Die datenschutzkonforme Einrichtung des Home-Office. Vereinbarungen und Richtlinien


Hausarbeit, 2019

24 Seiten, Note: 10


Leseprobe


Inhaltsverzeichnis

A. Einleitung

B. Formen der Telearbeit

C. Vor- und Nachteile

D. Risiken

E. Die datenschutzrechtlichen Voraussetzung für Home-Office
1. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit
2. Administrative Maßnahmen zum Datenschutz
a. Geeignete Daten zur Verarbeitung im Home-Office
b. Vereinbarungen und Regelungen zum Datenschutz
aa. Regelungsgegenstand
bb. Reglungsformen
(1) Mitbestimmung und Dienstvereinbarungen
(2) Einzelvereinbarung zwischen Dienstherrn und Telearbeitenden

F. Einsatz geeigneter Kontrollmechanismen

G. Fazit

H. Richtlinie für Home-Office bzw. Telearbeit

Literaturverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

„Home-Office Vereinbarung und Richtlinie“

A. Einleitung

Kommunalverwaltungen halten es aus Gründen der Tradition für notwendig, zentral zu liegen. Die Arbeit von heute verlangt jedoch immer mehr Mobilität und öfters Wegzeiten von mehreren Stunden am Tag. Pendeln kostet allerdings nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Geld und verursacht darüber hinaus hohe Umweltbelastungen.1 Aus diesen Gründen ist ein Trend zum Home-Office - auch in der Kommunalverwaltung - in den letzten Jahren zu beobachten. Im Jahr 2018 arbeitete 39 Prozent der Beschäftigten zumindest teilweise im Home-Office, ein weiteres Drittel wünschte es sich.2

In der vorliegenden AG-Arbeit begleite ich als behördliche Datenschutzbeauftragte die Behördenleitung bei der Einrichtung eines datenschutzkonformen Home-Office, da diese den Beschäftigten die Arbeit von zuhause ermöglichen möchte (bei den Stellen, wo es aufgrund der Eigenart der Arbeit möglich ist). Hierfür werde ich zunächst die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen für Home-Office vorstellen, um im Anschluss eine Richtlinie für Home-Office auszuarbeiten.

Aber was ist „Home-Office“ überhaupt? Der Begriff „Home-Office“ ist gesetzlich nicht definiert.3 Der englische Begriff lässt sich salopp gesagt mit „Büro im eigenen Zuhause“ übersetzen. Homeoffice (auch Telearbeit genannt) ist eine flexible Arbeitsform, bei der die Beschäftigten ihre Arbeitsleistung vollumfänglich oder teilweise an einem außerhalb der Behörde liegenden Arbeitsplatz erbringen.4 In der Regel handelt es sich hierbei um einen fest eingerichteten Arbeitsplatz „in den eigenen vier Wänden“, der mit moderner IT- und Kommunikationstechnik ausgestattet ist und durch diese mit der Dienststelle verbunden ist.5

B. Formen der Telearbeit

Ferner lässt sich die Telearbeit je nach Tätigkeitsschwerpunkt in verschiedene Formen unterteilen.6

