahren im Unternehmen tätig,
- Freiberufliche Kurierfahrerin, 25 Jahre alt, seit 3 Jahren für das Unternehmen tätig.

Aus diesen Angaben kann die Beraterin bereits schließen, dass eine kleine Gruppe vorliegt, die sehr heterogen in Bezug auf das Alter und die Zeit im Unternehmen ist. Unter den fünf Teilnehmenden befinden sich vier Führungskräfte aus unterschiedlichen Abteilungen und eine Person aus der Durchführungsebene. Aus diesen Angaben kann geschlossen werden, dass das Interesse der einzelnen Personen an der Präsentation sich deutlich unterscheidet, aber auch die Vorerfahrungen zum Thema Sicherheitsbestimmungen werden eher heterogen sein. Die Personalerin hat ein anderes Interesse an dem Thema als beispielsweise der Leiter der Abteilung Medizinprodukte. Allen Teilnehmern kann das gemeinsame Interesse unterstellt werden, dass sie eine Reduzierung der Arbeitsunfälle anstreben. Wobei die Gründe hierfür unterschiedlich sind. So möchten z. B. der Standortleiter Süddeutschland und der Leiter der Abteilung Medizinprodukte nicht ständig mit Ausfällen durch Arbeitsunfälle konfrontiert sein. Es fehlen dadurch nicht nur Ressourcen, wie z. B ein Transportmittel, sondern auch die Kurierfahrer. Durch diese Ausfälle wiederum hat die Kurierfahrerin einen erhöhten Termindruck und die Gefahr für einen eigenen Arbeitsunfall steigt. Für den Leiter des Vertriebs steht im Vordergrund, dass er bei der Akquise von neuen Kurierfahrten gerne eine Statistik mit termingerechten Lieferzeiten zeigen möchte. Die Präsentation sollte also all diese Punkte abdecken und jeden Teilnehmer den Nutzen eines Sicherheitskonzepts darstellen. Ein großes Reizthema bei den Anwesenden könnte der Termindruck auf die Kurierfahrer und -fahrerinnen sein.

2 B2 – Konzept der Präsentation

Wie bereits weiter oben erwähnt wurde eine Beraterin von einen der marktführenden Kurierdienste Deutschlands eingeladen, um eine Präsentation zum Thema Sicherheitsbestimmungen zu halten. Laut dem Unternehmen bestehen zwar formal Sicherheitsbestimmungen, in der Praxis werden diese aber nur unzureichend umgesetzt. Das Ziel des Unternehmens ist es, die Ware sicher zu transportieren und ebenfalls die Sicherheit der Transportierenden zu gewährleisten.

2.1 Kernbotschaft und Ziel der Präsentation

Nachdem der Zweck der Präsentation definiert wurde und eine Zuhöreranalyse erfolgte, wird im Nachfolgenden die Kernbotschaft und das Ziel der Präsentation formuliert.

Nach Engelfried und Zahn (2012) basiert eine zielgruppenbezogene Kernbotschaft auf dem ungefähren Kern der Präsentation. Die Kernbotschaft soll dabei eine Orientierung bieten, um die Inhalte der Präsentation den eigenen Vorstellungen entsprechend zu entwickeln und das Ziel der Präsentation zu treffen (Engelfried & Zahn, 2012, S. 58).

Die Kernbotschaft der Präsentation lautet, frei nach Henry Ford: „Der größte Feind der Sicherheit ist die Eile.“

Nach Hartmann und Kollegen (2012) soll der Zielsatz den Teilnehmern der Präsentation klar und deutlich zeigen, was sie aus der Präsentation mitnehmen können und sollen. Dabei muss die Zielsetzung klar und deutlich formuliert sein und darf den Zuhörenden nicht kompromittieren (Hartmann et al., 2012, S. 28).

Das Ziel dieser Präsentation lautet: „Ich will Ihnen die Vorteile der Sicherheitsbestimmungen darlegen, damit Sie und Ihre Kunden SICHERHEIT haben.“

2.2 Gliederung der Präsentation

Im Folgenden wird das Konzept der Präsentation vorgestellt.

Bevor die eigentliche Gliederung mit ihren entsprechenden Präsentationsmedien erarbeitet wird, empfiehlt es sich in der Praxis, organisatorische Aspekte mit dem Veranstaltungspartner zu klären (Hütter & Degener, 2003, S. 44). Für diese Präsentation wird angenommen, dass ein Beamer, sowie ein Flipchart und ein Whiteboard zur Verfügung stehen.

Nach Hütter und Degener (2003) besteht eine Präsentation aus fünf Schritten (S. 74):

1. Eröffnung der Veranstaltung,
2. Hauptteil der Präsentation,
3. Zusammenfassung der Präsentation,
4. Moderierte Diskussion und
5. Abschluss der Veranstaltung.

In dieser Arbeit wird sich nur auf die ersten drei Teile der Gliederungsstruktur konzentriert.

