Funktionen von Managementtechniken bei der Projektarbeit


Hausarbeit, 2021

16 Seiten, Note: 2,3

Anonym


Leseprobe

INHALTSVERZEICHNIS

1 Einleitung
1.1 Bearbeitungsmethode und Ablauf im Rahmen der Arbeit

2 Definitorische Grundlagen
2.1 Definition Projekt
2.2 Definition Projektmanagement
2.3 Definition Managementtechniken

3 Funktionen von Managementtechniken in der Projektplanung
3.1 Priorisierung von Projekten
3.2 Projektstrukturplan
3.3 Projektablauf und Terminierung
3.3.1 Balkendiagramme
3.3.2 Netzplantechnik
3.4 Ressourcenplanung

4 Zusammenfassung und kritische Reflexion

5 Literaturverzeichnis

1 Einleitung

Projekte sind wichtige Bestandteile unserer Gesellschaft, die oft mit langfristigen Wirkungen einhergehen. Sie sind heutzutage nicht mehr wegzudenken. Die sogenannte „Projektwirtschaft“ ist zu einem essenziellen Teil der deutschen Wirtschaft geworden und ihre Bedeutung nimmt jährlich zu, was sich in einer deutlichen Zunahme an Projekttätigkeiten in unterschiedlichen Branchen verdeutlichen lässt.1 Auch in der öffentlichen Verwaltung sind Projekte essenzielle Bausteine für den bürokratischen Fortschritt geworden, wobei sich Strukturen des Projektmanagements in der öffentlichen Verwaltung deutlich von denen in der freien Wirtschaft unterscheiden.2 Zahlreiche Firmen stehen jährlich vor gigantischen Projekten, die sich durch ihren enormen Ressourcenbedarf auszeichnen.

Das Projektmanagement widmet sich dem Ziel, aufwändige Projekte möglichst wirtschaftlich, zeitgerecht und effektiv auszuführen. Damit ein Projekt erfolgreich verläuft, müssen verschiedene Faktoren, u.a. Zeit, Ressourcen, Kosten und Qualität berücksichtigt werden. Um kostenintensive Fehler zu vermeiden, muss ein hochqualifizierter Projektmanager sich darum bemühenjeden Meilenstein zu planen, mit Problemen zu rechnen und zügig zu reagieren, wenn diese auftreten sollten. Ein Projekt ist oft ein risikoreiches Unterfangen, bei dem mit Unsicherheit und einem gewissen Grad an Unberechenbarkeit gerechnet werden muss. Managementtechniken können dabei nützliche Orientierungsrahmen schaffen, um die Durchführung von Projekten erfolgreich zu gestalten. Die Rolle des Projektmanagers ist somit an unterschiedliche Vorgehensweisen und Techniken geknüpft, die ihm die komplexe Aufgabe der Realisierung eines Projektes ermöglichen sollen. Das Besondere an dieser Tätigkeit ist die Neuartigkeit, da Projekte oftmals Aufgaben umfassen, die in dieser Form noch nicht vollzogen wurden und deshalb mit neuartigen Herausforderungen einhergehen. Die richtige Anwendung geeigneter Instrumente ist also entscheidend, wenn es darum geht, präzise Vorhersagen zu machen und die Risiken möglichst zu minimieren.

1.1 Bearbeitungsmethode und Ablauf im Rahmen der Arbeit

Zu Beginn des Assignments werden zunächst einige konzeptionelle Grundlagen durch Definitionen und Erläuterungen geklärt. Die Begriffe „Projekt“, „Projektmanagement“ und „Managementtechniken“ sind dabei die entscheidenden Begriffe, die definiert werden. Anschließend werden Funktionen von Managementtechniken dargestellt. Dabei werden die Aufgaben der Projektplanung und das Potenzial des Einsatzes von Managementtechniken näher betrachtet. Dazu zählt die Priorisierung von Projekten, der Projektstrukturplan, der Projektablaufplan und die Terminierung. Dabei wird die Verwendung von Balkendiagrammen und Netzplantechniken genauer durchleuchtet. Danach folgt eine Beschreibung der aufwändigen Ressourcenplanung. Schließlich folgt eine Zusammenfassung der erarbeiteten Informationen, eine kritische Reflexion und gegebenenfalls ein Ausblick auf die Zukunft des Projektmanagements. Das Ziel dieser Arbeit besteht darin, die wesentlichen Werkzeuge darzustellen, die einem Projektmanager zur Verfügung stehen, um bei der Leitung eines Projektes strategisch und organisiert vorzugehen.