1. Bei der isolierten Telearbeit arbeitet der Beschäftigte ausschließlich von Zuhause aus bzw. von einem anderen Ort aus, der außerhalb der Behörde liegt. Ein eigener Arbeitsplatz beim Dienstherrn steht ihm nicht zur Verfügung.7 Seine Arbeitsergebnisse leitet er telefonisch oder elektronisch an seinen Vorgesetzten weiter. Die isolierte Telearbeit ist insbesondere für Personen geeignet, die dauerhaft an ihre Wohnung gebunden sind, weil sie z.B. behindert sind oder einen Angehörigen betreuen.
2. Bei der alternierenden Telearbeit steht dem Beschäftigten sowohl ein Arbeitsplatz in der Behörde als auch zu Hause zur Verfügung. Zwischen den beiden Orten kann er bedarfsgerecht wechseln, d.h. er kann z.B. für persönliche Gespräche in die Dienststelle fahren. Diese Telearbeitsform ermöglicht das sog. „Desk Sharing“. Das bedeutet, dass der jeweilige Arbeitsplatz in der Dienststelle von mehreren Beschäftigten abwechselnd genutzt werden kann, weil stets einer im Home-Office ist. Der Vorteil hiervon ist, dass entweder die Raumnot oder die laufenden Raum- und Mietkosten des Dienstherrn bekämpft werden können.8 Diese Form der Telearbeit ist am Verbreitesten9 und empfiehlt sich aus den genannten Gründen auch im vorliegenden Fall.
3. Die mobile Telearbeit ermöglicht im Unterschied zur Telearbeit i.e.S. ortsunabhängiges Arbeiten, d.h. der Arbeitsplatz bewegt sich quasi mit dem Arbeitnehmer. Mobile Telearbeit ist die mittels mobiler Informations- und Kommunikationstechnik eingeräumte Möglichkeit, auf die behördeninterne IT-Infrastruktur zuzugreifen. Somit wird die Arbeit an typischerweise wechselnden Orten außerhalb der Behörde erbracht z.B. im Zug, Hotel oder auf dem Sofa zu Hause. Der Beschäftigte muss nur seine Erreichbarkeit sicherstellen.10 Diese Form der Telearbeit eignet sich für alle Branchen mit hohem Reiseaufkommen und vielen Kundendaten wie z.B. im Vertrieb.11
4. Für die Telearbeit gibt es keine gesetzlichen Spezialregelungen12.13 Arbeitnehmer in Deutschland haben gegenwärtig weder einen gesetzlichen Anspruch auf Arbeit im Home-Office14 noch trifft sie die Verpflichtung auf Verlangen des Dienstherrn15 im Home-Office zu arbeiten.16 Allerdings liegt ein entsprechender Gesetzesvorschlag von Arbeitsminister Hubertus Heil vor. Ob und wann ein Home- Office-Gesetz jedoch verabschiedet wird, ist fraglich und mit der derzeitigen Regierungskoalition unwahrscheinlich.17 Der Anspruch kann sich im öffentlichen Dienstrecht deshalb nur aus einem Tarifvertrag18, einer Dienstvereinbarung oder dem Dienstvertrag der Parteien ergeben.19
5. Dem Dienstherrn steht bei der Einrichtung eines Home-Office-Arbeitsplatzes ein pflichtgemäßes Ermessen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten zu.20 Dabei prüft er zunächst die Geeignetheit des Arbeitsplatzes für die Telearbeit. Maßgeblich hierfür sind zum einen die dienstlichen Bedürfnisse zum anderen die Notwendigkeit, dass der jeweilige Beschäftigte durchgängig in der Dienststelle anwesend ist.21 Für die Telearbeit geeignet sind grundsätzlich alle Tätigkeiten, die Informationstechniken (elektronische Dienste oder Netze sowie PCs/Notebooks) nutzen und deren Kommunikationsbedarf überwiegend durch Telekommunikation gewährt werden kann, z.B. Programmieren oder Texterfassung.22 Laut Schätzungen sind rund 5 bis 10% (zwischen 1,75 und 3,5 Mio.) der Arbeitsplätze in Deutschland für Telearbeit geeignet.23 Solche Arbeitsbereiche gibt es auch in der Kommunalverwaltung z.B. die Organisation der Abfallplanung oder die Erstellung von Gutachten und Berichten.24 25 Hinsichtlich der Festlegung- und Bewertungskriterien, die für die Einrichtung eines Home-Office erfüllt sein müssen, steht dem Dienstherrn ein Beurteilungsspielraum

C. Vor- und Nachteile

Zu den wesentlichen Vorteilen der Home-Office-Arbeit zählen die Weg- und Zeitersparnis, der Umweltschutz, das flexible Arbeiten, die Kostenreduktion (durch Einsparung von Raum- und Mietkosten) sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.26 Zudem werden aus Behördensicht i.d.R. noch zwei weitere Ziele verfolgt: Zum einen möchte man durch Telearbeit die behördliche Leistungsfähigkeit verbessern z.B. durch Steigerung der Beschäftigtenproduktivität, effizientere Bürgerbetreuung, zum anderen sollen qualifizierte Mitarbeiter durch Motivationssteigerung gebunden werden.27

