Präsentationstechniken

Inhalt

1. Begriffsklärung Präsentationen
1.1 Der geschlossene Vortrag
1.2 Der offene Vortrag
1.3 Moderation und Diskussion
1.4 Workshop und Training

2. Medien
2.1 Tafel - Medien
Black-Board und White-Board
Flip-Chart
Pinnwand / Metaplan
2.2 Projektions- Medien
Overhead - Projektor
Dia - Projektor
Beamer
2.3 Monitor - Medien
Video-Aufzeichnung
Desktop-Publishing

3. Vorbereitung der Präsentation
3.1 Adressatenanalyse
3.2 Stoffsammlung und Verdichtung
3.3 Auswahl der einzusetzenden Medien

4. Die Präsentation
4.1 Inhalt
4.2 Methode/Medien
4.3 Person

5. Literaturverzeichnis

1. Begriffsklärung Präsentationen

Die Präsentation steht als Sammelbegriff für eine kommunikative Situation, in der eine oder mehrere Personen einer bestimmten Zielgruppe Sachaussagen oder Produkte vermitteln möchte (Vgl. Hartmann 1995, S. 13).

Zur Umsetzung dieser Präsentationen kann grundsätzlich zwischen Vorträgen mit visueller Unterstützung und ohne visuelle Unterstützung unterschieden werden. Sind die Elemente des Vortrages so ineinander verwoben, dass weder der verbale Teil, noch der visuelle Teil alleine bestehen können, handelt es sich um einen audio- visuellen Vortrag.

Nachfolgend werden die Vortagsarten nach Scheler vorgestellt (Vgl. Scheler, 1995, S. 26 ff):

1.1 Der geschlossene Vortrag

Hierbei handelt es sich um die klassische Form des akademischen Vortrages, der frei oder nach einem genau ausgearbeitetem Manuskript gehalten wird. Der Vortragende referiert in einem Monolog, die Beteiligung der Hörerschaft ist nicht möglich, bzw. erwünscht.

Der geschlossene Vortrag kommt deshalb vorwiegend für die Präsentation wissenschaftlicher Ergebnisse bzw. „reiner“ Informationen in Betracht, bei der davon ausgegangen werden kann, dass in der Zielgruppe kein kritischer Diskussionsbedarf hinsichtlich der Inhalte des Vortrages besteht.

Vorteile:

- Der Vortrag kann bis ins letzte Detail vorbereitet und letztendlich nur noch abgelesen werden
- Geringe Möglichkeit von unvorhergesehenen Ereignissen (Fra-
gen während des Vortrages)
- Daher auch für ungeübte Redner geeignet
- Geringere Vorbereitungszeit, da nur ein genau umrissenes The- ma erläutert wird; durch das Fehlen einer Diskussion ist die Kenntnis von Randgebieten des Themas nicht zwingend not- wendig.

Nachteile:

- Schnelle Ermüdung der Zuhörer mangels Beteiligung
- Schnelle Ermüdung des Vortragenden
- Trockene Atmosphäre
- Nachhaltigkeit / Haftwirkung gering
- Mangelndes Feedback für den Vortragenden

1.2 Der offene Vortrag

Der offene Vortrag zeichnet sich durch seine Variabilität hinsichtlich des Ablaufes und der Ergebnisse des Vortrages aus. Im Gegensatz zum geschlossenen Vortrag ist hier eine interaktion mit der Hörerschaft gewollt, bzw. notwendig. Zwischenfragen sind erwünscht um dem Vortrag einen dynamischen Verlauf zu geben, der das Publi- kum mit einbezieht.

Offene Vorträge eignen sich für Bereiche, in denen Diskussionsbedarf besteht, un- terschiedliche Meinungen zum Thema sind vorhanden und gefragt. Der Vortragende muss sich somit intensiver mit dem Themenbereich auseinandersetzen, um Verände- rungen im Ablauf auffangen zu können und alternative Ablaufpläne für den Vortrag vorzubereiten.

Vorteile:

- Dynamisches Element der Zwischenfragen sorgt für Abwechslung
- Adressatenorientiert
- Daher die Möglichkeit, den Ablauf noch während des Vortrages anzupassen
- Gute Einbeziehung der Hörerschaft
- Daher bessere Haftwirkung

Nachteile:

- Umfangreichere Vorbereitungsphase
- Steuerungsmöglichkeiten des Ablaufs und besonders der Diskussi-
on eingeschränkt
- Gefahr, den Faden zu verlieren und auszuschweifen
- Anspruch an kommunikative Kompetenz des Vortragenden höher
- Daher für unsichere und ungeübte Redner schwieriger zu bewälti- gen

1.3 Moderation und Diskussion

Diese Vortragsmethode bezieht die Hörerschaft sehr stark ein. Der Vortragende, in diesem Falle der Moderator, stellt einer Gruppe Informationen zu einem bestimmten Problemkreis vor. In der Folge ist die Gruppe aufgefordert, in einem gemeinsamen Prozess Lösungsvorschläge für das Problem zu erarbeiten. Die Rolle des Moderators besteht darin, die Beiträge zielgerichtet zu kanalisieren und den gesamten Prozess der Entscheidungsfindung zu steuern. Der Anteil, den die Gruppe zur Diskussion bei- steuert ist hier in der Regel umfangreicher, als der des Moderators. Dabei hat der Moderator darauf zu achten, dass er keinerlei wertende Aussagen, bzw. Vorschriften hinsichtlich der Art und Weise der aus der Gruppe kommenden Vorschläge macht.

