Es gibt den effizienten Weg und den effektiven Weg. Der erste ist schnell aber erreicht das Zielnicht, der zweite erreicht das Ziel, aber viel zu spät. Kolumbus wollte effizient und effektiv nach Indien. Er fuhr in die entgegengesetzte Richtung. Er war weder effektiv noch effizient, aber er war in Amerika. Scott Adams, ein amerikanischer Autor, schrieb einmal: „Der Erfolg eines Projekts hängt hauptsächlich von zwei Faktoren ab: Glück und einem tollen Projektnamen. Diese Ansicht kann heute wohl kaum mehr geteilt werden. Mittlerweile sind sich immer mehr Menschen darüber einig, dass ein professionelles (effektives und effizientes) Projektmanagement einen grossen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten kann. Dies speziell in vorherrschenden Zeiten, wo interne Projekte untereinander um Ressourcen kämpfen und der
wirtschaftliche Umgang mit Ressourcen nicht nur in stark gewinnorientierten Unternehmen mehr denn je gefordert ist.
Gemäss umfangreichen Studien wurde mehrfach nachgewiesen, dass Unternehmen (nicht nur im Ausland) dreistellige Milliarden Beträge auf Grund ineffizientem und ineffektivem Projektmanagement verschwenden.
Effektivität ist ein viel zitiertes Schlagwort der heutigen Zeit – Effektivität ist das mittel- bis langfristig orientierte Entscheiden, welche Wirkung erzielt werden soll, um insgesamt ein optimales Ergebnis zu erreichen.
Dieses, im Bereich des Wissensmanagements angesiedelte Projekt hat auch einen gewissen Reiz bezüglich seiner Komplexität der Thematik. Effektivität (wie auch Effizienz) soll heutzutage überall optimiert und im Idealfall letztlich maximiert werden. Und dies, nebenbei erwähnt, wird nicht nur in der Disziplin Projektmanagement angestrebt. Doch was heisst genau diese zum strategischen Projektmanagement gehörende und allzeit gewünschte Effektivität, speziell in der Praxis? Was genau bedeutet Effektivität im Projektmanagement und wie kann sie erhöht werden? Und welchen Nutzen können wir daraus in der Praxis erzielen, beziehungsweise welcher Schaden kann vermieden werden. Diese vorliegende Arbeit ist das Resultat durch das Bestreben des Autors, Licht in das Dunkle der allseits gewünschten Effektivität im Projektmanagement zu bringen und dies praxisnah zu vermitteln. Somit soll ein sinnvoller Beitrag zur besseren Verständigung geleistet werden, ohne Beanspruchung einer Vollständigkeit, noch einer allein stehenden absoluten Richtigkeit.
Inhaltsverzeichnis
1 Vorwort
2 Management Summary
3 Einleitung und Hintergründe
3.1 Kritische Betrachtung von möglichen Risiken
4 Hauptteil
4.1 Ausgangslage
4.2 Definitionen
4.3 Arbeitshypothese
4.4 Informationsbeschaffung
4.4.1 Online-Umfrage
4.4.1.1 Zielsetzung
4.4.1.2 Konzept
4.4.1.3 Ablauf
4.4.1.4 Auswertung
4.4.2 Persönliche Interviews
5 Messung der Effektivität
5.1 Messgrössen/Kennzahlen
5.2 Instrumentarium/Analyseverfahren
5.3 Verfahrensübersicht und Beschreibung
6 Praxis
6.1 Fallsammlung
6.2 Analyse der Gemeinsamkeiten
6.3 Planung, Kontrolle und Steuerung der Effektivität
6.4 Best practices
6.5 Massnahmenkatalog zur Steigerung der Effektivität
6.6 Wirtschaftlicher Nutzen
7 Konklusion
7.1 Eigene gewonnene Erkenntnisse
7.2 Nicht erreichte Ziele dieser schriftlichen Arbeit
7.3 Schlussfolgerung und Empfehlungen
Zielsetzung & Themen
Diese Arbeit zielt darauf ab, die Begriffe Effektivität und Effizienz im Projektmanagement zu klären und praxistaugliche Methoden sowie einen Massnahmenkatalog zur Steigerung der Projekt-Effektivität zu entwickeln. Der Fokus liegt dabei auf der strategischen Ausrichtung innerhalb des Projektportfoliomanagements.
- Differenzierung zwischen Effektivität (die richtigen Dinge tun) und Effizienz (die Dinge richtig tun)
- Analyse von Erfolgsfaktoren und Risiken in Business-Organisationen
- Methoden zur Messung und Steuerung von Projekt-Effektivität mittels Kennzahlensystemen
- Strategische Priorisierung von Projekten und Portfolio-Alignment
- Praxisnahe Handlungsempfehlungen zur Vermeidung von Fehlentwicklungen
Auszug aus dem Buch
4.2 DEFINITIONEN
Als erstes gilt es die zwei sehr oft miteinander verwechselten Aufgabenfelder des Controllings in einem Unternehmen zu unterscheiden:
Effektivität
Das Wort Effektivität kommt vom gleichen Wortstamm wie Effizienz. Lateinisch bedeutet „effectus“ Ausführung, Wirkung und Erfolg.