Die Nachteile der Telearbeit werden in der schwierigen Koordination und dem erhöhten Organisationsaufwand gesehen, besonders wenn ein Büroarbeitsplatz von mehreren Beschäftigten genutzt werden soll. Kritiker des Home-Office haben ferner Bedenken, dass der Beschäftigte zu Hause weniger arbeitet, weil er durch die räumliche Distanz der ständigen Kontrolle durch den Vorgesetzten und Kollegen entzogen ist und zu Hause mehr Ablenkungen drohen. Zudem drohen die soziale Isolation und die Vermischung von Beruf und Privatem.28

Folglich kann Arbeit im Home-Office aus verschiedensten Gründen sowohl für die Behörde als auch die Beschäftigten gewinnbringend sein. Aber wie kann auch im Home-Office der notwendige Datenschutz und die IT-Sicherheit gewährleistet werden und wer trägt hierfür die Verantwortung?

D. Risiken

Das Datenschutzrecht schließt Arbeit im Home-Office zwar nicht aus, fordert aber einen angemessenen Mindestschutz für personenbezogene Daten, insbesondere geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Diese Norm bezweckt den Schutz der Rechte und Freiheiten der von einer Datenverarbeitung betroffenen Personen und dient den Datenschutzgrundsätzen der Vertraulichkeit und Integrität gem. Art. 5 I lit. f DSGVO.29 30

Die Sicherstellung von Datenschutz und -sicherheit stellt jedoch „die Achillesferse des Telearbeitsverhältnisses“[30] dar. Denn durch die Datenverarbeitung außerhalb der Behörde sinkt zum einen die Kontroll- und Einflussmöglichkeit des Vorgesetzen, zum anderen steigt das Risiko, dass Dritte unbefugt die Daten einsehen, auf diese einwirken oder sogar missbrauchen.31

Der Home-Office-Arbeitende wird nicht mehr in unmittelbarer räumlicher Nähe zu seinem Vorgesetzten tätig, sondern zu Hause in der Nähe von Familienangehörigen und anderen vertrauten Personen. Damit geht zunächst die Gefahr einher, dass datenschutzrechtliche Vorgaben relativiert oder vernachlässigt werden. Ein klassisches Beispiel hierfür ist, wie sorglos mit Passwörtern umgegangen wird, wobei sich dieses Phänomen leider auch auf der Dienststelle wiederfindet.32 Zudem fehlt im Homeoffice der Datenschutzbeauftrage vor Ort. Infolgedessen muss der Telearbeiter die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten und hat insbesondere die Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten gem. Art. 5 I DSGVO (namentlich: Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenzgebot, Zweckbindungsgrundsatz, Grundsatz der Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit) zu wahren.33 Der Beschäftigte ist jedoch aufgrund der vertraglichen Beziehung zum Verantwortungsbereich des Dienstherrn zu rechnen, da der Telearbeiter mit der Datenverarbeitung im Home-Office lediglich im Rahmen seiner vertraglichen Pflichten handelt.34

Ferner ist der häusliche Arbeitsplatz weniger geschützt als der behördliche Arbeitsplatz, weil er von Dritten ungehindert betreten werden kann, sodass sich dadurch die Missbrauchs- und Diebstahlsgefahr erhöht. Denn im häuslichen Umfeld können jederzeit Familienangehörige und häufig Gäste Zutritt zum Arbeitsplatz haben.35 Der Telearbeiter muss nur mit dem dienstlichen Laptop oder Personalakten am Küchentisch arbeiten, wo ihm jedes Familienmitglied über die Schulter schauen kann oder ihm beim Telefonieren mit einem Kollegen zuhören kann und schon werden vertrauliche, behördliche Informationen preisgegeben.36

Außerdem fehlt es am heimischen Arbeitsplatz oft an der Möglichkeit die Datenträger und Dokumente fachgerecht zu entsorgen (beispielsweise, wenn Papiermülltonnen unter Mietern geteilt werden).

[...]


1 Zilkens in : Zilkens/Gollan, Datenschutz i.d. Kommunalverwaltung, Rn. 852.

2 Zilkens in: Zilkens/Gollan, Datenschutz i.d. Kommunalverwaltung, Rn. 852; Hahn in: öAT 2018, 202 (202); Däubler, Digitalisierung u. Arbeitsrecht, § 15 Rn. 1; https://de.statista.com/statistik/daten/studie/964479/umfrage/umfrage-zur- nutzung-von-homeoffice-in-deutschen-unternehmen/.