Moderationen eignen sich also besonders für Themenfelder, in denen noch keine endgültigen Ergebnisse vorliegen. Die Adressaten sind entscheidender Faktor für die erfolgreiche Durchführung einer Moderation, sie sollen die Problemlösung gemein- sam erarbeiten und so zum bestmöglichen Lösungsvorschlag kommen. Die Anforde- rungen an die kommunikativen Fähigkeiten des Moderators sind wesentlich höher als bei den vorausgegangenen Methoden, die Gratwanderung zwischen (gewünschter) Regulierung und Kanalisierung der Ideen und (unerwünschter) Wertung und Maßre- gelung der Teilnehmer verlangt ein hohes Maß an Sensibilität gegenüber der Zu- sammensetzung der Gruppe

Vorteile:

- Gruppendynamik ermöglicht kreative Lösungen
- Auch unkonventionelle Vorschläge werden gehört
- Beteiligung aller Zuhörer erwünscht
- Dadurch hohe Haftwirkung
- Durch Gruppenarbeit hohe Akzeptanz der Arbeitsergebnisse bei den einzelnen Mitgliedern der Gruppe

Nachteile:

- Gefahr des ziellosen „Tohuwabohu“
- Durch Fehler in der Moderation (z.B. „völlig unrealistisch“ als Wer- tung eines Vorschlages) ) Gefahr der Verweigerung der Gruppe
- Zeitintensiv
- Hohe Anforderungen an Flexibilität und Kommunikationsfähigkeit des Moderators
- Bei nicht erreichen der gewünschten Ergebnisse hohes Frustrati- onspotential für den Moderator

1.4 Workshop und Training

Workshops und Trainigsmassnahmen zielen auf die nachhaltige Verinnerlichung von Informationen oder Funktionsweisen durch die Teilnehmer ab. Dies soll erreicht wer- den, indem die Teilnehmer in praktische oder simulierte Situationen versetzt werden, in denen die vermittelten Informationen bzw. Fähigkeiten angewandt werden sollen. Durch die eigene Ausführung prägen sich die Informationen wesentlich nachhaltiger ein, daher wird von den Teilnehmern eine aktive Beteiligung erwartet. Anhand der Methode von Rollen- und Planspielen lassen sich Verhaltensweisen veranschauli- chen und gewünschte Reaktionen einüben. Diese Rollenspiele können sehr komple- xe Situationen nachstellen, entsprechend ist die Einbindung der Teilnehmer sehr stark.

Workshops und Trainingsmaßnahmen sind vor allem für die Darstellung und Festlegung von Handlungsweisen, z.B. Bei der Personalschulung angebracht. Zeitaufwand und Anforderungen an den Moderator sind gegenüber der anderen Vortragsweisen erheblich höher, der Lerneffekt und die Haftwirkung aber durch das selbständige Handeln der Teilnehmer ebenso.

Vorteile:

- Einbindung der Gruppenteilnehmer
- Höherer Unterhaltungswert = grössere Aufmerksamkeit
- Höchste Haftwirkung
- Praxisbezug nachvollziehbar = höhere Akzeptanz Nachteile:
- Höchster Zeitaufwand für Vorbereitung und Durchführung
- Auswahl der zu simulierenden Situation nicht immer einfach
- Begrenzt einsetzbar

Einen ersten Schritt zu einer erfolgreichen Präsentation stellt die Kombination der genannten Vortragsformen im Hinblick auf die Zielsetzung dar. Die dadurch entste- hende Abwechslung lockert die Atmosphäre auf und fördert die Konzentration der Zuhörer.

2. Medien

Die Visualisierung der zu vermittelnden Informationen spielt eine wichtige Rolle für die Fähigkeit der Zuhörer, das gesagte Nachhaltig in Erinnerung zu behalten. Hierzu ist es notwendig, so viele Sinne wie möglich anzusprechen. Abb. 1 zeigt, das z.B. einfaches Zuhören weit weniger effektiv ist, als hören und sehen.

Behaltensquote von Informationen

(Angaben in Prozent)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Hartmann, M. 1995, S. 110

Die Bandbreite der Visualisierungsmedien kann dabei in die Kategorien der Tafel - Medien, Projektions - Medien und Monitor - Medien unterteilt werden (Vgl. Scheler, W, 1995, S. 64 ff).

