FI.PrO - Optimierung des Daten- und Prozessmanagements am Fischereiinspektorat - Konzept und Lösungsansätze

INHALTSVERZEICHNIS

Summary

1 Einleitung
1.1 Ausgangslage
1.2 Problemstellung
1.3 Zielsetzung
Frage 1:
Frage 2:
Frage 3:
Frage 4:
Frage 5:
Frage 6:

2 Themen, Begriffe&Definitionen
2.1 Daten
2.2 Information
2.3 Dokument
2.4 Inhalt (Content)
2.5 Wissen
2.6 Thesaurus
2.7 Aktenplan
2.8 Registratur
2.9 Elektronische Archivierung
2.10 Dokumenten-Technologien(DRT)
2.11 Dokumentenmanagement (DMS)
2.12 Workflow-Management (WfMS)
2.13 Enterprise Content Management (ECM)

3 IST-Zustand
3.1 Organisation
3.2 Aufgaben
3.3 Produkte
3.4 Prozesse
3.5 Daten
analoge Daten
digitale Daten
FI-Applikationsdaten
FI-Geschäftsdaten
3.6 Anwendungen
Office
FI-Applikationen
3.7 Managementsysteme
DMS
WfMS

4 SOLL-Zustand
4.1 Vision
4.2 Strategie
4.3 Analyse
DMS
WfMS
4.4 Bewertung
DMS
WfMS
4.5 Anforderungen
DMS
WfMS
4.6 Optimierung
DMS
Szenario
Szenario
Szenario
Szenario
WfMS
4.7 Umsetzung
DMS
WfMS
4.8 Beschlüsse
DMS
WfMS
Ergänzungen

5 Quellen
5.1 Literatur
5.2 Grundlagen
5.3 Interviews
5.4 Internet

Verzeichnis der Abbildungen

Abbildung 1: FI Organigramm

Abbildung 2: Aufgaben des Fischereiinspektorates nach FIBIS

Abbildung 3: FI-Aufgaben in ViFlow

Abbildung 4: Aktenplan des Fischereiinspektorates (FI-Registratur)

Abbildung 5: FI-Applikationsdaten

Abbildung 6: FI-Geschäftsdaten

Abbildung 7: VOL-DMS Dokumentenprofil

Abbildung 8: VOL-WfMS ULTIMUS

Abbildung 9: Geschäftsprozess „GS – Amt – GS1“ gültig ab 14.8

Abbildung 10: Geschäftsprozess „AMT1“ gültig ab 14.8

Abbildung 11: Geschäftsprozess „ABT1“ gültig ab 14.8

Abbildung 12: SWOT-Befragung

Abbildung 13: Komponenten der SWOT-Analyse

Abbildung 14: FI.PrO.Szenarien

Verzeichnis der Tabellen

Tabelle 1: LANAT Organisationsstruktur

Tabelle 2: Informationssysteme des ANAT, Stand

Tabelle 3: Raster der SWOT-Analyse

Tabelle 4: SWOT-Fragen

Tabelle 5: Weitere Fragen nach der SWOT Analyse

Tabelle 6: SWOT-Analyse zum Thema DMS

Tabelle 7: SWOT-Analyse zum Thema WfMS

Summary

In der Diplomarbeit im Rahmen eines Nachdiplomstudiums Informatik an der Universität Freiburg, legt der Verfasser ein Konzept zur Optimierung des Daten- und Prozessmanagements des Fischereiinspektorates (FI) des Kantons Bern vor. Die wichtigsten im Zusammenhang mit diesem Konzept recherchierten Themen, Begriffe und Definitionen werden in einem eigenen Kapitel erläutert.

Dokumentenmanagement- und Workflowmanagementsysteme (DMS&WfMS) werden auf Stufe Volkswirtschaftsdirektion (VOL) und weiteren Verwaltungsstellen des Kantons bereits produktiv eingesetzt. Das FI als Abteilung der VOL ist am Einsatz der beiden Systeme interessiert.

Das FI verwaltet sein Schriftgut mittels eines Aktenplans nach einer klassischer 10-er Ordnung. Die elektronischen Dokumente werden zum grössten Teil nach demselben Aktenplan in einer entsprechenden Directory-Struktur gespeichert. Die FI-Registratur hat sich seit mehreren Jahrzehnten bewährt und wurde flexibel erweitert. Das vermehrte Aufkommen elektronischer Dokumente und die eingeschränkten Suchmöglichkeiten stossen heute jedoch an die Grenzen des Systems.

DMS ist mittlerweile eine erprobte Technologie und für das FI in greifbarer Nähe bereits implementiert. In vier Szenarien wird dargelegt wie die neue Herausforderung DMS am FI umgesetzt werden könnte. Das FI kann auf Grund des Konzepts und der dargelegten Szenarien über das weitere Vorgehen einen Entscheid treffen.

Die Zielsetzung bezüglich des Themas WfMS, eine vollständige IST-Modellierung aller Prozesse und eine SOLL-Modellierung für zwei ausgewählte Prozesse, konnte nicht vollständig erreicht werden. Prozessmodellierung ist eine Teamaufgabe und kann nicht durch eine Person alleine erarbeitet werden. Die Aufgaben des FI wurden in einem Prozessmanagement-Tool erfasst und stehen für weitere Prozess-Modellierungen zur Verfügung. WfMS bedarf nicht nur am FI noch einer gewissen Vorleistung auf organisatorischer wie sozialer Ebene und muss losgelöst vom Thema DMS in einem eigenen Projekt weiter vertieft werden.

Als Vision für die Zukunft dient das Konzept des "Enterprise Content Management" (EMC), das alle Technologien und Methoden des Informationsmanagements umfasst.

Die ganze Verwaltung, damit auch das FI, ist aufgefordert sich mit der Vision EMC auf der Ebene Strategie in Zukunft auseinander zu setzen.

1 Einleitung

1.1 Ausgangslage

Als Diplomarbeit zum Abschluss eines Nachdiplomstudiums Informatik ist während einer Bearbeitungs­zeit vom maximal 15 Wochen ein Konzept zur Optimierung des Daten- und Prozessmanagements des FI zu erarbeiten. In einem Proposal wurde die Frage­stellung und das mögliche Vorgehen bereits skizziert.

Die Ausgangslage kann folgendermassen zusammengefasst werden:

- DMS&WfMS werden auf Stufe VOL für die Behandlung von Parlamentsgeschäften mit den Ämtern bereits produktiv eingesetzt.
- Die Randbedingungen bezüglich Organisation und technischer Systeme sind im Wandel begriffen und noch nicht gefestigt.
- Das FI und der Renaturierungsfonds (RenF, wird durch das FI verwaltet), sind an den Möglichkeiten, Chancen und Risiken, bezüglich des Einsatzes eines DMS und eines WfMS interessiert und möchten über eine weitergehende Einführung dieser Instrumente in ihrem Geschäftsbereich einen Entscheid treffen können.

1.2 Problemstellung

Angestellte in Firmen und Verwaltung, werden täglich mit einer Flut von Informationen und Geschäftsvorfällen konfrontiert. Immer wiederkehrend stellen sich die Fragen, wo archivieren wir das, wo findet sich jenes. Die Verwaltung dieser Informationen ist relativ zeitaufwändig und nicht immer effizient. Die Möglichkeiten zur Suche und Wiederverwendung schon bestehender Dokumente ist nur eingeschränkt möglich.

Eine Studie [Unic Internet Solutions, IXOS/Opentext, Sieber&Partners (2004): Enterprise Content Management: Von der Vision zur Realität] beziffert den Zeitverlust pro Mitarbeiter und Tag in der Schweiz auf 0.87 Stunden mit einem entsprechenden Einsparungspotential von 15-20 Mia sFr. Nebst dem Web Content Management erachtet dieselbe Studie das Dokumentenmanagement als zweit wichtigste Technologie.

Während in der Vergangenheit das Augenmerk vor allem der Sammlung und Verwaltung von strukturierten Daten in Datenbanken, Informations- Systemen und Enterprise-Ressource- Planning- Systemen (ERP) galt, welche zur direkten Unterstützung der Geschäftsprozesse entwickelt wurden, fällt heute der grösste Teil der Informationen unstrukturiert in Form von Dokumenten, Dateien, eMails, Tabellen, Präsentationen oder HTML-Seiten, als so genannt unstrukturierter Content, an. Das Problem liegt weniger beim Sammeln und der Ablage, als bei der Verwaltung, Suche und Verwertung dieses Contents. Extrinsisches Wissen ist in Büchern, Bibliotheken und Datenbanken weltweit greifbar, das intrinsische Wissen der Mitarbeiter ist jedoch im Kopf oder eben in diesem unstrukturierten Content verborgen und wird erst im richtigen Kontext verschiedenster Informationen fassbar und zu strategischem Wissen für Andere.

Mit dem umfassenden Ansatz des Enterprise Content Managements (EMC) soll aus dem unstrukturierten Content Information und daraus Wissen generiert werden. EMC- Lösungen bestehen aus verschiedenen Komponenten wie Scanning-Systemen, Workflow-Management- Systemen (WfMS) Data-Management-Systemen (DMS) Collaboration- Systemen (z.B. Workgroup-Systeme wie MS-Outlook, Projektmanagement- Systeme wie MS-Project), Webcontent- Management-Systemen (WCMS) und Archivierungs-Systemen (z.B. Optical-Disk- Systeme). All diese EMC-Systeme unterstützen den Content Life Cycle, also den ganzen Lebenszyklus des Contents, vom Erfassen, Speichern, Verwalten, Ausliefern bis zum Archivieren oder Löschen.

Der Nutzen von ECM-Systemen hängt stark von der Akzeptanz und dem proaktiven Einsatz der einzelnen Mitarbeiter und Teams ab. Es gilt eine neue Kultur zu schaffen und die Einsicht Dokumente nicht ständig neu zu erfinden, sondern auf bestehendem Content aufzubauen, ihn wieder zu verwenden, zu veredeln und erneut zur Verfügung zu stellen.

In den letzten Jahren hat in der bernischen Verwaltung eine Harmonisierung der ICT-Landschft eingesetzt. Es wurden (endlich) allgemein gültige Standards geschaffen und entsprechende Systeme für die Büroautomation, Kommunikation, Datenmanagement und Workflow sind auch in der VOL in der Implementationsphase. Das FI als Abteilung der VOL, hat in der Vergangenheit die Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologie (ICT) stets aktiv verfolgt und zielführende Standards und Systeme oft in einem frühen Stadium adaptiert und eingeführt. Auf dem Gebiet DMS&WfMS sind entsprechende Systeme auf Stufe Direktion und andern Verwaltungseinheiten des Kantons bereits vorhanden. Es stellt sich die Frage ob und wie diese Systeme auch vom FI genutzt werden könnten.

1.3 Zielsetzung

Das Konzept soll

- die im Propoposal zur Diplomarbeit postulierten sechs Fragen beantworten (s.h. unten),
- die wichtigsten Themen, Begriffe und Definitionen die in diesem Zusammenhang verwendet werden erläutern,
- Informationen zum Thema DMS&WfMS und bereits realisierten Projekten der Verwaltung sammeln und verwerten,
- in Form eines Berichts ausführlich dokumentiert werden als Entscheid-Grundlage für allfällig weiterführende Projekte.

Das Konzept soll nicht

- die interne Meinungsfindung ausklammern, sondern fördern
- Problemlösungen vorwegnehmen

Frage 1:

Frage: IST-Zustand der Organisationsstruktur des FI und seines Umfelds, welche Rollen und Akteure gibt es?

Methodik: Analyse bestehender Unterlagen, Interviews, eigene Kenntnisse.

Grundlagen: NEF-Dokumentation, Projekt FIBIS, Projekt MiBe

Instrumente: ViFlow2003

Frage 2:

Frage: Welches sind die Produkte, Prozesse und Daten des FI und seiner Umgebung.

Methodik: Analyse bestehender Unterlagen, Interviews, eigene Kenntnisse

Grundlagen: NEF-Dokumentation, Projekt FIBIS,

Instrumente: ViFlow2003

Frage 3:

Frage: Wie werden die Geschäftsdaten des FI heute verwaltet, wie sind sie strukturiert, welche Probleme bezüglich Zugriff und Datenmanagement stellen sich dabei?

Methodik: Eigene Kenntnisse, Interviews

Grundlagen: FI-Registraturverzeichnis, Directory-Struktur Geschäftsdaten Fischereiinspektorat

Frage 4:

Frage: Was ist ein DMS, was ist ein WfMS, was sind die Möglichkeiten dieser Instrumente?

Methodik: Literaturstudium, Internet, Interviews.

Grundlagen: Handbücher, Unterlagen der Hersteller, Interview Fa. ImageWare

Frage 5:

Frage: Welche Optimierungsmöglichkeiten (Szenarien) bieten diese Instrumente im Geschäftsbereich des FI?

Methodik: Literaturstudium, Interviews, SWOT-Analyse

Grundlagen: alle Grundlagen des Konzepts

Frage 6:

Frage: Welcher Vorschlag soll wie und wann umgesetzt werden?

Methodik: Interviews, Teamarbeit GL-FI-LANAT-VOL, eigene Kenntnisse.

Grundlagen: alle Grundlagen des Konzepts

2 Themen, Begriffe&Definitionen

Die wichtigsten im Zusammenhang mit diesem Konzept umfangreich recherchierten Themen, Begriffe und Definitionen werden hier erläutert. Es besteht kein Anspruch auf Vollständigkeit und absolute Richtigkeit. Ziel ist, eine gemeinsame Wissensbasis zur Verwendung des Konzepts, anzubieten.

Je nach Zeit- und Sprachraum, Anbieter, etc. variieren die Begriffe und Definitionen zum Teil beträchtlich voneinander ab. Für den Leser der umfangreichen Quellen in der Literatur, Internet, Berater und Produkteanbieter etc., ist es oft schwierig den Überblick zu behalten oder überhaupt zu gewinnen. Dieser Abschnitt soll versuchen wenigstens für den "Perimeter" dieses Konzepts eine gemeinsame Begriffsbasis zu schaffen.

Sämtliche Angaben, mit wenigen Ausnahmen, stammen aus WIKIPEDIA, der freien Enzyklopädie im Internet. Alle Inhalte unterliegen der GNU-Lizenz für freie Dokumentation (www.wikipedia.com). Die Angaben wurden vom Verfasser des Konzepts teilweise gekürzt, wo nötig aktualisiert und den schweizerischen Verhältnissen angepasst.

Das Kapitel "Themen, Begriffe&Definitionen" ist in sich geschlossen, d.h., Quellenangaben, Literaturverweise etc. wurden von den Wikipedia-Autoren direkt übernommen und liegen in ihrer Verantwortung. Im Kapitel Quellen erscheinen sie nur wenn sie in weiteren Teilen des Konzepts verwendet wurden.

2.1 Daten

Der Begriff Daten ist der Plural von Datum (lat.Singular datum, Plural data = Gegebenes).

Diese Pluralform folgt damit anderen Wörtern lateinischen Ursprungs wie Faktum/Fakten und Skriptum/Skripten. In der deutschen Sprache ist jedoch die Verwendung des Wortes "Daten" als Plural von "Datum" unüblich. "Datum" wird behandelt, als ob es ein Singularetantum (Wort ohne Plural) wäre; "Daten" wird behandelt, als ob es ein Pluraletantum (Wort ohne Singular) wäre. Falsche scherzhafte Pluralia von "Datum" sind Datümer und Datumse; eine beliebte Methode, das Wort "Daten" zu vermeiden, ist die Umschreibung mit "Termine". Um dagegen das Wort "Datum" als Singular zu "Daten" zu vermeiden, werden Wörter wie "Datenelement", "Angabe" oder "Wert" verwendet.

Die Informatik und Datenverarbeitung(EDV) benutzen Daten als (maschinen)-lesbare und -bearbeitbare Repräsentation von Information. Die Information wird dazu in Zeichen(ketten) kodiert, deren Aufbau strengen Regeln folgt, der so genannten Syntax. Daten werden zu Informationen, wenn sie in einem Bedeutungskontext stehen.

Die Semiotik definiert Daten als potenzielle Information. In der Semiotik werden Daten heute in die Sigmatik-Ebene eingeordnet.

Man unterscheidet:

- strukturierte Daten (zum Beispiel Datenbanken, XML)
- unstrukturierte Daten (beispielsweise Dokumente)

Während sich strukturierte Daten relativ einfach maschinell weiterverarbeiten lassen, ist dies bei unstrukturierten Daten nur schwer beziehungsweise ungenau möglich.

Beispiele für Daten

- Ländercodes (Internet)
- Ländervorwahlen für das internationale Telefonnetz
- Städtevorwahlen für Deutschland

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Daten

2.2 Information

Information (lat. informare= bilden, durch Unterweisung Gestalt geben) ist potenziell oder aktuell vorhandenes, nutzbares oder genutztes Wissen. Wesentlich für die Information ist die Wiedererkennbarkeit sowie der Neuigkeitsgehalt anhand eines bestimmten Musters von Materie und /oder Energieformen in Raumund/oder Zeit: Das verwendete Muster ist für einen Betrachter innerhalb eines bestimmten Kontextes von Bedeutung und verändert dadurch dessen inneren Zustand - im menschlichen Zusammenhang insbesondere dessen Wissen.

Charakteristika des Informationsbegriffes

Information ist heute ein sehr weitläufig verwendeter und daher auch schwer abzugrenzender Begriff. Verschiedene Wissenschaften betrachten die Information als ihr Arbeitsgebiet, namentlich die Informatik, die Informationstheorie und die Informationswissenschaft, die Nachrichtentechnik, die Informationsökonomik und die Semiotik, doch auch die Physik und die Biologie beschäftigen sich mit Information. Diese Ansätze unterscheiden sich zum Teil erheblich.

Erst in jüngster Zeit gibt es Bestrebungen, die einzelnen Ansätze zu verbinden und zu einem allgemeingültigen Informationsbegriff zu kommen. Entsprechende Literatur findet sich derzeit meist unter dem Stichwort Philosophie in den Regalen. Von einer vereinheitlichten Theorie der Information kann vorläufig noch nicht gesprochen werden.

Im allgemeinen Sprachgebrauch sowie in einigen Wissenschaften (Semiotik, Informationswissenschaften) wird "Information" mit "Bedeutung" oder "übertragenem Wissen" gleichgesetzt. Eine eingeschränktere Sichtweise des Begriffes die heute von grosser praktischer Bedeutung ist (Computertechnik) stammt aus der Nachrichtentechnik. Die wegweisende Theorie dort ist diejenige von Claude Shannon. Er betrachtet die Information erst einmal völlig von jeglicher Bedeutung gelöst, das heisst ihn interessieren die statistischen Aspekte (Unterscheidbarkeit von Zuständen). Das unmittelbare Ziel seiner Überlegungen ist die optimale Übertragung von Information in einem Nachrichtenkanal (Telefonie, Funk).

Literatur:

- Gitt, Werner: Am Anfang war die Information, 2. überarbeitete Auflage, Neuhausen / Stuttgart 1994
- Nørretranders, Tor: Spüre die Welt, Rowohlt, 1994; ISBN 3- 4980-4637-3; eine verständliche Einführung in die Welt der Information, der Entropie und des Bewusstseins
- Lyre, Holger: Informationstheorie, Wilhelm Fink Verlag, München 2002; ISBN 3-7705-3446-8, Einführung in die Informationstheorie mit Ausblick auf die aktuellen Forschungen Lyres zur Quantentheorie der Information. Kenntnisse der Quantenphysik werden jedoch vorausgesetzt.

Weblinks

- http://www.madeasy.de/1/definfo.htm
- http://www.idemployee.id.tue.nl/g.w.m.rauterberg/publications/INFORM89paper.pdf

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Information

2.3 Dokument

Definition: Dokument (dt.) von lat. documentum = beweisende Urkunde; aus docere = lehren

Ein Dokument ist ein physisch existenter Informationscontainer (z.B. als Papier-Dokument oder Datei in einem Computer). Ein Dokument muss als Einheit speicherbar und versendbar sein und als solche auch aufgefunden, wahrgenommen (gesehen, gelesen, gehört) und verwendet werden können.

Ein Dokument kann Informationen beliebiger Darstellungsform enthalten; bei Kombinationen von Texten, Daten, Grafik, Bild und Ton spricht man von "Multimedialen Dokumenten".

Die häufig anzutreffende Begrenzung des Begriffes "Dokument" auf rechtlich relevante Urkunden, Verträge oder Geschäftsbriefe ist heute zu eng.

Bei der Gestaltung von Informationssystemen ist die Abgrenzung von Dokumenten zu Datenmasken relevant. Letztere stellen Daten dar, die z.B. in Datenbanken gespeichert sind. Erst wenn sie gedruckt oder als Maske (z.B. als Bildschirm-Kopie) gespeichert werden, liegt ein Dokument vor.

Quelle: http://www.hmc-cp.de/def/def_doku.htm

2.4 Inhalt (Content)

Inhalt (im Sinne von Content)

Ein Inhalt ist etwas, das sich in einem füllbaren Bereich befindet. Im stofflichen Sinne ist ein Inhalt ein Gut, das sich in einem Behälter befindet – beispielsweise zur Lagerung oder für den Transport. Im ideellen Sinne besteht ein Inhalt meist aus Daten, Informationen oder Wissen, das beispielsweise in einer Datei, einer Nachricht oder einem literarischen Werk enthalten ist.

Verwendung und Bedeutung

Da es sich um einen abstrakten Begriff handelt, ist nicht immer eindeutig, was genau als Inhalt eines Gegenstandes betrachtet wird. Bedeutung und Verwendung hängen stark vom jeweiligen Kontext ab. Dies gilt vor allem, wenn mit dem Inhalt nicht ein konkretes physikalisches Objekt gemeint ist. Sowohl der qualitative Aspekt (welches ist der wesentliche Inhalt?) als auch der quantitative Aspekt (wie viel Inhalt ist vorhanden?) können von Bedeutung sein.

