Kosten und Nutzen von Portalen im Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1. Problemstellung
1.2. Gang der Untersuchung

2. Das Portal
2.1. Das Portal und was darunter verstanden wird
2.1.1. Das Intranet als Vorgänger des Portals
2.1.2. Abgrenzung Intranet - Portal
2.2. Arten und Formen von Portalen
2.2.1. Vertikale und horizontale Portale
2.2.2. „A2N“-Portale

3. Einsatz von Portalen im Unternehmen
3.1. Der „Rohstoff“ Information
3.2. eBusiness
3.2.1. Enterprise-Resource-Planning-Systeme
3.2.2. eProcurement-Systeme
3.2.3. Customer-Relationship-Management-Systeme
3.2.4. Querschnittssysteme
3.3. Das Unternehmens-Portal
3.4. Einbindung von Portalen im Unternehmen

4. Kosten des Portaleinsatzes für Unternehmen
4.1. Kosten der Portal-Lösung (TCO)
4.2. Return on Investment (ROI)
4.3. Anbieter für Portalsoftware

5. Fazit

Quellen- und Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Einteilung horizontale/vertikale Portale

Abbildung 2: „A2N“-Matrix

Abbildung 3: Gesamtkonzept eines eBusiness-Systems

Abbildung 4: Das Unternehmensportal

Abbildung 5: Beispiel EAI-Lösung

Abbildung 6: Ermittlung des betriebswirtschaftlichen Nutzen von Portalen

Abbildung 7: Hersteller und Produkte von Portalapplikationen

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

1.1. Problemstellung

Mit der immer weiter voranschreitenden Technisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen sehen sich viele Verantwortliche heute mit einer Vielfalt Informationsquellen konfrontiert. Waren vorher die Aktivitäten und Prozesse unter Umständen nur in Papierform durch z.B. Arbeitsanweisungen oder Erfassungslisten abgebildet, wurden Bestellungen, intern wie extern, nur telefonisch oder persönlich entgegengenommen, also manuell erfasst, so erhoffen sich Unternehmen durch die Umstellung auf die elektronische Datenerfassung und Weiterverarbeitung die Beschleunigung und übersichtlichere Gestaltung der Geschäftsprozesse. Wo vorher diverse Papierablageformen (Körbchen, Ordner, Schublade, Hefter, ...) je nach Organisationsgrad mehr oder weniger „durchforstet“ werden mussten, soll die elektronische Erfassung Abhilfe schaffen. Allerdings ist eine Organisation nicht allein mit der Einführung von Textverarbeitung und Tabellenkalkulation am Arbeitsplatz erreicht. Solange keine zentrale Organisation erfolgt, herrscht am Arbeitsplatz der gleiche Wildwuchs auf der Festplatte, der auch im Schrank vorkommen kann.

Die meisten mittelständischen Unternehmen sind in der heutigen Zeit mit Workstations ausgestattet, welche wiederum in einem Netzwerk zusammengeschlossen sind. Über dieses Netzwerk wird in der Regel ein eMail-Server betrieben, die gemeinsam genutzten Drucker eingebunden und evtl. ein Internet-Zugang bereitgestellt. Des Weiteren wird die in der Firma benutzte spezifische Software bereitgestellt, z.B. für die Buchhaltung, Lagerverwaltung, Vertragsverwaltung, den elektronischen Zahlungsverkehr, usw., für die u.U. jeweils eine zentrale Datenbank benötigt wird. Die Workstations selber wiederum sind in der Regel zusätzlich mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationssoftware ausgestattet. Der Angestellte startet von seiner Workstation die entsprechenden Programme um seine aktuelle Aufgabe zu bearbeiten und sichert das Ergebnis. Alle Programme mit zentraler Datenbank (z.B. eine Vertragsverwaltung mit Kundenstammdatenbank) werden entsprechend allgemein zugänglich gesichert, das Problem bilden allerdings Applikationen mit eigenen Datenbanken, welche nur für bestimmte Abteilungen zugänglich sind (z.B. Finanzbuchhaltung, externe Zahlungsverkehrssoftware, Personalsysteme), und evtl. lokal gespeicherte Informationen. Hier fehlt die „Kommunikation“ zwischen den einzelnen Datenbanken.

Das Problem bei dieser Art von Arbeitsplatz ist die Vielfältigkeit der Möglichkeiten bei der Ablage von Daten. Wie kann dem Angestellten ein Werkzeug an die Hand gegeben werden, dass ihn durch die Anwendungslandschaft leitet, und wie kann gewährleistet werden, dass alle Angestellten die für sie relevanten Daten schnell zur Hand haben und dass sie Ihre Informationen, welche sie evtl. zuerst bekommen, für das Unternehmen sinnvoll verwahrt werden. Ein Schlagwort in diesem Zusammenhang heißt „Portal“.

1.2. Gang der Untersuchung

Im Folgenden soll diese Arbeit einen Überblick darüber verschaffen, was Portale sind und was sie leisten. Über eine Darstellung des modernen eBusiness wird geprüft, welche Bereiche im Unternehmen durch Portale erfasst werden können und was bei der Integration von Portal-Lösungen zu beachten ist. Einer Betrachtung der Kostentreiber für Portal-Lösungen folgt eine Aufstellung verschiedener Portal-Software-Anbietern. Am Ende der Arbeit steht das Fazit.