Im allgemeinen Sprachgebrauch und nach Duden ist Effektivität und Effizienz gleichbedeutend. Im Zusammenhang mit Management wird jedoch unterschieden:
„Tun wir die richtigen Dinge?“, eine strategische Komponente des Controllings. Eine Relation, die angibt, in welchem Mass ein Ziel erreicht wird. Die höchste Effektivität ist gegeben, wenn das Ziel erreicht ist (vgl. im Gegensatz zur Effizienz). Oder gemäss Liket: „Bei der Effektivität (Wirksamkeit) wird die Frage gestellt, ob das Ziel, das man sich gesetzt hat, erreicht wird...“ Effektivität ist das mittel- bis langfristig orientierte Entscheiden, welche Wirkungen erzielt werden sollen, um ein optimales Ergebnis zu erreichen.
Effektiv arbeiten bedeutet, unter Einsatz aller Mittel ein Ziel zu erreichen, effizient arbeiten hingegen bedeutet, ein Ziel mit möglichst geringem Mitteleinsatz erreichen. Effizienz setzt also Effektivität voraus und geht über diese hinaus.
Effektivität ist ein Mass für die Zielerreichung (Wirksamkeit, Output)
Effizienz ist ein Mass für die Wirtschaftlichkeit (Kosten-Nutzen-Relation)
Zusammenfassung der Kapitel
1 Vorwort: Einleitende Betrachtung der strategischen Bedeutung von Projektmanagement und der Abgrenzung von Effektivität und Effizienz.
2 Management Summary: Zusammenfassende Darstellung der Notwendigkeit einer klaren strategischen Ausrichtung und der Verbindung von Effektivität und Effizienz zur Steigerung des Unternehmenserfolgs.
3 Einleitung und Hintergründe: Vorstellung der Forschungsziele, der angewandten Methoden (Umfragen/Interviews) und Abgrenzung der Themenfelder.
4 Hauptteil: Detaillierte Auseinandersetzung mit der Ausgangslage, Definitionen und der Informationsbeschaffung durch empirische Erhebungen.
5 Messung der Effektivität: Erläuterung von Kennzahlen, Messgrössen und den notwendigen Instrumenten zur Bewertung von Projekt-Erfolgen.
6 Praxis: Analyse der aktuellen Situation in Unternehmen, Vorstellung von Erfolgsfaktoren, Best Practices und einem konkreten Massnahmenkatalog.
7 Konklusion: Synthese der gewonnenen Erkenntnisse, kritische Reflexion des Arbeitsprozesses und Handlungsempfehlungen für die Zukunft.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, Effektivität, Effizienz, Projektportfoliomanagement, Kennzahlen, Controlling, Strategie, Risikomanagement, Messgrössen, Nutzwertanalyse, Balanced Scorecard, Unternehmensführung, Ressourcenplanung, Zielerreichung, Lessons learned
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit untersucht das Spannungsfeld zwischen Effektivität und Effizienz im professionellen Projektmanagement und zeigt auf, wie Unternehmen durch systematisches Projektportfoliomanagement den Unternehmenserfolg steigern können.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen umfassen die Definition und Messung von Erfolg, die strategische Priorisierung von Projekten, das Controlling von Projektportfolios sowie die Identifikation von typischen Problemen in der Projektpraxis.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das primäre Ziel ist es, Licht in den Begriff der Effektivität zu bringen, verständliche Messmethoden aufzuzeigen und durch einen Massnahmenkatalog eine praxisnahe Hilfestellung zur Steigerung der Projekt-Effektivität zu geben.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Der Autor stützt sich auf eine Kombination aus Literaturstudium, einer empirischen Online-Umfrage unter Fachkräften und persönlichen Experteninterviews sowie der Analyse von Fallbeispielen.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil befasst sich mit der Definition der Begrifflichkeiten, der Beschreibung von Messgrössen und Kennzahlen sowie der Vorstellung verschiedener Instrumente wie Nutzwertanalysen und Bewertungsmatrizen zur Projektsteuerung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Kernbegriffe sind insbesondere Effektivität, Effizienz, Projektportfoliomanagement, Kennzahlen, Strategie und Controlling.
Warum ist eine Unterscheidung zwischen Effektivität und Effizienz für den Projekterfolg kritisch?
Die Arbeit betont, dass Effizienz (die Dinge richtig tun) nur dann zu einem positiven Unternehmenserfolg führt, wenn zuvor die Effektivität (die richtigen Dinge tun) sichergestellt wurde; andernfalls wird Ressourcenverschwendung effizient betrieben.
Welchen Stellenwert nimmt die Unternehmenskultur in der Arbeit ein?
Ein hoher Stellenwert, da die Arbeit aufzeigt, dass ohne Management-Attention, Transparenz und eine offene Kommunikationskultur selbst die besten Methoden zur Steigerung der Projekteffektivität wirkungslos bleiben.
- Arbeit zitieren
- Andy Wydler (Autor:in), 2008, Projektmanagement-Effektivität in Business-Organisationen, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/114344
