Gegenstand dieser Arbeit ist die Anwendung unterschiedlicher Change- und Projektmanagement Methoden und Tools an einem vorhandenen Projekt. Als Projekt wurde die Implementierung eines neuen Personalmanagement- und Dienstplan-Tools für Schicht-Mitarbeitende auf Veranstaltungen in einem Catering-Unternehmen gewählt.
Zuerst wird kurz das Unternehmen vorgestellt. Danach erfolgt der Problemaufriss, welcher als Grundlage für die Zielsetzung des Projekts dient. Im Hauptteil der Arbeit werden unterschiedliche Change- und Projektmanagement-Methoden auf das Projekt angewendet. Die Arbeit schließt mit einer persönlichen Erfahrung über das Projekt ab.
Für jede Veranstaltung fällt ein bestimmter Bedarf an Mitarbeitenden in den Bereichen Küche, Service und Logistik an. Die Verantwortungsrollen werden meist durch Festangestellte besetzt, einfachere Positionen hingegen wie beispielsweise die der Servicekraft werden von Aushilfen oder alternativ durch Personal eines Personaldienstleisters gedeckt.
Um eine Veränderung in einer Organisation zu planen, muss im ersten Schritt analysiert werden, auf welche Aspekte diese Veränderung einen Einfluss hat. Der österreichische Organisationsentwickler Dr. Friedrich Glasl beschreibt in seinem ganzheitlichen Systemkonzept einer Organisation sieben Wesenselemente, die durch eine Veränderung berührt werden können.
Inhaltsverzeichnis
1 EINLEITUNG
2 VORSTELLUNG DES UNTERNEHMENS
3 PROBLEMAUFRISS UND ZIELSETZUNG DES PROJEKTS
4 CHANGE- UND PROJEKTMANAGEMENT METHODEN
4.1 DIAGNOSEPROZESS
4.2 STAKEHOLDER-MAP UND KOMMUNIKATIONSPLAN
4.3 PROJEKT-SYLE
4.4 KRITISCHE ERFOLGSFAKTOREN
4.5 HAUS DER VERÄNDERUNG, „DAS VIER-ZIMMER MODELL“
5 PERSÖNLICHE ERFAHRUNG IM PROJEKT
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht die Optimierung des internen Personalmanagements in einem Catering-Unternehmen durch die Implementierung eines digitalen Tools. Ziel ist es, ineffiziente Prozesse zu simplifizieren, Schnittstellen zu reduzieren und die Arbeitsqualität durch den Einsatz moderner Projekt- und Change-Management-Methoden nachhaltig zu verbessern.
- Analyse des Ist-Zustands und Identifikation kritischer Schwachstellen im Personalmanagement
- Einsatz von Diagnose- und Planungstools (Stakeholder-Map, Kommunikationsplan)
- Begründung der Wahl eines klassischen Vorgehensmodells
- Diskussion kritischer Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Softwareeinführung
- Anwendung des "Vier-Zimmer-Modells" zur Steuerung des Wandlungsprozesses
Auszug aus dem Buch
4.5 Haus der Veränderung, „das Vier-Zimmer Modell“
Im vorherigen Kapitel wurde die Akzeptanz der Projektbeteiligten als kritischer Erfolgsfaktor beschrieben. Unter Akzeptanz versteht man die Bereitschaft etwas zu akzeptieren. In diesem Fall bringt die Projektimplementierung eine Reihe von Veränderungen mit sich; ein neuer Arbeitsprozess, neue Technologien, andere Art von Kommunikation, Veränderung der Schnittstellen, etc. Diese Veränderungen müssen von den Projektbeteiligten verstanden und akzeptiert werden.
Jeder Mensch reagiert unterschiedlich auf Veränderungen, und durchläuft bis zur Akzeptanz verschiedene Phasen. Das von dem Psychologen Claes Janssen entwickelte Vier-Zimmer Modell teilt die Phasen in „Zimmer“ auf, in denen sich Personen während eines Veränderungsprozesses befinden.
Die Studie von Jannsen trifft als Kernaussage: Eine Veränderung wird nur derjenige unterstützen, der den Bedarf zur Veränderung erkannt hat und darin eine Chance zur Verbesserung sieht. Der Prozess geht immer gegen den Uhrzeigersinn.
Das Zimmer der Zufriedenheit stellt die Komfortzone da, dort besteht keine Bereitschaft zur Veränderung. Projektbeteiligte in diesem Zimmer stellen sich Fragen wie: „Warum sollen wir uns verändern?“
Im Zimmer der Verleugnung, auch Verweigerungszone genannt, besteht eine geringe Bereitschaft zur Veränderung. Nachdem das Projekt gestartet ist, wird den Beteiligten klar, dass eine Änderung stattfinden wird. „Das macht doch keinen Sinn“, „Ich werde das nicht umsetzen“ sind typische Aussagen im Zimmer der Verleugnung.