2. Das Portal

2.1. Das Portal und was darunter verstanden wird

Der Begriff „Portal“ wird heute in vielen Varianten benutzt. Man Spricht von Internet- bzw. Web-Portalen, Kunden-Portalen, Fach-Portalen, Themen-Portalen, Studenten-Portalen, usw. Dabei ist der Begriff „Portal“ nicht allgemeingültig definiert. Bei dem Vergleich verschiedener Beschreibungen kann man aber einen grundsätzlichen Konsens feststellen. Für die einen ist ein „Portal die universelle und zugleich personalisierte Schnittstelle zu allen internen und externen Informationen und IT-Applikationen eines Unternehmens“^[1], andere beschreiben Portale als „Integrationsplattformen - für Inhalte, für Kommunikationsprozesse und für vielfältige Anwendungen“^[2]. Goldman Sachs Investment Research definiert Portale für sich als Anlaufpunkt für größere Anzahlen von wiederkehrenden Usern oder Abonnementen im Rahmen spezieller Dienstleistungen^[3]. Zusammenfassend kann man festhalten, dass Portale Websites sind, die den Einstieg in ein Informationsangebot ermöglichen sollen.

2.1.1. Das Intranet als Vorgänger des Portals

Das Intranet wurde schon früh als Informationssystem für Unternehmen erkannt. Seit ca. 1995 hat sich das Intranet, basierend auf http-Servern in Verbindung mit normalen Web-Browsern, als Ersatz für kommerzielle Groupware-Produkte wie Lotus Notes, Novel Groupwise oder Microsoft Exchange entwickelt^[4]. Somit war es möglich, allen Mitarbeitern über eine einheitliche Oberfläche in bekannter Web-Struktur wichtige Informationen bereitzustellen. Hierzu gehört z.B. auch die Anbindung von Niederlassung und des Außendienstes. Das Intranet wurde und wird unter anderem dazu genutzt, um folgende Informationen unternehmensübergreifend bereitzustellen:

- Normen
- Werksnormen und Vorschriften
- Dokumentationen
- Qualitätssicherungs-Handbücher
- Softwarefreigaben
- Bedienungsunterlagen
- Schulungsunterlagen
- Kataloge
- Telefon- und Adressverzeichnisse
- Mitteilungen der Geschäftsleitung

Zur Ermittlung und Aktualisierung der im Intranet präsentierten internen und externen Informationen ist es nötig, Personen zu beauftragen, welche die Pflege und Kontrolle der Daten übernehmen, das „Content-Management“ leisten.

2.1.2. Abgrenzung Intranet - Portal

Das Intranet ist im Gegensatz zum Portal nur eine im lokalen bzw. im Firmen-Netzwerk bereitgestellte statische Web-Site, welche der User nach bereitgestellten Informationen durchsuchen kann. Wie auf einer Homepage sind die Inhalte verlinkt, durch eine vom Content Manager gepflegte Struktur soll der User durch wenige Klicks zu den gewünschten Informationen gelangen. Das Intranet ist allgemein zugänglich, die abgelegten Informationen können von jedem abgerufen werden, der als berechtigter Client Zugang über seine Workstation hat. Der User hat hier nur die Möglichkeit per „Pull“-Verfahren an seine Informationen zu kommen, er muss regelmäßig die für ihn relevanten Bereiche durchsuchen. Eine Information über neue Inhalte kann hier nur global, z.B. durch einen regelmäßigen Newsletter, in Umlauf gebracht werden. Der User muss trotzdem noch selektieren, da er auch für ihn nicht relevante Informationen bekommt.

Das Portal hingegen bietet einen rollenbasierten Zugang zu den für die User bereitgestellten Informationen und Dienste. Aufgrund ihrer Position im Unternehmen und ihrer ausgeübten Tätigkeit werden den Usern Rechte zugewiesen. Vor der Benutzung des Portals steht die Authentifizierung des Users, auch um Missbrauch zu vermeiden. Über die Rechte wird nun der Zugriff auf die Daten geregelt. So ist gewährleistet, dass der jeweilige User schnell die für ihn relevanten Informationen findet. Portale unterstützen den User nicht nur bei der Suche nach Dateinamen, sondern auch bei der Suche nach Inhalten. Über die Verknüpfung mit Mail-Servern kann eine eMail-Benachrichtigung zur Verfügung gestellt werden, so dass der User Bereiche des Portals abbonieren kann und bei und bei Änderungen informiert wird. Weiterhin stellen sie den einzigen Einstiegspunkt für die auf der Domäne verfügbaren Ressourcen.

[...]

^[1] Utzinger, Stefan (Conceptware AG): Dritter virtueller Roundtabel, Mai 2001, URL: http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_43-23_dritter_virtual_roundtable_-.html (01.06.2003)

^[2] Amm, Martin (adenin TECHNOLOGIES AG): Dritter virtueller Roundtabel, Mai 2001, URL: http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_43-23_dritter_virtual_roundtable_-.html (01.06.2003)

^[3] Vgl. Goldman Sachs Investment Research: „Internet Portals in Europe“, Seite 3, 24. März 1999, URL: http://people.freenet.de/kmoschner/europe_portals.pdf (19.06.2003)

^[4] Vgl. Schätzler, Daniel; Eilingsfeld, Fabian: „Intranets“ 1. Auflage 1999; Vorwort