Anwendung des Projektmanagements in der gesetzlichen Krankenversicherung - unter besonderer Betrachtung der Organisation, Planung und des Risikomanagements


Hausarbeit, 2007
34 Seiten, Note: 2,3

Leseprobe

Inhalt

1. Einleitung

2. Grundgedanken zum Projektmanagement
2.1. Projektbegriff und Projektmanagement
2.2. Bedeutung von Projektmanagement

3. Warum Projektorganisation in einer Krankenkasse?
3.1. Projektorganisation am Beispiel des Customer Relationship Management Projekts
3.1.1. Gründe für die Aufnahme des CRM Projektes
3.1.2. Anforderungsanalyse im CRM Projekt
3.1.3. Weiterer Projektverlauf

4. Projektplanung
4.1. Grundlagen der Planung
4.2. Einbettung der Projektplanung in den Projektablauf
4.2.1. Aufgabenplanung in Projekten
4.2.2. Ablauf- und Terminplanung im Projekt
4.3. Risikomanagement
4.3.1. Ausgestaltung des Risikomanagementsystems
4.3.2. Der Begriff „Risiko“
4.3.3. Risikoanalyse
4.3.4. Risikobewertung
4.3.5. Risikoabsicherung
4.3.5.1. Maßnahmenplanung
4.3.5.2. Maßnahmenbewertung
4.3.5.3. Risiko Controlling

5. Fazit

Abkürzungsverzeichnis

Literaturverzeichnis

1. Einleitung

In unserer täglichen Praxis in der gesetzlichen Krankenversicherung werden wir mit Aufgaben oder Problemen konfrontiert, für deren Bearbeitung eine interdisziplinäre, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erforderlich ist. Die bestehenden Organisations- und Entscheidungsstrukturen sind dabei zu umständlich. Zur Lösung moderner Vorhaben der Krankenkassen bedarf es kreativer Lösungen und die effiziente Nutzung vorhandener Ressourcen in einem vertretbaren, zeitlichen und finanziellen Rahmen.

Um diese Vorhaben zu realisieren, setzte sich das Projektmanagement auch verstärkt in den gesetzlichen Krankenkassen durch. Auf die Bedeutung des Projektmanagements in der sozialen Krankenversicherung möchten wir in unserer Hausarbeit näher eingehen. Dabei stellen wir unter anderem auch ein Praxisbeispiel vor, das „Customer Relationship Management“ Projekt der Siemens Betriebskrankenkasse, zeigen auf, welche Ziele mit einem solchen Projekt verfolgt werden und gehen anschließend näher auf die Phase der Projektplanung ein. Zudem möchten wir Risiken aufzeigen, die während der Projektplanung aufkommen können und wie sie anhand von gezieltem Risikomanagement im Vorfeld erkannt und beseitigt werden können.

Diese Arbeit beschäftigt sich zunächst einmal mit dem Grundgedanken des Projektmanagements. Wir werden dabei näher an den Begriff „Projekt“ eingehen, sowie auf die Bedeutung von Projektmanagement. Anschließend wollen wir erläutern, warum Projektorganisation in der Krankenkasse durchgeführt wird. Dabei greifen wir auf ein Beispiel aus der Praxis der Gesetzlichen Krankenversicherung, dem CRM – Projekt zurück. Wir durchleuchten die Gründe für das CRM – Projekt, die Anforderungsanalyse sowie den weiteren Projektverlauf. Im Anschluss daran werden wir die Grundlagen der Projektplanung darstellen. In diesem Kapitel stellen wir sowohl die Einbettung der Projektplanung in den Projektablauf dar, sowie die Aufgabenplanung und Ablauf- und Terminplanung im Projekt dar.

Im weiteren Verlauf dieser Arbeit soll dann ein weiterer wichtiger Punkt der Projektplanung, das Risikomanagement, aufgeführt werden. Hier wird zunächst mal der Begriff „Risiko“ erklärt, sowie die verschiedenen Phasen, wie Risikoanalyse, -bewertung und -absicherung. Anschließend werden die Maßnahmen erörtert. Dabei werden v.a. die Punkte der Maßnahmenplanung, -bewertung und das Risiko Controlling genauer dargestellt.