Häufig ist mit dem Inhalt die Bedeutung im Gegensatz zur äusserlichen Form gemeint. Diese ideelle Art von Inhalt wird unter Umständen auch als Aussage, Gegenstand oder Thema bezeichnet.

Manchmal lässt sich der Inhalt auch eindeutig mathematisch definieren, zum Beispiel als Volumen oder in der Mengenlehre. Gelegentlich sind mit dem Inhalt auch ein Fassungsvermögen (Kapazität), eine Grösse (Umfang) oder ein Anteil gemeint.

Die englische Bezeichnung Content wird seit Mitte der 1990er Jahre vor allem für mediale Inhalte im Internet und anderen Informationssystemen auch im deutschen Sprachgebrauch verwendet (beispielsweise im Rahmen des Content Management, Web Content Management und Enterprise Content Management). Der Begriff dient vor allem zur Abgrenzung zwischen verwertbaren Informationen und Daten, die eher deren Verwaltung dienen.

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Content

2.5 Wissen

Wissen bezeichnet die Gesamtheit aller organisierten Informationenmitsamt ihrer wechselseitigen Zusammenhänge, auf deren Grundlage ein (vernunftbegabtes) System handeln kann. Das Wissen erlaubt es einem solchen System - vor seinem Wissenshorizont und mit der Zielstellung der Selbsterhaltung - sinnvoll und bewusst auf Reize zu reagieren. Die Epistemologie, die den griechischen Wortstamm für Wissen (episteme) im Namen trägt, ist die Lehre von der Erkenntnis. Erkenntnis folgt erst dann aus Wissen, wenn erkannt wird, welche Relevanzdie Einzelinformationen für die Lösung eines gegebenen Problems besitzen. Wissen kann man demnach also als potentielle Nutzinformation definieren.

Ein Mangel an Wissen wird als Ungewissheit(bewusst) bzw. Unkenntnis(unbewusst) bezeichnet.

Das Wissen erfordert eine aussagekräftige Erklärung bzw. Begründung. Grundlegendes Kriterium ist das der Überprüfbarkeit bzw. Nachvollziehbarkeit. Als weiterer Massstab gilt die Übereinstimmung des Wissens mit der wahrnehmbaren Realität.

Anmerkung: Für den Begriff des Wissens findet sich im wissenschaftlichen Diskurs keine präzise und übergreifende anerkannte Definition, sondern zahlreiche, häufig ähnlich klingende, Definitionen, die jeweils abhängig vom Standpunkt des Definierenden formuliert wird (sh. unten). Als eine Art kleinster gemeinsamer Nenner lassen sich drei Aussagen formulieren:

- Dem Wissen liegen Informationen zugrunde.
- Diese Informationen müssen derart aufeinander bezogen sein, dass sie in sich stimmig sind. (coherence)
- Neben der inneren Übereinstimmung muss sich Wissen in Übereinstimmung mit den wahrnehmbaren Bedingungen einer Umwelt befinden.

Eine insbesondere in der analytischen Philosophie geläufige Definition ist: Wissen ist eine gerechtfertigte wahre Meinung (oder: Annahme.)

Übersicht

Wissen steht seit der griechischen Philosophie im Gegensatz zur Meinung. Demnach impliziert Wissen Wahrheit und kann durch keine Argumentation widerlegt werden, während eine Meinung zwar wahr sein kann, aber diskutabel ist.

Reale und imaginäre Objekte, Systeme und Prozesse können gegeneinander abgegrenzt und daher beschrieben und definiert werden. Wissen hingegen ist ein selbstbezüglicher Begriff für eine Gesamtheit und nicht überschaubar. Die Selbstbezüglichkeit zeigt sich in der Tatsache, dass eine Definition des Begriffs Wissen das Wissen selber verändert, weil die Definition ebenfalls Bestandteil des Wissens ist. Es kann daher nur eine Beschreibung der Wirkung von Wissen erfolgen.

Während es auf den ersten Blick klar zu sein scheint, was Wissen bedeutet, ist es sehr schwer, eine allgemeingültige Definition dafür anzugeben. Für jede bekannte Definition gibt es Fälle, in denen sie offensichtlich nicht das wiedergibt, was wir unter Wissen verstehen. Dieses Problem nennt man das Gettier- Problem.

Formen des Wissens

Deklaratives Wissen (Was)

Folgende Formen des Wissens können unterschieden werden:

- Wissen über Fakten: Zu den Fakten gehören numerische Fakten wie "das Planck'sche Wirkungsquantum ist h = 6,6261 ·10-34 Js " oder Propositionen wie "Der Wolf ist ein Raubtier".

- Wissen über Konzepte und Konzepteigenschaften: Konzepte werden durch ihren Konzeptnamen, ihre Extension und ihre Intension definiert. Extension ist die Menge aller Objekte, die zu dem Konzept gehört, die Intension ist die Menge der Merkmale, die ein Objekt besitzen muss, um zum Konzept zu gehören. Man unterscheidet zwischen Individualkonzepten, die als Extension eine eine lementige Menge besitzen, und Massenkonzepte wie Flüssigkeiten oder Schüttgut, die keine stückweise abzählbare Extension besitzen.

- Wissen über semantische Beziehungen: Semantische Beziehungen sind Aussagen zu zwei oder mehreren Konzepten, wie zum Beispiel

- Teil-von Beziehungen: (Klinge- Schwert).
- Ist-ein Beziehung (Wolf- Raubtier).
- Zeitliche Beziehungen (chronologische Abfolge, Simultanität).
- Räumliche Beziehungen (Behälter-Inhalt).
- Kausalbeziehungen (Blitz- Donner).

- Wissen über Ereignisse und Handlungen: Ein Ereignis ist eine Zustandsänderung eines Objektes zu einem bestimmten Zeitpunkt oder über ein Zeitintervall hinweg. Eine Handlung ist ein Ereignis, das von einem Aktor absichtsvoll ausgelöst wurde.

- Wissen über Regeln und einschränkende Bedingungen (Constraints): Wissen über einschränkende Bedingungen ist Wissen über die Unzulässigkeit von Zuständen oder Zustandsänderungen.

- Metawissen: Wissen über Wissen, wie z.B.

- Wissen über die Verlässlichkeit (Reliabilität) bzw. Güte (Validität) von Fakten oder anderen - Wissensarten.
- Wissen über Wissensqualität.

- Wissen als soziale Konstruktion: Grundlegend stellt die Wissenssoziologiefest, dass Erkenntnis nicht im Individuum, sondern in einem sozialen Kontext eingebettet ist, das bedeutet Wissen ist sozialbedingt.

Operatives Wissen(Wie)

- Wissen über Vorgänge und Verfahren: Ein Vorgang ist eine lang andauernde Handlung. Ein Verfahren ist eine festgelegte Anzahl von miteinander verketteten Einzelhandlungen, für die oft eine bestimmte Reihenfolge verbindlich ist. Wissen über ein Verfahren bezeichnet man als "Know-how".

- Wissen, wie man Wissenslücken schliessen kann (zum Beispiel indem man Unbekanntes erfragt).
- Wissen, wie man neues Wissen aus vorhandenem Wissen ableitet (Inferenzstrategien).
- Wissen, wie man Wissen strukturiert und neues Wissen hinzufügt

- Wissen über Probleme und Problemlösungsstrategien: Bildung einer formalen Beschreibung eines Problems mit dem Ziel der Klassifikation des Problems in eine bekannte Problemklasse, zu der eine Problemlösungsstrategie bekannt ist.

Diskursives Wissen - Systematische Ansätze

Im Gegensatz zum umgangssprachlichen Verständnis von Wissen bemüht sich der von Helmut F. Spinner begründete Karlsruher Ansatz der integrierten Wissensforschung (KAW) um eine Systematisierung des gesamten Begriffsfeldes um "Wissen aller Arten, in jeder Menge und Güte"; Spinner initiierte daher das Wissensarten- ,Wissensordnungs- und Wissensverhaltensprojekt.

Er schlägt folgende Terminologie vor:

- "Wissen ist semantische Information (unabhängig von Richtigkeit und Wichtigkeit)"
- "Information ist inhaltliches Wissen"
- "Erkenntnis ist Information plus x"

Im Rahmen des Wissensmanagement wird Wissen als eine Ressource betrachtet, die nicht nur von Individuen, sondern auch von anderen Systemen wie Gruppen und Organisationen erzeugt bzw. ausgehend von implizitem Wissen explizit gemacht wird.

Zitate

- Ich weiss, dass ich nichts weiss. - (Sokrates)
- Wissen heisst wissen, dass wir nicht wissen können. - Ralph Waldo Emerson(aus dem Essay: Montaigne oder der Skeptiker)
- Wissen ist Macht. - (Francis Bacon)
- Nützliches Wissen macht weiser als viel Wissen. - (Äschylus)
- Der, der weiss, dass er nichts weiss, weiss immer noch mehr als der, der nicht weiss, dass er nichts weiss. - (Einstein)

Weblinks

- Beschreibung aus dem Lexikon der Philosophie
(http://www.phillex.de/wissen.htm)
- Diskussionen über Wissen
- Artikel "Universal Access: Wem gehört das Wissen? von Rainer Kuhlen http://www.bildung2010.de/gutzuwissen/thesen/thesen_kuhlen.html"
- DseWiki:OffenesWissen
http://www.wikiservice.at/dse/wiki.cgi?OffenesWissen

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Wissen

2.6 Thesaurus

Ein Thesaurus ist in der Dokumentationswissenschaft ein kontrolliertes Vokabular, dessen Begriffe durch Relationen miteinander verbunden sind. Die Bezeichnung wird gelegentlich auch für linguistische Thesauri oder wissenschaftliche Wortschatz- Sammlungen verwendet. Das Wort "Thesaurus" stammt aus dem Griechischen thesauros für Schatz, Schatzhaus aus dem Lateinischen.

Thesaurus bei Bildungstechnologischen Standards

Als Thesaurus bezeichnet man ein Modell, das versucht, ein Themengebiet genau zu beschreiben und zu repräsentieren. Es besteht aus einer systematisch geordneten Sammlung von Begriffen die in Beziehung zueinander stehen, der Thesaurus ist ein kontrolliertes Vokabular (Attributwertebereich) für das jeweils zu beschreibende Attribut. Es werden in erster Linie Synonyme, aber auch Ober- und Unterbegriffe verwaltet.

Beispiel: Bildnis (Synonym: Abbild, Bild, Spiegelbild), Tischler (Oberbegriff: Handwerker)

Thesaurus zur Dokumentation

In der Dokumentationswissenschaft hat sich der Thesaurus als geeignetes Hilfsmittel zurSacherschliessung und zum Auffinden von Dokumenten erwiesen. Dabei dienen Relationen zwischen den einzelnen Begriffen zum Auffinden bei der Indexierung(Vergabe von Schlagworten) und bei der Recherche. Im Gegensatz zu einem linguistischen Thesaurus enthält ein Thesaurus zur Dokumentation ein kontrolliertes Vokabular, d.h. eindeutige Bezeichnungen (Deskriptoren) für die gleichen Begriffe. Unterschiedliche Schreibweisen (Photo/Foto), Synonyme bzw. als gleichbedeutend behandelte Quasi- Synonyme, Abkürzungen, Übersetzungen etc. werden durch Äquivalenzrelationen miteinander in Beziehung gesetzt. Andere Relationen sind Assoziations- und hierarchische Relationen.

Der Thesaurus dient als Dokumentationssprache zum Indexieren, Speichern und Wiederauffinden von Dokumenten. Die Relationen dienen in erster Linie dazu, bei der Indexierung und Recherche passende Benennungen für gesuchte Begriffe zu finden. Bei der Suche können Thesauri durch die automatische Erweiterung mit Synonymen und Unterbegriffen hilfreich sein.

Ein Thesaurus kann damit auch allgemein zur Begriffsklärung dienen. Im Gegensatz zu einer Systematiktreten in einem Thesaurus häufig Polyhierarchien auf. Daher ist es auch nicht Aufgabe eines Thesaurus, ein Wissensgebiet systematisch in seiner Gesamtheit zu strukturieren. Der menschliche Drang, Objekte durch Klassifikation zu ordnen, kann die Erstellung eines Thesaurus sogar sehr behindern.

Die Thesaurusnormen DIN 1463-1 bzw. das internationale Äquivalent ISO 2788 sehen folgende Relationsarten und dazugehörige Abkürzungen vor:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die häufigsten Relationen in einem Thesaurus sind Äquivalenz- ,Assoziations- undhierarchische Relationen.

I.d.R. definieren die Äquivalenzrelationen bestimmte Bezeichnungen als Vorzugsbenennungen. Die Nicht- Vorzugsbenennungen erhalten dabei einen Verweis auf die ihnen äquivalente Vorzugsbenennung.

Beispiel:

Fahrzeuge verweist auf die Unterbegriffe LKW und PKW.

Auto verweist auf die Vorzugsbenennung PKW und mit einer Assoziationsbeziehung ("siehe auch") auf LKW.

Siehe auch: semantisches Netz

Thesaurus als Sammelwerk

Früher verstand man unter einem Thesaurus ein wissenschaftliches Sammelwerk mit dem gesamten Wortschatz einer Sprache. Bekannt sind unter anderem der Thesaurus Linguae Graecae und der Thesaurus Linguae Latinae. Bei diesen Werken handelt es sich genau genommen um Wörterbücher.

Linguistische Thesauri

In einem linguistischen Thesaurus sind Wörterähnlicher und verwandter Bedeutung durch Verweise verknüpft, so dass er unter anderem als Formulierungshilfe benutzt werden kann (z.B. DUDEN Band 8, Sinn- und sachverwandte Wörter). Dazu enthalten einige Textverarbeitungen eine Thesaurusfunktion.

Weblinks

- http://www.openthesaurus.de/- OpenThesaurus (Projekt zur Erstellung eines deutschsprachigen linguistischen Thesaurus)
- http://www.din.de/- Deutsches Institut für Normung e.V.
- http://www.bluerider.com/randomwordservice.php- free online thesaurus

Beispiele

- Getty Thesaurus of Geographic Names
- UNESCO Thesaurus
http://www.ulcc.ac.uk/unesco/
- INFODATA Thesaurus
http://www.infodata-edepot.de/thesaurus/START.HTM
- Standard Thesaurus Wirtschaft
(http://www.gbi.de/thesaurus)

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Thesaurus

2.7 Aktenplan

Definition

- Der Aktenplan bestimmt die innere Ordnung einer Registratur und gewährleisten eine einheitliche Ordnung innerhalb verschiedener Dienststellen, Filialen usw.
- Der Aktenplan bildet die Aufgaben einer Verwaltungseinheit ab.

Die Erarbeitung/Reorganisation eines Aktenplans

Es gibt mehrere Gründe, warum eine Verwaltungsstelle einen neuen bzw. überarbeiteten Aktenplan

einführen sollte. Die wichtigsten Punkte sind:

- Die Aktenführung mit dem aktuellen System ist nicht zufrieden stellend.
- Die Dienststelle übernimmt neue Aufgaben.
- Die Dienststelle zieht um oder wird reorganisiert.
- Es kommen neue elektronische Technologien für die Aktenführung in Einsatz.
- Bei der Informationsverwaltung werden hohe Fehlerquoten (Suchaktionen, unvollständige Dossiers, Doppelspurigkeiten, Verzögerungen im Informationsfluss) festgestellt.
- Es zeigen sich Mängel in der Aufbau- bzw. Ablauforganisation.
- Es werden neue Management- und Organisationsmethoden (z. B. New Public Management, WoV, Business Process Reengineering,...) eingeführt.
- Es gibt Koordinations- und Akzeptanzprobleme (bezüglich altem Aktenplan).
- Es gibt Personal- und Qualifikationsprobleme.

Wie geht man vor?

Die Erarbeitung oder die Reorganisation eines Aktenplans verlangen ein systematisches Vorgehen, das mit Vorteil den Grundsätzen des Projektmanagements folgt und - je nach Grösse des Projekts - schrittweise abläuft.

Für eine erfolgreiche Abwicklung des Projekts braucht es unter anderem die folgenden Voraussetzungen:

- Die Leitung der Dienststelle muss hinter dem Projekt stehen!
- Alle Betroffenen müssen zu Beteiligten gemacht werden. Ein Aktenplan, der von den Mitarbeitenden nicht akzeptiert wird, wird auch nicht gebraucht.
- Der Auftrag zur Reorganisation muss schriftlich formuliert sein, die Verantwortlichkeiten benennen und klare Ziele vorgeben.
- Es bedarf einer realistischen Ressourcenplanung mit eingerechneten Reserven.
- Im Vordergrund steht die Verbesserung von Leistung und Funktionalität der Aktenführung und nicht die Technologie.
- Die "Organisationsvorschriften Aktenführung" müssen zwingend überprüft werden.

Ablauf im Detail:

- Eine Projektgruppe erarbeitet einen Entwurf mit allen Kernaufgaben der Dienststelle und den dazugehörenden Unteraufgaben bis in die 2. Hierarchiestufe
- Vernehmlassung des Entwurfs
- Festlegung weiterer Hierarchiestufen in Zusammenarbeit mit den jeweils fachlich zuständigen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen
- Stellungnahme des Staatsarchivs einholen
- Genehmigung des Entwurfs
- Einsatz in der Praxis, ev. Übernahme in ein GEVER-System
- nach Möglichkeit: Vereinbarungen zwischen dem Staatsarchiv und der Dienststelle betr. die Aufbewahrung bzw. die Archivierung von Unterlagen (dort können auch die durch die Dienststelle „selbständig kassierbaren“ (vernichtbaren) Unterlagen definiert werden).

Ermittlung der Aufgaben zur Erstellung eines Aktenplans

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Aufgaben einer Dienststelle zu ermitteln. Aufgaben erkennt man in der Regel aus folgenden Unterlagen:

- Reglemente/Gesetze
- abgeleitete Aufgaben als Kernprozesse
- Produktestruktur
- Organisationsverordnung
- Geschäftsordnung
- Verwaltungsorganisationsrecht
- bisheriger Aktenplan
- Organigramme
- Stellenpläne
- Pflichtenhefte/Stellenbeschreibungen
- Geschäftsberichte
- usw.

Struktur des Aktenplans

- Der Aktenplan muss hierarchisch aufgebaut
- angemessen detailliert
- ausbaufähig sein.

Logische Gliederung des Aktenplans

Hierarchische Gliederungen sind immer mit einem Notationssystem (Zeichen, Symbole) verbunden. Bei Aktenplänen für Geschäftsunterlagen übernehmen die Positionsnummern diese Funktion.

- Die Vorteile einer logischen Gliederung des Aktenplans sind:
- Vorteile für die Verwaltung der physischen Ablage (einfache, einheitliche Ablage)
- Verwendung des Aktenzeichens als selbst sprechende Referenznummer auf Unterlagen
- Ableitung des Aktenzeichens von der Positionsnummer
- Eindeutigkeit der Positionsnummer.

Es gibt verschiedene Gliederungsmöglichkeiten von Aktenplänen. Wir erläutern hier die freie Zehnergliederung, die sich zum Beispiel in öffentlichen Verwaltungen bei konventionellen und elektronischen Systemen bewährt hat.

Freie Zehnergliederung

Diese Methode erlaubt eine übersichtliche, flexible und situationsgerechte Differenzierung und Abbildung der Kompetenzen, Aufgaben und Geschäfte einer Verwaltungseinheit.

In der Freien Zehnergliederung stehen 10 Hauptpositionen (0-9) zur Verfügung. Diese Hauptgruppen müssen sämtliche Kernaufgaben der Dienststelle grob umfassen. Durch Hinzufügen einer zweiten Zahl erfolgt die Zerlegung der Hauptposition in 10 Gruppentitel zweiter Ordnung. Der hierarchische Aufbau erlaubt einen laufenden Ausbau und eine strukturierte Suche.

Modell freie Zehnergliederung - Beispiel Aktenplan Universität St. Gallen

1 ORGANISATION DER UNIVERSITÄT

10 Allgemeines

11 Universitätsrat

12 Senat

13 Senatsausschuss

14 Rektorat

15 Abteilungen

16 Stiftungsrat

150 Allgemeines

152 Volkswirtschaftliche Abteilung

153 Juristische Abteilung

154 Kulturwissenschaftliche Abteilung

155 Technologisch-naturwissenschaftliche Abteilung

Diese Unterteilung wird soweit weitergeführt, wie es die sachlichen und dienstlichen

Verhältnisse erfordern.

Massgebend für eine Unterteilung sind:

- die Besonderheit der Geschäfte (Produkte, Projekte usw.)
- die Menge der Unterlagen (ist v.a. bei Papierunterlagen ein Kriterium)
- Bedürfnisse der Dienststellen bzw. Sachbearbeiter/Sachbearbeiterinnen
- Zugriffsvergabe

Oft genügt eine sachliche Untergliederung von bis zu fünf Hierarchiestufen. Eine weitergehende Gliederung hat sich meist nicht bewährt. Es empfiehlt sich hingegen, Seriendossiers zu bilden.

Grundsätzlich müssen bei der Tiefe der Gliederung die Bedürfnisse der Benutzerinnen und Benutzer berücksichtigt werden.

Die Rubrik ist die tiefste Stufe des Aktenplanes. Hier erfolgt die Aktenbildung auf Stufe Dossier. Die einzelnen Unterlagen werden chronologisch zugeordnet.

Dossierbildung freie Zehnergliederung

521 Institut für Tourismus und Verkehrswirtschaft

521.0 Allgemeines

521.1 Satzungen

521.2 Protokolle

521.3 Kurse

521.4 Jahresberichte

521.5 Budgets/Rechnung

521.6 Pressespiegel

Es sind auch andere systematische Gliederungen anwendbar, wenn dadurch die Anforderungen der Weisungen über die Aktenführung erfüllt sind.