2.1 Tafel - Medien

- Black-Board und White-Board

Beim Black-Board handelt es sich um die klassische Wandtafel, wie sie in Schu- len und Universitäten anzutreffen ist. Bei professionellen Präsentationen hat sich hingegen das White-Board durchgesetzt, das aus einer weißbeschichteten Kunst- stoff- oder Emailletafel besteht, die mit speziellen Filzstiften beschrieben wird und leicht trocken gereinigt werden kann. Außerdem besteht bei Emailletafeln die Möglichkeit, während des Vortrages Bilder oder Grafiken mit Haftmagneten zu be- festigen. Eine Sonderform stellt das Copy-Board dar, ein White-Board, das mit ei- nem Fotokopierer verbunden ist. Ergänzungen, die während der Präsentation vorgenommen werden, können sofort kopiert und verteilt bzw. für die Dokumenta- tion verwendet werden.

Zur Darstellung grundsätzlicher Inhalte und Strukturen, die über die gesamte Dauer des Vortrages sichtbar bleiben sollen, sind Boards besonders geeignet. Dabei ist darauf zu achten, dass die Inhalte ausreichend groß und deutlich aufgezeichnet wer- den.

- Flip-Chart

Beim Flip-Chart handelt es sich um ein Stativ für spezielles, großformatiges Papier. Diese einzelnen Blätter (Charts) werden während des Vortrages nach hinten umgeblättert oder abgetrennt (geflippt). Zur besseren Orientierung sind die Blätter meist kariert oder zumindest liniert.

Die Flip-Charts können sowohl mit Grafiken oder Gliederungen vorbereitet wer- den, als auch während des Vortrages zur Erstellung neuer Schaubilder herange- zogen werden. Durch die Möglichkeit des Blätterns bieten Flip-Charts mehr Schreibfläche als die Boards, wobei die Inhalte der Blätter erhalten bleiben.

Das Flip-Chart eignet sich zur Darstellung weniger dauerhaft ausgelegter Inhalte, da immer nur ein Blatt betrachtet wird. Es bestehen hier weit mehr Gestaltungsmöglichkeiten als bei den Boards, durch farbliche Akzentuierung verschiedener Teilbereiche kann die Aufmerksamkeit der Hörerschaft gut gelenkt werden.

Daneben eignet sich das Flip-Chart auch zur situativen Erstellung von Bildern und Texten, durch die Menge an zur Verfügung stehendem Papier kann auch ein misslungener Darstellungsversuch einfach umgeblättert werden.

Der Erfolg der Charts hängt im wesentlichen vom Gestaltungstalent des Präsentierenden ab. Eine schlecht lesbare Handschrift lässt auch die ausgefeiltesten Charts nutzlos werden. Daher ist es auch wichtig, die Gruppe der Zuhörer nicht zu gross zu halten, bei einer Gruppe von 25 - 30 Personen können alle noch gut erkennen, was auf den Charts zu sehen ist.

- Pinnwand / Metaplan

Die Pinnwand besteht aus einer Weichfaserplatte, auf die mittels Nadeln Papier- bögen gespannt werden können. Neben diesen Bögen können auch Karten zur schrittweisen Verdeutlichung eines Sachverhaltes angebracht werden. Ein email- liertes White-Board kann mit Magnetheftern ebenfalls zur Pinnwand umfunktio- niert werden.

Die Pinnwand wird vor allem zu Moderationszwecken herangezogen. Durch unterschiedliche Formen (Ellipsen, Kreise) der anzuheftenden Karten können Zusammenhänge und Abhängigkeiten dargestellt werden. Die Darstellungen wachsen während des Vortrages mit und fördern so das Interesse der Zuhörer.

Obwohl die zur Verfügung stehende Fläche durch die Aneinanderreihung mehrerer Pinnwände erweitert werden kann, ist die Lesbarkeit, speziell beim Einsatz von Karten, doch erheblich eingeschränkt. Dieses Medium eignet sich daher für kleine Arbeitsgruppen, wie sie für eine Moderationssituation typisch sind.

2.2 Projektions- Medien

- Overhead - Projektor

Ein Overhead-Projektor (Tageslichtprojektor) projiziert mittels einer eigenen Lichtquelle Darstellungen von Klarsichtfolien. Unterschieden werden Projektoren nach dem Durchlicht- und Auflichtprinzip. Beim Auflichtprinzip wird das Licht von oben auf die Vorlage geführt und durch eine Spiegelkonstruktion zurück- und an die Projektionsfläche geworfen. Im Gegensatz dazu wird beim Durchlichtprinzip das Licht von unten durch die Vorlage geführt. Die Lichtausbeute ist beim Auf- lichtprinzip wesentlich schlechter als beim Durchlichtprinzip, weshalb diesem der Vorzug gegeben werden sollte, damit während des Vortrages der Raum nicht völ- lig verdunkelt werden muss. Da durch die Konstruktion der Projektoren das Bild durch einen schrägen Spiegel an die Fläche geworfen wird, entstehen Verzerrun- gen, die besonders bei Grafiken stören können. Zur optimalen Präsentation von Overhead-Folien ist daher eine nach vorne neigbare Projektionswand notwendig, um einen rechten Winkel zum Spiegel zu ermöglichen.

