Grundbucherstellung

INHALTSVERZEICHNIS

1 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

2 EINLEITUNG

3 THEORETISCHE KENNTNISSE
3.1 RECHTLICHE GRUNDLAGE
3.2 DER BELEG
3.3 VORBEREITUNG ZUM BUCHEN
3.4 BUCHEN
3.4.1 GRUNDBUCH
3.4.2 HAUPTBUCH
3.5 ORDNUNGSPRINZIPIEN DER BELEGABLAGE

4 FACHPRAKTISCHE LÖSUNG
4.1 BELEGVORBEREITUNG
4.1.1 EINTRAG INS GRUNDBUCH
4.1.1.1 Rechnungseingänge und -ausgänge
4.1.1.2 Kassenbuch
4.1.2 KONTIERUNG DER GESCHÄFTSVORFÄLLE
4.2 BUCHEN DER GESCHÄFTSVORFÄLLE
4.3 AUFBEWAHRUNG DER BELEGE

5 STELLUNGNAHME

6 ZUSAMMENFASSUNG

7 ANHANG

8 LITERATURVERZEICHNIS

1 Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2 Einleitung

Die vorliegende Arbeit charakterisiert den Belegdurchlauf in einem mittelständischen HLS - Unternehmen. Neben der Schilderung des Ablaufes im eigenen Ausbildungsbetrieb ist es nötig einen Einschnitt vorzunehmen um die Arbeit aus der Sicht des zuständigen Steuerbüros fortzusetzen. Angefangen bei Begriffsdefinitionen, die zum Problem hinführen, erstreckt sich das Thema von den Buchungsvorbereitungen bis hin zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung der Belege. Theorie und fachbezogener Teil sind in verschiedenen Kapiteln voneinander getrennt, wobei die Einbeziehung von einigen theoretischen Sachverhalten unvermeidbar ist. Während sich Kapitel 2 nur auf die theoretische Lösung bezieht und somit einen allgemeinen Weg der Bewältigung aufzeigt, wird das Problem im 3. Kapitel auf den Ausbildungsbetrieb bezogen, gelöst. Dabei sollen nachstehende Rechnungsmuster¹ das Verständnis der Vorgehensweise erleichtern.

3 Theoretische Kenntnisse

3.1 Rechtliche Grundlage

Die wohl wichtigste Festlegung über das Buchen ist im § 238 Abs. 1 HGB verankert, weil sie die Pflicht der Buchführung für jeden Kaufmann bestimmt. Aufgrund dieser Pflicht leiten sich mehrere Bestimmungen über das rechtmäßige Führen von Büchern ab.

Die Buchführung muss allgemein anerkannten und sachgerechten Normen entsprechen, damit Sachverständiger (Steuerberater, Finanzamt) in kurzer Zeit einen Überblick über die Lage des Geschäftes bekommen. Diese vorgeschriebenen Regeln werden in der Rechtssprechung unter dem Begriff “Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB) zusammengefasst. Folgende Regeln finden ihre Anwendung in der Bearbeitung der nachstehenden Aufgabe.

- Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden § 239 Abs. 3 HGB · Ordnungsmäßige Erfassung der Geschäftsfälle § 239 Abs. 2 HGB · Keine Buchung ohne Beleg § 257 Abs. 1 HGB
- Handelsbücher und Buchungsbelege sind 10 Jahre aufzubewahren § 257 Abs. 4 HGB
- Beginn der Aufbewahrungsfrist § 257 Abs.5 HGB · Steuerpflicht § 1 UstG

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

3.2 Der Beleg

Definition:

Ein Beleg ist eine Urkunde, auf der ein Geschäftsvorfall beschrieben ist und Auswirkungen im Rechnungswesen, durch spätere Buchung auf Konten, erkennen lässt.

Grundsätzlich müssen Belege folgende Angaben unbedingt enthalten: § Angabe des Geschäftsfalles bzw. -gegenstandes § Größen-, Mengen- oder Gewichtsangabe § Geldbetrag (Preis oder Wert)

§ Mehrwertsteuer

§ Ort, Datum, Unterschrift

Abbildung 1: Aufbau eines Beleges

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

3.3 Vorbereitung zum Buchen

Bevor ein Beleg gebucht werden kann, müssen vorbereitende Maßnahmen getroffen werden, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu gewährleisten. Aus diesem Grund ist es sinnvoll aber nicht zwingend die Reihenfolge der Arbeitsschritte wie folgt zu wählen.

Zuerst muss der Bearbeiter eine einheitliche Belegwahl treffen. Oft passiert es, dass für ein und denselben Vorgang mehrere Belege vorliegen z.B. Bankauszug und Scheckliste. Um mehrfache Buchungen zu verhindern, ist es erforderlich, vorab festzulegen, welcher als Buchungsunterlage verwendet werden soll. Mindestens genauso sorgfältig wie die Wahl des richtigen Beleges muss die Ü berprüfung auf rechnerische und sachliche Richtigkeit ablaufen. Denn niemand kann eine 100%ige

Fehlerfreiheit garantieren. Eventuelle Unstimmigkeiten in der Rechnungsanschrift, falsch

ausgewiesene Geldbeträge oder sonstige Fehlerquellen dürfen nicht unberücksichtigt bleiben, weil

Wie schon erwähnt, Belege sind Urkunden und bedürfen einer “urkundlichen Behandlung “. Demnach ist es untersagt in Belegen zu radieren oder irgendetwas unleserlich zu machen. (§239 Abs. 2 HGB) Bei Veränderung ist es Pflicht des Mitarbeiters sein Signum zu vermerken, um die Gültigkeit zu bestätigen.