Erfahrungen mit Aktenplänen

In öffentlichen Verwaltungen hat sich die freie Zehnergliederung bewährt. Der Vorteil ist, dass dieses System einer DIN- anerkannten Logik folgt und jederzeit flexibel ausbaubar ist. Zu flache bzw. zu stark differenzierte Ordnungssysteme weisen folgende Nachteile auf:

Zu flache, d.h. zuwenig differenzierte Ordnungssysteme ergeben, dass sich in den Dossiers eine zu grosse Menge von Unterlagen bildet. Nachteil: Es wird schwierig, die zu einem Geschäft gehörenden Dokumente effizient zusammenzustellen und die Ablieferung an das Archiv wird erschwert. Es empfiehlt sich deshalb, bei flachen Aktenplänen Seriendossiers zu bilden.

Zu stark differenzierte Ordnungssysteme beeinträchtigen die Übersichtlichkeit und erschweren die Zuordnung von Unterlagen zum „richtigen” Dossier. Nachteil: Die Benutzerfreundlichkeit des Systems und die Akzeptanz bei den Benutzern/Benutzerinnen werden reduziert.

Sachliche Gliederung des Aktenplans

Die Hierarchie des Aktenplans wird durch Positionen gebildet. Sie haben die Eigenschaft eines Gruppentitels oder einer Rubrik.

- Die Gruppentitel dienen der sachlichen Gliederung. Unter den Gruppentiteln werden eine Dossiers gebildet.
- Die Rubriken sind die unterste Stufe im Aktenplan. Sie dienen zur Bildung von Sach- oder Seriendossiers.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Begriffe

Position: Element zur Gliederung eines Ordnungssystems. Positionen haben die Eigenschaft eines Gruppentitels oder einer Rubrik. Sie bilden die Hierarchie des Ordnungssystems ab. Die Gruppentitel dienen für die sachliche Gliederung der Rubriken. Unter den Gruppentiteln werden keine Dossiers gebildet. Die Rubriken stellen die unterste Stufe im Ordnungssystem dar. Sie dienen zur Bildung von Sach- oder Seriendossiers. Bei Sachdossiers ist nur ein offenes, bei Seriendossiers sind mehrere offene Dossiers zulässig.

Positionsnummer: Numerisches oder alphanumerisches Zeichen zur Identifikation der Position des Ordnungssystems.

Positionstitel: Bezeichnung des unter der Position geführten Aufgabenbereichs bzw. der Aufgabe.

Titelbildung im Aktenplan (Beispiele)

Sachdossiers: Bei dieser Art kann je Rubrik nur ein Dossier eröffnet werden.

Beispiel:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Seriendossiers

Bei dieser Art können je Rubrik mehrere Dossiers eröffnet werden. Es bedarf aber zusätzlicher Merkmale, so genannter Zusatzkomponenten. Diese können sein: Namen (natürliche oder juristische Person), Jahrzahlen, Laufnummern, geografische Bezeichnungen (Gemeindeverzeichnis) usw.

Beispiel:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Sprachliche Gestaltung von Planpositionen und Dossier- Titeln

Der Titel hat die Aufgabe, den Inhalt der Unterlagen zutreffend zu kennzeichnen.
Die wichtigsten Gestaltungsmerkmale sind:

- Der Titel soll eine rasche Information über die Unterlagen ermöglichen. Er soll daher knapp und überschaubar formuliert werden.
- Die übergeordneten Gruppentitel ergeben einen Sinn für die untergeordneten Positionen.
- Heute gebräuchliche Fremdwörter und Abkürzungen (z.B. UNESCO) sollen beibehalten und ungeändert übernommen werden.
- Innerhalb der Hauptgruppen ergibt sich ein sich wiederholendes Muster (z.B. 31 Rechtsgrundlagen, 41 Rechtsgrundlagen usw.). Dies verleiht dem Aktenplan etwas „ Repetitives”. Benutzer/Benutzerinnen, die diese Muster kennen, finden sich leichter zurecht.
- Mit der Vergabe von Schlagwörtern können Querverweise und Verbindungen zwischen verschiedenen Titeln hergestellt werden, falls sich Unterlagen nicht eindeutig zuweisen lassen.

Die organisatorischen Attribute

Administrative Aufbewahrungsfrist für Dossiers

Diese Fristen bezeichnen die Zeitspanne, bis zu deren Ablauf die Unterlagen aus rechtlichen oder administrativen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Archivierungsvermerk

Vermerk für Positionen, die nicht archivwürdige Unterlagen enthalten. Diese Unterlagen müssen dem Staatsarchiv nicht zur Übernahme angeboten werden.

Kassationsdatum

Datum der Vernichtung der nicht archivwürdigen Unterlagen.

Ablagestandort

Eindeutig identifizierbarer „Standort” von konventionellen und/oder elektronischen Dossiers.

Anbietezeitpunkt

Spätestens bis zu diesem Zeitpunkt müssen die Unterlagen dem Staatsarchiv zur Archivierung angeboten werden.

Zugriffsrechte

Organisationseinheiten, Rollen oder Personen, die auf die Unterlagen zugreifen dürfen.

Federführende Organisationseinheit

Organisationseinheit, die für das Geschäft oder Teilgeschäft federführend ist.

Ablösung des alten durch einen neuen Aktenplan (Generationenwechsel)

Vorgehen:

- Abschliessen von "alten" Geschäften - Übernahme von laufenden Geschäften in das neue System.

Auf einen bestimmten Zeitpunkt wird der alte Aktenplan "stillgelegt" und der neue Aktenplan tritt in Kraft. Die noch laufenden Geschäfte werden in die neue Ablage übernommen, die alten Geschäfte werden abgeschlossen.

- Abgabe der Altakten

Unterlagen, die nicht in die neue Registratur übernommen werden, sind anhand des alten Aktenplanes in der Altablage der Dienststelle aufzubewahren und später dem Staatsarchiv anzubieten. Diese Unterlagen werden anhand des „Leitfaden für die Aktenbewertung und die Aktenablieferung in den Diensstellen des Kantons St.Gallen.“ an das Staatsarchiv abgeliefert.

- Konkordanzplan

Für die Übergangsphase empfiehlt sich die Erstellung eines Konkordanzplanes. Er verweist von den Positionen des alten zu den entsprechenden des neuen Planes und umgekehrt.

- Laufende Weiterentwicklung eines Aktenplans

Der Aktenplan ist laufend durch die autorisierten Personen anzupassen.

Quelle: http://www.sg.ch/kultur/bibliothek_staatsarchiv/staatsarchiv/ablieferungen.html (z.T. durch den Verfasser ergänzt)

2.8 Registratur

Unter Registratur versteht man die Schriftgutverwaltung einer Behörde, Firma oder eines sonstigen Registraturbildners.

Die innere Ordnung einer Registratur wird durch einen Aktenplan bestimmt. Solche Aktenpläne gewährleisten eine einheitliche Ordnung innerhalb verschiedener Dienststellen, Filialen usw.

Statt einer zentralen Registratur gibt es häufig dezentrale Sachbearbeiterablagen.

Man unterscheidet zwischen der laufenden Registratur, in der die aktuellen Geschäftsvorgänge bereitgehalten werden, und der Altregistratur (Archiv), in die abgeschlossene Vorgänge eingeordnet werden. Im öffentlichen Archivwesen gibt es anstelle einer Altregistratur häufig das Zwischenarchiv, bei dem die Unterlagen zwar vom Archiv verwaltet werden, aber noch der Verfügung des Registraturbildners unterstehen.

Aufbewahrungsfristen, oft auf der Grundlage von Registraturordnungen, regeln - idealerweise abhängig von der Wichtigkeit und Zugriffshäufigkeit bestimmter Vorgangstypen -, wie lange diese in der Altregistratur vorzuhalten sind.

Nach Ablauf dieser Fristen gelangt das Schriftgut in das zuständige Archiv (Bundesarchiv, Landesarchiv, Stadtarchiv, Firmenarchiv usw.), sofern es sich um archivwürdiges Schriftgut handelt. Bei Sachbetreffen ohne bleibenden Wert erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen die Kassation der Unterlagen.

Quelle: "http://de.wikipedia.org/wiki/Registratur_%28Akten%29"

2.9 Elektronische Archivierung

Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Daten. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begriff Elektronische Archivierung fasst unterschiedliche Komponenten zusammen, die im angloamerikanischen Sprachgebrauch separat als "Records Management", "Storage" und "Preservation" bezeichnet werden. Der wissenschaftliche Begriff eines Archivs und der Archivierung ist inhaltlich nicht identisch mit dem Begriff, der von der Dokumentenmanagementbranche verwendet wird.

Elektronische Archivierung

Der Begriff der elektronischen Archivierung wird sehr unterschiedlich benutzt. Während heute Unternehmen schon Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren für handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente als nur sehr schwierig umsetzbar sehen, wird in historischen Archiven von einer sicheren, geordneten und jederzeit zugreifbaren Aufbewahrung von Informationen mit Speicherzeiträumen von 100, 200 oder gar 300 Jahre gesprochen. Angesichts der sich ständig verändernden Technologien, immer neuer Software, Formate und Standards, eine gigantische Herausforderung für die Informationsgesellschaft.

Archivierung ist kein Selbstzweck. Die Aufbewahrung, Erschliessung und Bereitstellung von Information ist eine unabdingbare Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen. Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Information wachsen die Probleme der langzeitigen Aufbewahrung obwohl moderne Softwaretechnologien wesentlich besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als dies herkömmlich mit Papier, Aktenordnern und Regalen möglich war. Immer mehr Information entsteht digital und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine mögliche Repräsentation des ursprünglichen elektronischen Dokuments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur noch in elektronischer Form. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen sich verstärkt mit dem Thema elektronische Archivierung auseinander zu setzen.

Für die elektronische Archivierung haben sich zwei Definitionen eingebürgert:

Elektronische Langzeitarchivierung

die Informationen werden mindestens 10 Jahre und länger aufbewahrt und zugreifbar gehalten

Der Begriff Langzeitarchivierung ist im Prinzip ein "weisser Schimmel", da Archivierung den Langzeitaspekt bereits impliziert.

Revisionssichere elektronische Archivierung

die revisionssicherer Archivierung, die Archivsystemlösung entspricht den gesetzlichen Anforderungen an die sichere, ordnungsgemässe Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren.

Folgende Kriterien sind sowohl für papiergebundene wie elektronische Daten zu berücksichtigen:

- Ordnungsmässigkeit
- Vollständigkeit
- Sicherheit des Gesamtverfahrens
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung
- Sicherung vor Verlust
- Nutzung nur durch Berechtigte
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Dokumentation des Verfahrens
- Nachvollziehbarkeit
- Prüfbarkeit

Diese Kriterien sind fachlich definiert und bedürfen der Interpretation, wenn es um die Umsetzung in technischen Systemen geht.

International ist die Funktionalität und der Umfang von elektronischen Archiven in der ISO Norm 17421 definiert.

Zehn Merksätze zur revisionssicheren Archivierung

Die folgenden 10 Merksätze zur revisionsischeren elektronischen Archivierung stammen von VOI (http://www.voi.de) Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Für die Schweiz gilt die Verordnung vom 24. April 2002 über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV).

- Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden
- Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
- Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein
- Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist
- Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können
- Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können
- Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können
- Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist
- Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist
- Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen

Umsetzung der Anforderungen in elektronischen Archivsystemen

Zur Erfüllung dieser Vorgaben wurden Archivsysteme bestehend aus Datenbanken, Archivsoftware und Speichersystemen geschaffen, die in Deutschland von zahlreichen Herstellern und Systemintegratoren angeboten werden. Diese Systeme basieren meistens auf dem Ansatz über eine Referenzdatenbank mit den Verwaltungs- und Indexkriterien auf einen externen Speicher zu verweisen, in dem die Informationsobjekte gehalten werden. Diese so genannte Referenz- Datenbank- Architektur war notwendig, um grosse Mengen von Informationen von den zwar schnellen aber teueren Online- Speichern in separate Archivspeicher auszulagern. Die Datenbank erlaubt über den Index dabei jederzeit das Dokument wieder zu finden und mit einem entsprechenden Anzeigeprogramm dem Anwender bereitzustellen. In den Frühzeiten dieser Technologie handelte sich meistens um sehr geschlossene, eigenständige Systeme, die praktisch zu „Inseln“ in der IT-Landschaft führten. Heute gliedern sich Archivsysteme als nachgeordnete Dienste in die IT- Infrastruktur ein, werden direkt von Bürokommunikations- und Fachanwendungen bedient und stellen diesen Anwendungen auch die benötigten Informationen zur Verarbeitung und Anzeige wieder zur Verfügung. Für den Anwender ist es dabei unerheblich, wo die benötigte Information gespeichert ist, Archivspeichersysteme und die Speicherorte der Dokumente sind für ihn unerheblich. Die Diskussion um das „richtige“ Speichermedium für die elektronische Archivierung führten meistens nur die IT-Fachleute, Projektmitarbeiter und Rechtsabteilungen wenn es um die Auswahl und Einführung eines elektronischen Archivsystems ging.

Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem

Elektronische Archivsysteme zeichnen sich durch folgende eigenständige Merkmale aus:

- programmgestützer, direkter Zugriff auf einzelne Informationsobjekte, landläufig auch Dokumente genannt, oder Informationskollektionen, z.B. Listen, Container mit mehreren Objekten etc.
- Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die gesuchte Information direkt zugreifen zu können
- Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom gescannten Fax über Word-Dateien bis hin zu komplexen XML- Strukturen, Listen oder ganzen Datenbankinhalten
- Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal beschreibbaren Medien einschliesslich dem Zugriff auf Medien die sich nicht mehr im Speichersystem direkt befinden
- Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen längeren Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann
- Bereitstellung von Informationsobjekten unabhängig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Clienten und mit Übergabe an andere Programme
- Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Vereinfachung der Erfassung durch Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis
- Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Viewer zur Anzeige von Informationsobjekten, für die die ursprünglich erzeugende Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht
- Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte gegen unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit der gespeicherten Information
- Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Speichersysteme, um z.B. durch Zwischenspeicher (Caches) schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung der Informationen zu gewährleisten
- Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als Dienste in beliebige Anwendungen integrieren zu können
- Eigenständige Widerherstellungsfunktionalität (Recovery), um inkonsistent gewordene oder gestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder aufbauen zu können
- Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden können und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet wurden
- Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte beschreibende Meta-Daten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten
- Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und verlustfreien Migrationsverfahren

All diese Eigenschaften sollten deutlich machen, dass es nicht um hierarchisches Speichermanagement oder herkömmliche Datensicherung geht. Elektronische Archivsysteme sind eine Klasse für sich, die als nachgeordnete Dienste heute in jede IT- Infrastruktur gehören.

Speichertechnologien für die elektronische Archivierung

Bei den elektronischen Speichertechnologien muss man heute eine Trennung zwischen der Verwaltungs- und Ansteuerungssoftware einerseits und den eigentlichen Speichermedien andererseits machen. Herkömmliche magnetische Speichermedien gelten als nicht geeignet für die elektronische Archivierung, da die gespeicherten Informationen jederzeit geändert und überschrieben werden können. Dies betrifft im besonderen Masse Festplatten, die von Betriebssystemen dynamisch verwaltet werden. Magnetische Einflüsse, „Head-Crashs“ und andere Risiken weisen den Festplatten die Rolle der reinen Onlinespeicher zu. Bei Magnetbändern kam neben der Löschbarkeit hinzu, dass diese hohen Belastungen und Abnutzungen sowie magnetischen Überlagerungen bei zu langer Aufbewahrung unterliegen. In den 80er Jahren wurden daher spezielle digital-optische Speichermedien entwickelt, die in ihrem Laufwerk mit einem Laser berührungsfrei nur einmal beschrieben werden können. Diese Speichertechnologie bezeichnet man als WORM „Write Once, Read Many“. Die Speichermedien selbst waren durch ihre physikalischen Eigenschaften gegen Veränderungen geschützt und boten eine wesentliche höhere Lebensdauer als die bis dahin bekannten magnetischen Medien.

In diese Kategorie von Speichermedien fallen heute folgende Typen:

CD Medium

Nur einmal beschreibbare Compact Disk Medien mit ca. 650 MegaByte Speicherkapazität. Die Speicheroberfläche im Mediums wird beim Schreiben irreversibel verändert. CD- Medien sind durch die ISO 9660 standardisiert und kostengünstig. Die Qualität mancher billiger Medien ist aber für eine Langzeitarchivierung als nicht ausreichend zu erachten. Für Laufwerke und Medien gibt es zahlreiche Anbieter. Die Ansteuerung der Laufwerke wird von den Betriebssystemen direkt unterstützt.

DVD-WORM

Ähnlich wie die CD wird bei der DVD-WORM die Speicheroberflächen irreversibel im Medium verändert. DVD sind derzeit noch nicht einheitlich genormt und bieten unterschiedliche Speicherkapazitäten zwischen 4 und 12 Gigabyte. Beim Einsatz für die Archivierung ist daher darauf zu achten, das Laufwerk und Medien den Anforderungen der langzeitigen Verfügbarkeit gerecht werden. Es gibt auch hier zahlreiche Anbieter und die meisten Laufwerke werden auch direkt von den gängigen Betriebssystemen unterstützt.

5¼“ WORM

Bei diesen Medien und Laufwerken handelt es sich um die traditionelle Technologie, die speziell für die elektronische Archivierung entwickelt wurde. Die Medien befinden sich in einer Schutzhülle und sind daher gegen Umwelteinflüsse besser gesichert, als CD und DVD, die für den Consumer- Markt entwickelt wurden. Die Medien werden mit einem Laser beschreiben und bieten eine äusserst hohe Verfälschungssicherheit. Der derzeitige Stand der Technik sind so genannte UDO- Medien, die einen blauen Laser verwenden und eine Speicherkapazität von 50 Gigabyte bieten. Zukünftig ist mit noch deutlich höheren Kapazitäten je Medium zu rechnen. Nachteilig ist, dass Medien der vorangegangenen Generationen von 5¼“- Medien in den neuen Laufwerken nicht verwendet werden können. Von diesen sind noch mehrere verschiedene Technologien am Markt verfügbar. Für den Anschluss von 5 ¼“- Laufwerken ist spezielle Treibersoftware notwendig.

Für die Verwaltung und Nutzung der Medien sind so genannte Jukeboxen, Plattenwechselautomaten, gebräuchlich. Diese stellen softwaregestützt die benötigten Informationen von Medien bereit. Die Software ermöglicht es in der Regel auch, Medien mit zu verwalten, die sich nicht mehr in der Jukebox befinden und auf Anforderung manuell zugeführt werden müssen. Die Software zur Ansteuerung von Jukeboxen wird direkt in die Archivsoftware integriert aber auch als unabhängige Ansteuerungssoftware angeboten. Zum Anschluss von Jukeboxen bedient man sich in der Regel eigener Server, die auch die Verwaltung und das Caching übernehmen. Inzwischen können solche Systeme aber auch als NAS Network attached Storage oder integriert in SAN Storage Area Networks genutzt werden. Die Software ermöglicht dabei respektable Zugriffs- und Bereitstellungszeiten, die im Regelfall ein ausreichendes Antwortzeitverhalten garantieren.

Neben diese klassischen Archivspeicher, die auf rotierenden, digital- optischen Wechselmedien basieren, treten inzwischen zwei weitere Technologien:

CAS Content Adressed Storage

Hierbei handelt es sich um Festplattensysteme, die durch spezielle Software die gleichen Eigenschaften wie ein herkömmliches WORM- Medien erreichen. Ein Überschreiben oder der Ändern der Information auf dem Speichersystem wird durch die Kodierung bei der Speicherung und die spezielle Adressierung verhindert. Bei diesen Speichern handelt es sich um abgeschlossene Subsysteme, die allerdings nahezu wie herkömmliche Festplattensysteme direkt in die IT-Umgebung integriert werden können. Sie bieten Speicherkapazitäten mit hoher Performance im TeraByte-Bereich.

WORM-Tapes

WORM-Tapes sind Magnetbänder, die durch mehrere kombinierte Eigenschaften ebenfalls die Anforderungen an ein herkömmliches WORM-Medium erfüllen. Hierzu gehören spezielle Bandmedien sowie geschützte Kassetten und besondere Laufwerke, die die Einmalbeschreibbarkeit sicherstellen. Besonders in Rechenzentren, in denen Bandroboter und Librarysysteme bereits vorhanden sind, stellen die WORM- Tapes eine einfach zu integrierende Komponente für die Langzeitarchivierung dar. Die vorhandene Steuersoftware kann mit den Medien umgehen und auch entsprechendes Umkopieren und Sichern automatisieren.

Besonders für grössere Unternehmen und Verwaltungen mit Rechenzentren stellen Festplatten- oder WORM-Tape- Archive eine Option dar, da sie sich einfach in den laufenden Betrieb integrieren lassen.

Strategien zur Sicherstellung der Verfügbarkeit archivierter Information

Standardisierung

Wesentliche Voraussetzung für die langfristige Verfügbarmachung elektronischer Information ist die Einhaltung von Standards. Zu berücksichtigen sind Aufzeichnungsformate, Metadaten, Medien und die Dateiformate der Informationsobjekte selbst. Schon bei der Erzeugung von Daten sollte die langfristige Speicherung berücksichtigt werden. Langzeitig stabile Formate sollten bevorzugt verwendet werden. Eigenschaften eines solchen Formats sollten eine weite Verbreitung, eine offene Spezifikation (Norm) oder die spezielle Entwicklung als Format zur langfristigen Datenspeicherung sein. Beispiele sind XML- Dateien, TIFF und PDF-Archive.

Migration

Eine Methode zur Sicherstellung der Verfügbarkeit ist die Migration von Information in eine neue Systemumgebung. Sie stellt unter Umständen ein Risiko dar, wenn die Informationen nicht nachweislässlich unverändert, vollständig und weiterhin uneingeschränkt wieder findbar von einer Systemlösung auf eine andere migriert werden. Originalität und Authentizität können durch eine Migration in Frage gestellt werden. Anderseits zwingt der technologische Wandel die Anwender auf neue Speicher- und Verwaltungskomponenten rechtzeitig zu wechseln, um die Information verfügbar zu halten. Die Migration ist daher bereits bei der Ersteinrichtung eines Archiv- und Speichersystems zu planen, um ohne Risiko und Aufwand den Wechsel vollziehen zu können. Kontrollierte, verlustfreie, „kontinuierliche Migration“ ist zur Zeit die wichtigste Lösung, Information über Jahrzehnte und Jahrhunderte verfügbar zu halten. Das Thema Migration wurde durch die Veränderungen und die Konsolidierung des Dokumentenmanagement- Marktes mit dem Verschwinden von zahlreichen Anbietern häufig diskutiert. Der Wegfall einzelner Produkte zwingt zur Migration auf andere Formate, manchmal mit Hilfe eines eigenen Migrationsprogramms. Wer ein Archivsystem einführt, muss sich daher von Anbeginn an mit dem Thema Migrationsplanung beschäftigen.