Overhead-Projektoren eignen sich aufgrund ihrer variablen Projektionsfläche für Gruppen von bis zu 100 Teilnehmern. Auch hier können Folien sowohl während der Präsentation erstellt als auch vorbereitet werden, zur Vorbereitung bieten sich besonders die Möglichkeiten des Computergestützten Designs an. Die technische Handhabung der Geräte ist denkbar einfach, trotzdem sollte vor Beginn der Präsentation die Schärfe der Projektion eingestellt werden. Verwendete Folien lassen sich leicht kopieren und den Teilnehmern zur Dokumentation aushändigen.

- Dia - Projektor

Zur professionellen Präsentation einer größeren Menge von Darstellungen in op- timaler Farbqualität eignet sich der Dia-Projektor. Die Art der Inhalte ist dabei da- bei über Grafiken, Texte oder Fotos beliebig wählbar. Obwohl es möglich ist durch aufwendige Fotoverfahren die Farbqualität von Overhead-Folien denen von Dias anzugleichen, ist die Erstellung von Dias, besonders in größeren Mengen, erheblich preiswerter. Durchschnittlich Leistungsstarke Dia-Projektoren verlangen nach einem stark abgedunkelten Raum, besonders lichtstarke Geräte sind sehr teuer und daher selten zu finden.

Der Diaprojektor eignet sich für Präsentationsgruppen bis zu 150 Personen. Durch die abgedunkelte Umgebung sind die Darstellungen auch aus einiger Entfernung noch gut zu erkennen. Es ist aber beim Einsatz von Dias zu beachten, dass der dunkle Raum die Konzentration des Publikums beeinträchtigt. Daher sollte die DiaVorführung ein geschlossener Block innerhalb der Präsentation sein, der inhaltlich und technisch gründlich Vorbereitet werden muss, um das Publikum aufmerksam zu halten. Zu beachten ist besonders die richtige Reihenfolge der Bilder und die Dauer der Vorführung, ggf. sollte eine Pause nach der Dia-Präsentation eingeplant werden, um die Trennung dieses Blocks zu unterstreichen und den Zuhörern die Möglichkeit zu geben, sich wieder an die Lichtverhältnisse anzupassen.

- Beamer

Beamer (Datenprojektoren) sind Projektionsgeräte, mit deren Hilfe im Computer aufbereitete Daten grossflächig visualisiert werden können. In der Verbindung mit einem Notebok / Laptop lassen sich Präsentationen, die in speziellen Software- programmen wie PowerPoint oder Harvard Graphics erstellt wurden projizieren. Der Unterschied zum Dia-Projektor liegt in der Variabilität der Vorführung. Mit dem Beamer können sowohl vorgefertigte Dateien präsentiert werden, als auch während des Vortrages ein Inhalt entwickelt, bzw. Änderungen an den Darstel- lungen vorgenommen werden.

Auch Beamer benötigen zur optimalen Leistung einen abgedunkelten Raum, die Präsentationsinhalte müssen also auch hier besonders interessant gestaltet werden, um das Publikum aufmerksam zu halten. Für einen Zuhörerkreis von ca. 100 Personen sind die Darstellungen, sofern es sich nicht um aufwendige Tabellenwerke handelt, bei optimaler Raumgestaltung gut erkennbar.

Die Präsentation mittels eines Beamers setzt sowohl bei der Erstellung der Vorlagen als auch bei der Umsetzung der Präsentation einiges technisches Know-How voraus. Damit ist die Gefahr, sich während des Vortrages mehr mit dem Computer als mit dem Publikum zu beschäftigen, sehr groß.

Die optimale Lösung wäre hier ein Präsentationsteam, bei dem ein Präsentator ausschließlich für den technischen Ablauf der Beamer-Show zuständig ist, während der zweite Präsentator weiter die Inhalte vorstellt. Ein weiterer Schwachpunkt der Beamer-Technik sind die hohen Kosten für die Geräte, die diese Technik bislang vor allem den professionellen Veranstaltungen vorbehalten.

2.3 Monitor - Medien

- Video-Aufzeichnung

Besonders zu tagesaktuellen Vortragsthemen ist es oftmals möglich, Fernsehbe- richte aufzuzeichnen und im Rahmen der Präsentation vorzustellen. Aber auch Mediotheken (z.B. Amerika-Gedenk-Bibliothek, Berliner Stadtbibliothek) und ge- werbliche Videotheken halten eine Vielzahl von Dokumentationen auf Video be- reit, in Grossunternehmen werden sogar eigene Schulungsvideos für interne Vor- träge produziert. Für sehr kurze Erläuterungen, z.B. Demonstrationen von Abläu- fen, bietet es sich an, eigene Filme zu erstellen, eine Videokamera ist bei ein- schlägigen Anbietern sehr preiswert auszuleihen, die Handhabung ist relativ un- kompliziert.