Tabelle 1: Belegarten

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Im nächsten Schritt sortiert man die Belege nach ihren Arten. Einige Betrachtungsweisen, nach denen man sie gliedern kann, liegen Tabelle 1 in Kurzfassung zu Grunde. Einteilungen in Ur- und Notbelege beschreiben die Entsehungsweise.

Handelt es sich um Originale oder Durchschriften, die mit einem Geschäftsvorgang anfielen, spricht man von Urbelegen, währenddessen Notbelege nicht automatisch bei einem Geschäftsfall entstehen. In dem Fall müssen sie ordnungsgemäß mit Zeitpunkt, Grund und Höhe der Ausgabe erstellt werden. Ein anderer Grund, für die Erstellung von Ersatzbelegen, kann das Abhandenkommen des Originals sein. Die wohl häufigste und beliebteste Einteilung ist die nach dem Herkommen. Wenn Belege von außen her in das Geschäft kommen, heißen sie Fremdbelege (z.B. ER, Bankbelege). Interne Belege (z.B. AR, Entnahmescheine) entstehen aus Vorgängen innerhalb des Betriebes und werden somit auch von Betriebsangehörigen angefertigt. Hierbei ist weiterhin zu unterscheiden, ob es sich um Kopien bzw. Durchschriften, der aus dem Unternehmen herauskommenden Rechnungen handelt oder rein interne Belege, wie Materialentnahmeschein und Lohnbelege.

Eine letzte Unterscheidung kann in der Zahl, der in dem Dokument enthaltenen Buchungsposten, unternommen werden. Demgemäß gibt es sogenannte Einzelbelege, die nur einen Geschäftsfall betreffen und Sammelbelege, in denen mehrere Vorgänge, einzeln aufgelistet, zu einer Gesamtsumme zusammengezogen werden.

Im vorletzten Arbeitsgang vor dem Buchen muss eine fortlaufende Nummerierung innerhalb jeder Belegart erfolgen, um eine übersichtliche Aufbewahrung der Dokumente und später eine schnelle Zugriffszeit zu ermöglichen.

3.4 Buchen

Die Buchführung ist keine freiwillige Sache, sondern eine Pflicht, die dem HGB § 238 Abs. 1 zugrunde gelegt wurde. Demnach gilt der Paragraph für alle “Kaufleute“. Das Vorgehen beim Buchen wird durch definierte Buchführungssysteme beeinflusst. Im kaufmännischen Bereich gelten 2 Buchführungssysteme:

- einfache BuF
- doppelte BuF

Der deutliche Unterschied zwischen den beiden Systemen liegt darin, dass die einfache BuF wirtschaftliche Vorgänge nur chronologisch (zeitlich geordnet) erfasst, während die doppelte zusätzlich eine sachliche Zuordnung auf mindestens zwei Konten, sowie die nähere Erläuterung dieser Konten in namhaften Nebenbüchern berücksichtigt. Das Prinzip der einfachen BuF wenden im wesentlichen die Minderkaufleute an, also diejenigen, welche keinen eingerichteten kaufmännischen Geschäftsbetrieb unterhalten sowie die nicht buchführungspflichtigen Land- und Forstwirte und freien Berufe. Für die nachstehende Problembewältigung ist jedoch die bloße Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben nicht ausreichend. Hierbei wird die doppelte BuF als Buchführungssystem zugrunde gelegt. Sie besteht aus 3 Hauptbestandteilen, die gleichzeitig als Handelsbücher bezeichnet werden - Grundbuch, Hauptbuch, Nebenbücher.

3.4.1 Grundbuch

Das Journal beschreibt 3 Arten von Geschäftsfällen: Rechnungseingänge, -ausgänge und die Kasse. Dementsprechend wird verschiedenen Formularen zugeordnet, die im großen und ganzen dieselben Daten ausweisen. Erst alle drei Vorgänge insgesamt betrachtet, ergeben das Grundbuch. Die Aufnahme der GV erfolgt, wie schon erwähnt, chronologisch geordnet. Weil es sich dabei nur um Ausgaben und Einnahmen handelt, werden auch nur die Konten des Geldverkehrs (Kasse, Bank und Postgiro) sowie die Konten der Lieferanten und Kunden berührt.

Neben dem Buchungstext müssen andere notwendige Daten eingetragen werden, um die Identität des Beleges genau festzuhalten. Grundbuchformulare (siehe Anlage B,C,D) beinhalten wichtige Angaben, die ausgewiesen werden müssen, damit jeder einzelne Geschäftsfall bis zum Beleg zurückverfolgt werden kann. Grundbucheintragungen sollten zeitnah sein, müssen aber mit Ausnahme von Kasseneinnahmen und -ausgaben, nicht täglich erfolgen. Es ist sinnvoll Belege über eine kleine Zeitspanne hinweg zu sammeln, um sie dann gemeinsam zu buchen. So wird die Wirtschaftlichkeit des Betriebes gesteigert und unnötiger Zeitaufwand vermieden.