Emulation

In der wissenschaftlichen Welt wird noch ein zweites Modell ähnlich stark diskutiert: Emulation. Emulation heisst, die Eigenschaften eines älteren Systems so zu simulieren, dass damit auch Daten dieses Systems mit neueren Computern und Betriebssystemen wieder genutzt werden können. Beispiele gibt einige, zum Beispiel bei Computerspielen oder Apple- Computern. Diese Lösungsstrategie wird im Bereich der langfristigen Datenspeicherung aber noch nicht in grösserem Ausmass eingesetzt. Nachteile sind, dass der Aufwand künftiger Emulationsschritte nicht planbar ist und bei einem zu grossen Paradigmenwechsel eines Tages vielleicht gar nicht mehr durchführbar ist. Diese Nachteile gelten in ähnlicher Form auch für nicht rechtzeitig durchgeführte Migrationen.

Kapselung

Als Vorbereitung für Emulation eignet sich insbesondere das Kapselung-Verfahren. Dabei werden zusätzlich mit der zu bewahrenden Datei oder dem Informationsobjekt auch noch die Software, mit der man es visualisieren und reproduzieren kann, sowie die zugehörigen Metadaten in einer "Kapsel" gespeichert. Damit sind alle für die Nutzung notwendigen Informationen in Zukunft sofort zuzsammenhängend gespeichert. Durch diese Methode können die zu speichernden Objekte sehr gross werden, ohne dass jedoch vollständig sichergestellt ist, dass die mitarchivierte Software auch in zukünftigen Betriebssystemumgebungen lauffähig ist.

Konversion zur Laufzeit

Lassen sich die Formate der zu speichernden Informationsobjekte nicht kontrollieren und auf wenige Langzeitformate einschränken, sind Konverter und Viewer systemseitig ständig vorzuhalten, die ältere Formate in anzeigbare Formate beim Aufruf der Objekte wandeln. Dies führt mittelfristig zu einer Vielzahl von bereitzuhaltenden Konvertern und Viewern, für die eine eigenständige Verwaltung erforderlich ist, um zu einem älteren Informationsobjekt den jeweils passenden, aktuellen Konverter aufrufen zu können. Die Konversion zur Laufzeit unterscheidet sich von der Emulation dadurch, dass nicht ein ältere Umgebung aufgerufen sondern das Objekt für die aktuelle Umgebung gewandelt wird. Spezielle Eigenschaften von Formaten, elektronische Signaturen und Digital- Rights- Management-Komponenten können hierbei, ebenso wie bei den anderen Verfahren, zu Problemen führen.

Rechtliche und regulative Vorgaben für die elektronische Archivierung

Das Thema Archivierung und Langzeitspeicherung hat in den letzten Jahren besonders durch rechtliche und regulative Vorgaben an Bedeutung gewonnen. Die Gleichbehandlung von digitalen Dokumenten mit elektronischer Signatur wie herkömmlichen Papierdokumente, der Sarbanes-Oxley-Act und andere Compliance- Anforderungen in den USA, die Diskussion um die Archivierung steuerrelevanter Daten entsprechend den GDPdU in Deutschland machen sichere Archiv- und Speichersysteme erforderlich. Im Rahmen der Diskussion der gesetzlichen Anforderungen stellte sich häufig die Frage nach dem „richtigen“ Speichermedium. Traditionelle WORM-Medien, die physisch nur einmal beschreibbar sind, erhoben den Anspruch die einzig richtigen Speichermedien zu sein. Die Hersteller von Festplattensystemen und WORM-Tapes konterten. Grundsätzlich gilt jedoch, dass Gesetze und Verordnungen medienneutral sind (oder sein sollten), da angesichts der langfristigen Aufbewahrungszeiträume auch Technologiewechsel berücksichtigt werden müssen. Das richtige Medium gibt es daher nicht. Das gesamte Verfahren der Archivierung muss geschlossen und sicher sein. Dies geht über die Frage der Laufwerke und Medien hinaus und bezieht auch die organisatorischen Prozesse mit ein.

Weiterentwicklung

Die Elektronische Archivierung entspricht der "Preserve"- Komponente im Enterprise- Content-Management-Modell. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Entscheidend für den Einsatz von Archiv-Speichertechnologien ist inzwischen die Software geworden. Sie sichert unabhängig vom Medium die Unveränderbarkeit der Information, sie ermöglicht den schnellen Zugriff und sie verwaltet gigantische Speichermengen. Bisher waren elektronische Archive eine spezielle Domäne der Archivsystemanbieter. Nunmehr wird aber die Speichertechnologie selbst immer intelligenter. Systemmanagement- und Speicherverwaltungssoftware verwalten inzwischen auch die elektronischen Archive. Zusätzlich kann immer noch ein herkömmliches Archiv-, Records-Management- oder Content- Management-System für die inhaltliche Strukturierung, die Ordnung, Erschliessung und Bereitstellung der Informationen eingesetzt werden. Die Speichersystemanbieter rüsten jedoch auf. Ihr Ziel ist es, Archivspeicher als Infrastruktur betriebssystemnah und für alle Anwendungen gleich bereitzustellen: Dieser Trend im Jahr 2003 wird ILM Information Lifecycle Management genannt und soll die elektronische Archivierung einschliessen. Besonders das Versprechen, das ILM Migrationen unnötig macht oder automatisiert, weckt bei vielen Anwendern Interesse. Der Anspruch an ILM ist dabei deutlich jenseits des herkömmlichen HSM, Hierarchisches-Speicher- Management, angesiedelt. Es geht zunehmend um die Software zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Information anstelle von reiner Speicherhardware. Elektronische Archivierung wird als nachgeordneter Dienst eingesetzt, der in Enterprise- Content-Management- Lösungen integriert wird, aber als Archivierungskomponente allen Anwendungen zur Verfügung steht, deren Informationen langfristig und sicher aufbewahrt werden müssen.]

Literatur

- Uwe Borghoff, Peter Rödig, Jan Scheffczyk: Langzeitarchivierung. dPunkt- Verlag, 2003, ISBN 3- 8986- 4245- 3Amazon.de (http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3898642453)
- Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze der elektronischen Archivierung. VOI-Kompendium Band 3. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., Darmstadt 1997, ISBN 3-932898-03-6, Amazon.de (http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3932898036
- Ulrich Kampffmeyer: Elektronische Archivierung und Storage- Technologien. Speicherguide, 2003,Link (http://www.project- consult.net/files/Archivierung_Storage_20031208.pdf)
- Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?. PROJECT CONSULT, Hamburg 2003, 411 Seiten, ISBN 3-9806756-4- 5Amazon.de (http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3980675645/qid=1093178603)
160- seitiger Auszug als PDF
(http://www.project- consult.net/files/IIR_Wohin%20geht%20die%20Reise.pdf) aus dem Buch Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
- Verordnung vom 24. April 2002 über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV)

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung

2.10 Dokumenten-Technologien (DRT)

Dokumenten-Technologien ist die Übertragung des englischsprachigen Begriffes DRT Document Related Technologies. Dokumenten- Technologien dienen zur Erzeugung, Erfassung, Erschliessung, Verwaltung, Aufbereitung, Bereitstellung, Verteilung, Sicherung und Bewahrung von elektronischen Dokumenten. Dokumenten-Technologien sind Dienste einer IT- Infrastruktur zur kontrollierten Nutzung elektronischer Dokumente unabhängig von Anwendung, Ort, Zeit und Erzeuger. Elektronische Dokumente definieren sich durch ihren Inhalt und rechtlichen Charakter und können in unterschiedlicher Form als strukturierte, schwach strukturierte oder unstrukturierte digitale Information vorliegen.

Beispiele

Beispiele für den weitgefassten Anspruch von Dokumenten- Technologien sind Content Management Systeme und Dokumentenmanagement, Methoden des Informationsmanagement und der Dokumentation, beispielsweise in Bibliotheken und Archiven. Dokumenten-Technologien stellen die Basisfunktionen für Enterprise Content Management bereit.

- Erzeugung: z.B. Textverarbeitung, E-Mail
- Erfassung: z.B. Scannen, Dateiimport
- Erschliessung: z.B. Indizierung, Kategorisierung, Klassifikation, Registratur (Akten)
- Verwaltung: z.B. Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management, Datenbank, Dateisystem
- Aufbereitung: z.B. Konverter, OCR, PDF
- Bereitstellung: z.B. Intranet, Portale, Webseiten, Druck, Elektronische Publikation
- Verteilung: z.B. Workflow, E-Mail, Groupware
- Sicherung: z.B. elektronische Signatur, Datensicherung
- Bewahrung: z.B. elektronische Archivierung, Information Lifecycle Management

Literatur

- Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?. PROJECT CONSULT, Hamburg 2003, 411 Seiten, ISBN 3-9806756-4- 5Amazon.de (http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3980675645/qid=1093178603) 160-seitiger Auszug als PDF ( http://www.project- consult.net/files/IIR_Wohin%20geht%20die%20Reise.pdf) aus dem Buch Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
- Öghan Karakas: Document Related Technologies: Das Fundament für E-Business. Hansebuch Verlag, Hamburg 2003, 230 Seiten, ISBN 3-934880-07- XAmazon.de (http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3937613021/qid=1093181152)

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumenten-Technologien

2.11 Dokumentenmanagement (DMS)

Unter Dokumentenmanagement versteht man die Verwaltung von ursprünglich meist papiergebundenen Dokumenten in elektronischen Systemen. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man dagegen von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff EDM Elektronisches Dokumentenmanagement (Electronic Document Management) verwendet. Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management- System und wird in einem erweiterten Sinn als Branchenbezeichnung verwendet. Im Amerikanischen steht "Document Management" dagegen begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen. Inzwischen gilt Dokumentenmanagement als eine Komponente des übergreifenden ECM Enterprise Content Management.

Dokumentenmanagement im engeren Sinn und Dokumentenmanagement im weiteren Sinn

Da die Perzeption des Begriffes Dokumentenmanagement, wie ursprünglich im Amerikanischen gemeint, sich von der deutschen Begriffsfindung sehr stark unterscheidet, wird zwischen Dokumentenmanagement im weiteren Sinn als Branchenbezeichnung und Kategorisierung für verschiedene Dokumenten- Technologien sowie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klassischen Dokumentenmanagement amerikanischer Prägung, unterschieden.

Dokumentenmanagement im engeren Sinn

Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinn, sind solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungsfunktionen für die enorm wachsenden Dateibestände zur Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man

- Compound Document Management,
- Electronic Filing und
- dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente vor der elektronischen Archivierung.

Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnerstrukturen, Checkin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Indizierung und Suchtechnologien. Zur Abgrenzung dieser Produkte von Document Imaging, Workflow und Groupware spricht man auch häufig von Compound- Document- Management- Lösungen. Sie werden z.B. zum Produktdatenmanagement und Verwaltung von Office- Dokumenten eingesetzt.

Dokumentenmanagement im weiteren Sinn

Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn werden verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie

- Dokumentenmanagement im engeren Sinn (s.o.),
- Bürokommunikation,
- Document Imaging,
- Scannen,
- COLD (Computer Output on Laserdisk),
- Workflow,
- Groupware und
- elektronische Archivierung.

Die unterschiedlichen Dokumentenmanagement-Technologien sind in starkem Masse voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im allgemeinen nicht ohne den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Dokumenten - gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. - datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagementsystemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung grosser Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist zum Beispiel der Bereich Imaging (Erfassung, Darstellung und Ausgabe von gescannten Dokumenten) unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hierbei nur um eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Die elektronische Archivierung wird dem Umfeld Dokumentenmanagement zugerechnet.

Was ist ein elektronisches Dokument?

Dokumentenmanagementsysteme dienen zur Verwaltung elektronischer Dokumente. Der Begriff Dokument wird heute noch sehr unterschiedlich interpretiert. Im angelsächsischen wird er häufig für Textdateien verwendet. Dies zeigt sich zum Beispiel deutlich an der verwendeten Endung .doc für Dateinamen von Textdokumenten. Es wird daher auch zwischen Document Imaging, der Verwaltung von gescanntem Schriftgut, und Document Management, der Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten unterschieden.

Im Deutschen hat der Begriff Dokument einen konkreten Bezug zu papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird häufig auch ein Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung verstanden. Das Dokument wird damit sehr nah an den im Gesetz verankerten Urkundenbegriff gerückt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten Begriffen wie Dokumentenechtheit. Deutschsprachige Anwender denken daher beim Begriff Dokumentenmanagement zunächst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich damit nur in einem Teilgebiet dieser Technologien. Im angloamerikanischen Sprachraum entspricht dem inhaltlich/rechtlich definierten Dokument der Begriff Record. Records Management wird daher dort auch nicht mit Document Management gleichgesetzt.

Der Begriff elektronisches Dokument bezieht sich im Prinzip auf alle Arten von unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem DV-System als Datei vorliegen. Es kann sich dabei um ein gescanntes Faksimile oder ein digital übermitteltes Fax aber auch um eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, einen Datenbankauszug oder eine Liste handeln.

Eine weitere Quelle für den Begriff Dokument in Zusammenhang mit Dokumentenmanagement-Systemen ist die Bezeichnung Dokumentation, die sich auf eine Zusammenstellung von Dokumenten zu einem bestimmten Sachverhalt bezieht. Einige klassische Dokumenten- Management-Systeme verfolgen daher auch das Ziel, aus verschiedenen Einzelkomponenten, die in unterschiedlichen Versionen vorliegen können, zu einem definierten Zeitpunkt eine in sich geschlossene, aktuelle Dokumentation zusammenzustellen.

Aus den verschiedenen Ursprüngen des Begriffs Dokument wird auch verständlich, wie sich bei Anbietern und Anwendern Missverständnisse hinsichtlich der unterschiedlichen Bedeutungen ergeben konnten. Wichtig ist daher zu ermitteln, welche Dokumente in eine Dokumentenmanagement-Lösung überführt werden sollen und wie sie physisch, formal und inhaltlich aufgebaut sind. Ausschlaggebend für die Verwaltung ist ferner der Nutzungs- und Rechtscharakter der Dokumente: dynamische, in Bearbeitung befindliche Textdateien sind von unveränderbar und langfristig aufzubewahrenden Dokumenten zu unterscheiden. Ein Dokument hat daher in der Regel folgende Merkmale:

- physische Eigenschaften (Papier, Datei ),
- formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung ),
- Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version ),
- Inhalt (inhaltlicher Bezug ),
- Charakter (Archivierungswürdigkeit, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten ),
- Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung ),
- Erzeuger (Absender, Ersteller, Autor ),
- Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter ).

In der Regel ergeben sich alle diese Merkmale aus dem Dokument selbst. Sie werden in DV-Systemen für die Verwaltung, den Zugriff und die Bereitstellung genutzt. Aus ihnen ergeben sich auch die Schutz- und Suchmerkmale für das Dokumentenmanagementsystem.

Im folgenden wird der Begriff Dokument für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV- System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.

Formen von Dokumenten

Dokumente können aus verschiedenen Quellen in ein Dokumentenmanagementsystem gelangen:

- von Systemen selbst erzeugte Objekte wie Dateien (zum Beispiel Druck- oder Textdatei) oder Datensätze (zum Beispiel Tabelle aus einer Datenbank),
- analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte wie Faksimiles (gescannte Images) oder Videofilme mit Ton, Sprache etc., die mit Kamera oder Mikrofon erfasst werden.

Ein Dokument kann weiterhin aus einem oder mehreren Einzelobjekten wie beispielsweise

- Dokumente aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik,
- Images, zum Beispiel gescannte Papierdokumente und Fotos,
- Formulare, zum Beispiel Electronic Data Interchange (EDI),
- COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk; siehe ECM-Komponenten),
- ASCII Textdokumente,
- Video-Clips oder
- Sound und Sprach-Clips, zum Beispiel ein aufgezeichnetes Interview, bestehen.

Entsprechend ihrer Komplexität können elementare Dokumente, Compound Documents und Container- Dokumente unterschieden werden.

- Elementare Dokumente, die aus einem Objekt bestehen, enthalten nur Daten eines Typs, also keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer Objekte.
- Aus mehreren Objekten zusammengesetzte Dokumente werden auch als Compound Documents bezeichnet. Compound Documents bestehen aus zusammengesetzten Dateien, die Text, Formatinformation, Bilder, Tabellen etc. sowie Hyperlinks oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten können.
- Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links, Metadaten und interne Verwaltungsdaten können zur besseren Handhabung auch in Containern zusammengefasst werden.

Selbstbeschreibende elektronische Dokumente

Container-Dokumente können in der Regel nur vom erzeugenden Programm zerlegt, interpretiert und angezeigt werden. Soll ein nur einmal gespeichertes Dokument aus verschiedenen Zusammenhängen heraus genutzt oder über andere als das erzeugende Programm auf einzelne Komponenten des Containers zugegriffen werden, muss das Container- Dokument alle benötigten Struktur-, Identifizierungs- und Verwaltungsinformationen mit sich tragen. Sind diese Bedingungen erfüllt, bezeichnet man Dokumente als "selbstbeschreibend".

Ein selbstbeschreibendes elektronisches Dokument besteht neben seinem Inhalt aus Attributdaten (Metadaten), die den Zugriff auf Dokumente und deren Katalogisierung erlauben. Diese werden heute meisten in XML auf Basis einer DTD oder eines Schema abgebildet. Im englischen Sprachgebrauch werden solche Objekte als Selfcontained Document Object bezeichnet. Im deutschen werden sie auch als selbstbeschreibende Informationsobjekte bezeichnet. Sie setzen sich aus einer beliebigen Inhaltskomponente (Einzelobjekt, Container, Liste ) und einem vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbundenen Header zusammen. Die Headerkomponente kann selbst aus verschiedenen Teilen zusammengesetzt sein. Sie beginnt in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche Merkmale und Attribute im Header erwartet werden können. Auf dieser Beschreibung beruht der selbsterklärende Charakter der Dokumente.

Ein Header beinhaltet im allgemeinen folgende Attribute, die als Metadaten zum Dokument gehören:

- Codes für die Selbsterklärungsfunktionalität

Hierzu gehören zum Beispiel Anzahl und Reihenfolge der folgenden Attribute, Attributnamen, Attributformate etc., heute meistens in XML definiert und extern in einer DTD oder einem Schema referenziert

- Eindeutige Identifizierung des Objektes
- Dies wird in der Regel durch einen Unique Identifier, einen eindeutigen Schlüssel für die Identifizierung jedes Objektes gehandhabt. Für Unique Identifier existieren sowohl allgemeine Standardisierungen als auch brancheninterne Festlegungen. Der Unique Identifier wird benutzt, um auf das Objekt zuzugreifen und es als einmalig vorhandenes Dokument zu identifizieren. In der Regel sind im Unique Identifier Entstehungsort und - datum des Objektes mit Uhrzeit kodiert.
- Informationen zu Art, Anzahl und Struktur der einzelnen Teile der Inhaltskomponente
- Hierunter ist der Aufbau der Inhaltskomponente zu verstehen, die nur aus einem einzelnen Faksimile, aber auch aus einer strukturierten DV-Liste, einem mehrseitigen Dokument oder einem zusammengesetzten Container bestehen kann.
- Formatinformationen
- Hierzu gehören beschreibende Daten der Erzeugung der Inhaltskomponente. Formatinformationen werden zur Reproduktion der Information ausgewertet (zum Beispiel für Anzeige, Bearbeitung und Druck).
- Nutzungsinformationen
- Beispiele für Nutzungsinformationen sind Erzeuger, vorgesehene Benutzergruppe, Status der Information oder Verknüpfung auf zulässige Bearbeitungsoperationen.
- Schutzinformationen
- Hierzu gehören Prüfsummen, Zugriffsschutzmerkmale, gegebenenfalls eine elektronische Signatur und andere Attribute.
- Referenzinformationen
- Referenzinformationen beinhalten die Zugehörigkeit zu anderen Objekten wie Folgeseiten, vordefinierte Dokumentklassen, Ersatz anderer Dokumente durch logische Löschung, Notizen, Versionsmanagement, Hintergrund- Faksimile, etc.
- Inhaltliche Informationen

Hierunter sind beschreibende Attribute und Ordnungsmerkmale zu verstehen, die in der Regel in der Verwaltungsdatenbank für den direkten Zugriff benutzt werden. Sie dienen im Header für Prüfungs-, Wiederherstellungs- und Anzeigefunktionen.

Die Attribute können auch ausgewertet werden, wenn die Verwaltungsdatenbank nicht im Zugriff ist oder das Informationsobjekt in eine Umgebung ausserhalb des erzeugenden Systems versandt wurde.

Verschiedene Dokumentarten

Das Dokumentenmanagement unterscheidet sich je nach Art der Dokumente.

Technische Zeichnungen

In Konstruktionsbüros, Maschinenbauunternehmen und ähnlichen Unternehmen werden technische Zeichnungen aufbewahrt. Es kann sich dabei um Zehn- oder gar Hunderttausende von oftmals grossformatigen Zeichnungen handeln, die typischerweise in grossen Schubladen flach aufbewahrt werden. Die Referenzen heissen hier Zeichnungsnummern, müssen aber nicht unbedingt Zahlen sein. Das Dokumentenmanagement erlaubt in diesem Fall die Suche nach Art der Zeichnung, insbesondere auch des Auftraggebers, und stellt die Zeichnungsnummer zur Verfügung. Daneben werden weitere Produktionshinweisen, etwa geeignete Maschinen, mit angegeben, Die Zeichnungen werden meist formatabhängig abgespeichert.