2 Defmitorische Grundlagen

2.1 Definition Projekt

Die meisten Definitionen des Wortes „Projekt“ stimmen im Wesentlichen überein. Laut dem Gabler Wirtschaftslexikon bezeichnet der Begriff„eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.“3 Als Beispiele für „Projekte“ werden genannt: „Erstellung schlüsselfertiger Fabrikationsanlagen, Entwicklung neuartiger Produkte, Umstellung der Produktion auf neue Technologie, Reorganisation.“4 5

2.2 Definition Projektmanagement

Auch der BegriffProjektmanagement ist wenig umstritten und klar definiert. Im Gabler Wirtschaftslexikon wird der Ausdruck als „Managementaufgabe gegliedert in Projektdefmition, Projektdurchführung und Projektabschluss. Ziel ist, dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden, dass die Risiken begrenzt, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden.“

Das Projektmanagement beinhaltet folgende Bereiche: Führungsaufgaben, -organisation, - techniken und Führungsmittel zur Projektabwicklung mit Erfolg.6

Aktuelle Trends, die zu differenzieren sind lauten Multiprojektmanagement und Internationales Projektmanagement.7

2.3 Definition Managementtechniken

Die Definition von Managementtechniken in der Fachliteratur ist häufig nicht eindeutig. Eine mögliche Definition lautet wie folgt:

„praxisorientierte Verhaltensempfehlungen bzw. Managementtools für Führungskräfte zur Unternehmens- und Mitarbeiterführung.“8 Dazu zählen alle Werkzeuge, die die Planung des Projekts, die Diagnose und -Steuerung, die Information und die Qualitätssicherung beinhalten.9

3 Funktionen von Managementtechniken in der Projektplanung

3.1 Priorisierung von Projekten

Managementtechniken werden in erster Linie dazu eingesetzt, die Funktionen der Projektarbeit zu unterstützen. Aus Kapazitätsgründen sollte die sog. Prioritätenplanung zunächst einmal die Fragen beantworten, welche Projekte überhaupt bearbeitet werden müssen und in welcher zeitlichen Folge die Realisierung der Projekte erfolgen soll. 9 oben Abgesehen von den zwei Priorisierungskriterien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ müssen unter besonderen Umständen weitere hinzugezogen werden, z.B. gesetzliche oder vertragliche Verpflichtungen, Abbruch- oder Verschiebungskosten bei begonnenen Projekten oder die Dependenz zwischen verschiedenen Projekten. 9 oben Ein nützliches Werkzeug für die Prioritätenermittlung ist das Rangziffernvefahren, bei der in erster Linie die genannten Kriterien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ gebraucht werden, um die einzelnen Projekte zu bewerten. Eine „1“ wird nur im Falle eines Kriteriums mit höchster Priorität vergeben. Schließlich wird das Projekt mit der kleinsten Summe am höchsten priorisiert. Obwohl die Bewertung selbstverständlich subjektiv verläuft, hilft dieses Verfahren dabei die Priorisierung der Projekte zu objektivieren.10

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

„Abbildung 15: Beispiel für eine Prioritätsermittlung

3.2 Projektstrukturplan

„Der Projektstrukturplan oder auch kurz PSP ist das Herzstück einesjeden Projektes.“11 Es ist entscheidend, sich über die anstehenden Aufgaben bewusst zu sein, damit im Nachhinein eine genaue Ressourcen-, Zeit- und Kostenplanung erfolgen kann. Der Projektstrukturplan gliedert das Projekt hierarchisch und ähnelt einem Organigramm: Ganz oben steht das Projekt, darunter die Teilprojekte bzw. Teilaufgaben und darunter die Arbeitspakete. Letztere sind einzeln bearbeitbar und detailliert, sodass keine weitere Aufspaltung sinnvoll ist. Außerdem stellt die Summe der Arbeitspakete das gesamte Projekt dar, denn sie beinhalten alle für die Projektauftragserfüllung relevanten Aufgaben, auch solche, die im Ergebnis nicht sichtbar sind.12 Wenn möglich sollten die für ein Arbeitspaket zuständigen Personen ihre Aufgaben selbst definieren, da sie sich dadurch bereits zu Beginn intensiv mit dem Projektinhalt beschäftigen müssen. 14 oben