Der Einsatz von Videofilmen ist sowohl als geschlossener Block innerhalb der Präsentation als auch durch mehrere kurze Filmsequenzen möglich. Die Auswahl der Form hängt von der Art des Filmes und dem Vortragsthema ab, es ist aber bei der Verwendung von Video-Filmen unbedingt darauf zu achten, dass die Aufnahmebereitschaft und Aufmerksamkeit des Publikums der des durchschnittlichen Fernsehpublikums entspricht und somit eher gering einzuschätzen ist (Vgl. Scheler, 1995, S. 92). Nicht zuletzt darum sind Filmbeiträge beim Publikum meist sehr beliebt. Ähnlich wie bei der Dia-Projektion steht dem Effekt der Anschaulichkeit hier der unerwünschte Effekt der Unaufmerksamkeit der Hörer entgegen, wenngleich der Raum bei der Monitor-Präsentation nicht verdunkelt werden muss.

Die Verwendung von Video-Sequenzen, die jeweils nicht länger als zwei bis drei Mi- nuten lang sind sorgt für Abwechslung während des Vortrages und minimiert die Ge- fahr des „abschaltens“ der Zuhörer während der Filme. Bedingt durch die Größe des zur Verfügung stehenden Bildschirmes bietet sich die Monitor-Präsentation nur für Gruppen bis höchstens 20 Personen an, der Abstand zum Bildschirm sollte 6m nicht übersteigen.

- Desktop-Publishing

Zur Präsentation von Softwareprogrammen in einem kleineren Zuhörehrkreis bie- tet sich die Demonstration an einem aufgestellten (Desktop) oder mitgebrachten (Laptop) Computer an. Das direkte Desktop-Publishing unterscheidet sich von der Beamer-Technik nur hinsichtlich der Grösse der Darstellung. Gemeinsam ist bei- den Methoden die Möglichkeit dem Publikum die vorgeführten Inhalte und Darstellungen in Form von elektronischen Datenträgern auszuhändigen. Da das Desktop-Publishing weniger und preiswertere Hightech Produkte benötigt als die Beamer-Technik ist es häufiger anwendbar, setzt aber eine genau so umfassen- de Kenntnis der Technik und der benutzten Präsentationsprogramme voraus. Eine häufige Form des Desktop-Publishing stellen Demo-CDs dar, auf denen - allerdings ohne lebendigen Präsentator- Programme oder Dienstleistungen präsen- tiert werden.

3. Vorbereitung der Präsentation

3.1 Adressatenanalyse

Die Gestaltung und Auswahl der Inhalte und zu verwendenden Medien hängt entscheidend von der Zusammensetzung und Interessenlage des Publikums ab (Vgl. Donnert, 1999, S. 43). Je nachdem, wie eng das Präsentationsthema vorgegeben ist, sollte jede Möglichkeit genutzt werden, das Thema an die vermuteten Interessenschwerpunkte der Zuhörer anzupassen. Eine nicht weniger wichtige Rolle spielt der Bildungs- bzw. Informationsstand der Zuhörer hinsichtlich der vorgetragenen Inhalte, der Referent muss entscheiden können, welches Wissen er voraussetzen kann und wo weitere Erläuterungen notwendig sind.

Zur systematischen Adressatenanalyse hinsichtlich der Situation, Interessen und Einstellungen des Publikums kann eine Checkliste wie die nachfolgende von Hartmann sehr hilfreich sein:

SIE - Checkliste zur AdressatenanalyseSituation der Teilnehmer:

- Welche Stellung in der Hierarchie ist vorhanden
- Welche Funktionen ist vorhanden
- Welchen Wissenstand ist vorhanden
- Welche Ansprüche sind vorhanden

Interessen der Teilnehmer:

- Welche Inhalte sind gewünscht
- Welche Ergebnisse sind gewünscht
- Welche Ausführlichkeit sind gewünscht
- Welche Konsequenzen sind gewünscht

Einstellungen der Teilnehmer:

- Welches Verhältnis zum Thema
- Welches Verhältnis zum Präsentierenden
- Welches Verhältnis zum Umfeld

3.2 Stoffsammlung und Verdichtung

Weiterer wichtiger Bestandteil einer Präsentation ist die ausreichende Vorbereitungs- zeit zur Stoffsichtung und -sammlung. Möglichkeiten zur Informationsbeschaffung bietet neben den klassischen Einrichtungen der Bibliotheken und Fachzeitschriften in zunehmendem Maße das Internet mit seinen vielen, z.T. auch Sachbezogenen Suchmaschinen (z.B. Fireball für Zeitungsmeldungen) weitreichende Informations- möglichkeiten.

In den meisten Fällen wird die erste Materialsammlung eine weit grössere Menge an Informationen ergeben, als in der zur Verfügung stehenden Zeit dargestellt werden könnte oder sollte. In sofern ist es wichtig, die gesammelten Information zu verdichten und entsprechend der Adressatenanalyse zu filtern, um mit einem Minimum an Informationen ein Maximum an Inhalten zu übermitteln.