Bibliotheken

Bibliotheken haben ihre Bücher in riesigen Arsenalen gespeichert, zu denen der Besucher üblicherweise keinen Zugang hat. Er sucht in einem Dokumentenmanagementsystem am Bildschirm, ermittelt die Registraturbezeichnung und bestellt anhand dieser das Buch zur Ausleihe. Ein Beispiel hierfür findet sich auf den Seiten der Deutschen Bibliothekextern als Online- Katalog OPAC(http://dbf- opac.ddb.de/).

Behördenakten

Sehr viele Dokumente befinden sich bei Behörden. Sie heissen dort Akten. Akten werden üblicherweise in der Registratur aufbewahrt. Die Anforderung erfolgt über das Aktenzeichen. Über die Art des Aktenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedoch von Behörde zu Behörde verschieden sind. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte traditionell nicht mehr aufgefunden werden.

Sonstige Unterlagen

Unzählige Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäuser, Geschäftsunternehmen, Vereine, Selbständige usw. Die grundlegenden Probleme des Wiederauffindens sind überall die gleichen. Gleichwohl sind alle Fälle anders gelagert. So ist die Grössenordnung der Anzahl der Dokumente von Bedeutung. Es ist ein Unterschied, ob nur zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumenten verwaltet werden müssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr unterschiedlich; manche sind geheim, andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer Dokumente sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssen die Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständlich sein. Greift nur ausgebildetes Personal zu, ist dies nicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagen auch nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verändern oder nicht, ob sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob häufig oder nur sehr selten auf sie zugegriffen werden soll. Je nachdem müssen Dokumentenmanagementsysteme unterschiedlich ausgelegt werden.

Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements

Nutzenargumentation für elektronisches Dokumentenmanagement

- Sicherstellen der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
- Sicherstellen der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach "zeitlose" Dateiformate wie TIFF oder PDF)
- Sicherstellung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
- Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
- Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs- Workflow, Lese- Schreib- Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf- Worflow, Freigabe-Workflow, Verteil- Workflow, Archivierungs- Workflow)
- Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
- Sicherstellen eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
- Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente
- Verhindern vermeidbarer Speicherplatzkosten, die oft durch Mahrfachablage von Dokumenten entsteht (auf den E-Mail- Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
- Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
- Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage

Umfeld und Einsatzgebiete

Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Systeme aus Datenbankservern mit den Dokumentendaten, File- Servern auf denen Dokumente im Bearbeitungszustand gehalten werden (genannt "Vaults"), mehrstufigen Archivierungssystemen auf denen Dokumente im Endzustand gespeichert werden, Konvertierungsservern, die diesen Endzustand im Langzeitdateiformat herstellen und Kommunikationsservern, die die Transaktionen an das Zentralsystem auf Netzwerkprozessebene verwalten.

Zum Zugriff auf das Zentralsystem gibt es Client-Programme auf der Grundlage von Client-Server-Technologie oder neuerdings Web- Technologie, die dezentral auf den Netzwerk-PCs der Benutzer letztere in deren Internet-Browser laufen, die Nutzeranfragen über das Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten über das Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen.

Aufgrund dieser komplexen Technologie sind Hardwareanschaffungen, Softwarelizenzen aber vor allem Betrieb und Betreuung für derartige Systeme sehr teuer. Nicht unterschätzt werden dürfen vor allem auch die hohen Administrationsaufwände für Benutzerrollen, -rechte, Schlagwort- Wörterbüchern (Klassifikationssysteme)

Oftmals hängen an einem umfassenden Dokumentenmanagement auch weitere personal-erfordernde Dienste, wie Vorlagenmanagement- Abteilung, Scan-Abteilung, zentrales Druck- und Druckverteil-Zentrum, formale Prüfdienste, Dokumenten- Import und -Export-Dienste (elektronische Kundenschnittstelle), System- Hotline in bis zu 3 Level.

Der wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit wird nicht allein durch das elektronische System sichergestellt, sondern durch die Aufstellung und Pflege von Schlagwort- Wörterbüchern (Klassifizierungssysteme, Thesaurus) und die entsprechende Verschlagwortung bei der Ablage/beim Speichern von Dokumenten.

Dieses und die durch die Systemkomplexität im Vergleich zu der Dokumentenablage auf einfachen File-Servern im Firmennetzwerk mindestens um Faktor 2 langsamere Ablage von Dokumenten verursacht Mehraufwände bei allen Mitarbeitern die ihre Dokumente mit einem Dokumentenmanagementsystem ablegen. Diese Mehraufwände kommen durch eingesparte Suchaufwände wieder herein, wobei jedoch zu berücksichtigen ist, dass nicht auf jedes in einem Unternehmen einmal abgelegte Dokument noch einmal zugegriffen werden muss.

Der eigentliche Mehrwert der Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems entsteht vor allem, wenn Dokumente nach langer Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse wieder aufgefunden werden müssen und durch das Wiederauffinden entsprechende finanzielle Sanktionen vermieden werden können, die für ein Unternehmen erheblich sein können. Ein anderer Fall ist, dass durch das Auffinden eines alten Dokumentes eine kostenintensive Doppelentwicklung vermieden werden kann.

Da die meisten Unternehmen für solche Langzeit-Risiken nicht pauschal Rückstellungen treffen, ist der sog. Return-Of- Investment für den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen kaufmännisch teils nur schwer vermittelbar.

Des Weiteren ergeben sich kaufmännisch ebenfalls schwer zu quantifizierende Qualitätsvorteile, die vor allem auch in den Kundenbeziehungen zur Geltung kommen.

Weitere betriebswirtschaftliche Herausforderungen stellen die hohen Fix- Kosten für Softwarelizenzen, Betrieb und Betreuung einerseits und die beträchtlichen Kosten pro Anwender für arbeitsplatz- und prozessspezifische Konfiguration, Training und für das "interne Marketing" der Einführung der Dokumentenmanagement- Anwendung und der genannte Arbeitszeiteinsatz pro Anwender dar.

Während die Kosten mit steigender Anwenderzahl stetig zunehmen, sinkt mit steigender Systemanwendung im Unternehmen das Risiko der Nicht-Auffindbarkeit wichtiger Dokumente. Dagegen sind die Kosten bei geringster Anwenderzahl zwar auf den ersten Blick relativ am niedrigsten, wegen der hohen Fix- Kosten jedoch weiterhin erheblich und es steht diesen erheblichen Kosten dann so gut wie kein Nutzen gegenüber.

Oftmals stossen zentrale Dokumentenmanagementsysteme heute noch an Grenzen, bei mobilen Mitarbeitern. Hierfür sind "Koffer-Packen"- und "Synchronisations"- Funktionen mit z.B. projektweisen Kopien von Dokumentenbeständen auf Laptops als Dokumentenmanagement- Funktionalität erforderlich.

Des Weiteren bieten die meisten Dokumentenmanagementsysteme zwar die Funktion an, elektronisch navigierbare Relationen zwischen im System abgelegten Dokumenten zu erstellen, jedoch fehlt es an Verwaltungsmöglichkeiten für modular zusammengebaute Dokumente, bei denen z.B. ein Dokument als Teil eines anderen angezeigt wird (vgl. Funktionalität der Hyperlinks, OLE, eingebettete Grafiken ). Oftmals sind solche Beziehungen bei aus einem Dokumentenmanagementsystem heraus geöffneten Dokumenten durch die entsprechende Applikation dann nicht mehr auflösbar. Die Abhilfe mit der Arbeitsanweisung an die Mitarbeiter, auf derartige Modularisierungen zu verzichten, bringt dann wieder einige Nachteile mit sich, die der Einsatz von Dokumentenmanagement eigentlich beseitigen soll, nämlich Doppelarbeit und Doppelablage gleicher Dokumente(nmodule) und Probleme bzgl. der Aktualität solcher Mehrfachinstanzen.

Ein weiteres wesentliches Problem stellt oftmals die Pflege und die Schulung der Schlagwort-Wörterbücher (auch Klassifizierungssysteme oder Thesauri genannt) dar. Die für die Pflege des Thesaurus zuständige Organisationseinheit ist oft mit den inhaltlichen Bedeutungen der Schlagworte und damit mit der Sicherstellung von Einordnungsrichtigkeit und Redundanzfreiheit überfordert. Sie gibt deshalb den Anträgen auf neue Ablage- Begriffe zu leichtlebig nach. Andererseits überblicken die Antragsteller aus den Geschäftsprozessen oft nicht den bestehenden Aufbau der Schlagwortstruktur. Die Folge ist dann sehr oft ein babylonisches Gewirr an Schlagwortsystematiken und - redundanzen, das den Vorteil der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten in einem EDM-System nach inhaltlichen Kriterien schnell grundsätzlich in Frage stellen kann.

Selbstlernende Systeme mit Ähnlichkeitsvektoren und/oder neuronalen Netzen, mindestens aber die Möglichkeit der Volltextsuche sind hier die Lösung. Solche Technologien werden heute aber noch nicht bei allen Dokumentenmanagementsystemen angeboten bzw. führen bei einer zu grossen Menge von Dokumenten zu einer dem Anwender nicht mehr zumutbaren Beeinträchtigung der Performanz seiner Suchanfragen, weshalb solche Möglichkeiten in der Konfiguration des Dokumentenmanagementsystems oftmals deaktiviert werden, auch wenn sie prinzipiell vorhanden sind.

Der Einsatz von Workflow-Management-Komponenten muss mit einem entsprechenden konventionellen Ressourcen- Management einhergehen. Die schnelle, elektronische Weiterleitung der Arbeitsschritte nützt nichts, wenn im Prozess Flaschenhälse an Arbeitskapazität den Bearbeitungsfluss immer wieder zum Halten bringen. Immerhin bietet die Transparenz durch Workflow- Protokolle die Gelegenheit zum Auffinden solcher Flaschenhälse. Regelrechte berichtsmässige Auswertungen verbieten sich in Deutschland jedoch durch entsprechende Arbeitnehmerschutz- Vorschriften.

Oft ist es schwierig die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen bei allen Anwendern durchzusetzen, das gilt für die Anwendung elektronischer Workflows wie für die Ablage von Dokumenten. In vielen Unternehmen ist die Arbeitslast pro Mitarbeiter durch Rationalisierungsmassnahmen heute derart verdichtet, dass den Mitarbeitern Mehraufwände für administrative Tätigkeiten als zusätzliche Schikane erscheinen.

Oft werden die implementierten Berechtigungskonzepte als zu offen empfunden. Man kann durch Offenheit den Nutzen vergrössern, aber auch verkleinern, wenn zu grosse Offenheit die Mitarbeiter abschreckt ihre Dokumente mit dem Dokumentenmanagementsystem abzulegen.

Absolute Voraussetzung ist deshalb, dass das Unternehmensmanagement, d.h. die Führungskräfte auf allen Ebenen, voll hinter der flächendeckenden Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems mindestens für alle wesentlichen Dokumente steht. Das Management muss sich der oben beschriebenen betriebswirtschaftlichen Auswirkungen bewusst sein und diese entsprechend verantworten und konsequent vertreten. Ein Vorantreiben des Systemseinsatzes durch die EDV- Abteilung allein reicht nicht aus.

Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements

Dokumentenmanagement als Bestandteil eines übergreifenden Enterprise Content Management. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Durch die Zusammenführung herkömmlicher Technologien des Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn) mit Internettechnologien, Web Content Management und Portalen entstand Ende der 1990er Jahre ECM Enterprise Content Management. Dokumentenmanagement gilt heute nur noch als eine integrierte Komponente von übergreifenden Systemen mit Workflow, Collaboration, Records Management, elektronischer Archivierung, Inputmanagement und Outputmanagement. Übergreifend hat sich seit ca. dem Jahr 2000 der Begriff (engl.) DRT Document related Technologies eingebürgert. ILM Information Lifecycle Management überlappt sich zunehmend mit den traditionellen Funktionen von Dokumentenmanagement.

Weblinks

- Übersicht über Dokumentenmanagement und Dokumenten- Technologien mit Definitionen
(http://www.project- consult.net/files/IIR_Wohin%20geht%20die%20Reise.pdf)
- Dokumentenmanagement- Glossar
(http://www.PROJECT- CONSULT.net/portal.asp?UR=23)
- Volltextarchiv zum Thema Dokumentenmanagement
(http://www.PROJECT- CONSULT.net/portal.asp?UR=11)
- Strippenzieher im Datenwust(http://www.markusgoebel.de/texte/financial- times/dokumentenmanagement.html) An Programmen zur Dokumentenverwaltung besteht grosser Bedarf. Doch die meisten Unternehmen zögern bei der Anschaffung.

Literatur

- Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke: Dokumenten-Management. Dpunkt Verlag, 2004, 358 Seiten, ISBN 3-8986425-8- 5Amazon.de(http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3898642585)
- Jürgen Gulbins, Markus Seyfried, Hans Strack- Zimmermann: Dokumenten-Management. Springer, Berlin, 2002, 700 Seiten, ISBN 3-5404357-7- 8Amazon.de(http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3540435778)
- Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel: Dokumentenmanagement. Grundlagen und Zukunft. PROJECT CONSULT, Hamburg 1999, 321 Seiten, ISBN 3- 9806756-0- 2Amazon.de(http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3980675602)
- Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?. PROJECT CONSULT, Hamburg 2003, 411 Seiten, ISBN 3-9806756-4- 5Amazon.de(http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3980675645) 160- seitiger Auszug als PDF(http://www.project- consult.net/files/IIR_Wohin%20geht%20die%20Reise.pdf) aus dem Buch Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
- Wolfgang Limper: Dokumenten-Management. DTV- Beck, 2001, 320 Seiten, ISBN 3-4235023-6- 3Amazon.de(http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3423502363)

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement

2.12 Workflow-Management (WfMS)

Das Workflow-Management (WfM) wird der rechnergestützen Gruppenarbeit bzw. dem Computer Supported Cooperative Work (CSCW) zugerechnet. Aufgabe des Workflow- Management ist es, eine Spezifikation für die technische Ausführung von Arbeitsabläufen zu liefern. Das Workflow-Management kann damit als eine technische Umsetzung des Geschäftsprozess- Managements verstanden werden.

Begriffe

Aktivität

Eine Aktivität n Workflows bildet die kleinste Ausführungseinheit. Ihr sind typischerweise eine Tätigkeit, ausführende Ressourcen(Personen, Maschinen), zu benutzende Ressourcen (Werkzeuge, Maschinen, anderweitige Betriebsmittel) und zeitliche Abhängigkeit (Reihenfolge, Ausführungsdauer etc.) zugeordnet.

Workflow

Ein Workflow ist ein Prozess (alternativ Geschäftsvorfall oder allgemein Vorgang), der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen. Die einzelnen Aktivitäten stehen in Abhängigkeit zueinander. Somit hat ein Workflow einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende. Allgemein sind Workflows organisationsweite arbeitsteilige Prozesse, welche die anfallenden Tätigkeiten von Personen bzw. Software-Systemen koordinieren.

Workflows zeichnen sich durch diesen koordinativen Charakter aus, im Gegensatz etwa zu kooperativen Systemen in denen das weniger geregelte und synchrone Zusammenarbeiten gefördert wird. Ein Workflow wird typischerweise durch die Sequentialisierung der Arbeitsschritte erreicht. Synchrone Aktivitäten laufen strikt getrennt ab.

Workflow-Management

Das Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Modellierung, Spezifikation, Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung der Workflows erfüllt werden müssen.

Workflow-Management-System

Ein Workflow-Management-System (WfMS) dient der aktiven Steuerung arbeitsteiliger Prozesse. Eine Workflow- Management-Anwendung ist eine implementierte Lösung zur Steuerung von Workflows auf der Basis eines Workflow- Management-Systems.

Workflow Management-Systeme unterstützen strukturierte Aufgaben und Prozesse, hingegen leistet Groupware die Unterstützung für eher unstrukturierte Prozesse.

Auf technischer Ebene kann eine zunehmende Integration der Funktionalitäten von Workflow-Management-Systemen, CSCW- Systemen, Dokumentenmanagement- Systemen, Enterprise- Content-Management-Systemen (ECM) und Enterprise Resource Planning (ERP) beobachtet werden. Workflow-Systeme werden häufig der Groupware und dem Bereich CSCW (computer supported co-operative work) zugeordnet, da sie die Arbeit unterschiedlicher Personen innerhalb einer Organisation regeln. Im Gegensatz zu CSCW-Systemen wie Multi-User-Editoren, besitzen WfMS nur geringe Unterstützung für kooperative Interaktion.

Mit der Einführung von Workflow-Management werden allgemein folgende Ziele verfolgt:

- die Qualität der Prozesse soll verbessert werden,
- die Qualität der Prozesse soll vereinheitlicht werden,
- eine schnellere Bearbeitung von Kundenaufträgen soll erreicht werden,
- die Transport- und Liegezeiten sollen verkürzt werden,
- die Bearbeitungszeiten und damit die Kosten sollen reduziert werden,
- die Informationsverfügbarkeit soll erhöht (siehe Informationslogistik),
- Medienbrüche sollen vermieden werden und
- die Flexibilität der Prozesse soll erhöht werden.

Literatur

Andreas Gadatsch: Grundkurs Geschäftsprozess- Management. Vieweg, ISBN 3-528-25759-8

Klaus G. Götzer: Workflow: Unternehmenserfolg durch effizientere Arbeitsabläufe.Computerwoche-Verlag, ISBN 3930377500

Stefan Jablonski, Markus Böhm, Wolfgang Schulze: Workflowmanagement:
Entwicklung von Anwendungen und Systemen - Facetten einer neuen Technologie. dpunkt Verlag, ISBN 3-920993-73-X

Dirk Möbus: Geschäftsprozessoptimierung durch Workflow- Management. Bankakademie-Verlag,ISBN 3- 933165-24-5

Cornelia Richter-von Hagen, Wolffried Stucky: Business- Process- und Workflow-Management.Teubner, ISBN 3- 519- 00491-7

Weblinks

Workflow Management Coalition (WfMC)
http://www.wfmc.org/

OpenWFE http://www.openwfe.org/

OpenSymphony http://www.opensymphony.com/

wftk http://www.vivtek.com/wftk

Enhydra Shark http://shark.objectweb.org/

CoMo-Kit http://wwwagr.informatik.uni- kl.de/forschung/comokit/

PL/FLOW http://plflow.sourceforge.net/

jBpm http://jbpm.org/

Skelta Workflow.NET http://www.skelta.com/

Muster http://tmitwww.tm.tue.nl/research/patterns/patterns.htm

MyControl Workflow Server http://www.mycontrol.de/workflow/

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Workflow-Management

2.13 Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM) ist ein modernes Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll. Die anerkannte Definition stammt von Branchenverband AIIM International, die ins Deutsche übertragen wie folgt lautet: "ECM sind Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen". ECM schliesst dabei herkömmliche Technologien wie Input- Management, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web- Content-Management, Workflow, Records- Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivierung ein. ECM ist ein Teilgebiet des Informationsmanagement und beschäftigt sich vorrangig mit schwach strukturierten oder unstrukturierten Informationen, die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden. Enterprise Content Management ist ein Teilgebiet des übergreifenden Informationsmanagement.

Besonders das Internet veränderte den bisherigen Dokument- Begriff und die damit verbundenen Lösungsangebote. Man spricht modern von Content und den dazugehörigen Systemen wie Content Management, Web Content Management oder Enterprise Content Management. Dokument und Content haben eine unterschiedliche Qualität, man kann die Begriffe nicht synonym verwenden. Bei Content wird der geschlossene Charakter des elektronischen Dokumentes aufgelöst. Strukturinformationen, beschreibende Metadaten, Layouts werden getrennt vom eigentlichen Inhaltverwaltet, damit der Inhalt in unterschiedlichsten Formen, für unterschiedlichste Zwecke benutzt werden kann. Enterprise Content Management selbst ist nur einer der vielfältigen Begriffe im Umfeld des Content Managements. Enterprise Content Management hat den Anspruch, auch Web Content Management mit einzuschliessen (siehe ECM- Komponenten). Jedoch muss man auch angesichts des allumfassenden Anspruchs und der zahllosen Komponenten von Enterprise Content Management konstatieren, dass ECM allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung einer Branche dienen kann – eine geschlossene Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher ECM gleichbedeutend mit DRT Document Related Technologies oder DLM Document Life-cycle Management nur als eine mögliche zusammenfassende Gruppenbezeichnung für die verschiedenen Technologien, Produktansätze und Unternehmen positionieren.

Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management setzt sich aus drei Einzelbegriffen zusammen, die in dieser Kombination eine spezielle Bedeutung haben. Enterprise steht für unternehmensweit im Sinne einer einheitlichen, von allen Beteiligten im Unternehmen nutzbaren Lösung. Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen. Management wird im Sinne eines Softwaresystems benutzt und steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle von Systemen. Der Begriff ECM Enterprise Content Management beinhaltet die Wortkombination Content Management und überschneidet sich so zugleich mit dem Anspruch von Content Management. Bevor man sich einer Definition von ECM zuwenden kann, muss daher zunächst der Begriff Content Management (CM) und die Abgrenzung zum Web Content Management (WCM) betrachtet werden.

Content Management (CM)

Geht man an die Wurzeln des Begriffes Content Management, so muss man feststellen, dass bereits der Begriff im Angloamerikanischen (en:Content) nicht eindeutig fassbar ist (ein grundlegendes Problem ist hier die Abgrenzung der Termini Daten, Information, Content, Dokument und Wissen sowohl innerhalb einer Sprache als auch zwischen Sprachen wie z.B. Deutsch und Englisch). Content ist nicht einfach eine Neudefinition des herkömmlichen Dokumentenbegriffs. Content ist im Prinzip alles was an inhaltlicher Information in Systemen vorgehalten wird. Selbst die herkömmliche Abgrenzung zwischen un- oder schwach strukturierten Daten greift beim Begriff Content nicht mehr.

Content wird heute mit Datenbanken verwaltet und die Grenze zwischen strukturierten Datensätzen und unstrukturiertem Content ist längst verwischt. Es gibt jedoch Merkmale für elektronischen Content, die diesen von anderen Formen von Inhalten in elektronischen Systemen unterscheiden.