Im Journal lassen sich weder Vermögensteile noch Schulden erkennen. Aus diesem Grund bucht man die GV “doppelt“ auf Sachkonten des Hauptbuches.

3.4.2 Hauptbuch

Die Sachkonten bilden den Kern der doppelten Buchführung - Das Hauptbuch. Darin sind wirtschaftliche Vorgänge sachlich geordnet und systematisch gegliedert, durch die Anwendung von Kontenrahmen, aufzufinden. Sachlich geordnet heißt, dass die Vorfälle den einzelnen Sachkonten zugewiesen werden, wie z.B. alle Bargeschäfte auf dem Konto Kasse oder alle Bankgeschäfte auf dem Konto Bank. Inwiefern die Konten untergliedert oder ausgestaltet werden, hängt vom Unternehmen ab. Es ist verpflichtet sich an einen allgemeinen Kontenrahmen zu halten, in den sich die individuelle Ausgestaltung der Kontenpläne einfügen muss. Die Anwendung der Kontenrahmen gestaltet sich nach speziellen Wirtschaftsbetrieben z.B.

- Handelsbetriebe
- Produktionsbetriebe
- Handwerksbetriebe (Kontenrahmen 13)

Oder nach freiberuflichen Tätigkeiten z.B.

- Ärzte

- Anwälte

- ...

Neben den vierstelligen Sachkonten, die sich (aus der Bilanz) durch Bestands- und Erfolgskonten entwickelten, gibt es als Unterkonten die fünfstelligen Personenkonten. Sie sind quasi eine Erläuterung der Konten Forderungen und Verbindlichkeiten, weil aus ihnen nicht hervorgeht, wem gegenüber die Forderungen (Debitoren)² oder Verbindlichkeiten (Kreditoren)³ bestehen.

Personenkonten sind Unterkonten zum Zwecke der Einzelnachweispflicht für ein Sachkonto, z.B.

- Personenkonto 10600 (Debitoren) = Rechnung Frau Müller

Die Summe der Personenkonten werden auf das Sachkonto Forderung aus Warenlieferung und Leistung (Konto 1400) übernommen.

3.5 Ordnungsprinzipien der Belegablage

Als Voraussetzung für das Buchen gilt immer der Grundsatz : „Keine Buchung ohne Beleg!“ (§257 Abs. 1 HGB) Anhand dieser wichtigen Unterlagen sind Buchungen noch nach Jahren nachprüfbar, vorausgesetzt natürlich sie wurden vorschriftsmäßig aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beläuft sich z.Zt. auf “zehn Jahre“ (§ 257 Abs. 4 HGB). Laut Paragraph 257 Abs. 5 HGB beginnt sie mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Bei richtiger Ablage können sie als brauchbares Beweismittel, Schwierigkeiten bzw. Missverständnisse bereinigen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten für die Aufbewahrung der Belege. Sie können sowohl in Ordnern abgelegt werden, als auch auf Datenträgern, wobei sie in beiden Fällen zugriffsbereit sein müssen.

4 Fachpraktische Lösung

Nahezu täglich hat ein Unternehmen, egal ob groß oder klein, mit Belegen des Geldverkehrs zu tun. Sie fallen entweder von außen mit der Erfüllung einer erbrachten Leistung an, bei dem Kauf bzw. Verkauf von Waren und anderen Vorfällen, oder sie entstehen aus innerbetrieblichen Prozessen z.B. Beleg über eine Privatentnahme. Bei so einer Vielzahl von Dokumenten könnte man den Überblick schnell verlieren, wenn diese nicht irgendwo festgehalten würden. Um eine ständige Einsicht in betriebswirtschaftliche Prozesse zu ermöglichen, müssen die Eintragungen der Geschäftsvorfälle “vollständig“, “zeitgerecht“ und “geordnet“ vorgenommen werden (§ 239 Abs. 2 HGB). Manchmal erfolgt die gesamte Abarbeitung einer Aufgabe nicht innerhalb eines Betriebes, wie es das folgende Beispie l zeigen wird. In dem Fall zieht das Unternehmen die Hilfe eines vertrauenswürdigen Steuerbüros hinzu.

4.1 Belegvorbereitung

Im Rechnungswesen der Praxis herrscht meist Arbeitsteilung. Die Arbeiten werden in Buchungsvorbereitung und Buchungsausführung geglie dert. Jeder GV bringt einen Beleg hervor. Dabei kann es sich um Rechnungen oder Quittungen handeln. Rechnungen sind etwas ausführlicher und sollten ab einem Geldbetrag von 200,00 DM ausgestellt werden. Für kleinere Beträge genügen Quittungen. Doch beide Dokumente bedürfen einer Bearbeitung nach dem Prinzip von Punkt 3.3, bevor sie buchungsreif sind. Voraussetzend für den weiteren Ablauf ist zweifellos das Sicherstellen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. Alle Belege müssen mindestens die in Punkt 3.2 ausgewiesenen Angaben enthalten. Häufige Fehlerquellen sind das Fehlen oder falsche Ausweisen der Mehrwertsteuer. Nicht alle Waren werden mit der selben MwSt. versteuert. Lebensmittel z.B. Hundefutter (Beleg 265) tragen eine ermäßigte MwSt. von 7%, während Büromaterialien die volle MwSt. 16% beinhalten. Darauf und auf die richtige Rechnungsanschrift sollte der Kontrolleur besonders achten. Mindestens genauso viel Aufmerksamkeit gehört der rechnerischen Überprüfung an. Bei manuell ausgefüllten Belegen (Quittungen) ist es verständiger den korrekten Prozentwert, Nettobetrag und Bruttoverkaufspreis einzeln anzugeben, siehe Beleg 253.