Abschließend folgt dann noch ein Fazit, wo die wichtigsten Kenntnisse noch einmal kurz zusammengefasst werden.

2. Grundgedanken zum Projektmanagement

2.1. Projektbegriff und Projektmanagement

Eine eindeutige Begriffsdefinition, passend für alle Situationen und Fälle, gibt es streng genommen nicht. Doch wie vieles andere, lassen sich auch Projekte[1] anhand von DIN- Normen bestimmen. Laut DIN 69901 werden im allgemeinen Vorhaben und Aufgabenstellungen als Projekt bezeichnet, die „im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet sind, z. B.

- Zielvorgabe,
- Zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen,
- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und
- Projektspezifische Organisation“.[2]

Ein Projekt bedarf aufgrund seiner besonderen Herausforderung einer eigenen Organisationsform im Unternehmen. Von anderen Aufgaben unterscheidet sich ein Projekt durch Bedeutung, Komplexität, Größe, Neuartigkeit, Risikopotential und Kostenrelevanz für das Unternehmen. Kurz gesagt: „Ein Projekt ist ein außergewöhnliches Vorhaben“[3]

Besonders hervorzuheben und gleichzeitig eines der wesentlichen Merkmale eines Projektes ist die klar umrissene und zeitlich befristete Aufgabe, die bewältigt werden muss. Projekte müssen eindeutig formulierte Ziele haben. Aus diesen Zielen müssen sich wiederum konkrete Aufgaben ableiten lassen. Doch im alltäglichen Berufsleben werden Aufgaben oder auch viele Tätigkeiten in der gesetzlichen Krankenkasse nicht projektorientiert angegangen. Der Leiter der Finanzbuchhaltung wird zum Beispiel ständig bemüht sein, Veränderungen optimal in den Geschäftsbetrieb mit einzubinden und die Prozesse im Allgemeinen zu optimieren. Doch wird er dabei sicherlich nicht von seiner Hauptaufgabe, der ordnungsgemäßen Buchhaltung, Abstand gewinnen wollen.

Die Optimierung des Prozessverlaufs, bzw. eine Steigerung der Effizienz bei Veränderungen, wäre erst dann eine projektorientierte Tätigkeit, wenn sich der Finanzbuchleiter hierfür konkrete Ziele und Termine setzen würde, die er innerhalb eines feste Budgets erreichen will.[4] Es gilt also festzuhalten, dass es jemanden geben muss, der das vorgegebene Problem (hier „Projekt“) als solches formuliert, konkrete Aufgaben davon ableitet und dessen Lösung überwacht. Die Einmaligkeit des Projektes führt dazu, dass man ohne Planung und ohne Management diese nicht bewältigen kann. Es bedarf also einem gezielten Projektmanagement:

„Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Es umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen.“[5]

2.2. Bedeutung von Projektmanagement

Projektmanagement bedeutet gesellschafts-, ressort- und bereichsübergreifende Kommunikation und Kooperation. Um Abläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen müssen im verstärkten Maße im Unternehmen die Netzwerke der Zusammenarbeit aufgebaut und gepflegt werden.

Zur gemeinsamen Aufgabenbewältigung ist es notwendig, dass Mitarbeiter und Führungskräfte quer zur bestehen Organisationsform (z.B. Linienorganisation) vorbildlich zusammenarbeiten. Damit ist eine hierarchiestufenübergreifende Zusammenarbeit gemeint. Um richtige, klare und schnelle Entscheidungen zu erreichen, sollte hierarchiestufenunabhängig offen und konstruktiv miteinander kommuniziert werden. Auch „unbequeme“ Fakten und die daraus resultierenden Konsequenzen für das Unternehmen müssen klar benannt werden.