Definition „Content“ im Rahmen des Enterprise Content Management Konzeptes

Content (engl. für Inhalt) ist Information in strukturierter, schwach strukturierter und in unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt wird.

- Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank).
- Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta- Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien).
- Unstrukturierter Content besteht aus beliebigen Informationsobjekten, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)

Content setzt sich immer aus dem Inhalt und zugehörigen Meta- Informationen zusammen. Diese Meta- Informationen müssen für den Nutzer nicht unbedingt sichtbar sein. Sie dienen vorrangig der Verwaltung und Kontrolle des eigentlichen Inhalts. Wichtige Komponente von CMS Content- Management- Systemen ist daher die Trennung von Layout- und Strukturinformationen vom eigentlichen Inhalt.

Für diese Aufgabe gewinnt XML, eXtensible Markup Language, als universelle Beschreibungssprache immer mehr Bedeutung, ohne dass die Nutzung von XML für Schnittstellen und Dokumentformaten heute bereits als grundlegende Eigenschaft zu werten ist.

Definition „Content Management System (CMS)“

Content Management Systeme(CMS) im übergreifenden Sinn unterstützen:

- die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung weiterer Programme)
- die Verwaltung von Content (Content Management im engeren Sinn)
- die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)
- die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)
- die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)

Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.).

Die Begriffe Content Management, Content- Management- System und CMS werden von Anbietern und Anwendern häufig undifferenziert benutzt. Bei der Betrachtung des Themas Content Management muss daher zwischen der generellen Kategorie CMS Content Management Systeme sowie zwei speziellen Ausprägungen, den WCMS Web Content Management Systemen und ECMS Enterprise Content Management Systemen unterschieden werden. Sie haben verschiedene Ursprünge, differente Funktionen und einen sehr unterschiedlichen Anspruch.

Es sind somit drei Hauptströmungen der "Begriffsbesetzung" Content Management festzustellen. Rechnet man DAM Digital Asset Management bzw. auch MAM Media Asset Management oder RMM Rich Media Management genannt, hinzu, sind es sogar vier Ansätze.

Content Management und Content Syndication

Die erste Strömung kann man als Content Management im engeren Sinn betrachten. Hier geht es wirklich um den Inhalt, den Content. Eine Ausprägung ist die Bereitstellung von Content für Vermarktungs- und Verteilungszwecke. Man spricht in diesem Zusammenhang von Content-Syndication, wenn Inhalte übergreifend für verschiedene Verwendungszwecke und Verwendungsformen bereitgestellt werden. Der Content sind hier z.B. digitale Bücher, digitale Videos, digitale Musik, die verwaltet, abgerechnet, geschützt und verteilt werden sollen. Ziel der Verleger und anderer Content-Anbieter ist die gesicherte und auf die Anforderungen der jeweiligen Zielgruppe gerichtete Vermarktung des Content. Hier spielen deshalb Komponenten wie DRM Digital Rights Management oder MMCRS MultiMedia Clearing Rights Systems zur autorenrechtlich einwandfreien Nutzung, Content- Syndication zur Zusammenführung von Inhalten, die Abrechnung der Nutzung, Telecommunication Integration für WAP und den Internet-Fernseher zu Hause, eBooks, digitale Wasserzeichen und Kopierschutzmechanismen, schnelle komprimierte Bereitstellung über unterschiedlichste Netze etc. eine besondere Rolle. Die technische Lösung ist hierbei von nachgeordneter Bedeutung, der Schwerpunkt liegt auf der kommerziellen Ausnutzung des Content selbst. Content Management mündet hier zunehmend in Media Asset Management.

Web Content Management (WCM)

Die zweite Strömung ist Content Management im Sinne von Web-Content-Management (WCM).

Hier ging es zunächst nur darum, die unzulänglichen Möglichkeiten von HTML zur Gestaltung einer Website mit professionellen Tools zu überwinden. Versionierung von Websites, Integration von geschützten Intranet- Bereichen, E- Commerce mit Bezahlfunktionalität, dynamisches Füllen von Seiten aus Datenbanken und effiziente Pflegetools, die den editorischen Prozess der Inhaltserstellung und Publikation unterstützen, bilden den Schwerpunkt dieser Produktkategorie. Sie unterscheiden sich von herkömmlichen Dokumenten- Management-Produkten durch die fokussierte Ausrichtung auf Internet-Formate wie HTML, XML, GIF und andere. Inzwischen sind die Grenzen zwischen Website- Gestaltung, Website- Inhaltsverwaltung, datenbankgestützte Informationsbereitstellung, Personalisierung und automatisierte Inhaltspublikation weitgehend verwischt.

Definition „Web Content Management System“

Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet- basierten Web-Sites und Portalen.

Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren:

- WCM Design

Web Design-Werkzeuge für Entwurf, Graphikdesign und Aufbau der Funktionalität einer Website. Diese Lösungen dienen hauptsächlich zur Gestaltung der Website.

- WCM Authoring

Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web- Sites (Web-Editoren, Web- Authoring, Web-eProcess u. a.). Diese Lösungen dienen hauptsächlich zur Unterstützung des Editionsprozesses mit Workflowfunktionalität.

- WCM Repository

Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Hier geht es um das interne Management der bereitgestellten Informationen und die Bereitstellung als Laufzeitumgebung. Als besondere Eigenschaft kommt die Zusammenführung von Inhalten aus verschiedenen Quellsystemen hinzu. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML- hierarchischen Verzeichnissen)

- WCM Publication

Web Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung. Diese Lösungen bieten neben der reinen "Pull"- Bereitstellung von Informationen auch das "Push"- Prinzip mit der gezielten Distribution von Informationen.

- WCM eBusiness

Bei diesen integrierten Systemen geht es über die reine Aufbereitung, Verwaltung und Verteilung des Content hinaus. Weitere Funktionen erlauben auch die direkte Interaktion und individualisierte Nutzung. Basis für diese Lösungen sind in der Regel aufwendige Portal- Systeme.

WCMS konzentrieren sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet.

Das Web-Content-Management entwickelt sich zur Basistechnologie von Portalen. Benötigte Dokumenten- orientierte Komponenten wurden dabei nicht den herkömmlichen DMS- Produkten entlehnt sondern häufig neu erfunden.

Enterprise Content Management (ECM)

Die dritte Strömung, ECM Enterprise Content Management, ist auf den ersten Blick nur eine Transformation bestehender Technologien oder gar nur von Marketingaussagen- frei nach der Devise ,,aus dem Archiv-Server wird ein Document-Server wird ein Content-Server wird ein Portal-Server wird ein „xyz“- Server wird ein ...".

Die Studie der AIIM International zum ECM-Markt, die von der Gartner Group im Jahr 2001 erstellt wurde, tut sich daher auch sehr schwer mit der Abgrenzung. Der weltweite Dachverband der Anbieter und Anwender von Dokumenten- Technologien, AIIM(http://www.AIIM.org) Association for Information and Image Management International, Silver Springs, USA, gilt als Wegbereiter von ECM Enterprise Content Management und hat in mehreren Anläufen versucht ECM zu definieren.

Definition und Positionierung von ECM durch die AIIM International

Das Akronym ECM wurde in den letzten zwei Jahren mehrfach neu interpretiert und mit anderen Inhalten versehen (es wurden z.B. ursprünglich verwendete Begriffe wie „Create“ oder „Customize“ in der Definition ersetzt). Seit 2003 wird ECM von der AIIM wie folgt interpretiert:

Definition „Enterprise Content Management (ECM)“ der AIIM International

The technologies used to capture, manage, store, deliver, and preserve information to support business processes.

Aus dem Umfeld von Document Related Technologies werden die Funktionalität traditioneller Archiv-, Dokumenten- Management- und Workflow-Lösungen auf die Anforderungen des Content Management umgebaut oder neue Produktsuiten generiert, die Web- basierte Komponenten mit den herkömmlichen Produkten verbinden (zu den einzelnen Begriffen und Komponenten siehe ECM- Komponenten). Aus Content Management wird in diesem Zusammenhang dann meistens ECM Enterprise Content Management. Damit soll deutlich gemacht werden, dass es nicht nur um die weborientierte Aussenwirkung, sondern um die Erschliessung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen geht. Der Fokus der meisten Lösungen ist daher häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E, „business to employee“, ausgerichtet. Aber auch aus diesem Ansatz kommen neue Komponenten, die das Content Management sinnvoll erweitern - automatische Klassifikation, Profiling, Web- Transaktions- Archivierung und andere.

Scope von Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management: ECM Architektur. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

ECM Enterprise Content Management geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern bereitzustellen („Unified- Federated- Repository“, Data-/ Document-/ Content- Warehouse). ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management (Wissensmanagement), Workflow- Management, Archivierung, etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet- Technologien. Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumenten redundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen.

ECM ist eine Basistechnologie von E-Business zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse.

Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden daher Lösungen zusammengefasst, die zwar auch Internet- Technologien benutzen, aber schwerpunktmässig auf die Inhouse- Informationsbereitstellung zielen. Lösungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der bisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig umgestellt haben und lediglich einen Web- Server vor ihre Anwendungen stellen, finden sich auch in dieser Kategorie wieder.

Enterprise Content Management (ECM) verfolgt dabei einen Komponentenansatz, der in mehreren Schichten die notwendige Infrastruktur für beliebige Anwendungen bereitstellt.

Enterprise Content Management als integrative Middleware

Enterprise Content Management positioniert sich als Middleware, deren Dienste allen Anwendungen zur Verfügung stehen. Wichtige Anwendungsschwerpunkte, die auf Infrastrukturkomponenten von ECM Enterprise Content Management basieren, sind z.B.:

- ECM Portal

Browser-basierte, personalisierte Oberfläche zum Zugriff auf Informationen aus unterschiedlichen internen und externen Quellen sowie zur Ablösung bisheriger Host- und/oder Client- Benutzeroberflächen.

- ECM Data/Document-Warehouse

Agenten, Middleware und Meta-Datenbanken zur Zusammenführung und Verdichtung von unstrukturierten Informationen aus verschiedenen Quellen im Unternehmen.

- ECM Workflow

Prozessgesteuerte Zusammenführung und Nutzung von Informationen.

- ECM Knowledge Management

Aufbereitung von strukturierten und unstrukturierten Informationen, automatische Klassifikation sowie CBT Computer Based Training.

Merkmale des Enterprise Content Management

Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche von ECM und WCM wird deutlich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in den Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten werden können. Dies gilt für die Produkte und die technischen Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle. Was heute noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits dem Partner oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigen, auf Aussenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform für die interne Informationsbereitstellung sein.

ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und „Insel“- Architekturen überwinden. Der Anwender sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer ECM- Lösung arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, die sich quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Für die Einführung und Nutzung von ECM spielt daher EAI Enterprise Application Integration eine besondere Rolle.

Der Anspruch eines Enterprise Content Management Systems manifestiert sich im Unterschied zu reinem Web Content Management in drei wesentlichen Konzepten:

- Enterprise Content Management Komponenten als unabhängige Dienste.

ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und unabhängig von der benötigten Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt, der von den verschiedensten Anwendungen genutzt werden kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und redundante, aufwendig zu pflegende und teuere Parallelität gleicher Funktionalität vermieden wird.

- Enterprise Content Management als einheitliches Repository für alle Typen von Informationen.

ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für DataWarehouse und DocumentWarehouse) Informationen des Unternehmens in einem einheitlich strukturierten Repository zusammenführen. Aufwendige Redundanz und damit verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen werden überwunden. Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab, das wiederum allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt.

- EAI Enterprise Application Integration verbindet alle Komponenten.

ECM ordnet sich so als eine Sammlung von Infrastrukturkomponenten in ein Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT Document Related Technologies zur Handhabung, Erschliessung und Verwaltung schwach strukturierter Daten. ECM Enterprise Content Management stellt damit eine der notwendigen Basiskomponenten des übergreifenden Anwendungsfeldes E- Business dar.

ECM- Technologien sind Infrastruktur, die als nachgeordnete Dienste Fachanwendungen unterstützen. ECM erhebt auch den Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten und als universelles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken.

Komponenten von ECM Enterprise Content Management

Für ECM Enterprise Content Management Lösungen werden die unterschiedlichsten Technologien und Komponenten kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar sind.

Enterprise Content Management: ECM-Komponenten. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Diese ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in fünf Hauptkategorien einordnen, von der

- Erfassung (Capture),
- Verwaltung (Manage),
- Speicherung (Store),
- Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen
- Bewahrung (Preserve).

Dieses Modell orientiert sich an den fünf Leitbegriffen der Definition der AIIM International. Die bisherigen klassischen Anwendungsfelder

- Document Management (DM, DMS, Dokumentenmanagement),
- Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware),
- Web Content Management (WCM,WCMS, einschliesslich Portale),
- Records Management (RM, Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit Nutzung von Langzeitspeichermedien) und
- Workflow/ Business Process Management (BPM, Vorgangsbearbeitung)

bilden die eigentlichen Manage-Komponenten (Verwaltungs- und Verarbeitungskomponenten), die Capture, Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können.

Während Document Management, Web Content Management, Collaboration, Workflow und Business Process Management eher für den dynamischen Teil des Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist die Aufgabe des Records Management die Verwaltung nicht mehr zu verändernder Information. Über allem schwebt die Nutzung der Information, sei durch eigenständige Clienten der ECM- System- Komponenten oder in Gestalt eines "Enabling" (Funktionalität wird in eine vorhandene Anwendung so integriert, so dass keine eigene Client- Oberfläche notwendig ist) vorhandener Anwendungen, die auf die Funktionalität der ECM- Dienste und die gespeicherten Informationen zugreifen. Besonders durch die Integration bestehender Technologien wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue Produktkategorie auftritt, sondern sich als integrierende Kraft positioniert.

Weblinks:

- AIIM (http://www.AIIM.org/) Seite des internationalen Dachverbandes für ECM Enterprise Content Management

- ECM-Whitepaper (http://www.project- consult.net/files/ECM_Whitepaper_20031027.pdf) Artikel mit den zugehörigen Abbildungen zum Beitrag

- Contentmanager.de (http://www.contentmanager.de) Die umfassendste Seite zum Content Management in Deutschland mit Artikeln, News, Marktübersicht, Produktvergleich, Diskussionsforum

- Content Management Magazin (http://www.cmmag.de/) - Deutschsprachige Fachzeitschrift zu ECM mit tagesaktuellen redaktionellen News im WWW

- Newsletter zu Enterprise Content Management (http://partner.coextant.com/website/project.nsf) in Deutsch, Englisch, Französisch, Russisch und Spanisch.

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Content_Management

3 IST-Zustand

In diesem Kapitel sollen vor allem die Fragen 1-4 (s.h. Einleitung- Fragen) beantwortet werden.

Der IST-Zustand bildet zusammen mit den Informationen aus dem Quellenstudium und den Interviews die Grundlage für den SOLL- Zustand.

Soweit möglich wurden die verfügbaren Daten und Informationen im Prozessmanagement-Tool ViFlow erfasst. Die ViFlow-Daten stehen für weiterführende Prozessmodellierungen für das FI.PrO.Vorprojekt zur Verfügung

3.1 Organisation

Das FI hat in der Vergangenheit verschiedene Reorganisationen durchlaufen. Mit der Initiative 7 statt 9 wurden 1992 im Kanton Bern die Anzahl Direktionen von 7 auf 9 reduziert. Dies hatte die Integration der Forstdirektion, mit der Abteilung FI, als WANA (Amt für Wald und Natur) in die VOL (Volkswirtschaftsdirektion) zur Folge. 1997 wurde das WANA weiter in das KAWA (Amt für Wald) und das ANAT (Amt für Natur) aufgeteilt, das FI wurde in der Folge zu einer Abteilung des ANAT. Ende 2003 wurde das ANAT aufgelöst und die drei Abteilung Jagd, Fischerei und Naturschutz mit dem LANA (Amt für Landwirtschaft) zum neuen LANAT (Amt für Landwirtschaft und Natur) fusioniert. Mit der Auflösung des ANAT wurde die Verwaltung des Renaturierungsfonds (RenF) als NEF-Produkt dem FI übertragen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: LANAT Organisationsstruktur

Trotz dieser einschneidenden Reorganisationen blieben die internen Strukturen und Aufgaben des FI weitgehend unverändert. Das Anfang der 90-er Jahre aufgebaute globale Datenmodell des FI mit der Umsetzung im Informationssystem FIBIS, hat deshalb auch heute noch seine Gültigkeit.

Das FI ist stark dezentral strukturiert und geographisch über den ganzen Kanton verteilt. Am Standort Herrengasse 22 ist der zentrale Verwaltungsstandort mit neun Beschäftigten untergebracht. Weitere vierzehn Mitarbeiter (Fischereiaufseher) sind in vier kantonalen Fischzuchten und sieben Fischereikreisen tätig. An praktisch allen Kernaufgaben ist sowohl die Zentrale wie auch die Front beteiligt. Zur Unterstützung dieser Prozesse wurden deshalb schon früh entsprechende Informatik- Kommunikationsmittel eingesetzt (Client-Server Architektur, Netzwerk, Natel, Textverarbeitung, eMail).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: FI Organigramm

3.2 Aufgaben

Im Rahmen des Projektes FIBIS wurden die Tätigkeiten des FI systematisch erfasst und im Kontext der gesetzlichen Grundlagen zu einer hierarchischen Aufgabenstruktur gegliedert. Sechs Hauptaufgaben wurden in bis zu 3 Hierarchie- Ebenen weiter verfeinert. Per 2004 wurde die Geschäftsleitung des RenF dem Fischereiinspektorat übertragen. Damit entstand eine siebte, neue Hauptaufgabe. Diese sieben Hauptaufgaben können als Kernprozesse des FI bezeichnet werden. Das Projekt FIBIS hatte den Fokus Datenmodell, anstelle von Aufgaben hätte man aber schon damals von Prozessen sprechen können. Die FIBIS- Aufgaben und die neue Aufgabe RenF-Verwaltung können als Grundlage für eine Prozesslandschaft des FI übernommen und vertieft werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Aufgaben des Fischereiinspektorates nach FIBIS 1994

Auf der Website des FI (www.be.ch/fischerei) werden den Aufgaben folgende Tätigkeiten zugeordnet:

Das FI

- sorgt für die Erhaltung, Wiederherstellung und Förderung der Vielfalt an einheimischen Fischen, Rundmäulern, Krebsen und Fischnährtieren sowie deren Lebensräumen;
- bereitet Vorschriften zum Schutz bedrohter Arten und Rassen vor;
- bewirtschaftet die staatlichen Fischgewässer und verwaltet das Fischereiregal mit dem Ziel, eine nachhaltige Nutzung der Fisch- und Krebsbestände zu gewährleisten;
- vergibt staatliche Fischereipachten;
- übt die Fischereipolizei und -aufsicht aus;
- verfasst als kantonale Fachstelle Mitberichte zu Gesetzen, Planungen, Konzepten, Projekten und Umweltverträglichkeitsprüfungen;
- betreibt die staatlichen Brut- und Fischzuchtanlagen;
- berät und informiert Amtsstellen, Gemeinden, Regierungsstatthalter, Aufsichts- und Polizeiorgane, Organisationen, Fischenzenbesitzer, Bürger und Medien in Fischereifragen;
- erlässt Vorschriften über den Fang von Fischnährtieren, Rundmäulern, Krebsen und Fischen sowie über andere fischereiliche Massnahmen;
- führt Erhebungen über Fisch- und Krebsbestände durch;
- betreut die Fischereiaufsichtsorgane und kann sie aus- und weiterbilden;
- führt das Sekretariat der kantonalen Fischereikommission;
- fördert die Fischereiforschung;
- bereitet alle Geschäfte, die die Fischerei betreffen, zuhanden der Direktion, des Regierungsrates und des Grossen Rates vor;
- orientiert und sensibilisiert die Öffentlichkeit für die Fischerei und gewässerökologische Fragen durch Medienarbeit, Publikationen, Vorträge, Exkursionen und ähnliches.

Sämtliche Aufgaben sind in ViFlow als Prozesse erfasst und stehen als Grundlage zur Modellierung einer FI-Prozesslandschaft bereit.

3.3 Produkte

Mit der Einführung der "neuen Verwaltungsführung" (NEF) per 2005 an der VOL, hatten vorgängig alle Verwaltungseinheiten ihre Tätigkeiten in einer Produktestruktur abzubilden.

Die Produktegruppe "Fischerei" umfasst die vier Produkte

- "Artenschutz Fische und Krebse",
- "Technische Eingriffe Fischerei",
- "Fischereiwirtschaft" sowie
- "Renaturierungen".

Sie decken alle Aufträge aus der Fischereigesetzgebung von Bund und Kanton sowie einige weitere dem Fischereiinspektorat auf Grund anderer Gesetzgebungen (v.a. Gewässerschutz, Wassernutzung, Naturschutz, Tierseuchen, Tierschutz, Strafverfahren) übertragenen Aufgaben ab:

Einheimische, insbesondere die in ihrem Bestand bedrohten Fisch- und Krebsarten, wirkungsvoll schützen und fördern

Technische Eingriffe in Gewässer beurteilen, bewilligen und begleiten (Planungen, Bewilligungen, Amtsberichte, Bauabnahmen, Erfolgskontrollen)

Gewässerlebensräume schützen, erhalten und wiederherstellen

Renaturierungen von Gewässerlebensräumen mit dem Renaturierungsfonds unterstützen

Fisch- und Krebsbestände nachhaltig nutzen (Berufsfischerei, Angelfischerei, Besatzfischzucht)

Aufsichts- und Kontrolltätigkeit in eigenen und zugewiesenen Fachbereichen sicherstellen

Aufsichtspersonal und Dritte aus- und weiterbilden

Behörden und Öffentlichkeit beraten und informieren

Diese Produktedefinition basiert auf den Aufgaben und Tätigkeiten, eine durchgehende Linie zwischen Aufgaben - Prozesse - Tätigkeiten - Produkte ist jedoch nicht vollständig zu erkennen und dokumentiert.