Abbildung 2: Ausschnitt einer Quittung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Dadurch können sich Rechenfehler einschleichen. Computergestützte Rechnungen weisen automatisch Netto- und Bruttopreis sowie die MwSt aus. Dort liegt die Fehlerquelle eventuell darin, dass der Auftrag und Rechnungslegung voneinander abweichen. Deshalb ist es notwendig den Lieferschein mit der Rechnung abzugleichen und zum anderen muss der Lieferschein mit dem Auftrag verglichen werden, um Falsch- oder Fehllieferungen festzustellen.

Die vorgenommene Prüfung der Belege zeigt keine groben Mängel und kann daher als abgeschlossen gelten.

Um dem Prinzip der einheitlichen Belegwahl nachzukommen wurden zur Buchungsunterlage jeweils die im Anhang vorliegenden Quittungen, Rechnungen und Kassenzettel herangezogen. Ausschlaggebend für das Buchen ist die nach Buchungskreisen getrennte Eintragung in die dafür vorgesehenen Bücher. Somit werden Rechnungseingänge und -ausgänge in Rechnungsbüchern festgehalten, wogegen Kassenbewegungen d.h. Barzahlungen in das Kassenbuch gehören. Nachdem die Belege geprüft und geordnet wurden, geht es zum Schritt der Nummerierung. Nummeriert wird fortlaufend, d.h. man beginnt mit der nachfolgenden Zahl des letzten Beleges aus dem vorhergehenden Abrechnungszeitraumes.

Wenn n die Belegnummer des vergangenen Abrechnungszeitraumes ist, dann ist n+1 die

Belegnummer mit der im nächsten begonnen wird. Die fortlaufenden Nummerierungen sind immer nur für den jeweiligen Buchungskreis bestimmt⁴.

Gebucht alle Belege nach folgenden GV:

- Kassenbelege
- Bankbelege
- AR
- ER
- Kostenrechnungen

4.1.1 Eintrag ins Grundbuch

Nachdem die Unterlagen geordnet und nummeriert wurden, müssen die GV in Rechnungs- oder Kassenbücher, eingetragen werden. Der Eintrag erfolgt chronologisch und getrennt nach Buchungskreisen, die Tabelle 3 zugrunde liegen.

4.1.1.1 Rechnungseingänge und -ausgänge

Eingangsrechnungen handeln, die dem zu betrachtenden Unternehmen von außen gestellt werden oder ausgehende Rechnungen, welche der Betrieb selbst an seine Kunden stellt. Der Ausdruck “Rechnung“ besagt, dass Waren oder andere Leistungen nicht bar bezahlt wurden. Barzahlungen hingegen trägt man ins Kassenbuch ein. Rechnungseingänge bedeuten eine Erhöhung der Schulden (Verbindlichkeiten), da sie nicht sofort bezahlt werden, bucht man sie vorübergehend als Verbindlichkeiten.

Ausgehende Rechnungen hingegen erhöhen die Forderungen gegenüber Kunden sowie das Kapital des Betriebes. Beide Belegvorgänge werden ins Rechnungsbuch eingetragen und können daher auch zusammengefasst erläutert werden. Die Reihenfolge der Arbeitsschritte sollte jeder individuell festlegen. Empfehlenswert ist es jedoch die notwendigen Daten in den Listenkopf zu schreiben, soweit diese bekannt sind⁵.

Im nächsten Schritt werden die sachlich und rechnerisch geprüften Rechnungen im Grundbuch manuell erfasst. Rechnungsbeträge werden inklusive MwSt angegeben. Ebenso problemlos lassen sich Belegnummer, und -datum ablesen.

Für die Spalten “Name“ und “Art der Ware/ Leistung“ sind wie die Bezeichnung schon sagt die

Namen der Firmen, Personen vorgesehen, denen gegenüber bestimmte Forderungen (AR) oder Verb.

(ER) bestehen. Aus den genannten Konten nimmt der Buchhalter später aus den in Punkt... genannten Gründen die Gliederung in Personenkonten vor.

Eventuell erhaltene oder gewährte Preisnachlässe (siehe AR 65) sind in einer gesonderten Spalte aufzuzeigen. Die restlichen freien Plätze können für zusätzliche Angaben genutzt werden. Abschließend müssen die Rechnungsbeträge unter Einbeziehung der Überträge summiert werden. Daraus ergibt sich die Gesamtsumme für den jeweiligen Abrechnungszeitraum.

