Seit 1998 steht neben dem Aufbau digitaler Vertriebskanäle vor allem die Unterstützung des Einkaufs im Vordergrund vieler E-Commerce Projekte. Mit der Verwendung elektronischer Lieferantenkataloge und der Bestellabwicklung über das Internet sollen, im Gegensatz zum Aufbau bei neuen Verkaufslösungen, ökonomische Vorteile erzielt werden.1 Unternehmen, die sich mit ihren Produkten am Weltmarkt behaupten wollen, müssen dieses Rationalisierungspotenzial identifizieren und nutzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei liegt das Hauptaugenmerk auf der Reduzierung des Zeitaufwands- und Geldeinsatzes durch die Möglichkeiten des Internets. Dieses Medium ist mittlerweile ein wesentlicher Bestandteil unternehmerischer Geschäftsprozesse geworden. Gerade Einsparungen in der Wertschöpfungskette der Beschaffung lassen sich anhand vieler Praxisbeispiele von Großunternehmen belegen. Projekte dieser Größenordnung verlangen allerdings ein strukturiertes Vorgehen und sorgfältige Planung. Anliegen dieser Arbeit ist es, die Vorarbeiten im Rahmen der Einführung einer E-Procurement Lösung für nicht produktionsrelevante Güter (NPG)2 darzustellen, die derzeitigen Prozesse zu analysieren und Optimierungspotenzial aufzuzeigen. Darauf aufbauend wird die Auswahl des geeigneten Systems für die Anforderungen eines Unternehmens vorgenommen und dokumentiert. Ziel ist die Ausarbeitung einer Entscheidungsgrundlage für das Konzept eines E-Procurement Systems, welches für eine Praxiseinführung benötigt wird. Neben diesen Analysen wird die Wirtschaftlichkeit der Systemeinführung betrachtet. Die Einführung einer E-Procurement Lösung ist für dieses Beispielunternehmen nur sinnvoll, falls sich die Investitionen innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums amortisieren.
Die zu analysierenden Vorteile einer E-Procurement Einführung für dieses Unternehmen lassen sich wie folgt zusammenfassen:
• Reduzierung der Lieferantenvielfalt
• Reduzierung der Artikelvielfalt
• Vereinfachung der Beschaffungsprozesse durch Reduzierung der Schnittstellen und Reduzierung von Prozessschritten für die ausgewähl-ten Güter
• Reduzierung der Prozesskosten
• Reduzierung der Einkaufskosten durch Bedarfs- und Lieferantenoptimierung
Inhaltsverzeichnis
1 Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit
2 Hinführung zum Thema
2.1 Auswirkungen von E-Procurement auf die Materialwirtschaft
2.2 Einordnung von E-Procurement innerhalb des E-Business
2.3 Lösungsmodelle für E-Procurement Systeme
2.3.1 Externe Lösung der elektronischen Beschaffungsabwicklung
2.3.1.1 Marktplätze
2.3.1.2 Desktop Purchasing System (DPS)
2.3.1.2.1 Prozessänderungen durch die DPS Einführung
2.3.1.2.2 Änderung der Beschaffungsaktivitäten durch ein DPS
2.3.2 Interne Lösung
3 Unternehmensdarstellung
3.1 Beschreibung und Struktur der Unternehmensgruppe
3.2 Beschreibung und Struktur des Unternehmens
3.3 Organisation der Materialwirtschaft
3.3.1 Aufbau Einkauf und Logistik
3.3.2 Einkauf allgemein
3.3.3 Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen aktuell
4 Praxiseinführung einer E-Procurement Lösung
4.1 Vorbereitungsphase
4.1.1 Definition von Non-Production Goods (NPG) des Beispielunternehmens
4.1.2 Ist-Analyse der vorhandenen Prozesse und Kosten
4.1.2.1 Bestellvolumen
4.1.2.2 Anzahl der Bestellpositionen
4.1.2.3 Anzahl der Lieferanten
4.1.2.4 Anzahl Artikel
4.1.2.5 Aufwand – Nutzen Betrachtung
4.1.2.6 Mitarbeiterressourcenbindung im Einkauf
4.1.2.7 Bedarfsanforderungen
4.1.2.8 Prozess der Beschaffungsabwicklung
4.1.2.9 Prozesskosten
4.1.3 Analyse der Bedarfsträgeranforderungen
4.1.3.1 Bestimmung der Rahmenbedingungen für die Befragung
4.1.3.2 Ergebnisse der Befragung