Zu berücksichtigen ist, dass die Projektstrukturplanung weder Aussagen über genaue Abläufe noch über zeitliche Komponenten macht, sondern ausschließlich die Erfassung und Ordnung der relevanten Aufgaben vollzieht. Anzustreben sind „Vollständigkeit, angemessene Tiefe (bei rollender Planung), verteilungsfähige Pakete und möglichst wenige Schnittstellen (...), um die Zuordnung auf Aufgabenträger sowie die Planung der Ressourcen, Kosten und Zeiten zu ermöglichen.“13 „Rollende Planung“ bedeutet, dass nach der Erreichung bestimmter Meilensteine ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt wird, um die Schätzung des Zeit- bzw. Kostenaufwands präzisieren zu können. Die Entscheidung über die Art der Strukturierung liegt in der Hand des Projektleiters, der grundsätzlich zwischen funktionsorientierter, objektorientierter oder einer Mischform von beiden wählen kann. 14 oben

Funktionsorientierter Projektstrukturplan:

Diese Form ist die wohl gängigste Art der Erstellung eines Projektstrukturplans. Unter dem Projekt stehen die Teilaufgaben der verschiedenen Organisationen des Unternehmens und darunter die entsprechenden Arbeitspakete.14

Objektorientierter Projektstrukturplan:

Hier wird das Projekt selbst in seine Teilaspekte zerlegt, sodass zu erkennen ist, welche Themenbereiche das Projekt ausmachen. Gleichzeitig wird nicht unbedingt deutlich, welche genauen Aufgaben im Projekt zu bearbeiten sind. 17 oben

3.3 Projektablauf und Terminierung

Der Projektablauf- und der Terminplan sorgen dafür, die Terminierung der Arbeitspakete realistisch durchzuführen und stellen dazu die Basis für ein effektives Projektcontrolling dar.15 „Im Ablaufplan sind die Ablaufelemente - d.h. Vorgänge und Meilensteine - unter Berücksichtigung der sachlogischen Zusammenhänge, der Randbedingungen und des Projektziels angeordnet16 Dabei werden folgende Aspekte zur Festlegung der Meilensteine gebraucht: die Meilensteinbezeichnung, die verantwortliche Person, der Termin und die Ergebnisse. 18 oben Außerdem ist es üblich, dass in Verbindung mit essenziellen Meilensteinen die Gespräche mit dem Auftraggeber oder Sitzungen mit dem Lenkungsausschuss stattfmden. Nachdem die vorgelegten Arbeitsergebnisse sowohl geprüft als auch bewertet werden, wird das Erreichen des relevanten Meilensteins bestätigt. Das Ergebnis beeinflusst folglich den Projektprozess und führt gegebenenfalls zu Modifikationen oder in bestimmten Fällen sogar zum endgültigen Abbruch des Projektes. 18 oben Für das Projektcontrolling können die korrekt definierten Meilensteine als Datenbasis dienen. Drei verbreitete Methoden zur Darstellung von Projektabläufen sind die Vorgangsliste, das Balkendiagramm und die Netzplantechnik, wobei erstere den geringsten Aufwand erfordert und sich für einfache und überschaubare Projekte eignet.17 Die Erstellung einer solchen Liste ist ein rein administrativer Akt und erfordert keine Projektteamsitzung. Alle Arbeitspakete werden tabellarisch zusammengestellt, wobei auch wichtige Informationen aus der AP-Feinplanung beinhaltet sind.18

[...]


1 Vgl. „O.V.: GPMDeutsche GesellschaftfürProjektmanagement: Makroökonomische Vermessungder ProjekttätigkeitinDeutschland, 2015, S.22, https://www.gpm-ipma.de/fileadmin/user_upload/Know- How/studien/GPM_Studie_Vermessung_der_Projekttätigkeit.pdf (Zugriff am: 29.05.2021)“.