Die Gewichtung der Inhalte kann in Muß-Inhalte (Notwendiges zum Verstehen der Inhalte, primäre Ziele der präsentation), Soll-Inhalte (Wünschenswertes Wissen, das bei planmässigem Ablauf der Präsentation vermittelt werden sollte) und Kann-Inhalte (Wissenswerte Randinforma- tionen, die bei ausreichender Zeit vermittelt werden) unterschieden werden( Vgl. Donnert, 1999, S. 47).

Bei der Bewertung der Inhalte sollte der Referent beachten, dass er sich im Verlaufe der Vorbereitung ein immer grösser werdendes Fachwissen aneignet, und leicht vergessen kann, dass dieses beim Publikum evtl. noch nicht vorhanden ist. Es ist durchaus hilfreich, auch als bekannt vorausgesetzte Informationen nochmals in den Vortrag einzubinden, um darauf aufbauend die neuen Informationen herzuleiten und das Verstehen der Zusammenhänge zu erleichtern.

3.3 Auswahl der einzusetzenden Medien

Nachdem die Stoffsammlung abgeschlossen ist und die für Präsentation wesentlichen Kernpunkte ermittelt wurden, kann entschieden werden welche Inhalte visualisiert werden sollen. Dabei ist eine unnötige Anreicherung des Vortrages mit Medien zu vermeiden, eine Nutzung von z.B. Video- und Dia -Techniken gemeinsam in einem Vortrag erweckt leicht den Eindruck einer Überladung. Neben den bereits erläuterten Aspekten der Adressatenorientiertheit hängt die Auswahl der Medien von den zur Verfügung stehenden technischen und räumlichen Möglichkeiten ab. So ist im Vorfeld zu überprüfen, wie gross der Raum sein wird und ob Stromanschlüsse, Boards und Verdunkelungsmöglichkeiten vorhanden sind.

Neben diesen vorgegebenen und durch den Referenten meist nicht beeinflussbaren Größen sind bestimmte Arten von Informationen für die Präsentation durch die genannten Medien verschieden geeignet.

Die Tafel-Medien sind besonders für die Darstellung grundsätzlicher Sachverhalte geeignet, die über die gesamte Dauer oder zumindest eine längere Zeit des Vortra- ges präsent bleiben sollen. Hier können sich die Zuhörer während des Vortrages im- mer wieder neu orientieren und Strukturen einprägsam dargestellt werden. Mit Projektions-Medien lassen sich Zahlenwerke und Graphiken relativ unkompliziert auch für ein grösseres Publikum herstellen. Besonders der Overhead-Projektor ist als Bestandteil von Präsentationen und Vorträgen nicht mehr wegzudenken, durch das aufeinanderlegen von Folien (Overlay-Technik) lassen sich auch Prozesse anschaulich und in fast beliebiger Detailfülle darstellen.

Monitor-Medien bergen die Gefahr in sich, zum Mittelpunkt des Vortrages zu werden. Beim Einsatz von Videofilmen ist genau darauf zu achten, das der Inhalt des Filmes sich in den Vortrag einreiht und nicht nur „etwas damit zu tun“ hat. Auf keinen Fall sollte der Eindruck entstehen, dass die Sequenz nur um der Nutzung des Mediums Willen gezeigt wurde.

In seiner Verständlichkeit wird die Filmvorführung nur durch das praktische Beispiel übertroffen, d.h. komplizierteste Vorgänge können unter der Verwendung des richtigen Filmes leichter verständlich gemacht werden.

4. Die Präsentation

Die Bestandteile einer Präsentation setzten sich nach Donnert zu gleichen Teilen aus Person, Methode und Inhalt zusammen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb.2 Bestandteile der Präsentation

Quellle:Donnert, J., 1999, S 56

4.1 Inhalt

Der logische und nachvollziehbare Aufbau der Präsentation ist ein wesentlicher As- pekt für die nachhaltige Verständlichkeit der Inhalte. Der klassische Aufbau Einlei- tung-Haupteil-Zusammenfassung/Schluss findet auch bei Vorträgen Anwendung (Vgl.Donnert, S.50, Scheler, S.38, Hartmann, S. 71ff). Grundsätzlich gilt für alle Auf- bauelemente der Grundsatz der Einfachheit und Prägnanz, d.h. lange Nebensätze sollten vermieden werden, Hauptsätzen wann immer möglich der Vorzug gegeben werden.

Im Einleitungsteil sollte nach der Vorstellung und Begrüßung auf den Titel der Präsentation hingewiesen und ein zeitlicher Rahmen sowie die geplante Gliederung des Vortrages angegeben werden.