4.1.1.2 Kassenbuch

Kassenbewegungen betreffen sowohl Einnahmen als auch Ausgaben, die auch als solche festgehalten werden müssen, d.h. Einnahmen und Ausgaben in getrennten Spalten.

Auch hierfür gelten die Bruttobeträge als Grundlage der Buchung. Analog zur Eintragung der AR und ER erfolgt der Eintrag von Belegnummer, Datum und Buchungstext.

Normalerweise erfordert das Kassenbuch (siehe Anlage...) das Festhalten des Kassenbestandes nach jeder Bewegung. Das kann man sich ersparen, da sich der Bestand als Saldo auf der Ausgabenseite (=Habenseite) ergibt.

Dieser Vorgang hört sich kompliziert an, ist aber in Wirklichkeit ganz einfach. Mit Hilfe der Abbildung 3 stellen wir uns die Kasse als Konto vor.

Abbildung 3: Kontenüberblick der Kasse Kasse am 02.03.00

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die Kasse ist ein Aktivkonto, d..h. Zugänge (Einnahmen) gehören auf die Sollseite und Abgänge (Ausgaben) auf die Habenseite. Im unteren Teil des Kassenblattes ist die Summe der Einnahmen und Ausgaben zu bilden. Der

Bestand der vorhergehenden Seite ergibt sich aus dem Saldo der Habenseite und wird als Übertrag in die Sollseite des nachfolgenden Kassenblattes aufgenommen. Salden entstehen aus dem Ausgleich der beiden Kontoseiten.

Dadurch ergibt sich erneut ein Saldo auf der Ausgabenseite, welcher wiederum als Übertrag der folgenden Seite notiert wird.

Ein Saldo im Soll würde bedeuten, dass die Ausgaben die Einnahmen übersteigen und somit ein Minusbestand die Folge wäre. Minusbestände sind unbedingt zu vermeiden oder durch Privateinlagen auszugleichen, da nur soviel ausgegeben werden kann wie zur Verfügung steht.

Zur Vollständigkeit ist noch zu sagen, dass die Listen durch einen Firmenstempel und Unterschrift eines Unterschriftberechtigten beglaubigt werden müssen. Der Aufgabenbereich des Unternehmens ist hiermit zu Ende und die in den vorhergehenden Kapiteln bearbeiteten Unterlagen gehen zur Vollendung ins zuständige Steuerbüro.

4.1.2 Kontierung der Geschäftsvorfälle

Sobald alle Belege geprüft, geordnet und nummeriert wurden, geht es zum nächsten Schritt über. Einige Vorgänge werden nun dem beiliegenden Anlagen B, C, D entnommen und zeitlich geordnet dargelegt. Anhand dieser Beispiele soll die folgende Vorgehensweise des Kontierens praxisbezogen veranschaulicht werden.

Die Grundlage dafür bildet der Fibu-Kontenrahmen 13 des eurodata Finanzbuchhaltungssystem im Anhang, Anlage A.

Tabelle 2: Geschäftsvorfälle getrennt nach Buchungskreisen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Gemäß der oben aufgeführten GV werden insgesamt 3 Sachkonten berührt:

- Kostenartenkonten der Kontenklasse 4

Zu den Kostenartenkonten zählen die Aufwendungen eines Betriebes. Unter Aufwendungen wird der “gesamte Werteverzehr (=EK-Minderung) in einem Unternehmen an Gütern, Diensten und Abgaben“⁶ verstanden. Kontenrahmen 13 unterscheidet bei den Kostenarten Personalaufwendungen, Betriebliche Aufwendungen, Kalkulatorische Kosten und Kosten bei Anwendung des Umsatzkostenverfahrens. Der Kontenrahmen gliedert die Klassen in Kontengruppen und den entsprechenden Konten. Bsp.: Kontenklasse 4 - Kostenartenkonten

Kontogruppe 49 - sonstige betriebl. Aufwendungen Konto 4910 - Porto Während des Kontierens ist es angebracht schrittweise vorzugehen. Angefangen bei der Bestimmung der Kontenklasse bis hin zur Kontengruppe wird schließlich das betroffene Konto festgelegt. Die GV der B. 398 und 253 beschreiben den Kauf eines Gerätes für betriebl. Zwecke und nicht zum Verkauf bestimmt. Durch den Erwerb von Gütern entstehen Kosten, die der Kontenklasse 4 zugeschrieben werden. Des weiteren handelt es sich um betriebl. Aufwendungen (Kontogruppe 49) speziell für den Betriebsbedarf gedacht (Konto 4910).

Bei allen anderen GV der Kontenklasse 4 wird analog verfahren. Es gibt lediglich unterschiedliche Kontengruppen und Konten.

Büromaterial (B. 256, 259, 260) gehört beispw. auf das Konto 4930. Postwertzeichen (B. 254) hingegen werden dem Konto 4540 zugeteilt usw.