4.1.4 Pflichthefterstellung zur Vergleichbarkeit der Lösungsansätze
4.2 Modellierungsphase (Soll-Prozess)
4.2.1 Prozessoptimierung des NPG Managements
4.2.2 Änderung der Beschaffungsaktivitäten
4.2.3 Logistischer Lösungsansatz
4.2.4 Vergleichende Darstellung der Lösungsansätze
4.2.4.1 Internes Lösungsmodell
4.2.4.2 Interne und externe Lösungsansätze
4.2.4.3 Vorteil- und Nachteilbetrachtung der Lösungsansätze
4.2.5 Schnittstellendefinition
4.3 Entscheidungsphase
4.3.1 Empfehlung zur Systemauswahl
4.3.2 Prüfung des Kosten–Nutzen-Verhältnisses
4.3.2.4 Kosten
4.3.2.5 Einsparungen
4.3.2.6 Amortisationsrechnung
4.3.2.7 Rentabilitätsrechnung
4.3.2.8 Freiwerdendes Potenzial
4.3.3 Einführungsszenario
5 Schlussbetrachtung und abschließende Ausführungen
5.1 Zusammenfassung
5.2 Ausblick
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Die vorliegende Arbeit verfolgt das Ziel, die Konzeption und Auswahl eines geeigneten E-Procurement-Systems für die Beschaffung von nicht produktionsrelevanten Gütern (NPG) in einem international agierenden Industrieunternehmen zu entwickeln. Dabei steht die Analyse der derzeitigen Prozesse, die Bewertung von Einsparpotenzialen sowie die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einer Systemimplementierung im Vordergrund, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig zu sichern.
- Analyse und Optimierung der Beschaffungsprozesse für indirekte Güter (NPG).
- Vergleich verschiedener Lösungsansätze (externe Marktplätze, Desktop Purchasing Systeme, interne Lösungen).
- Durchführung einer Mitarbeiterbefragung zur Ermittlung von Anforderungen an ein E-Procurement-System.
- Wirtschaftlichkeitsanalyse inklusive Amortisations- und Rentabilitätsrechnung.
- Erstellung eines praxisorientierten Einführungsszenarios für das gewählte System.
Auszug aus dem Buch
2.1 Auswirkungen von E-Procurement auf die Materialwirtschaft
Die Bedeutung der Materialwirtschaft hat sich im Laufe der Jahre erhöht. Sie ist das Versorgungssystem des Unternehmens vom Lieferanten bis zum Kunden über alle Wertsteigerungsstufen des Unternehmens. Die Materialwirtschaft schließt Güter, Leistungen und Energien ein und erfüllt die Funktionen Erwerben, Bevorraten, Verteilen und Entsorgen. Dabei fallen folgende Tätigkeiten im Bereich der Materialwirtschaft: Planung, Disposition (Prognose) und Kontrolle über die Durchführung der Funktionen Einkaufen, Bevorraten, Verteilen und Entsorgen.
Das Thema dieser Diplomarbeit bezieht sich auf einen Teilbereich der Materialwirtschaft, der Beschaffung von Gütern, die nicht in den Produktionsprozess eingehen und deren innerbetriebliche Verteilung. Aus diesem Grund und weil weitere Ausführungen zur Materialwirtschaft allgemein nicht erforderlich sind, wird auf andere Teilbereiche bei Bedarf an den erforderlichen Stellen eingegangen.
In der Vergangenheit wurden Kostenreduzierungserfolge im Einkauf meist nur an der Erzielung von Preisnachlässen (bei gleich bleibendem Service und geforderter Qualität) gemessen. Durch neuere Ansätze, die Prozessdenken und damit abteilungsübergreifende Maßnahmen fokussieren, haben sich Möglichkeiten mit weitaus erfolgversprechenderen Ansätzen aufgetan.
Seit das Internet unter dem Stichwort Electronic Business in die Veränderung von Geschäftsprozessen eingreift, werden viele Tätigkeiten in der Wertschöpfungskette überflüssig. Schnittstellen zwischen Prozessen sowie Medienbrüche können bei gleichzeitig sinkenden Kosten und erhöhter Ablaufgeschwindigkeit erheblich reduziert werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit: Einführung in die Relevanz der digitalen Beschaffung und Definition des Ziels, ein E-Procurement-System für NPG-Güter zu konzipieren.