Eine deutliche Gliederung bereits zu Beginn des Vortrages gibt den Zuhörern die Möglichkeit, während der Präsentation immer wieder darauf zurückzugreifen und sich zu orientieren. Die Aufmerksamkeit des Publikums ist zu Beginn des Vortrages in der Regel sehr hoch, der Präsentator sollte versuchen, diese Aufmerksamkeit zu erhal- ten und durch neugierig machende Thesen und Fragen oder aufsehenerregende Tatsachen zu nähren (z.B. „...versuchen wir die Frage zu beantworten: Sind Fach- hochschulen überhaupt notwendig?“ bzw. „die durchschnittlichen jährlichen Erlöse liegen bei...“).

Am Schluss der Einleitung sollte eine Zielsetzung für die Veranstaltung genannt wer- den, um eine Beurteilung der Zielerreichung durch die Zuhörer zu ermöglichen. Der Hauptteil stellt den grössten Anteil der Präsentation dar und soll die gewünsch- ten Informationen an die Hörer übermitteln. Um das Verständnis der noch neuen Sachverhalte zu erleichtern, werden die Informationen in eine entsprechende Rei- henfolge gegliedert.

Diese kann eine sachlogische Reihenfolge sein, angebracht für mechanische, historische oder formale Ablaufe, bei denen sich die Reihenfolge der Schritte zwingend ergibt. Diese Gliederung spricht das analytische Potential der Hörer an und setzt oft eine gewisse Sachkenntnis der Zusammenhänge bereits voraus. Der wissenschaftliche Charakter dieser Reihenfolge geht zu Lasten der emotionalen Einbindung der Hörer und kann schnell trocken wirken.

Die psychologische Reihenfolge geht hier erheblich tiefer und versucht, die Inhalte des Vortrages durch die Einbeziehung von Emotionen nachhaltig zu verfestigen. Da- zu werden zunächst bekannte Sachverhalte dargestellt, aufgrund derer die Neuerun- gen in kleinen Schritten entwickelt werden. Hier ist es wichtig, immer nur einen Schritt der Entwicklung darzustellen, um Verwirrungen zu vermeiden. Die Grundform der psychologischen Reihenfolge besteht mithin aus der Überführung von einfache- rem zu schwierigerem, bzw. vom unangenehmen zum angenehmen, dem Publikum wird das unbekannte etwas bekannter gemacht, und so ein positiver Effekt erzielt, der die Aufnahmebereitschaft erhöht.

Zum Ende des Vortrages sollten den Zuhörern nochmals zusammenfassend die Kernaussagen der Präsentation einfach und übersichtlich dargeboten werden, auf keinen Fall dürfen hier neue, bisher nicht besprochene Aspekte auftauchen.

Sollten Inhalte des Hauptteiles vergessen worden sein, werden sie nicht in der Zusammenfassung nachgereicht. Die Zuspitzung der Inhalte auf wenige Sätze gibt dem Vortragenden eine Steuerungsmöglichkeit des Publikums hinsichtlich der Selektion der „behaltenswerten“ Teile des Vortrages.

Der Schluss besteht in der Regel aus Ausblicken und zukünftigen Anwendungen der vorgetragenen Inhalte bzw. einem Schlussappell, wenn mit der Präsentation Verhaltensänderungen erreicht werden sollen.

Sofern eine anschließende Diskussionsrunde gewünscht ist, kann der Schluss auch gleichzeitig die Einleitung der Diskussion darstellen, indem z.B. nach persönlichen Erfahrungen oder Einschätzungen der Teilnehmer bezüglich des Vortragsthemas gefragt wird.

4.2 Methode/Medien

Die Methodik des Vortrages bestimmt in weiten Teilen die Akzeptanz der Inhalte durch das Publikum. Die eingangs erläuterten Präsentationsarten sollten sowohl an das Thema als auch an die Zuhörer angepasst werden. Die aktive Einbeziehung des Publikums während des Vortrages gewährleistet ein hohes Maß an Aufmerksamkeit und Interesse am Vortrag. Möglichkeiten der Beteiligung können vom Präsentator während des Vortrages gestellte Fragen an das Publikum sein, die gleichzeitig ein erstes Feedback über die Verständlichkeit des bisher gesagten geben können.

Beim Einsatz von Medien ist unbedingt darauf zu achten, dass alle Teilnehmer einen unverstellten Blick auf die Präsentationsflächen haben, daher sollte die Aufstellung von Tafeln und Projektoren ausreichend vor Beginn der Veranstaltung vorgenommen und überprüft werden, ein sicherer Umgang mit den ausgewählten Medien schützt vor unvorhergesehenen Problemen (z.B. macht der Einsatz von Videogeräten immer wieder Schwierigkeiten, weil die Funktionen des Gerätes nicht ausreichend geklärt sind). Bei der Nutzung von Medien, insbesondere Boards, die während des Vortra- ges beschrieben werden sollen, ist unbedingt darauf zu achten, dass das Publikum nicht vergessen wird, d.h. beim Schreiben sollte erklärt werden, was da geschrieben wird, bei der Erläuterung von Graphiken der Blickkontakt zum Publikum nicht unter- brochen werden.