2 Vgl. „O.V.: Die Projektmanager: Projektmanagement in der Verwaltung: Öffentliche Herausforderungen https://dieprojektmanager.com/projektmanagement-in-der-verwaltung-oeffentliche-herausforderungen/(Zugriff am: 30.05.2021)

3 „Prof. Dr. Kai-Ingo Voigt, Gabler Wirtschaftslexikon: Definition: Was ist "Projekt"? https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/projekt- 42861 (Zugriffam: 02.06.2021)“.

4 „Prof. Dr. Gerhard Schewe, Gabler Wirtschaftslexikon: Definition: Was ist "Projekt"? https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/projekt- 42861 (Zugriffam: 02.06.2021)“.

5 „Silke Schütte: „Definition: Was ist Projektmanagement (PM)?“ https://wirtschaftslexikon.gabler.de/defmition/projektmanagement-pm- 46130?redirectedfrom=43062 (Zugriffam 02.06.2021)“.

6 Vgl. „Silke Schütte: Definition: Was ist Projektmanagement (PM)? https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/projektmanagement-pm-46130?redirectedfrom=43062 (Zugriffam 02.06.2021)“.

7 Vgl. „Nissen, Regina; Bartscher, Thomas; Maier, Guenther W.: Managementtechniken https://wirtschaftslexikon.gabler.de/defmition/managementtechniken-38494 (Zugriff am 02.06.2021)“.

8 Vgl. „Prof. Dr. Götz Schmidt: Projektaufbau, Funktionen und Managementtechniken 1 SQF201“, S.43“.

9 Vgl. „Prof. Dr. Götz Schmidt: Projektaufbau, Funktionen und Managementtechniken 1 SQF201“, S.43“.

10 Vgl. ,,,,Prof. Dr. Götz Schmidt: Projektaufbau, Funktionen und Managementtechniken 1 SQF201“, S.44“.

11,,Abbildung 15: Prof. Dr. Götz Schmidt: Projektaufbau, Funktionen und Managementtechniken, SQF20“, S.44“.

12,,O.V.: Projektstrukturplan (o.D) Projektmanagement Handbuch https://www.projektmanagementhandbuch.de/handbuch/projektplanung/projektstruktureplan/ (Zugriffam:08.06.2021)

13 Vgl. ,,O.V.: Projektstructure (o.D) Projektmanagement Handbuch. https://www.projektmanagementhandbuch.de/handbuch/projektplanung/projektstrukturplan/ (Zugriff am 08.06.2021)''.

14 Vgl. ,,Ralf Gohs: Einen Projektstrukturplan richtig erstellen und nutzen (Stand: 14.12.2018) https://www.business.de/artikel/projektmanagement-einen-projektstruktureplan-richtig-erstellen-und-nutzen/ (Zugriff am: 08.06.2021)".

15 Vgl. „Prof. Dr. Götz Schmidt: Projektaufbau, Funktionen und Managementtechniken 1 SQF201, S.47“.

16 Vgl. „Prof. Dr. Götz Schmidt: Projektaufbau, Funktionen und Managementtechniken 1 SQF201, S.48“.

17 Vgl. ,,Aunkofer, Benjamin: Projektstruktureplan (Stand: 29.09.09) https://www.der-wirtschaftsingenieur.de/index.php/projektstrukturplan/ (Zugriff am: 09.06.2021)''.

18 Vgl. ,,Bundesministerium des Innern: Handbunch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung (Stand: Februar 2018). S. 66 https://www.orghandbuch.de/OHB/DE/ohb_pdf.pdf;jessionid=A11E6319E402B917AA0736FA816ACF78.2_Cid3 40?_blob=publicationFile &v=29 (Zugriff am: 09.06.2021)

Ende der Leseprobe aus 16 Seiten

Details

Titel
Funktionen von Managementtechniken bei der Projektarbeit
Hochschule
AKAD University, ehem. AKAD Fachhochschule Stuttgart
Note
2,3
Jahr
2021
Seiten
16
Katalognummer
V1064485
ISBN (eBook)
9783346474605
ISBN (Buch)
9783346474612
Sprache
Deutsch
Schlagworte
funktionen, managementtechniken, projektarbeit
Arbeit zitieren
Anonym, 2021, Funktionen von Managementtechniken bei der Projektarbeit, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1064485

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