Der nächste Schritt ist die Verwirrungszone. Die Notwendigkeit zur Veränderung wird erkannt und es kommen Fragen auf wie „Was machen wir eigentlich falsch? Was sollten wir verändern? Welche Vorteile bringt die Veränderung mit sich?“.
Zuletzt, in der Veränderungszone, ergibt sich die Bereitschaft zur Veränderung.
Zusammenfassung der Kapitel
1 EINLEITUNG: Die Arbeit führt in das Projekt der Einführung eines Personalmanagement-Tools in einem Catering-Unternehmen ein und umreißt den methodischen Aufbau der Untersuchung.
2 VORSTELLUNG DES UNTERNEHMENS: Es wird ein Überblick über das im Jahr 1992 gegründete Catering-Unternehmen, dessen Tätigkeitsfelder und die Mitarbeiterstruktur gegeben.
3 PROBLEMAUFRISS UND ZIELSETZUNG DES PROJEKTS: Dieses Kapitel analysiert die ineffizienten analogen Abläufe bei der Personaleinsatzplanung und definiert die Ziele zur Prozessoptimierung.
4 CHANGE- UND PROJEKTMANAGEMENT METHODEN: Hier werden theoretische Ansätze wie Stakeholder-Analyse, Projekt-Styles und das Vier-Zimmer-Modell zur Bewältigung von Veränderungsprozessen vorgestellt und auf das Projekt angewendet.
5 PERSÖNLICHE ERFAHRUNG IM PROJEKT: Der Autor reflektiert als Projektleiter den realen Umsetzungsverlauf, die auftretenden Störfaktoren sowie die gewonnenen Erkenntnisse über Change-Management.
Schlüsselwörter
Personalmanagement, Catering-Unternehmen, Projektmanagement, Change Management, Stakeholder-Map, Kommunikationsplan, Prozessoptimierung, Klassisches Vorgehensmodell, Kritische Erfolgsfaktoren, Vier-Zimmer-Modell, Organisationsentwicklung, Dienstplanung, Personalakquise, Softwareimplementierung, Projektreflexion
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Hausarbeit im Kern?
Die Arbeit befasst sich mit der Planung und Implementierung einer neuen Software zur Dienst- und Personalverwaltung innerhalb eines Catering-Betriebes, um ineffiziente manuelle Prozesse zu digitalisieren.
Welche zentralen Themenfelder werden bearbeitet?
Die Arbeit verbindet klassisches Projektmanagement mit Change-Management-Ansätzen, um technische Neuerungen erfolgreich in eine bestehende Organisationskultur zu integrieren.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Primäres Ziel ist die Simplifizierung der Arbeitsprozesse, die Verkürzung von Kommunikationswegen sowie die Reduzierung der Abhängigkeit von externen Personaldienstleistern.
Welche wissenschaftliche Methode wird zur Analyse verwendet?
Die Arbeit nutzt praxisorientierte Managementtools wie Stakeholder-Maps, das Magische Dreieck des Projektmanagements und das Vier-Zimmer-Modell nach Claes Janssen zur Analyse und Steuerung des Wandels.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil widmet sich der Diagnose des Ist-Zustands, der methodischen Vorbereitung des Projekts mittels Stakeholder- und Kommunikationsplanung sowie der theoretischen Herleitung des gewählten Vorgehensmodells.
Welche Begriffe charakterisieren die Arbeit am besten?
Kritische Erfolgsfaktoren, Prozessoptimierung, Stakeholder-Management, Veränderungsprozess und Personalbindung sind die zentralen Begriffe, die den Inhalt der Arbeit definieren.
Warum wurde für dieses Projekt ein klassisches Vorgehensmodell gewählt?
Die Entscheidung basiert auf der klaren Planbarkeit des Projekts, dem fest definierten Ergebnis und der Tatsache, dass das Projektteam über keine Erfahrung mit agilen Methoden verfügt.
Welchen Einfluss hat das „Vier-Zimmer-Modell“ auf das Projekt?
Es dient dazu, die psychologischen Phasen der Projektbeteiligten während der Veränderung zu verstehen, von der anfänglichen Verleugnung bis hin zur Akzeptanz und Erneuerung.
Was waren laut Autor die größten Störfaktoren bei der Projektumsetzung?
Zu den Hürden zählten mangelnde zeitliche Ressourcen beim Projektleiter, fehlende einheitliche Schulungen für die Mitarbeiter und eine teilweise skeptische Haltung der Veranstaltungsleiter.
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- Dominik Peer (Author), 2021, Project & Change Management Methoden. Einführung eines Personal Management Tools, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1151600
