Haben Sie sich jemals gefragt, wie Unternehmen ihre Finanzen im Griff haben und wie moderne Buchführungssysteme funktionieren? Tauchen Sie ein in die Welt der Kreditorenbuchhaltung mit SAP R/3, einem der führenden Systeme im Bereich der Finanzbuchhaltung. Dieses Buch bietet Ihnen einen fundierten Einblick in die Grundlagen der Buchführung und die spezifischen Abläufe der Kreditorenbuchhaltung. Von der Einführung in das betriebliche Rechnungswesen über die Erläuterung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung bis hin zur detaillierten Darstellung der Kreditorenbuchhaltung als Teilbereich, werden alle relevanten Aspekte abgedeckt. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Buchführungsmethoden, von den konventionellen Verfahren wie der Übertragungs- und Durchschreibebuchführung bis hin zu den modernen EDV-gestützten Systemen. Der Schwerpunkt liegt auf der EDV-gestützten Buchführung mit SAP R/3, wobei die Vorteile gegenüber den konventionellen Methoden hervorgehoben werden. Lernen Sie, wie Sie sich im System anmelden, einen Kreditorenstammsatz anlegen und Belege erfassen und buchen. Dieses Buch ist ideal für Studierende, Auszubildende und Praktiker, die ihr Wissen im Bereich der Kreditorenbuchhaltung erweitern und die Anwendung von SAP R/3 verstehen möchten. Es bietet eine klare und verständliche Einführung in die Thematik und vermittelt das notwendige Know-how, um in der Praxis erfolgreich zu sein. Entdecken Sie die Effizienz und Transparenz, die moderne Buchführungssysteme bieten, und wie diese zur Optimierung von Geschäftsprozessen beitragen. Ein unverzichtbarer Leitfaden für alle, die sich mit Finanzbuchhaltung, SAP und betrieblichem Rechnungswesen beschäftigen oder beschäftigen wollen.Dieses Buch ist ein Muss für alle, die die Geheimnisse der modernen Kreditorenbuchhaltung und die Leistungsfähigkeit von SAP R/3 entschlüsseln möchten.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Anmelden am System
3. Anlegen eines Kreditorenstammsatz
4. Erfassen und Buchen eines Belegs
0. EINLEITUNG
Im Rahmen einer Praxisphase habe ich in einer Kreditorenbuchhaltung mitgearbeitet. Dort wurde zur Abwicklung der Geschäftsvorfälle das SAP R/3- System eingesetzt. Aus diesem Grund möchte ich in dieser Praxisarbeit näher auf Kreditorenbuchhaltung mit SAP R/3 eingehen.
Die Buchführung ist Teil des betrieblichen Rechnungswesens einer Unternehmung.
„Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“I Bei der Buchführung, auch Finanz- oder Geschäftsbuchhaltung genannt, handelt es sich um eine Zeitabschnittrechnung.II Ihre Aufgabe ist die fortlaufende und systematische Dokumentation des Stands bzw. der Veränderung, der Vermögens- und Kapitalposten der Bilanz.II Daher erfasst die Finanzbuchhaltung zahlenmäßig sämtliche Geschäftsvorfälle, die sich auf das Vermögen und Kapital der Unternehmung auswirken. Am Ende des Geschäftsjahres wird auf der Grundlage der Buchführung die Bilanz und die GuV der Unternehmung aufgestellt.
Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Teilgebiet der Finanzbuchhaltung. Sie beschäftigt sich mit der Dokumentation jener Geschäftsvorfälle, die im Zusammenhang mit Lieferantenbeziehungen anfallen. In der Praxis handelt es sich hierbei vornehmlich um die buchmäßige Erfassung von Lieferantenrechnungen sowie Lieferantengutschriften. Organisatorisch wird die Kreditorenbuchhaltung über das Kontokorrentbuch, auch Geschäftsfreundebuch genannt, realisiert. Im Kontokorrentbuch werden die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten bzw. Forderungen gegenüber Kunden kontenmäßig getrennt erfasst und verwaltet. Dabei existiert für jeden Lieferanten bzw. Kunden ein extra Konto auf dem die jeweiligen Verbindlichkeiten bzw. Forderungen erfasst werden. Man spricht in diesem Zusammenhang von Personenkonten. Diese Konten existieren neben den Verbindlichkeiten- bzw. Forderungskonten des Hauptbuchs (Sachkonten), daher wird das Kontokorrentbuch in die Kategorie der Nebenbücher eingeordnet. Die Nebenbücher sollen die Klarheit und Übersichtlichkeit der Buchhaltung erhöhen und bestimmte Hauptbuchkonten (z.B. Verbindlichkeiten aus LuL, Forderungen aus LuL) näher erläutern.III So geht z.B. aus dem Kontokorrentbuch genau die Höhe der Schulden gegenüber jedem einzelnen Lieferanten hervor. Dadurch lassen sich Zahlungstermine und Zahlungsbereitschaft besser überwachen.III Erfolgt eine Buchung auf das Sachkonto Verbindlichkeiten aus LuL, so muss auch die entsprechende Buchung auf dem entsprechenden Personenkonto im Nebenbuch nachgezogen werden. Besonders hervorzuheben ist dabei, dass den Buchungen im Nebenbuch keine Gegenbuchung gegenübersteht.IV Die Abstimmung der Personenkonten mit dem entsprechenden Hauptbuchkonto erfolgt anhand der Saldenliste. In ihr werden die sich aus den einzelnen Personenkonten ergebenden Salden zusammengestellt.V Die Summe der Saldenliste der Personenkonten muss dabei mit dem Saldo des entsprechenden Sachkontos übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall so liegt ein Fehler in der Buchhaltung vor.VI Der Abschluss der Konten im
Nebenbuch erfolgt durch Eintragen des Saldos. Dabei erfolgt auch in diesem Fall keine Gegenbuchung.I
Hinsichtlich der Buchführungsmethode stehen einem Unternehmen mehrere Verfahren zur Auswahl. Dabei beinhalten alle Verfahren das Prinzip der
„Doppelten Buchführung“. Die Verfahren unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Effizienz, Fehleranfälligkeit, Komplexität und des Umfangs der Anwendung technischer Hilfsmittel. So gibt es die
a) konventionellen Buchungsverfahren
- Übertragungsbuchführung
- Durchschreibebuchführung
b) EDV-gestützten Buchungsverfahren
Konventionelle Buchungsverfahren
Übertragungsbuchführung: Bei diesem Verfahren wird der Geschäftsvorfall
zunächst im Grundbuch (zeitliche Ordnung), danach im Hauptbuch (sachliche Ordnung) und ggf. noch im Kontokorrentbuch buchhalterisch erfasst.II Durch die verschiedenen Arbeitsschritte ist dieses Verfahren zeitaufwendig und fehleranfällig.II Auch im Hinblick auf die Verarbeitung von Massendaten ist dieses Verfahren wenig geeignet. Daher wird dieses Verfahren meist nur noch in kleinen Betrieben eingesetzt.II
Durchschreibebuchführung: Dieses Verfahren ist weniger zeitaufwendig und
weniger fehleranfällig als die Übertragungsbuchführung, da in diesem Fall Grundbuch, Hauptbuch und Kontokorrentbuch im Wege der Durchschrift in einem Arbeitsgang erstellt werden.III Bei diesem Verfahren befinden sich die Sach- und Personenkonten sowie das Grundbuch auf losen Blättern.II Beim Erfassen einer Buchung werden die Kontenblätter und das Journal übereinandergelegt. Dadurch erfolgt beim Eintragen der Buchung in die Konten gleichzeitig eine Durchschrift in das Journal. Das Durchschreibeverfahren kann entweder manuell oder maschinell durchgeführt werden und bietet ferner den Vorteil, dass die Kontenzahl beliebig erweitert werden kann.IV
Die konventionellen Buchführungsverfahren werden heutzutage kaum noch angewendet, da der Großteil der Unternehmen seine Buchhaltung EDV-gestützt abwickelt.