Renz (2016) beschreibt, dass die Einleitung bzw. Eröffnung der Präsentation in etwa 15 % der gesamten Präsentationszeit ausmachen sollen. Der Hauptteil bekommt den größten Anteil mit circa 75 % und der Schluss erhält 10 % der Gesamtdauer (Renz, 2016, S. 50). Aufgrund der Gesamtzeit von 20 Minuten für die Präsentation wurde sich für die folgende zeitliche Einteilung entschieden: Einleitung – drei Minuten; Hauptteil – 15 Minuten und Schluss – zwei Minuten.

Nicht nur bei der Gliederungsstruktur muss auf die zur Verfügung stehende Zeit geachtet werden, sondern ebenso bei der Anzahl der Präsentationsfolien. Arenberg (2015) schreibt, dass es keine wissenschaftlich fundierte Aussage zu der optimalen Folienanzahl bei einer PowerPoint-Präsentation gibt. In der Literatur wird aber die 10-20-30 Regel von Kawasaki viel beschrieben (Arenberg, 2015, S. 96). Diese Regel besagt, dass eine Präsentation optimal ist, wenn sie 10 Folien hat, 20 Minuten dauert und die Folien in der Schriftgröße 30 pt geschrieben sind (Kawasaki, 2005). Diese Richtlinie wird bei dieser Präsentation zur Anwendung kommen. Insgesamt gibt es zehn PowerPoint-Folien und zusätzlich zwei Flipcharts.

In der Tabelle 1 ist die Gliederung der Präsentation, die zeitliche Planung sowie die eingesetzten Medien tabellarisch dargestellt. Im Anschluss erfolgt eine Erläuterung der einzelnen Punkte.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Gliederung der Präsentation

(Quelle: Eigene Darstellung)

Vor Beginn der Veranstaltung ist, nach Hey (2019), darauf zu achten, dass alle Vorbereitungsarbeiten, wie das Anschließen des Laptops und das Ausprobieren des Folien-Satzes, sowie die Beschriftung des Flipcharts, frühzeitig abgeschlossen sind. Es ist damit zu rechnen, dass einzelne Teilnehmer bereits früher den Raum betreten. Jede und jeder Teilnehmenden wird persönlich begrüßt. Durch das bereitstehende und vorbereite Flipchart, wissen alle Teilnehmenden beim Betreten des Raumes, dass sie im richtigen Besprechungsraum sind. Durch den frühzeitigen Abschluss der Vorbereitungen bleibt somit noch Zeit für einen kleinen Small Talk mit den einzelnen Teilnehmern. Dadurch kann bereits eine persönliche Beziehung aufgebaut werden (Hey, 2019, S. 127-128).

Zu Beginn der Veranstaltung wird das Publikum durch den Präsentierenden begrüßt. Dafür wird gut sichtbar ein Flipchart aufgestellt. Auf dem Flipchart steht neben einem „Herzlich willkommen“ noch der Name des Vortragenden. Auf der Projektionsfläche des Beamers ist bereits die erste Folie ersichtlich mit der Kernbotschaft der Präsentation. Damit die Kernbotschaft dem Präsentator nicht bereits vorweggenommen wird, sondern erst nach dem Einstieg ersichtlich ist, wird zu einem kleinen Trick bei Power Point gegriffen. Mit dem Shortcut „B“ im Präsentationsmodus kann die Folie ausgeblendet werden und es erscheint eine Schwarzfolie (Graebig, Jennerich-Wünsche & Engel, 2011, S. 249). Dadurch ist gewährleistet, dass die Zuhörer sich zu Beginn voll und ganz auf den Redenden konzentrieren.

Zur Begrüßung des Publikums wird ein überraschender Einstieg gewählt, um die Kernbotschaft der Präsentation direkt deutlich zu machen (Schoof & Binder, 2017, S. 53; Schott, 2019, S. 79). Für den Einstieg kann zum Beispiel eine kleine Anekdote aus dem eigenen Leben als früherer Kurierfahrender dienen. Anschließend folgt die Begrüßung der Zuhörer und eine kurze Vorstellung der eigenen Person und der Rolle. Weiterhin wird darauf hingewiesen, dass keine Notizen während der Präsentation notwendig sind, da der Foliensatz im Anschluss per E-Mail versendet wird.

Anschließend wird das Thema der Präsentation kurz vorgestellt und die Bedeutung für die Zuhörenden erläutert (Bühler, Schlaich & Sinner, 2019, S. 82). Für die Vorstellung des Themas wird mit einer beliebigen Taste die PowerPoint-Folie aktiviert und die Kernbotschaft ist zu lesen. Anschließend erfolgt eine kurze Pause, damit die Botschaft bei den Zuhörern wirken kann (Meinholz & Förtsch, 2019, S. 429).

Im nächsten Schritt wird die nächste Seite des Flipcharts gezeigt und die Gliederung kurz und knapp erläutert. Die Gliederung soll die Neugier der Zuhörenden für das Thema unterstützen (Bühler et al., 2019, S. 82-83). Die Gliederung bleibt über die komplette Zeit des Vortrages gut sichtbar, damit die Teilnehmenden zu jedem Zeitpunkt die aktuellen Aussagen in die Gesamtpräsentation einordnen können (Meinholz & Förtsch, 2019, S. 425).

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