3.4 Prozesse

Prozessmanagement und Process-Reengineering war und ist in der Industrie und auch im privaten Dienstleistungssektor in den letzten Jahren ein grosses Thema. Die meisten Business Reengineering Projekte hatten das Erkennen und Optimieren der Kerngeschäftsprozesse zum Ziel. Die Umsetzung der Projekte hatte oft weit reichende Folgen bezüglich Strukturen und Organisation, positiv wie negativ, je nach Standpunkt der Betroffenen. In der Verwaltung ist dieses Denken bisher wenig verbreitet. Die Einführung von NEF brachte die Sicht Produkte, was jedoch fehlt und nun folgen sollte, ist der Fokus auf den Weg, den Prozess zum Produkt.

Wie im Kapitel Aufgaben beschrieben, sind die Aufgaben des Fischereiinspektorates z.T bereits recht detailliert erfasst worden und im Rahmen dieser Arbeit in der Anwendung, respektive Datenbank, ViFlow dargestellt. Diese "Rohprozesse" sind jedoch noch zu detaillieren und zu einer vollständigen Prozesslandschft zu modellieren. Das Ziel ist die vollständigen Modellierung aller FI- und RenF-Prozesse in einem IST-Modell und die SOLL-Modellierung von mindestens zwei ausgewählten Prozessen (Aufgabe 4: technische Eingriffe bewilligen und Aufgabe 7: Renaturierungsfonds verwalten) musste aus zeitliche und organisatorischen Gründen fallen gelassen werden. Die Aufgabe kann jedoch in einem weiterführenden Projekt (FI.PrO.Vorprojekt) fortgesetzt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: FI-Aufgaben in ViFlow

Das Projekt FIBIS zwang das Fischereiinspektorat vor mittlerweile mehr als 10 Jahren, sich intensiv mit seiner Tätigkeit und den übergeordneten gesetzlichen Aufgaben auseinander zu setzen. Nach der Analyse der Aufgaben und der Definition der Produkte ist die Betrachtung und Optimierung der Dimension Prozesse, die logische Folge. Schon alleine die systematische Erfassung und Beschreibung des IST-Zustandes der FI- und RenF-Prozesse und Publikation mittels ViFlow, wäre für alle Prozessbeteiligten ein Gewinn.

Für den Bereich Renaturierungsfonds sollen die Prozesse unabhängig vom Konzept FI.PrO weiter bearbeitet und mittels ViFlow zu einem Organisationshandbuch erweitert werden.

Noch vor der Reorganisation des ANAT wurde ein Projekt zur Optimierung des Mitberichtswesens der drei Inspektorate FI, JI und NSI (Projekt MiBe 2003) in Angriff genommen, jedoch dann abgebrochen. Der Prozess Mitberichte erstreckt sich je nach Ausprägung quer durch die ganze bernische Verwaltung. Trotzdem macht eine Betrachtung auf Stufe FI, eventuell Stufe LANAT, Sinn, ist doch der personelle Aufwand und Ressourceneinsatz nicht unerheblich.

Ob und in welcher Form das Thema FI-Prozesse behandelt wird, ist Gegenstand des Abschnitts SOLL.

3.5 Daten

Daten, in welcher Form auch immer, sind die langlebigsten und wertvollsten Komponenten einer Organisation. Für die Verwaltung sind Daten der wichtigste Rohstoff zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Verwaltungsaufgabe schlechthin.

Während langer Zeit (50 Jahrhunderte) Daten ausschliesslich in Papierform erzeugt, verteilt, verwendet und archiviert wurden, kamen mit dem Einsatz von Datenbanksystemen und der Büroautomation strukturierte Datensätze und elektronische Dokumente mit schlecht oder unstrukturierten Daten hinzu. Das Management dieser elektronischen Daten begann erst vor 25 Jahren und ist für unstrukturierte Daten erst in den letzten Jahren richtig in Gang gekommen.

Im Abschnitt Organisation wurde die dezentrale Struktur des FI erläutert. Zur Vereinfachung der Prozessabläufe im Mitberichtswesen wurde bereits Anfang der 90-er ein isoliertes, proprietäres Mailsystem zur Erschliessung der Aussenstandorte in Betrieb genommen. Dieses Mailsystem ist mittlerweile in mehreren Etappen in das gesamtstaatliche Mailsysten BEMAIL integriert worden. Erst vor ein, zwei Jahren erlaubte das gesamtstaatliche virtuelle private Netzwerk (VPN) auch Aussenstandorten einen vernünftigen Zugriff auf das Netzwerk des Kantons BEWAN und die zentralen Ressourcen und Datenbestände. Ab 2002 wurde für die Aussenstellen des Fischerei- und Jagdinspektorates am ANAT eine zentrale Terminalserver-Infrastruktur aufgebaut. Mittels ADSL basierten VPN- Verbindungen sind diese Mitarbeiter nun in der Lage sämtliche Geschäftsdaten zentral auf demselben Fileserver und derselben Registratur der Zentrale in Bern zu speichern. Trotz der nun vorhandenen Möglichkeiten wurde, die einheitliche Datenhaltung bisher noch nicht konsequent umgesetzt. Im Bereich Mitberichtswesen und andern wichtigen Teilbereichen wurde die zentrale Dokumentenverwaltung rasch umgesetzt, für die restlichen Daten jedoch zeigte sich die Schwierigkeit bei der Handhabung des komplexen Aktenplans des Fischereiinspektorates (FI- Registratur) für die dezentralen Mitarbeiter. Gerade dieser Umstand war ein wichtiger Anstoss für das Konzept FI.PrO. Im Abschnitt SOLL besteht die Aufgabe Lösungsmöglichkeiten für diese (zentrale) Problematik aufzuzeigen.

analoge Daten

Unter analogen Daten werden in diesem Konzept sämtliche papiergebundenen Daten verstanden, analoge elektronische Daten sind ausdrücklich nicht gemeint. Diese papiergebundenen Daten liegen in Form von Dokumenten, die zu Akten oder Dossier zusammengefasst sind, in Form einer physischen Registratur vor. Diese Akten werden mit einem Thesaurus, dem Aktenplan, verwaltet.

FI-Registratur

Während den vergangenen Jahrzehnten wurde die Registratur des Fischereiinspektorates laufend erweitert, dementsprechend wurde der Aktenplan, FI- Registraturverzeichnis genannt, zunehmend komplexer. Die Erweiterung ging vor allem in die Tiefe mit zunehmend verzweigteren Baumstrukturen. Eine neue Kategorie wurde kürzlich zur Verwaltung der Akten des RenF integriert.

Die FI-Registratur ist nach einer freien 10-er Gliederung aufgebaut und umfasst aktuell fünf Hauptkategorien mit über 300 Themen, die in sich weitere Akten enthalten. Die Frage, wo lege ich dies ab, und vor allem, wo finde ich jenes wieder, ist bei dieser Komplexität eine Daueraufgabe.

Die Ablage der elektronischen Dokumente ist heute, mit wenigen Ausnahmen, ebenfalls nach der FI-Registratur aufgebaut.

Für Mitarbeiter die sich nicht ständig mit der Registratur beschäftigen, kann die Aufgabe zum Problem werden. Die Fischereiaufseher haben ihre dezentrale Registratur zum Teil ebenfalls nach dem Aktenplan der FI-Registratur organisiert, andere jedoch (noch) nicht.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die FI-Registratur im Vergleich zu andern Verwaltungseinheiten zumindest in der Zentrale flächendeckend eingesetzt wird, sich bisher bewährt hat und organisatorisch einen hohen Detaillierungsgrad aufweist. Gerade dieser Umstand ist im täglichen Gebrauch nicht immer einfach zu handhaben und als künftige gemeinsame Basis für alle Daten (Dualsystem), eher hinderlich. Wie das Problem zu lösen ist wird im Abschnitt soll diskutiert.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Aktenplan des Fischereiinspektorates (FI-Registratur) Darstellung der ersten zwei Hierarchiestufen

digitale Daten

Unter digitalen Daten werden in diesem Konzept sämtliche auf elektronischen Datenträgern in binärer Form gespeicherten Daten verstanden, mit der Unterscheidung zwischen strukturierten Daten, in Form von relationalen Datenbanken (FI- Applikationsdaten = FIBIS) und schwach oder unstrukturierten Daten, (FI-Geschäftsdaten) in Form von elektronischen Dokumenten.

FI-Applikationsdaten

Mit dem Projekt FIBIS fasste das Fischereiinspektorat all seine strukturierten Applikationsdaten unter einem globalen Datenmodell in eine einzige konsistente Datenbank (FIBIS.mdb) zusammen. Dieses Datenmodell gilt heute noch, wurde aber um neue Applikationsdaten erweitert und angepasst.

In einer Voranalyse zum Projekt Migration.ANIS.2002 wurde die Situation und eine Vorgehensempfehlung zur Migration der Datenbank FIBIS und den dazugehörigen Applikationen auf die Plattform Windows Server 2000 - WindowsXP - OfficeXP unter Citrix MetaFrame- Terminalserver, erarbeitet. Wegen der Auflösung des ANAT per 2004 und der anhaltenden Reorganisation der Informatik VOL, konnte das Projekt, und damit die Ablösung der Windows NT4-SP3 Plattform, bis heute leider noch nicht realisiert werden. Dank der noch in eigener Kompetenz aufgebauten Terminalserver-Plattform, sind die Applikationen durch die schon eingesetzte Migration der Clients von NT4-SP3 nach WinXP, unabhängig.

Im Moment existiert noch eine einzige Anwendung zur Verwaltung von historischen Dokumenten zum Thema Private Fischereirechte (PriFiRe) auf der früheren Plattform dBase-Clipper 87. Die Applikation und auch die Datenbank kann nicht mehr unterhalten werden und muss abgelöst werden.

Nebst der Plattform-Migration und der Ablösung PriFiRe ist für den Bereich der strukturierten Daten im Kontext FI.PrO momentan kein weiterer Handlungsbedarf.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5: FI-Applikationsdaten

FI-Geschäftsdaten

Heute werden praktisch alle elektronischen Dokumente des Fischereiinspektorates auf einem Fileserver in einer Dirctory-Struktur, die exakt dem Aktenplan der FI- Registratur entspricht, gespeichert. Diese Directory-Struktur ist heute das Leitsystem für das FI-Registraturverzeichnis. Mutationen in der physischen Registratur (Hängemappen-System) werden vom Sekretariat in der Directory- Struktur nachgeführt und gepflegt. Mittels der Druckfunktion der Standardapplikation PowerDesk (Erweiterung zum herkömmlichen Windows-Explorer) wird jeweils ein aktueller Papieroutput erzeugt. Ein weiteres Hilfsprogramm, DirToMindMap, wurde speziell entwickelt um Directory-Strukturen, wahlweise mit oder ohne Inhalt, auszulesen und der Standardapplikation MindManager zu übergeben. Mit MindManager kann auf diese Weise die FI-Registratur als MindMap mit allen möglichen Bearbeitungs- und Exportfunktionen wie Word oder HTML, weiter verwendet werden.

Die vor Jahren entwickelte Suchmaschine FIsearch auf Basis des Microsoft Internet Information Servers (IIS), erlaubte das Suchen nach Stichworten und nach Metadaten von Office-Dokumenten in sämtlichen Geschäftsdaten des FI und erfüllte so bereits eine Teilfunktion eines DMS. Leider ist die Applikation heute nicht mehr verfügbar.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung6: FI-Geschäftsdaten

3.6 Anwendungen

Unter Anwendungen werden einerseits Standardprogramme zur Büroautomation wie Microsoft-Office, Grafikprogramme etc., und Spezialapplikationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse auf der Datenbasis FIBIS, verstanden.

Office

Ab 1990 bis 1997 wurde am Fischereiinspektorat im Bereich Büroautomation das Standardpaket Microsoft Works verwendet. Ab 1997 bis zur Reorganisation des ANAT Ende 2003, wurde im ganzen Amt das Paket Office97 auf Basis NT4-SP3 eingesetzt. Kürzlich wurden am Standort Herrengasse sämtliche Clients ersetzt und auf WinXP und OfficeXP migriert. Die Aussenstandorte setzen zum Teil immer noch NT4-SP3 Clients ein, greifen für die Büroautomation jedoch auf Terminalserver mit OfficeXP unter Win2000 zu. Der Ersatz und Migration der externen Clients auf WinXP ist geplant, der Umsetzungszeitpunkt steht zur Zeit noch nicht fest.

Mit dem gesamtstaatlichen Projekt RENO sollen sämtliche eingesetzten Anwendungen paketiert und auf die zentral verwalteten Clients geliefert werden. Alle Server sollen ebenfalls durch RENO zentral verwaltet werden.

Im Moment herrscht noch kein Konsens darüber, ob die dezentralen Standorte des FI und des JI, die heute mittels Terminalserver versorgt werden, ebenfalls direkt RENO unterstellt werden sollen, respektive können (Verbindung ADSL-VPN).

FI-Applikationen

Mit dem Projekt FIBIS wurde ein globales Datenmodell geschaffen und in der Datenbank FIBIS.mdb realisiert. FIBIS läuft momentan auf Basis Access97, Jet 3.5, sämtliche FI-Applikationen die auf diese DB zugreifen, sind auf einem Citrix MetaFrame-Terminalserver auf Basis NT4-SP3 installiert.

Dies trifft auch für die Verwaltungsapplikation des Renaturierungsfonds, RenFIS zu, deren Daten in FIBIS integriert sind.

Sowohl der Standort Herrengasse 22 wie auch die VPN-ADSL Aussenstandorte, verwenden die FI-Applikationen ausschliesslich via Citrix-Client.

Im Konzept zum Projekt Migration ANIS.2002 ist vorgesehen, die Terminalsserver-Plattform von NT4-SP3 nach Win2000 zu migrieren. Das Projekt kommt nach zwei Jahren Verzögerung diesen Herbst 2004 zur Realisierung und soll 2005 abgeschlossen werden.

Der Zugriff der Aussenstandorte verbessert und verkürzt die Prozessabläufe die durch die FI- Applikationen unterstützt werden. Der Daten-Input von aussen erfolgt nun ohne Medienbruch und wird sofort plausibilisiert, was erhebliche Arbeitseinsparungen und eine Qualitätssteigerung mit sich bringt.

In der nachfolgenden Tabelle aus dem Konzeptbericht zum Projekt ANIS Migration.2002, sind alle Applikationen des exANAT aufgelistet und beschrieben.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 2: Informationssysteme des ANAT, Stand 2002

3.7 Managementsysteme

Unter Managementsystemen werden in diesem Kontext Informatik-Systeme zum Datenmanagement (DMS) und Workflow-Management (WfMS) verstanden. Im Abschnitt Begriffe&Definitionen sind die allgemein gültigen Aussagen zu beiden Systemtypen ausführlich dargelegt.

Das GS-VOL publizierte im Jahr 1999 das Konzept ARIADNE zum Thema Einführung eines DMS an der VOL. WfMS wurde als möglicher Ausbauschritt genannt. Das Konzept sollte als Grundlage für ein Pflichtenheft für die Offertstellung von möglichen Anbietern dienen. Zu diesem Zeitpunkt standen die Anforderungen und Rahmenbedingung fest, jedoch noch keine konkreten Produkte. Über den weiteren Projektverlauf ARIADNE waren beim GS-VOL auf Anfrage keine weiteren Unterlagen verfügbar.

Das DMS&WfMS-VOL hatte primär zum Ziel den Prozess "parlamentarische Anfragen" zu unterstützen. Daher wurden nur ausgewählte Arbeitsplätze der Direktion und der Amtsleitungen mit den entsprechenden Clients ausgerüstet.

Heute, im Jahr 2004, ist das DMS-Produkt PowerDOCS und das WfMS-Produkt ULTIMUS an der VOL in Betrieb. Die Plattform wird mittlerweile für weitere Geschäftsprozesse genutzt, einzelne Benutzer nutzen PowerDOCS mittlerweile umfassend für die Verwaltung ihrer Geschäftsdaten. Eine weitere Verbreitung auf die Ämter ist scheinbar momentan nicht geplant, wird aber nicht ausgeschlossen. Gemäss dem Konzept ARIADNE sind die Ämter selbst für eine Einführung der Plattform in ihrem Bereich zuständig.

PowerDOCS ist bei weiteren Amtsstellen des Kantons (STA, BVE- WEA, ERZ) ebenfalls in Betrieb, ULTIMUS ist zum Teil im Gespräch oder steht vor der Einführung.

Der BUND setzt im Rahmen seiner Geschäftsverwaltung GEVER das Produkt Fabasoft eGOV-Suite ein.

DMS

Gemäss mündlichen Informationen (Interviews und informelle Gespräche) ist an der VOL zur Zeit das System PowerDOCS mit den Versionen 4 auf dem Server und dem Client produktiv (DM4). Eine Migration auf DM5 sei in Arbeit, wobei der Client erst in einer späteren Phase mittels RENO verbreitet werden soll.

Die Einführung von PowerDOCS&ULTIMUS bei den Ämtern stand vorerst unter einem schlechten Stern und verbreitete wegen technisch/organisatorischer Mängeln Unmut bei den Benutzern. Auf PC-Arbeitsplätzen mit Clients von PowerDOCS und ULTIMUS, wurde der Normalbetrieb der eingebunden Office- Applikation erschwert und teilweise praktisch blockiert. Diese Schwierigkeiten scheinen in letzter Zeit nicht mehr aufzutreten.

Zu PowerDOCS existieren ein Benutzerhandbuch aus dem Jahr 2000 und eine Schulungs-Dokumentaion zu PowerDOCS und ULTIMUS aus dem Jahr 2004. Beide Dokumente umschreiben die Funktionalität und die Handhabung für den Benutzer ausführlich.

Bei der Speicherung im DMS werden im Dokumentenprofil die Metadaten zum Dokument erfasst welche später zur Suche und dem Datenmanagement zur Verfügung stehen. Nebst allgemeinen Angaben wird eine 6-gliedrige Registraturnummer erfasst, in der die Linienstruktur Direktion-Amt- Abteilung, eine Themen Nummer, das Jahr und eine Dossiernummer erfasst wird. Die Feldinhalte können in vorgegebenen Profilen z.T. vordefiniert werden.

Die aktuell im DMS gehaltenen Daten haben grösstenteils einen Bezug zum WfMS ULTIMUS. Mitarbeiter der Direktion und der Amtsleitungen speichern zunehmend aber auch allgemeine Geschäftsdaten im DMS ab. Im Konzept ARADNE wurde die Ausdehnung des DMS der Kompetenz der Amtsleitungen übertragen. Weiterführende Projekte an der VOL sind momentan nicht bekannt

Am WEA wurden in einem Migrationsprojekt bestehende Daten samt der Directory-Bezeichnung ins DMS eingelesen. Die Directory-Namen wurden für das Dokumentenprofil ausgewertet. Das Fischereiinspektorat weist bezüglich bestehender Daten eine vergleichbare Situation auf, eine ähnliche Migration wäre deshalb denkbar.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung7: VOL-DMS Dokumentenprofil

WfMS

Laut Auskunft der Fa. ImageWare ist momentan ULTIMUS Version 5 an der VOL installiert, eine Migration auf Version 6 sei geplant.

Mit Datum 14.8.2004 wurden auf dem Intranet VOL drei Geschäftsprozesse publiziert die aktuell unter ULTIMUS zur Verfügung stehen (GS – Amt – GS1, AMT1, ABT1). Die Prozesse regeln den Geschäftsverkehr zwischen den Ebenen GS-VOL - Amt - Abteilung. Heute werden nicht nur diese politischen, sondern weitere Geschäfte mittels ULTIMUS abgewickelt..

In den Ämtern wurden die jeweiligen Amtsvorsteher, Abteilungsleiter und die sie unterstützenden Sekretariate mit PowerDOCS&ULTIMUS versorgt und geschult.

Allgemein wird von den Benutzern des exANAT das Instrument ULTIMUS nicht grundsätzlich in Frage gestellt und ein gewisser Nutzen sei durchaus feststellbar. Als äusserst negativ wurde die Beeinträchtigung des Normalbetriebs der PC-Arbeitsplätze auf denen DMS&WfMS installiert wurde, empfunden.

Im Abschnitt SOLL werden Möglichkeiten zum Einsatz von ULTIMUS am FI diskutiert.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung8: VOL-WfMS ULTIMUS

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung9: Geschäftsprozess „GS – Amt – GS1“ gültig ab 14.8.2003

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung10: Geschäftsprozess „AMT1“ gültig ab 14.8.2003

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung11: Geschäftsprozess „ABT1“ gültig ab 14.8.2003

4 SOLL-Zustand

Gegenstand dieses Abschnitts sind die papiergebundenen Daten der FI- Registratur, die unstrukturierten, digitalen FI- Geschäftsdaten, das Management dieser Daten und daran beteiligte Geschäftsprozesse des FI.

Der Schwerpunkt der weiteren Betrachtungen liegt beim Thema DMS&WfMS, ECM soll aber im Hintergrund die wegweisende Vision sein.

Die Vorschläge bezüglich SOLL-Zustand sind Vorschläge des Verfassers die auf Grund der Quellen, Interviews und der SWOT- Analyse entstanden sind. Sie wurden mit den Betroffenen, der Geschäftsleitung des FI, (noch) nicht abgesprochen und ausdiskutiert.

4.1 Vision

Leitsatz: Alle Arten und Formen von Informationen sind unter eigener Kontrolle nach dem Konzept ECM (Enterprise Content Management) unter einer Benutzeroberfläche für alle Benutzer des FI immer und überall verfügbar.

Daten und die mit ihnen verknüpften Informationen (=Content) stellen für Organisationen als Wissen das wichtigste Gut zur Wahrnehmung und Erfüllung der gestellten Aufgaben dar. Die Vermehrung, Verbreitung und Nutzung dieses Rohstoffs, unter eigener Kontrolle, war bisher und wird auch künftig von zentraler, strategischer Bedeutung sein.