3 Hahn in: öAT 2018, 202 (203); https://www.spiegel.de/karriere/home-office-ist-ein-rechtsanspruch-auf-heimarbeit- unsinn-a-1289268.html.

4 Imping in: Kilian/Heussen, ComputerR-HdB, II. Bes. Arbeitsverhältnisse, 1., Rn. 16; P/S/S/T/K, Rechtshandbuch Flexible Arbeit, Rn. 1025; Hromadka/Maschmann, Arbeitsrecht, § 4 Rn. 49.

5 https://www.duden.de/rechtschreibung/Homeoffice; Hülsemann in: ArbRAktuell 2017, 483 (483); Imping in: Kilian/Heussen, ComputerR-HdB, II. Besondere Arbeitsverhältnisse, 1. Home-Office Telearbeit, Rn. 16; Hahn in: öAT 2018, 202 (203 f.); Vogelsang in: Schaub, ArbR-HdB, § 164. Telearbeit, Rn. 3.

6 Zilkens in: Zilkens/Gollan, Datenschutz i.d. Kommunalverwaltung, Rn. 853.

7 Imping in: Kilian/Heussen, ComputerR-HdB, II. Bes. Arbeitsverhältnisse, 1., Rn. 16; Wedde in: B/S/W/W, HdB, 3. Teil, Rn. 7.

8 Hahn in: öAT 2018, 202 (203); Däubler, Digitalisierung u. Arbeitsrecht, § 15 Rn. 1; Imping in: Kilian/Heussen, ComputerR- HdB, II. Bes. Arbeitsverhältnisse, 1. Rn. 16 .

9 Zilkens in: Zilkens/Gollan, Datenschutz i.d. Kommunalverwaltung, Rn. 855; Wedde in: B/S/W/W, HdB , 3. Teil, Rn. 10.

10 Schwiering/Zurel in: ZD 2016, 17 (18); Imping in: Kilian/Heussen, ComputerR-HdB, II. Bes. Arbeitsverhältnisse, 1., Rn. 16; Hahn in: öAT 2018, 202 (203); Däubler, Digitalisierung u. Arbeitsrecht, § 15 Rn. 4.

11 P/S/S/T/K, Rechtshandbuch Flexible Arbeit, Rn. 1014; Vogelsang in: Schaub, ArbR-HdB, § 164. Telearbeit, Rn. 3.

12 Eine bereichsspezifische Ausnahme zur Telearbeit findet sich im öffentlichen Dienstrecht in § 16 Absatz I 2 BGleiG. ( Schwiering/Zurel in: ZD 2016, 17 (18); Däubler, Digitalisierung u. Arbeitsrecht, § 15 Rn. 7).

13 Schwiering/Zurel in: ZD 2016, 17 (18); Hromadka/Maschmann, Arbeitsrecht, § 4 Rn. 50; Wedde in: B/S/W/W, HdB , 3. Teil, Rn. 40.

14 Bestätigt durch die Rspr.: LAG Köln, U. v. 24.6.2010 - 9 Ta 192/10; LAG Rheinland-Pfalz, U. v. 18.12.2014 -5 Sa 378/14.

15 Das er im Rahmen des Direktionsrechts gem. § 106 GewO ausübt.

16 Imping in: Kilian/Heussen, ComputerR-HdB, II. Bes. Arbeitsverhältnisse, 1., Rn. 17; P/S/S/T/K, Rechtshandbuch Flexible Arbeit, Rn. 1029; Hahn in: öAT 2018, 202 (203); Schwiering/Zurel in: ZD 2016, 17 (18); Hromadka/Maschmann, Arbeitsrecht, § 4 Rn. 50; LAG Hamm, Urteil v. 22.07.2009 - 3 Sa 1630/08.

17 Vgl. Berichte auf tagesschau.de, zeit.de, spiegel.de.

18 nicht TVöD und TV-L.