2 Hinführung zum Thema: Theoretische Fundierung von E-Procurement innerhalb des E-Business sowie Differenzierung verschiedener Lösungsmodelle für die Beschaffungsabwicklung.
3 Unternehmensdarstellung: Überblick über die Organisationsstruktur und die aktuelle Ausgestaltung der Materialwirtschaft im Beispielunternehmen.
4 Praxiseinführung einer E-Procurement Lösung: Detaillierte Ist-Analyse der Prozesse, Auswertung der Anwenderanforderungen, Vergleich der Lösungsansätze und Wirtschaftlichkeitsrechnung für die Implementierung.
5 Schlussbetrachtung und abschließende Ausführungen: Zusammenfassender Rückblick auf die Analyseergebnisse und ein Ausblick auf die zukünftige Skalierung des NPG-Managements auf weitere Gütergruppen.
Schlüsselwörter
E-Procurement, NPG, Materialwirtschaft, Desktop Purchasing System, Prozessoptimierung, Kosten-Nutzen-Analyse, Amortisationsrechnung, Lieferantenanbindung, Electronic Business, Beschaffungsmanagement, SAP R/3, Indirekte Güter, Rentabilität, Schnittstellendefinition, Beschaffungsabwicklung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Diplomarbeit primär?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der Konzeption und der Auswahl eines E-Procurement-Systems zur effizienten Beschaffung von nicht produktionsrelevanten Gütern (NPG) in einem Industrieunternehmen.
Welche zentralen Themenfelder deckt die Arbeit ab?
Die Arbeit umfasst die Analyse existierender Beschaffungsprozesse, den Vergleich verschiedener IT-Lösungsansätze, die Erhebung von Nutzeranforderungen sowie die finanzielle Wirtschaftlichkeitsprüfung einer Systemeinführung.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Ziel ist es, den Beschaffungsprozess für indirekte Güter durch elektronische Unterstützung zu optimieren, Prozesskosten zu senken und eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Einführung eines E-Procurement-Systems zu schaffen.
Welche wissenschaftlichen Methoden werden angewandt?
Es werden eine Ist-Prozessanalyse, eine quantitative Datenanalyse (Bestellvolumen/Prozesskosten), eine standardisierte Mitarbeiterbefragung zur Anforderungsermittlung sowie betriebswirtschaftliche Investitionsrechnungsverfahren (Amortisations- und Rentabilitätsrechnung) genutzt.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Ist-Analyse der Einkaufsprozesse, die Definition von NPG-Gütern, die methodische Gegenüberstellung von externen und internen Lösungsansätzen mittels einer Bewertungsmatrix sowie die detaillierte Planung eines Einführungsszenarios.
Durch welche Schlüsselwörter lässt sich die Arbeit am besten charakterisieren?
Wichtige Begriffe sind E-Procurement, NPG, Prozesskostenoptimierung, Wirtschaftlichkeitsrechnung, Desktop Purchasing System (DPS) und SAP-Integration.
Warum spielt das Desktop Purchasing System (DPS) eine so zentrale Rolle?
Das DPS wird im Rahmen der Ist-Analyse als Basis für das Lösungsmodell identifiziert, da es eine intuitive Bedienoberfläche bietet und den Beschaffungsprozess direkt auf den Anwender verlagert, wodurch Kapazitäten im Einkauf frei werden.
Zu welchem Ergebnis kommt die Wirtschaftlichkeitsprüfung?
Die Analyse ergibt, dass sich die Investitionskosten durch den hohen Einspareffekt pro Jahr amortisieren und das System eine sehr hohe Rentabilität (121%) aufweist, weshalb die Einführung befürwortet wird.
Was ist die größte Herausforderung bei der Umsetzung laut Arbeit?
Die größte Herausforderung ist die Anbindung mehrerer Lieferanten unter Verwendung einer einheitlichen, intuitiven Benutzeroberfläche sowie die Integration in das bestehende ERP-System (SAP R/3).
- Quote paper
- Steffen Knorz (Author), 2004, Einführung eines E-Procurement-Systems, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/114756