Die Vision impliziert aber auch einen Paradigmenwechsel. Vorgesetzte und Mitarbeiter verdanken ihre Position oft nicht zuletzt ihrem spezifischen Wissen und Know-how (intrinsisches Wissen). Das Paradigma "mein Wissen gehört mir" muss durchbrochen werden zu Gunsten der effizienteren und effektiveren Nutzung in der gesamten Organisation.

Das FI als Organisation muss eine Vision entwickeln darüber, wie dieser Rohstoff auch in weiterer Zukunft als der nächsten Legislaturperiode, unter eigener Kontrolle vermehrt und gewinnbringend für die gesamte Organisation genutzt werden kann.

Technische Systeme wechseln (schnell), Visionen leben länger.

4.2 Strategie

Leitsatz: Die Frage ist nicht ob, sondern wie und wann DMS&WfMS am FI eingeführt wird.

Vor diesem Hintergrund ist der erfolgsversprechendste Weg (Roadmap) für das FI zum Ziel "Einführung und erfolgreiche Nutzung von DMS&WfMS" zu definieren.

Viele Randbedingungen sind bereits gegeben, so Vorgaben bezüglich Systemwahl, IT- Umgebung, organisatorische Randbedingungen wie die erfolgte Reorganisation, die Einführung NEF mit der Produktestruktur und nicht zuletzt die organisatorischen Strukturen des FI selbst.

Die Frage ist, welche Freiheitsgrade noch bestehen. Sie sind wohl vor allem in der zeitlichen und weniger in der sachlichen Dimension zu finden. Das Wie und Wann scheint momentan noch in der Hand der Ämter und Abteilungen zu liegen. Offen ist im Moment auch wieweit der bestehende Aktenplan übernommen, angepasst oder neu definiert werden soll.

Obwohl offensichtlich eine Abhängigkeit des WfMS vom DMS besteht, macht es strategisch Sinn, bereits vor der Analyse und Bewertung die Einführung von DMS und WfMS getrennt zu betrachten.

Je eher sich das FI zu einer Umsetzung entscheiden kann, desto grösser ist der momentane Handlungsspielraum einzuschätzen.

Packen wir es an!

4.3 Analyse

Eine Möglichkeit zur allgemeinen Problemlösung ist die SWOT- Analyse. Mit ihr lassen sich Projekte analysieren und konkrete Verbesserungsvorschläge zur Optimierung ausarbeiten.

Ausgewählte Mitarbeiter des FI wurden per eMail aufgefordert die Bereiche FI-Registratur und DMS in einer kleinen SWOT- Analyse zu bewerten.
Der Bereich WfMS wurde vorerst bewusst ausgeklammert.

SWOT-Analyse

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung12: SWOT-Befragung

(Bem.: die falsche Adresse Rieder, POM, statt Rieder VOL, wurde berichtigt)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung13: Komponenten der SWOT-Analyse

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle3: Raster der SWOT-Analyse

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle4: SWOT-Fragen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle5: Fragen nach der SWOT Analyse

Quelle: www.4managers.de

DMS

Mit einer Umfrage per eMail wurden ausgewählte Mitarbeiter des FI mit sehr unterschiedlicher Betroffenheit und Vorkenntnissen, mit einer einfachen SWOT- Analyse, zur Thematik FI-Registratur und DMS befragt.

Die eingegangenen Resultate wurden vom Verfasser gesichtet, zusammengefasst und mit eigenen Beiträgen ergänzt.

Die Analyse bildet den Input zur nachfolgenden Szenarienbildung.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle6: SWOT-Analyse zum Thema DMS

WfMS

DMS bildet in der vorgegeben Systemumgebung VOL eine unumgängliche Voraussetzung für einen sinnvollen Einsatz von WfMS.

Workflow Management-Systeme unterstützen strukturierte Aufgaben und Prozesse, hingegen leistet Groupware, wie Outlook oder Lotus Notes, für die Unterstützung für eher unstrukturierte Prozesse bessere Dienste.

Die Interviews bei den andern Amtsstellen haben gezeigt, dass WfMS oft mit der Einführung von DMS geplant war, aber meist noch nicht eingeführt und produktiv ist. WfMS scheint schwieriger in der Umsetzung, aber (vorerst) auch weniger wichtig als DMS zu sein.

Die VOL setzt WfMS auf Stufe GS-VOL und Amtsleitungen für spezifische Geschäftsprozesse bereits produktiv ein.

Bedingt durch die dezentrale Struktur des FI, weisen viele Arbeitsabläufe Medienbrüche (Papier-eMail-FI.Applikationen-Papier) auf, sind teils schwach strukturiert, nicht transparent und zu wenig bis nicht dokumentiert.

Mit Fokus FI bewertet der Verfasser die Thematik WfMS wie folgt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle7: SWOT-Analyse zum Thema WfMS

4.4 Bewertung

DMS

Die Stärken des bisherigen Systems, der FI-Registratur, liegen vor allem in seiner hohen Kontinuität, einfachen und intuitiven Handhabung weil physisch greifbar, bisher ausreichender Flexibilität und Erweiterbarkeit.

Die Schwächen liegen in seiner Komplexität, teilweisen Unlogik, Eindimensionalität, mangelhaften Erschliessbarkeit, örtlichen Dezentralität und seiner physischen Begrenztheit.

Die Chancen eines DMS sind das integrale Management sowohl der alten und neuen elektronischen Dokumente, mehrdeutigen Zuordnung der Dokumente, gute Erschliessbarkeit, Volltextsuche, zentrale und ständige Verfügbarkeit, Kontrolle der Sicherheit und Veränderbarkeit, Versionsmanagement von Dokumenten, Integration in Anwenderprogramme, usw., usf.

Die Risiken können sein, die Abhängigkeit vom System, Verfügbarkeit des Systems, Mehraufwand durch Scanning, Dualsystem für Papier- und eDokumente, Widerstände der Mitarbeiter, fehlende Motivation, mangelndes Know-how.

Fazit: Die schnelle und einfache Verfügbarkeit von Informationen über die Geschäftsvorfälle in der Registratur (Modell Hochregal-Lagersystem), sind für den Arbeitsalltag einer Verwaltungsstelle wie das FI von absolut zentraler Bedeutung. Gerade hier liegen die Stärken und Chancen eines DMS, darum ist trotz auch vorhandener Risiken der Nutzen eines DMS als sehr hoch einzuschätzen.

Um die Risiken zu minimieren und die Akzeptanz der Mitarbeiter zu gewinnen, ist die Gewährleistung der Kontinuität des alten Systems innerhalb des DMS von hoher Priorität. Das schliesst eine gleichzeitige Optimierung der FI-Registratur keinesfalls aus.

Vordergründig besteht für das FI kein unmittelbarer Handlungsbedarf zur Einführung eines DMS. Dies vor allem weil das bisherige System ja funktioniert und die Vorteile eines DMS noch unbekannt oder nur theoretischer Natur sind. Das System ist bereits evaluiert und implementiert und für das FI mit relativ geringem Aufwand adaptierbar. Diese Chance sollte jetzt ergriffen und nicht auf unbestimmte Zeit verschoben werden.

WfMS

Die Stärke von WfMS liegt sicher in den gut strukturierten, automatisierten, schnelleren Abläufen.

Die Schwäche liegt im relativ hohen Aufwand der Prozessmodellierung und Optimierung und der noch fehlenden Prozesskultur.

Die Chancen sind die Auseinandersetzung, das Erkennen und das kontinuierlichen Verbessern der Prozesse

Die Risiken können die Verfügbarkeit, die Abhängigkeit vom System und das fehlende Know-how und Motivation der Mitarbeiter für das Thema sein.

Fazit: Prozesse sind nicht einfach greifbar, sichtbar und bereits optimiert. Alter Wein in neuen Schläuchen macht auch hier keinen Sinn. Die Abbildung papiergebundener, ineffizienter, schlecht strukturierter Prozesse in WfMS ist kontraproduktiv und bringt WfMS in Verruf ein weiteres unnützes Instrument weltfremder Manager zu sein. Die mittlerweile flächendeckend vorhandenen Informatik- und Kommunikationsmittel haben die ursprünglichen Papierabläufe teilweise bereits ersetzt. Die allgemein steigenden Anforderungen an Effizienz und Effektivität des Outputs der Verwaltung, Sparmassnahmen und Personalabbau, zwingen gerade dazu Abläufe zu optimieren, neu zu definieren oder gar wegzulassen.

Das Thema WfMS ist in der momentanen Situation für das FI noch nicht spruchreif, kann aber in einem weiterführenden FI.PrO.Vorprojekt weiter behandelt werden.

Am FI muss das Thema erst bewusst gemacht und eventuell vorhandene Vorurteile abgebaut werden.

Mit dem abgebrochenen Projekt MiBe wurde auf Stufe ANAT bereits ein Versuch zur Prozessoptimierung unternommen, daran könnte angeknüpft werden. Offen ist welche Betrachtungsebene, FI oder LANAT, dabei gewählt werden soll.

Aus den FI-Aufgaben sind Teilaufgaben wie PGV (Pachtgewässerverwaltung), EFG (Verwaltung Elektrofischerei), FaStat (Fischfangstatistik), FIBES (Fischbesatz), bereits als eigenständige Abläufe etabliert und geeignet detailliert als Prozesse in ViFlow modelliert zu werden. Da sowohl die Zentrale wie die Front an den Prozessen beteiligt sind, wäre schon eine Dokumentation des IST- Zustandes der verschiedenen Arbeitsabläufe als Prozesse sehr hilfreich. Eine spätere Abbildung des Workflow in ULTIMUS wäre sicher prüfenswert.

Für den RenF, als abgeschlossener Bereich, kann das Thema Prozessmanagement mit ViFlow unabhängig vom FI, weiter vertieft werden. Die Modellierung und Publikation mittels ViFlow und eine allfällig spätere Abbildung in ULTIMUS würde vor allem in der Zusammenarbeit mit der Wasserbaubehörde des TBA (Tiefbauamt) von Vorteil sein. In der Direktion des TBA, der BVE (Bau-, Verkehrs- und Energiedirektion) ist die Einführung DMS&ULTIMUS in einer ähnlichen Phase wie bei der VOL. Die Verknüpfung der verschiedenen Systeme wäre sicher technisch machbar, aber politisch wohl noch nicht spruchreif.

4.5 Anforderungen

Für beide Systeme gilt:

- Vision und Strategie des FI muss definiert und verankert sein
- Motivation für das Thema FI-intern
- Einführung mit Methoden des Projektmanagements

DMS

Für den Einsatz von DMS am FI sind folgende Anforderungen zu berücksichtigen:

- Integration der bisherigen oder optimierten FI-Registratur unter die neue DMS-Verwaltung
- Dualsystem: Papier- und eDokumente unter einer Verwaltung
- Migration der elektronischen FI-Registratur mit ihrer Directory-Struktur und sämtlichen Dokumenten ins DMS
- Verfügbarkeit des Systems für alle Mitarbeiter des FI

WfMS

Für den Einsatz von WfMS am FI sind folgende Anforderungen zu berücksichtigen:

- DMS muss als Basistechnologie für die Einführung von WfMS zuerst operativ sein
- Thema WfMS ist vorerst unabhängig von DMS zu bearbeiten
- Prozessmanagement der FI-Prozesse als vorgelagertes Organisationsprojekt

4.6 Optimierung

Als Optimierung werden Aktivitäten vorgeschlagen, die entweder sofort und unabhängig, oder als Alternativen, umgesetzt werden können.

DMS

Szenario 0

Alles bleibt vorläufig so wie es ist, abwarten was von "oben" kommt.

Szenario 1

Revision des Aktenplans FI-Registratur, mögliche Sichten sind Aufgaben, Prozesse, Produkte, jedoch (noch) ohne Einführung von DMS

Szenario 2

Die bestehende FI-Registratur mit unverändertem Aktenplan wird in das DMS migriert.

Szenario 3

Kombination von Szenario 1 und 2

- Revision des Aktenplans der FI-Registratur (Szenario 1)
- Migration der FI-Geschäftsdaten ins DMS (Szenario 2)

WfMS

- FI.PrO.Vorprojekt als Organisationsprojekt zur Optimierung der FI-Prozesse
- FI-Prozesse in ViFlow vollständig erfassen (IST-Modellierung). Basis sind die 7 Hauptaufgaben des FI mit ihren Teilaufgaben aus FIBIS 1994 und der neuen Aufgabe RenF
- Entscheid welche Prozesse sich für WfMS eignen und welche davon in WfMS abgebildet werden (SOLL-Modellierung.
- FI.PrO.Hauptprojekt als IT-Projekt setzt das SOLL-Modell um
- Einführung und Schulung der Mitarbeiter

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung14: FI.PrO.Szenarien

4.7 Umsetzung

Die Umsetzung betrifft Aktivitäten die als Folge der Optimierungsvorschläge sofort umgesetzt oder zuerst in der FI.GL zu entscheiden sind.

- Die vorliegende Version 1.0 des Konzepts wird einer Vernehmlassung bei der FI.GL und der VOL.IT unterzogen.
Vernehmlassung Dezember 2004, Januar 2005.
- Unabhängig von jeglicher Optimierung sind die letzten noch verbleibenden digitalen Geschäftsdaten unter die Verzeichnisstruktur der FI-Registratur zu stellen. Dies betrifft z.B die Verzeichnisse Bewilligungen&Berichte, Geschäftsleitung, Stab, Ausgabenverfügungen, Jahresberichte etc.
Umsetzung ab Dezember 2004.
- Häufig verwendete Verzeichnisse sollen i.S. von Favoriten in thematischen Ordnern mittels Verknüpfungen auf derselben Hierarchiestufe wie die FI-Registratur zur Verfügung gestellt werden.
Umsetzung ab Dezember 2004.
- Die Themen DMS und WfMS sind in getrennten Projekten zu bearbeiten und in einem späteren Stadium zu vereinen.
Kenntnisnahme.
- Nach der Vernehmlassung verabschiedet die FI.GL anlässlich ihrer Frühjahrsklausur das Konzept Version 1.01 und trifft die Entscheide zum weiteren Vorgehen.
Entscheid Februar 2005
- Mit Version 1-10 werden die Entscheide in FI.PrO integriert, nochmals publiziert. FI.PrO – Stufe Konzept – ist damit abgeschlossen.

DMS

Je nach Wahl des Szenarios sind folgende Aktivitäten zur Umsetzung der Thematik DMS notwendig:

- Szenario 0: vorerst keine weiteren Aktivitäten
- Szenario 1: FI.OptiReg als FI-internes Organisationsprojekt
- Szenario 2: FI.DMS als Informatikprojekt (< 100'000.-)
- Szenario 3: FI.OptiReg und FI.DMS in Folge

WfMS

Die Thematik WfMS kann wie folgt umgesetzt werden:

- Die bestehenden Grundlagen in ViFlow sind i.S. einer IST-Modellierung für den Bereich FI und RenF zu ergänzen.
- Die IST-Modellierung RenF soll zu einem Organisationshandbuch RenF weiter verarbeitet und publiziert werden.
- Die FI.GL trifft an ihrer Frühjahrsklausur 2005 einen Entscheid ob im Bereich FI das FI.PrO.Vorprojekt in Angriff genommen werden soll.

4.8 Beschlüsse

An der internen Klausur des Fischereiinspektorates vom 23.Februar 2005, wurden die Vorschläge zur Umsetzung eingehend diskutiert.

Es wurden folgende Beschlüsse zum weiteren Vorgehen gefasst:

DMS

Szenario 3, mit den Projekten FI.OptiReg und FI.DMS in Folge, ist umzusetzen.

WfMS

FI.PrO.IST ist als Vorprojekt, basiernd auf FI.PrO.Konzept, weiter zu bearbeiten.

Ergänzungen

- Die vorgeschlagene Reorganisation und Bereinigung der „elektronischen FI.Registratur“ ist in Arbeit (FI.Reg-Bereinigung.2005) und soll bis Ende April 2005 abgeschlossen werden.
- Als Überbrückung bis zur Einführung des DMS, soll das seit der IT-Reorganisation nicht mehr verfügbare Such-Werkzeug „FI.search“ (basierend auf dem Index des IIS auf dem Fileserver exANAT) wieder reaktiviert, oder durch ein Desktop-Search-Tool (z.B. MSN Desktop Search) ersetzt werden.
- Die Organisationshilfsmittel des FI-Sekretariats (Arbeitsbuch [grün], Terminmappe [braun], Musterbuch [blau]) sind nicht mehr aktuell und überholt. Im weiterführenden Projekt FI.PrO.SOLL sind diese Hilsfmittel dereinst zu ersetzen.

5 Quellen

5.1 Literatur

Das Verzeichnis verweist auf konsultierte Literatur, jedoch exklusive der Werke die innerhalb des Kapitels "Begriffe&Definitionen" durch die Autoren bereits referenziert wurden.

- Unic Internet Solutions, IXOS/Opentext, Sieber&Partners (2004): Enterprise Content Management: Von der Vision zur Realität
- Kampffmeyer Ulrich : Dokumenten-Technologien (2003): Wohin geht die Reise?. PROJECT CONSULT, Hamburg
160-seitiger Auszug als PDF
(http://www.project-consult.net/files/IIR_Wohin%20geht%20die%20Reise.pdf)
- Gublins Jürgen , Seyfried Markus, Strack-Zimmermann Hans (2001): Dokumentenmanagement - Vom Imaging zum Business-Dokument, Springer Verlag.
- Hunziker Alexander W. (1999): Prozessorganisation in der öffentlichen Verwaltung, Haupt Verlag.
- Becker Jörg, Kugeler Martin, Rosemann Michael (2002): Prozessmanagement, Ein Leitfaden zur prozessorientierten Organisationsgestaltung.
- Fischermanns Guido, Liebelt Wolfgang (1997): Grundlagen der Prozessorganisation, Verlag Dr. Götz Schmidt.
- Osterloh Margrit, Frost Jetta (2003): Prozessmanagement als Kernkompetenz, Gabler Verlag.
- Schwab Josef (2003): Geschäftsprozessmanagement mit VISIO, ViFlow und MS Project, Hansr Verlag.

5.2 Grundlagen

Verwaltungsintern konsultierte Grundlagen:

- Fischereiinspektorat (1994): Projekt FIBIS, Schlussbericht
- Fischereiinspektorat (2003) Voranalyse Projekt Migration.ANIS.2002
- Volkswirtschaftsdirektion (2004): NEF-Dokumention, Intranet VOL
- Amt für Natur (2003): Konzept Projekt MiBe (unvollendet, Projektabbruch)
- Volkswirtschaftsdirektion (1999): Konzept Projekt ARIADNE
- ImageWare AG (2000): Benutzerhandbuch PowerDOCS
- Amt für Wasserwirtschafts- und Energie (2001): DMS_WEA, Projekthandbuch und Projektplan
- Amt für Natur (2003): Voranalyse Projekt Migration.ANIS.2002
- ImageWare AG (2002): Benutzerhandbuch ULTIMUS
- Comperio (2004): PowerDOCS/ULTIMUS Dokumentation

5.3 Interviews

Verschiedene Amtsstellen des Kantons haben die Produkte PowerDOCS und z.T. auch ULTIMUS bereits im Einsatz.

Mit Vertretern dieser Ämter und dem Anbieter dieser Produkte in der Region Bern, wurden Interviews von jeweils 1 - 1.5 Stunden dauer geführt.

- FI-Stab: interne Besprechung mit M. Schütz, Fa. ubszm, Bern, 10.5.2004
- LANAT-Stab: H.P. Baumann, 15.9.2004
- ImageWare-Ittigen: Hr. H. Irmak, 18.10.2004
- VOL-GS: Hr. R. Streit, 27.10.2004
- BVE-WEA-Stab: Hr. F. Muchenberger, 28.10.2004
- STA-AZD: Hr. M. Rufener, 11.11.2004

5.4 Internet

http://www.AIIM.org/ Seite des internationalen Dachverbandes für ECM Enterprise Content Management

http://www.app.ch/informationen/infomaterial/GBL99_Erfahrungen.pdf Erfahrungsbericht des 1. GBL99 Piloten bei der DEZA

http://www.archivista.ch/index.pl/deutsch

http://www.contentmanager.de Die umfassendste Seite zum Content Management in Deutschland mit Artikeln, News, Marktübersicht, Produktvergleich, Diskussionsforum

http://www.cmmag.de/ Deutschsprachige Fachzeitschrift zu ECM mit tagesaktuellen redaktionellen News im WWW

http://www.domea.com/

http://www.hmc-cp.de/dokulog/dokulog0.htm

http://www.isb.admin.ch/internet/gever/ Das GEVER Net ist die Informations- und Kommunikationsplattform über die elektronische Geschäftsverwaltung des Bundes (GEVER).

http://www2.namics.com/files/eGov_pwc.pdf PriceWaterhouseCoopers, eGovernment

http://www.nove-it.admin.ch/dokumente/prozesse/prozessorg_bverw_08.pdf Organisation des Prozessmanagements in der BVerw

http://partner.coextant.com/website/project.nsf Newsletter zu ECM in Deutsch, Englisch, Französisch, Russisch und Spanisch

http://www.ultimus.com/de/regdownload.htm Ultimus Online Informationen

http://www.pascal-sieber.ch/

http://www.project-consult.net/portal.asp

http://www.sg.ch/kultur/bibliothek_staatsarchiv/staatsarchiv/ablieferungen.html

http://www.staluzern.ch/vsa/ag_aea/dok/Basisdokument_d-Inhalt.html Schriftgutverwaltung Teil 1-7.pdf

http://www.workonline.ch/index.asp

http://support.workonline.ch/cs/kb/fileInDB/Hc3Q3YfN2afJmZslSZr1mYfZWatQzM0MjM3gTNjR2Y5ZENtE2amJ2XvNnblRnb=Q/Dokument_Management_Deutsch.PDF Artikel zu DMS

http://support.workonline.ch/cs/kb/kbView.ssp?kb_id=127 Artikel zu ECM

http://www.voi.de/http://www.wfmc.org/ Vereinigung der Hersteller von WfMS, Anwender usf.; veröffentlicht wichtige Standards