19 Hahn in: öAT 2018, 202 (202); P/S/S/T/K, Rechtshandbuch Flexible Arbeit, Rn. 1027.

20 OVG Niedersachsen v. 17.7.2013 - 5 LA 203/12 (BeckRS 2013, 53480); VG Koblenz, U. v. 18.2.2015 - 2 K 719/14.KO (BeckRS 2015, 45315).

21 Hahn in: öAT 2018, 202 (203).

22 Knuth in: Arbeitszeit, Arbeitsschutz, Datenschutz: Was Mobilarbeit von Homeoffice unterscheidet; Zilkens in: Zilkens/Gollan, Datenschutz i.d. Kommunalverwaltung, Rn. 854.

23 Untersuchung des Fraunhofer Institutes, http://www.fraunhofer.de.

24 Zilkens in: Zilkens/Gollan, Datenschutz i.d. Kommunalverwaltung, Rn. 857.

25 VG Koblenz v. 18.2.2015 - 2 K 719/14 (BeckRS 2015, 45315).

26 Hahn in: öAT 2018, 202 (202); Vogelsang in: Schaub, ArbR-HdB, § 164. Telearbeit, Rn. 10; Däubler, Digitalisierung u. Arbeitsrecht, § 15 Rn. 1; Wedde in: B/S/W/W, HdB , 3. Teil, Rn.27 ff.

27 Vogelsang in: Schaub, ArbR-HdB, § 164. Telearbeit, Rn. 8.

28 Vogelsang in: Schaub ArbR-HdB, § 164. Telearbeit Rn. 11 f..; Wedde in: B/S/W/W, HdB , 3. Teil, Rn. 27 ff.

29 Däubler, Digitalisierung u. Arbeitsrecht, § 15 Rn. 20; Schwiering/Zurel in: ZD 2016, 17 (19); Mantz in: Sydow, DSGVO, Art. 32 DSGVO Rn. 1; Schultze-Melling in: Taeger/Gabel, DSGVO, Art. 32 DSGVO Rn. 1.

30 Zilkens in: Zilkens/Gollan, Datenschutz i.d. Kommunalverwaltung, Rn. 858.

31 Zilkens in: Zilkens/Gollan, Datenschutz i.d. Kommunalverwaltung, Rn. 858; Däubler, Digitalisierung u. Arbeitsrecht, § 15, Rn. 20; BfDI, Datenschutz bei Telearbeit, S. 6; Conrad/Treeger in: Auer/Reinsdorff/Conrad, Handbuch IT- und Datenschutzrecht, § 34 Rn. 292.

32 Zilkens in: Zilkens/Gollan, Datenschutz i.d. Kommunalverwaltung, Rn. 858.

33 Hahn in: öAT 2018, 202 (204); Reimer in: Sydow, DSGVO, Art. 5 DSGVO Rn. 11 ff.; Voigt in: Taeger/Gabel, DSGVO, Art. 5 DSGVO Rn. 8 ff..

34 Helfrich in: Forgó/Helfrich/Schneider, Betr. Datenschutz, Teil V. Kapitel 2, Rn. 33, 34; Reimer, Verwaltungsdatenschutzrecht, Rn. 142; Hahn in: öAT 2018, 202 (204).

35 Zilkens in : Zilkens/Gollan, Datenschutz i.d. Kommunalverwaltung, Rn. 858; Hahn in: öAT 2018, 202 (204).

36 Knuth in: Arbeitszeit, Arbeitsschutz, Datenschutz: Was Mobilarbeit von Homeoffice unterscheidet.

Ende der Leseprobe aus 24 Seiten

Details

Titel
Die datenschutzkonforme Einrichtung des Home-Office. Vereinbarungen und Richtlinien
Hochschule
Deutsche Universität für Verwaltungswissenschaften Speyer (ehem. Deutsche Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer)
Note
10
Autor
Jahr
2019
Seiten
24
Katalognummer
V1149333
ISBN (eBook)
9783346532428
ISBN (Buch)
9783346532435
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Home-Office, Telearbeit, Datenschutz, Datensicherheit, technische Maßnahmen, administrative Maßnahmen, Kontrollmechanismen, Richtlinie
Arbeit zitieren
Justine Zimmermann (Autor:in), 2019, Die datenschutzkonforme Einrichtung des Home-Office. Vereinbarungen und Richtlinien, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1149333

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