EDV-gestützte Buchungsverfahren
Die EDV-gestützte Buchführung bietet gegenüber den konventionellen Buchführungsverfahren eine Reihe von Vorteilen und Rationalisierungspotentialen. Aus diesem Grund wurden die ersten EDV-Systeme im betriebswirtschaftlichen Bereich zur Abwicklung der Buchführung (Lohnbuchhaltung) eingesetzt, da es sich in diesem Bereich um häufig wiederholende Tätigkeiten handelte, die sich durch den Einsatz der EDV schneller und zuverlässiger abwickeln ließen. Ferner vermindern EDV-Systeme, durch implementierte Plausibilitätskontrollen, die Eingabe falscher Daten. Des weiteren ist die EDV-gestützte Buchhaltung durch Menüführung und automatisierten Verfahren, wie z.B. automatische Steuerberechnung oder automatischen Buchungen, wesentlich übersichtlicher und komfortabler für den Anwender. Die Übersichtlichkeit wird heutzutage durch den Einsatz graphischer Benutzeroberflächen noch erhöht. Ein weiterer Vorteil der EDV- gestützten Buchführung ist die Tatsache, dass das Buchungsmaterial sehr schnell lesbar gemacht werden kann, da die Speicherung der Daten auf maschinell lesbaren Datenträgern erfolgt. Dadurch wird der Forderung des § 257 (3) HGBI Rechnung getragen, der innerhalb angemessener Frist die Lesbarmachung des aufbewahrten Datenmaterials fordert. Durch den Einsatz der EDV können größere Datenmengen erfasst, verarbeitet und ausgewertet werden. Ferner ist es durch den Einsatz von Mehrplatzsystemen möglich, die Arbeit auf mehrere Buchhalter zu verteilen, die die Belege parallel in das System eingeben. Außerdem besteht durch den Einsatz von Netzwerken die Möglichkeit von räumlich entfernten Lokationen Buchungsdaten in das System einzugeben. Dies spielt vor allem bei international organisierten Unternehmen eine Rolle, wo die Buchungsdaten per Datenfernübertragung an die zentrale Buchhaltung übermittelt werden. EDV-gestützte Systeme gestatten es in relativ kurzer Zeit Auswertungen bei großen Datenbeständen zu machen. Das mühevolle, manuelle Abschließen der Konten beim Jahresabschluss, sowie das Aufstellen der Bilanz erfolgt bei EDV-gestützten Buchführungssystemen teilweise automatisch. Manche Systeme bieten sogar die Möglichkeit bei einer Konzernbuchhaltung die Konsolidierung EDV-gestützt durchzuführen. Besonders hervorzuheben ist bei manchen EDV-gestützten Buchführungssystemen die Möglichkeit der Anbindung der Software an andere betriebswirtschaftliche Anwendungen. Durch diese integrierte Verarbeitung besteht die Möglichkeit komplette Geschäftsprozesse per EDV-System abzubilden. So besteht z.B. die Möglichkeit beim Erfassen einer Kreditorenbuchung auf eine entsprechende Bestellung, die vom Einkauf ausgelöst wurde, Bezug zu nehmen. Dadurch wird der Informationsgehalt die Transparenz und Nahvollziehbarkeit der Buchhaltung erhöht.