Bisher erfolgte die Kontierung der Nettobeträge. So gesehen wäre eine Buchung unvollständig, da die Ust. Fehlt. Die MwSt. bzw. Ust ist ein sogenannter Mehrwert, der sich aus der Differenz zwischen Verkaufspreis und Einkaufspreis ergibt. Sie wird jedoch nicht extra kontiert, sondern als Buchungsschlüssel 090 (volle MwSt) oder 080 (ermäßigte MwSt) vor das Kostenkonto gesetzt, dessen Betrag zu versteuern ist. Computergestützte Verfahren erledigen die Zuordnung der Steuer automatisch auf die jeweiligen Umsatzsteuerkonten. Demzufolge ist es unabdingbar die Steuer auf den Belegen auszuweisen siehe 3.2 . Daraus kann der Buchhalter die MwSt. erkennen und verbuchen. Nicht alle Konten werden mit einem Steuerschlüssel versehen. Erlöskonten tragen ihn schon in sich, andere werden nicht versteuert (Porto) und Privatentnahmen bspw. müssen durch einen zusätzlichen Eigenbeleg den Nettowert der Entnahme und die darauf anfallende Ust, die gebucht wird, ausweisen.

- Erlöskonto der Kontenklasse 8

Erträge sind Wertezuflüsse in das Unternehmen, die das EK im Gegensatz zu Aufwendungen erhöhen. Die Vorgehensweise des Kontierens verläuft analog zur vorhergehenden. Anders ist hierbei die Wahl der Kontenklasse, Erlöskonten unter der Klasse 8 zusammengefasst sind.

Zur Bearbeitung der Belege 58, 63, 64, 65 interessiert nur die Gruppe 84 mit dem Unterkonto 01. Steuern sind teilweise schon in den Umsatzerlöskonten integriert, so dass sie nicht ersetzt werden müssen. Laut § 1 UstG sind Unternehmen verpflichtet Umsatzsteuern von Steuerpflichtigen im

Auftrag des Finanzamtes einzuziehen und abzuführen. Die Umsatzsteuer wird dann mit der Vorsteuer verrechnet und ergibt eine Zahllast oder eine Forderung gegenüber dem Finanzamt.

- Finanz- und Privatkonten der Kontenklasse 1

Der Unternehmer entnimmt zum Lebensunterhalt Geld z.B.: für Lebensmittel. Diese Privatentnahme gilt als EK-Minderung.

Manchmal teilen sich zwei oder mehrere Buchungsposten, in dem Fall Lebensmittel und Büromaterial einen Beleg (siehe 259). Um der Richtigkeit Folge zu leisten, müssen sie auf getrennten Konten gebucht werden.

Jede vorgenommene Kontierung ist mit einem Stempel “gebucht“ zu markieren.

Nachdem schließlich alle Quittungen, Rechnungen und Kassenzettel vorkontiert worden, sind die Vorbereitungen abgeschlossen und es kann zum Buchen gehen.

4.2 Buchen der Geschäftsvorfälle

Bevor die GV verbucht werden, liegt es im Aufgabenbereich des Steuerbüros den Listenkopf mit den fehlenden Daten auszufüllen.

Es werden alle manuell vorkontierten und geprüften Belege PC-gesteuert gebucht und mit Journalausdruck nach Geschäftsvorgängen abgelegt.

Zunächst erfolgt die Bildung von Buchungssätzen. Sie nennen die Buchung in der Reihenfolge:

Sollkonto an Habenkonto

Buchung der Eingangsrechnungen

Eingehende Rechnungen entstehen aus bestimmten erbrachten Leistungen, die durch eine

Gegenleistung (Bezahlung) ausgeglichen wird. Da Rechnungseingänge nicht sofort durch

Barzahlungen beglichen werden, bringen sie zunächst eine Schuld mit sich. In dieser Schuld steckt einmal der Nettobetrag und zum anderen die MwSt der umsatzsteuerpflichtigen Leistung.

Die darin enthaltene MwSt bezeichnet man als Vorsteuer, die später mit der Ust verrechnet entweder eine Zahllast oder ein Ust-Überhang ergibt (Vorsteuer > Ust bedeutet Vst-Überhang, Vst < Ust bedeutet Zahllast).

Der allgemeine BS aus Sicht des Unternehmens lautet:

Anlage-Kto. / Aufwands -Kto.

Vorsteuer an Verbindlichkeiten

Aufwandskonten und Anlage-Konten sind Aktivkonten. Das bedeutet Zugänge werden links

(Gegenkonto) und Abgänge rechts (Konto) verzeichnet. Verbindlichkeiten hingegen sind

Passivkonten, worauf Abgänge im Soll bzw. Zugänge im Haben gebucht werden. Der BS beschreibt demnach ein Zugang auf dem Aktivkonto und zugleich eine Erhöhung der Schuld. Im vorliegenden Praxisfall wird die Vorsteuer nicht gesondert im Rechnungsbuch vermerkt, sondern kann durch den Buchungsschlüssel vom Rechner erkannt und dem Steuerkonto zugewie sen werden.

Beleg 398: 0904980 69,95 an 71904

Beleg 401: 1800 86,20 an 71904

Für die weiteren Belege wird analog verfahren.

69,95 (Zugang Betriebsbedarf, Erhöhung der Schuld Gegenüber Toom-VM)

86,20 (Erhöhung Privatentnahmen, Erhöhung der Schuld gegenüber Toom-VM)

Zahlvorgänge (Einzahlungen, Auszahlungen, Zinsen) müssen mit Hilfe der Bankauszüge gebucht werden.