Projektmanagement bedeutet auch einen Problemlösungsprozess systematisch zu gestalten. Der Managementprozess umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektes sowie die Koordination mit anderen Projekten und Aufgaben. Das verlangt eine fundierte Analyse der Schnittstellen und gute Informationen.[6]

3. Warum Projektorganisation in einer Krankenkasse?

In Krankenkassen wird vornehmlich eine Einlinienorganisation, in größeren Kassen eine Stab-Linienorganisation eingesetzt. Die Linienorganisation stellt die straffste Form der organisatorischen Gliederung eines Unternehmens dar und knüpft an das von Fayol[7] formulierte Prinzip der Einheitlichkeit der Auftragserteilung an. Danach darf eine Instanz nur von einer übergeordneten Anweisungen erhalten. Alle Abteilungen sind in einen einheitlichen Dienstweg eingegliedert (Instanzenweg) und es besteht eine eindeutige Linie der Weisungsbefugnis und Verantwortung, die über mehrere Zwischenstufen führt.[8]

Wie im zweiten Kapitel bereits erwähnt, hat Projektmanagement als Organisationsform nur dort ihren Sinn, wo eine bestehende Linienorganisation nicht, oder nur schwer in der Lage ist, Neuerungen und Änderungen effizient zu bewältigen. Eine auf Fachspezialisierung und funktionale Aufgabenteilung beruhende Linienorganisation in der GKV ist häufig komplexen Aufgabenstellungen nicht gewachsen. Deshalb werden temporär quer und über Linienorganisationseinheiten hinweg Projekte geführt, die ein schnelleres, flexibleres und leistungsfähigeres Handeln ermöglichen sollen. Während der Projektlaufzeit müssen die „normalen“ hierarchischen Schranken und Zuständigkeiten überwunden werden.[9]

Aufgabe der Linienorganisation ist es dann, Ressourcen und Know-how in die Projekte zu geben. Dabei trägt sie wesentlich zum Projekterfolg bei. Die Führungskräfte der Linie haben damit eine Mitverantwortung für die Leistung der Projektmitarbeiter. Sie „entsenden“ Mitarbeiter in das Projekt, die zeitlich und fachlich in der Lage sind, die Ziele für die Krankenkasse zu erreichen. Solche Ziele können beispielsweise sein:

- Die Qualität der erreichten Projektergebnisse erhöhen, mögliche Probleme frühzeitig erkennen.
- Die Akzeptanz der Projektergebnisse bei Nutzern, Anwendern und Kunden steigern.
- Die Effizienz der Projektbearbeitung steigern, unnötige Reibungsverluste vermeiden.
- Die bereichsübergreifende Kommunikation und Kooperation verbessern.

Erfolgreich ist Projektmanagement in einer Krankenkasse bzw. Unternehmen dann, wenn es von allen Mitarbeitern und Führungskräften nicht nur als eine Technik, sondern als eine eigenständige ergänzende Arbeits- und Organisationsform in und neben der bestehenden Linienorganisation verstanden wird.

3.1. Projektorganisation am Beispiel des Customer Relationship Management Projekts

Projekte, die von Krankenkassen in der Regel am häufigsten wahrgenommen werden sind:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Das CRM Projekt wurde bei der Siemens Betriebskrankenkasse erfolgreich durchgeführt und gehört zu der Gruppe der Softwareprojekte. Das CRM-System ist als Add-on anzusehen, welches die bestehende Software (hier ISKV) ergänzt.