Der Aufbau der Buchhaltung bei einem EDV-gestützten Buchführungssystem ist der Gleiche wie bei den konventionellen Verfahren, d.h. es existieren ein Grundbuch, ein Hauptbuch und die entsprechenden Nebenbücher. Der wesentliche Unterschied besteht in der Erfassung, Verarbeitung, Speicherung sowie Lesbarmachung der Daten. Die Erfassung der Buchungsdaten erfolgt über eine
Tastatur, ein Magnetbandgerät oder einen Belegleser.I Die eingegebenen Daten werden von der Zentraleinheit verarbeitet und auf einem maschinell lesbaren Datenträger (z.B. Festplatte, Magnetband usw.) gespeichert.I Die Anzeige der Buchungsdaten erfolgt über einen Bildschirm oder über einen Drucker.I
Im Zusammenhang mit EDV-Buchführungsdaten werden folgende Arten an Daten unterschieden:
1. Stammdaten
2. Bewegungsdaten
Bei Stammdaten handelt es sich um Daten, die über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben.II Dies sind z.B. Kundenanschrift, Bankverbindung, Kontenbezeichnungen usw. Bei Bewegungsdaten handelt es sich um Daten, die sich bei jedem Geschäftsvorfall ändern.II Dies sind z.B. Buchungsdatum, Belegnummer, Buchungstext usw.II
Heute hat sich das EDV-gestützte Buchführungsverfahren weitgehend durchgesetzt, während die konventionellen Buchführungsverfahren kaum noch von Bedeutung sind. Selbst in kleinen Betrieben wird die Buchführung zunehmend EDV-gestützt abgewickelt. Dies ist unter anderem auf die Vielzahl von Vorteilen zurückzuführen, die eine EDV-gestützte Buchführung mit sich bringt. Außerdem ist ein EDV-gestütztes Buchführungssystem heutzutage für jedes Unternehmen erschwinglich, zumal es standardisierte, branchenspezifische Lösungen gibt, die sich an Größe und Bedarf der einzelnen Unternehmen anpassen.
Wegen der herausragenden Bedeutung der EDV-gestützten Buchführungsverfahren soll in dieser Praxisarbeit die Kreditorenbuchhaltung lediglich an diesem Verfahren erläutert werden. Dabei wird das SAP R/3-System mit dem Modul FI, als konkretes Anwendungsprogramm für den Bereich der Finanzbuchhaltung, zu Grunde gelegt. Diese Software ist für mittlere und Großunternehmen bestimmtIII und stellt in diesem Bereich, aufgrund der weiten Verbreitung, einen Defacto-Standard dar.
[...]
I Falterbaum/Beckmann/Bolk: Buchführung und Bilanz, 17. , Achim, S.43
II Vgl. Falterbaum/Beckmann/Bolk: Buchführung und Bilanz, 17. , Achim, S.42
III Vgl. Schmolke/Deitermann: Industrielles Rechnungswesen IKR, 26., durchgesehene Auflage, Darmstadt 1998, S.84
IV Vgl. Falterbaum/Beckmann/Bolk: Buchführung und Bilanz, 17. , Achim, S.249 V Falterbaum/Beckmann/Bolk: Buchführung und Bilanz, 17. , Achim, S.249
VI Vgl. Falterbaum/Beckmann/Bolk: Buchführung und Bilanz, 17. , Achim, S.250
I Vgl. Falterbaum/Beckmann/Bolk: Buchführung und Bilanz, 17. , Achim, S.250
II Vgl. Schmolke/Deitermann: Industrielles Rechnungswesen IKR, 26., durchgesehene Auflage, Darmstadt 1998, S.87
III Falterbaum/Beckmann/Bolk: Buchführung und Bilanz, 17. , Achim, S.254
IV Falterbaum/Beckmann/Bolk: Buchführung und Bilanz, 17. , Achim, S.254, S.255
I HGB - Handelsgesetzbuch
I Vgl. Schmolke/Deitermann: Industrielles Rechnungswesen IKR, 26., durchgesehene Auflage, Darmstadt 1998, S.87
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Inhalt dieser HTML-Datei?
Diese HTML-Datei enthält Auszüge aus einem Text über Kreditorenbuchhaltung mit SAP R/3. Es beinhaltet eine Einleitung, ein Inhaltsverzeichnis und Abschnitte über die Anmeldung am System, die Anlage eines Kreditorenstammsatzes und die Erfassung und Buchung eines Belegs.
Worum geht es in der Einleitung?