Buchung der Ausgangsrechnungen

Beispiel: Unternehmen U hat den Auftrag eine Heizung für Frau Müller einzubauen.

Um dem Auftrag Folge zu leisten, kauft U die Heizung ein. Der Einstandspreis der Heizung wird dem Kunden wiederum zuzüglich Lohn, Umsatzsteuer und sonstigen Zuschlägen in Rechnung (AR) gestellt

Rechnungsausgänge stellt daher das Unternehmen an den Kunden. Es fordert gewissermaßen einen noch offenstehenden Zahlbetrag ab. Daher auch der Begriff “Forderungen“. Forderungen stehen in der Bilanz im Aktiv. Aufgrund dessen werden Zugangsbuchungen im Soll und Abgänge im Haben vorgenommen. Forderungen werden ebenso in Personenkonten untergliedert wie Verbindlichkeiten. Laut Ust-G § 1 hat der Unternehmer 16% seines Umsatzes an das Finanzamt abzuführen. Anders als bei ER spricht man hier von der Umsatzsteuer. Umsatzsteuerkonten sind Passivkonten und werden im vorliegenden Fall im Buchungsschlüssel 090 festgehalten.

Der Buchungssatz für AR lautet:

Forderungen an Umsatze rlöse Ust

Die Buchung der Belege 58 bis 66 bergen keine weiteren Schwierigkeiten. Man beachte nur, dass die jeweiligen Zugänge der Umsatzerlöse im Haben (=Konto) und die Erhöhung der Forderungen im Soll (=Gegenkonto) gebucht werden. Einige Buchungssätze sollen den Vorgang erleichtern.

Beleg 58: 11701 an 8401 1598,79 (Forderungen gegenüber M.Vogel nehmen mit den Umsatzerlösen + Ust zu)

Beleg 65 weist im Gegensatz zu den anderen AR eine Besonderheit auf.

Wenn der Kunde Otto Persil binnen 10 Tagen zahlt, wird ihm ein Preisnachlass von 2%

(Kundenskonto) gewährt. Kundenskonti schmälern die Umsatzerlöse und sind auf einem Unterkonto des Erlöskontos zu erfassen. Da jedoch zum Zeitpunkt der Rechnungslegung noch nicht feststeht, ob Herr Persil den Preisnachlass nutzt oder den vollen Betrag in spätestens 30 Tagen zahlt, wird vorerst der volle Betrag eingebucht und gegebenenfalls das Skonto vom Umsatzerlös abgebucht.

1.Fall: Otto zahlt innerhalb von 10 Tagen

1. Personenkonto 11003 484,08 an Umsatz 8401 417,31 (Rechnungsausgang) Ust 66,77

2. Bank 1200 484,08 an Personenkonto 11003 474,39 (Zahleingang) Kundenskonto 8730 9,69

3. Kundenskonto 8730 an Erlöskonto 9,69 (Korrektur)

2.Fall: Otto zahlt nach 10 Tagen

1. Personenkonto 11003 484,08 an Umsatz 8401 417,31 (Rechnungsausgang)

Ust 66,77

2. Bank 1200 484,08 an Forderungen 11003 484,08 (Zahleingang)

Buchung der Kassenbewegungen

Bargeldvorgänge ganz gleich, ob Ausgaben oder Einnahmen trägt der Verantwortliche ins Kassenbuch ein.

Die Bildung der BS erfolgt nach dem gleichen Prinzip der ER und AR. Im Kassenbuch jeweils immer nur das Gegenkonto zur Kasse anzugeben. Während der Eingabe in den Rechner werden Ausgaben mit einem Minus und Einnahmen mit einem Plus versehen, damit die Kassenbewegungen auf der richtigen Kontoseite landen.

Da die GV der Belege 253 bis 266 nur Kassenentnahmen vorweisen reicht es hierfür den allgemeingültigen BS zu nennen:

Entsprechendes Aufwandskonto / Privatkonto an Kasse

Im Anschluss der manuellen Buchungen von ER, AR und Kasse bedürfen die Listen einer letzten Überprüfung auf rechnerische Richtigkeit. Eventuelle Fehler oder Unstimmigkeiten müssen mit der Firma geklärt werden.

Zur zusätzlichen Kontrolle kann man in den Listen den Saldo der Einnahmen und Ausgaben der Seite ermitteln (im Feld gepr.), um ihn später mit dem Saldo des Computers abzugleichen. Nach Beendigung der Bearbeitung stempelt der Buchhalter die Blätter ab und beginnt mit dem zweiten

Schritt der Buchung, die Eingabe in den Rechner. Bestimmte darauf ausgerichtete Programme nehmen einen großen Teil der Arbeit ab. Die manuelle Erstellung des Grundbuches wird mit den gebuchten Konten in den Computer eingegeben, der diese Daten als Primanota ausdruckt. Diese Primanota wird per Datenfernübertragung an das verantwortliche Rechenzentrum geschickt, wo aus dem Grundbuch das Hauptbuch erstellt wird und die Daten für Auswertungen verwendet werden. Die ausgewerteten Daten kommen dann als BWA zurück.