4.3 Person

Eine Präsentation stellt eine Form der Kommunikation dar und stellt den Präsentie- renden somit in seiner ganzen Persönlichkeit dem Publikum vor. In sofern ist es not- wendig, diese zwischenmenschliche Ebene bewusst in den Vortrag einfließen zu las- sen und durch entsprechendes Verhalten das Wohlwollen der Zuhörer zu erlangen. Ein wesentlicher Schritt auf diesem Weg stellt die akustische Verständlichkeit des gesagten dar. Eine deutliche, nicht zu schnelle Stimme stellt zumindest diese Grund- voraussetzung sicher, es ist aber darauf zu achten, dass kein monotoner Tonfall ent- steht, der das Publikum ermüdet.

Eine bewusste Modulation der Sprache schafft Interesse, abflauender Aufmerksam- keit kann z.B. kurzfristig mit der Senkung der Stimme entgegengewirkt werden. In diesem Zusammenhang ist es von Bedeutung, dass der Vortragende sich mit dem Thema der Präsentation identifiziert, ein aufgezwungenes Thema schlägt sich immer auch in der Stimm(ungs)lage nieder und wird vom Publikum -zumindest unterbe- wusst- gespürt.

Mimik und Gestik des Vortragenden sollten so natürlich wie möglich erscheinen und weder aufgesetzt noch unterdrückt werden. Das Publikum ist in der Regel bereit und willens zu akzeptieren, dass der Präsentator ein menschliches Wesen ist, daher ist - besonders wenn das Thema selbst schon sehr trocken ist- ein Augenzwinkern oder eine verbindende Geste geeignet, den Zuhörern etwas Sympathie abzugewinnen und somit die Aufnahmebereitschaft zu erhöhen.

Der Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen oder störenden Zuhörern erfordert ein gewisses Maß an Übung und Souveränität. In keinem Fall sollte der Vortragende in Panik verfallen und hektisch nach Abhilfe suchen oder beginnen, Selbstgespräche zu führen („...immer wenn ich mal was brauche..“). Bei technischen Problemen ist entweder eine schnelle Abhilfe möglich (evtl. auch durch Zuhörer) oder der betref- fende Teil der Präsentation wird ausgelassen. Bei entsprechender Vorbereitung kann das Fehlen eines Teils der Präsentation den gesamten Vortrag nicht zunichte ma- chen, die Lücke kann durch ergänzende Hinweise aufgefangen werden.

Einen schwierigeren Aspekt stellt der Umgang mit Störern und Desinteressierten während des Vortrages dar. Bei Desinteresse einzelner sollte nicht versucht werden, diese einzelnen Anzusprechen und zu motivieren, denn dadurch könnte sich der grossteil des Publikums vergleichsweise unwichtig und vernachlässigt vorkommen.

Am sinnvollsten wird diesem Desinteresse mit Ignoranz des Vortragenden begegnet, das „abschalten“ einzelner ist fast unvermeidlich, meist werden nicht alle in gleichem Masse von Inhalten und Formen der Präsentation angesprochen.

Störern kann begegnet werden, indem sachlich auf ihr Verhalten eingegangen wird (z.B. Zwischenrufe aufnehmen und nach dem Zweck fragen). Um eine weitere Eska- lation zu vermeiden sollten hier vom Präsentator keine Konflikterzeugenden oder - verschärfenden Argumente (soll/muss) sondern positive Aussagen (kann/möchte) genutzt werden. Zwischenrufen, die zum Ziel haben, die Glaubwürdigkeit des Vortra- ges herabzusetzen kann nur durch eine optimale sachliche Vorbereitung auf das Thema entgegengewirkt werden.

Die Präsentation von Informationen stellt eine komplexe Herausforderung für die analytischen und kommunikativen Fähigkeiten des Vortragenden dar. Die in dieser Arbeit angesprochenen Aspekte der Vortragstechniken müssen für eine wirklich erfolgreiche Präsentation in einem zueinander ausgewogenen Verhältnis stehen. Ein Vortrag kann z.B. durch die massive Präsenz des „Egos“ des Präsentators ebenso leiden, wie er es auch durch das völlige Fehlen von Eigenpräsenz kann.

Die zur eigenen Person und dem jeweiligen Publikum passenden Techniken können am besten durch das wiederholte abhalten von Vorträgen gelernt werden (s. 1.4). Obwohl die Präsentation vor anderen Menschen dem einen mehr und dem anderen weniger liegen mag, sind Grundtechniken, nicht zuletzt durch Unterstützung von z.B. unten angegebener Literatur, für jeden erlernbar

5. Literaturverzeichnis

Hartmann, M.u.a.:Präsentieren: Präsentationen: Zielgerichtet und Adressatenorientiert, Weinheim,1991

Scheler, U.:Informationen Präsentieren, Offenbach 1995

Donnert, R.:Sterzenbach, M., Präsentieren - gewusst wie, Würzburg 1999

Barenberg, A. Die überzeugende Präsentation, München 1994

Donnert, R. : Am Anfang war die Tafel, München 1990