Die Einleitung beschreibt die Erfahrung des Autors in einer Kreditorenbuchhaltung, in der das SAP R/3-System eingesetzt wurde. Sie erklärt die Bedeutung der Buchführung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens und geht auf die Pflicht zur Buchführung gemäß § 238 HGB ein. Die Rolle der Kreditorenbuchhaltung als Teilbereich der Finanzbuchhaltung, die sich mit Lieferantenbeziehungen befasst, wird ebenfalls erläutert.
Was ist das Kontokorrentbuch und welche Funktion hat es?
Das Kontokorrentbuch, auch Geschäftsfreundebuch genannt, ist ein Nebenbuch, das zur Organisation der Kreditorenbuchhaltung verwendet wird. Es erfasst und verwaltet die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten bzw. Forderungen gegenüber Kunden kontenmäßig getrennt. Für jeden Lieferanten bzw. Kunden existiert ein extra Konto (Personenkonto), auf dem die jeweiligen Verbindlichkeiten bzw. Forderungen erfasst werden.
Wie erfolgt die Abstimmung der Personenkonten mit dem Hauptbuchkonto?
Die Abstimmung der Personenkonten mit dem entsprechenden Hauptbuchkonto (Sachkonto) erfolgt anhand der Saldenliste. In dieser werden die sich aus den einzelnen Personenkonten ergebenden Salden zusammengestellt. Die Summe der Saldenliste der Personenkonten muss dabei mit dem Saldo des entsprechenden Sachkontos übereinstimmen.
Welche Arten von Buchführungsverfahren werden unterschieden?
Es werden konventionelle Buchungsverfahren (Übertragungsbuchführung, Durchschreibebuchführung) und EDV-gestützte Buchungsverfahren unterschieden.
Was sind die Vor- und Nachteile der Übertragungsbuchführung?
Die Übertragungsbuchführung ist zeitaufwendig und fehleranfällig, da der Geschäftsvorfall in mehreren Schritten (Grundbuch, Hauptbuch, Kontokorrentbuch) erfasst wird. Sie ist wenig geeignet für die Verarbeitung von Massendaten und wird daher meist nur noch in kleinen Betrieben eingesetzt.
Was sind die Vorteile der Durchschreibebuchführung gegenüber der Übertragungsbuchführung?
Die Durchschreibebuchführung ist weniger zeitaufwendig und weniger fehleranfällig als die Übertragungsbuchführung, da Grundbuch, Hauptbuch und Kontokorrentbuch in einem Arbeitsgang erstellt werden.
Welche Vorteile bieten EDV-gestützte Buchungsverfahren?
EDV-gestützte Buchführungsverfahren bieten eine Reihe von Vorteilen gegenüber konventionellen Verfahren, darunter Rationalisierungspotentiale, verminderte Fehleranfälligkeit durch Plausibilitätskontrollen, verbesserte Übersichtlichkeit durch Menüführung, automatische Steuerberechnung, schnelle Lesbarkeit von Daten, Möglichkeit zur Erfassung und Verarbeitung großer Datenmengen, Verteilung der Arbeit auf mehrere Buchhalter und Anbindung an andere betriebswirtschaftliche Anwendungen.
Was sind Stammdaten und Bewegungsdaten im Zusammenhang mit EDV-Buchführungsdaten?
Stammdaten sind Daten, die über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben (z.B. Kundenanschrift, Bankverbindung). Bewegungsdaten sind Daten, die sich bei jedem Geschäftsvorfall ändern (z.B. Buchungsdatum, Belegnummer).
Warum wird in der Praxisarbeit das SAP R/3-System für die Kreditorenbuchhaltung betrachtet?
Das SAP R/3-System mit dem Modul FI (Finanzbuchhaltung) wird als konkretes Anwendungsprogramm für den Bereich der Finanzbuchhaltung zu Grunde gelegt, da es sich um einen De-facto-Standard für mittlere und Großunternehmen handelt und weit verbreitet ist.
- Arbeit zitieren
- Nicolas Jung (Autor:in), 2000, Kreditorenbuchhaltung mit SAP R/3, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/108479