4.3 Aufbewahrung der Belege

Die richtige Aufbewahrung der Dokumente beginnt im eigentlichen schon sofort nach Erhalt dieser, denn sie dienen als Beweismittel für jeden Geschäftsvorgang. Infolgedessen trägt sowohl das Unternehmen als auch das Steuerbüro eine Verantwortung über die ordnungsmäßige Ablage. Für die Art der Aufbewahrung sollte jedoch jeder eigene Ordnungsprinzipien festlegen. Im zugrunde liegenden Unternehmen werden Ordner zur Ablage bevorzugt, da es sinnlos wäre für die relativ geringe Anzahl der anfallenden Belege Datenträger zu verwenden. Das Steuerbüro nutzt sowohl Ordner als auch sogenannte Mikrofischchen. Der Vorteil darin liegt, dass diese Methode der Ablage platzsparend ist. Aber egal ob Ordner oder Datenträger, wesentlich ist die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist und die Zugriffsbereitschaft der Dokumente.

Mit der Ablage der Unterlagen kann das zu bearbeitende Thema als abgeschlossen gelten. Alle darauffolgenden Arbeitsgänge bedürfen einer genaueren Erläuterung und würden aus dem Grund den Rahmen der Arbeit sprengen.

5 Stellungnahme

Trotzdem sich der Schwerpunkt der Fallbearbeitung auf die Erstellung des Grundbuches bezieht, ist es nötig den Sachverhalt durch eine ausführlich dargestellte Belegbearbeitung zu unterlegen. Die Trennung von Theorie und Praxis ist insofern schwer zu realisieren, weil dadurch die Zusammenhänge leicht verloren gehen könnten. Aus dem Grund findet sich in einigen Passagen der Praktischen Bearbeitung die Kombination von Theorie und Praxis.

In der Praxis findet die Theorie kaum in der Art, wie sie beschrieben wurde, Anwendung. Mittels Computer können einige Vorgänge der ausführlichen Belegbearbeitung weggelassen werden. Auf die manuelle Kontierung und Grundbucherfassung, die im übrigen sehr zeitaufwendig ist, kann jedoch vorerst noch nicht verzichtet werden, weil dafür die notwendigen Mittel fehlen. Der betriebliche Mitarbeiter hat somit immer noch die Aufgabe durch die regelmäßige Erfassung der GV ein Grundgerüst für die eigentliche Grundbucherstellung zu schaffen.

Eine Erweiterung des Computersystems würde Kassen- und Rechnungsbücher ersetzen, sodass die gesamten GV im Rechner erfasst werden könnten, um sie als Diskette ans Steuerbüro zu übergeben.

6 Zusammenfassung

Die abgehandelte Fallbearbeitung zeigt, dass es sich hierbei um einen sehr breitgefächerten Aufgabenbereich dreht. Angefangen mit der Belegbearbeitung wurde der Ablauf der buchungsvorbereiteten Maßnahmen geklärt und in einer vorgeschlagenen Arbeitsreihenfolge abgehandelt. Belege sind für die Erstellung des Grundbuches unverzichtbar, weil sie als Begleitung eines jeden Geschäftsfalles, die Buchungsgrundlage bilden. Während der Belegvorbereitung vollzieht sich eine Arbeitsteilung zwischen Unternehmen und Steuerbüro. Beide Einrichtungen sind verpflichtet sich während der gesamten Arbeit an ein einheitliches System, das durch Gesetze (Punkt 3.1) gestützt wird, zu halten. Die Vorgehensweise der Fallbearbeitung ist hauptsächlich durch die zeitaufwendige konventionelle Methode gekennzeichnet und soll aber in naher Zukunft mittels Computer rationalisiert werden.

7 Anhang

Anlage A

FIBU-KONTENRAHMEN

Anlage B

EINGANGSRECHNUNGEN UND RECHNUNGSBUCHAUSZUG FÜR EINGANGSBELEGE

Anlage C

AUSGANGSRECHNUNGEN UND RECHNUNGSBUCHAUSZUG DER AR

Anlage D

KASSENBELEGE UND KASSENBLATT

8 Literaturverzeichnis

Dr. Hans Reinheimer und Erich Erb : Die Prüfung der Bilanzbuchhalter Kiehl Verlag GmbH, Ludwigshafen 1995

Lutz Ergel: Praktisches Kaufmannswissen Weltbild Verlag GmbH, Augsburg 1991

[...]

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¹ Es wurden keine Originale verwendet, sondern teilweise selbstangefertigte Rechnungen. Preise und sonstige Angaben entsprechen nicht der Wirklichkeit.

² Debitor <lat> Forderungen aus Warenlieferungen und Leistung

³ Kreditor <lat> Verbindlichkeiten aus Warenlieferungen und Leistungen

⁴ siehe Anlage B, C, D Kasse: Beleg-Nr. 253-266, ER: Beleg-Nr. 398-407, AR: Beleg-Nr. 58-66

⁵ Kontrollzahl, Berater-Nr., Mandanten-Nr., Abrechnungszeitraum, Buchungszeitraum trägt in der Regel das Steuerbüro ein

⁶ Winklers Verlag Rechnungswesen des Groß- und Außenhandels S. 293