3.1.1. Gründe für die Aufnahme des CRM Projektes

Es gibt verschiedene Aktivitäten, die dazu führen, dass mit Kunden und potentiellen Kunden einer Krankenkasse Kontakt aufgenommen wird. In den meisten Kassen erfolgt diese Aktivität beispielsweise mit Hilfe von Hinweislisten, Excel-Listen und anderen Anwendungssystemen. Dies ist, wie auch meine Praxiserfahrung gezeigt hat, meist sehr umständlich und natürlich sehr zeitaufwendig. Ziel des Projektes ist es diese verschiedenen Anwendungssysteme zu einer übergreifenden CRM-Lösung zusammenzufassen. Das Customer Relationship Management integriert und optimiert hierbei alle kundenbezogenen Prozesse im Marketing, Vertrieb und der Kundenbetreuung (Arbeitgeberbetreuung) einer Krankenkasse. Das große Potential, welches die Kundenbetreuung bietet, wird dadurch am effizientesten genutzt. Die Mitarbeiter werden bei ihren administrativen Tätigkeiten entlastet und die Haltearbeit von wechselwilligen Kunden wird durch eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit optimiert. Das richtig eingesetzte CRM unterstützt die Mitarbeiter bei der Mitglieder- bzw. Arbeitgebergewinnung und verbessert die Kundenbindung, da diese gezielter angesprochen werden können und entsprechend ihren individuellen Bedürfnissen betreut werden können.

3.1.2. Anforderungsanalyse im CRM Projekt

Im Rahmen dieser Hausarbeit haben wir uns intensiv mit dem CRM Projekt der SBK auseinandergesetzt. Nach Auswertung der uns vorliegenden Unterlagen haben sich folgende Anforderungen an das CRM-Projekt herauskristallisiert:

- Einheitliche Verwaltung der Kundendaten aus den verschiedenen Anwendungssystemen
- Realisierung einer einheitlichen, effizienten und ergonomischen Benutzeroberfläche des CRM-Systems
- ISKV soll nicht ersetzt werden – CRM nur als „Add on“, welches auch an den Nachfolger „21c“ gekoppelt werden kann
- Realisierung einer technologischen Infrastruktur, die einen einheitlichen Zugriffsmechanismus auf Informationen ermöglicht und flexibel erweiterbar ist

Im Rahmen des Projektes soll eine fachliche und technische Konzeption für eine umfassende CRM-Lösung entwickelt werden, um die unter Punkt 3.1.1 genannten Ziele (wie z.B. die optimierte Kundenbindung) erreichen zu können.

[...]


[1] Projekt: Der lateinische Ursprung für den Projektbegriff ist "proiectum", was "das voraus Geworfene" bedeutet. (siehe Microsoft Lexikon)

[2] vgl. Neumann; Projektmanagement von A-Z; Seite 118

[3] siehe Madauss, Bernd J.; Handbuch Projektmanagement; Seite 499

[4] vgl. Neubauer.M; Krisenmanagement in Projekten; Seite 6

[5] http://www.pm-handbuch.com/index.htm

[6] Auszüge aus „best practise Erfahrungen“ Intranet SBK München

[7] Henri Fayol (* 1841 in Konstantinopel; † 1925 in Paris), französischer Bergbauingenieur, ist der Begründer der (französischen) Management- bzw. Verwaltungslehre. (siehe www.wikipedia.de)

[8] Wöhe, Günter; Einführung in die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre; Seite 152

[9] Ewert, Janssen; Handbuch Projektmanagement Öffentliche Dienste; Seite 14 -15

Ende der Leseprobe aus 34 Seiten

Details

Titel
Anwendung des Projektmanagements in der gesetzlichen Krankenversicherung - unter besonderer Betrachtung der Organisation, Planung und des Risikomanagements
Hochschule
Fachhochschule Braunschweig / Wolfenbüttel; Standort Braunschweig
Veranstaltung
Projektmanagement in einrichtungen des Gesundheitswesens
Note
2,3
Autor
Jahr
2007
Seiten
34
Katalognummer
V114716
ISBN (eBook)
9783640236077
ISBN (Buch)
9783640238125
Dateigröße
525 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Anwendung, Projektmanagements, Krankenversicherung, Betrachtung, Organisation, Planung, Risikomanagements, Projektmanagement, Gesundheitswesens
Arbeit zitieren
Sadik Altindal (Autor), 2007, Anwendung des Projektmanagements in der gesetzlichen Krankenversicherung - unter besonderer Betrachtung der Organisation, Planung und des Risikomanagements, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/114716

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