Ziel der Arbeit ist es, zu analysieren, wie in einem mittelständigen Catering-Unternehmen Projektmanagement-Instrumente umgesetzt werden können, welche Chancen zur Verbesserung bestehen und welche Risiken zu beachten sind.
Dies soll anhand folgender Fragen geschehen:
- Welche Instrumente stehen im Projektmanagement zur Verfügung?
- Welche sind die gegenwärtigen Abläufe in dem Unternehmen?
- Wo liegen die aktuellen Problemstellen und wie können diese durch Instrumente des Projektmanagements verbessert werden?
Um diese Fragestellungen zu beantworten, werden im nächsten Kapitel zuerst die theoretischen Grundlagen des Projektmanagements aufgezeigt, und im dritten Kapitel ausgewählte Instrumente ausführlich vorgestellt. Im vierten Kapitel werden die aktuellen Abläufe bei der Bearbeitung von Projekten präsentiert, um im fünften Kapitel einen Vergleich von Praxis und Theorie durchzuführen. Das sechste Kapitel enthält ein ausgearbeitetes Beispiel der Umsetzung von den beschriebenen Instrumenten anhand einer Veranstaltung des Unternehmens. Dieses soll als Grundlage der Analyse der tatsächlichen Nützlichkeit und zur Vorstellung eines möglichen Verbesserungsansatzes im siebten Kapitel dienen. Zuletzt werden die erworbenen Kenntnisse in einem Fazit zusammengefasst.
Jedes Event ist ein einmaliges und komplexes Ereignis, mit dem ein eindeutiges Ziel verfolgt wird. Es muss in einem bestimmten Zeitraum, mit einem genau definierten Budgetrahmen und einem festgelegten Team abgewickelt werden.
Anhand dieser Kriterien sollte deutlich gemacht werden, dass Events die Merkmale eines Projekts erfüllen, und dass somit das Projektmanagement die eigentliche Grundlage des Veranstaltungsmanagements darstellt. Jede Veranstaltung bzw. jedes Event muss als eigenständiges Projekt angesehen werden und sollte auch nach den Methoden des Projektmanagements geplant und organisiert werden.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Motivation und Problemstellung
1.2 Zielsetzung der Arbeit
1.3 Vorgehensweise und Aufbau der Arbeit
2 Grundlagen des Projektmanagements
2.1 Definitionen des Projektbegriffs
2.2 Definition des Management Begriffs
2.3 Definition des Projektmanagement Begriffs
2.4 Phasen und Aufgaben des Projektmanagements
2.4.1 Initialisierungsphase
2.4.2 Definitionsphase
2.4.3 Planungsphase
2.4.4 Steuerungsphase
2.4.5 Abschlussphase
3 Instrumente / Techniken
3.1 Formulierung der Ziele nach SMART
3.2 Produktstruktur
3.3 Projektstrukturplan und Arbeitspakete
3.4 Terminplanung
3.4.1 Balkendiagramm (Gantt)
3.4.2 Netzplantechnik
3.5 Finanzplanung / Kostenkontrolle
4 Aktuelle Umsetzung von Projekten (Veranstaltungen)
4.1 Eintreffen und Bearbeitung der Anfrage
4.1.1 VA-Formular erstellen
4.2 Angebot erstellen
4.3 Bearbeitung und Anpassung des Angebots
4.3.1 Kundenänderungen
4.3.2 Auftrag
4.3.3 Angebotsabsage
4.4 Interne Planung
4.4.1 Speisen und Küche
4.4.2 Equipment und Lagerabstimmungen
4.4.3 Getränke
4.4.4 Personal
4.4.5 Externe Dienstleister
4.4.6 Festlegen des Projektleiters zur Vor-Ort-Betreuung und falls notwendig Übergabe der Veranstaltung
4.5 Durchführung der Veranstaltung
4.6 Nachbereitung, Rechnung und Kundenpflege
4.6.1 Rechnung
5 Theorie / Praxis vergleich
6 Bespielhafte Umsetzung der Projektmanagementinstrumente
6.1 Beschreibung des Projekts
6.1.1 Die Heidelberg Historic Rallye
6.1.2 Das „Café Boxenstopp“
6.2 Interessengruppen
6.2.1 Identifikation der Interessengruppen
6.2.2 Erwartungen der Interessengruppen
6.3 Ziele des Projekts
6.4 Produktstruktur
6.5 Projektstrukturplan
6.6 Arbeitspakete
6.7 Projektablaufplan
6.8 Terminplanung, -kontrolle
6.8.1 Terminplan Balkendiagramm
6.8.2 Terminplan Netzplan
6.9 Kostenplanung und Kontrolle
7 Analyse der Anwendung von Projektmanagementinstrumente
8 Fazit
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Ziel dieser Arbeit ist die Untersuchung, inwiefern Instrumente des professionellen Projektmanagements effektiv in einem Catering-Unternehmen zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen eingesetzt werden können, um bestehende Abläufe zu optimieren und Risiken zu minimieren.
- Analyse der theoretischen Grundlagen des Projektmanagements und relevanter Instrumente.
- Untersuchung der gegenwärtigen internen Arbeitsprozesse in einem Catering-Unternehmen.
- Vergleich von theoretischen Methoden mit der tatsächlichen betrieblichen Praxis.
- Erstellung einer beispielhaften Anwendungsplanung für ein komplexes Event („Café Boxenstopp“).
- Entwicklung von Handlungsempfehlungen zur Prozessstandardisierung und Softwareunterstützung.
Auszug aus dem Buch
2.4.1 Initialisierungsphase
Die Initialisierungsphase ist die erste und entscheidende Phase eines Projekts. In dieser Phase wird eine Projektidee entwickelt und anhand verschiedener Analysen die Machbarkeit dieser festgelegt.
„Ein gelungener Projektstart stellt eine wichtige Grundlage für alle weiteren Phasen und somit für den Gesamterfolg des Projektes dar.“14
Stein definiert die Initialisierungsphase als „Zeitabschnitt, in dem eine Projektidee beschrieben und die relevanten Informationen dokumentiert werden. Ziel der Initialisierungsphase ist, mit vertretbarem Aufwand eine Entscheidungsgrundlage zu erhalten, ob die Projektidee realisiert werden soll oder kann. Ergebnis der Initialisierungsphase ist die beschriebene Projektidee. Mit Genehmigung der Projektidee wird die Definitionsphase freigegeben.“15
Vor Beginn eines Projekts ist es schwer, den genauen Projektablauf einzuschätzen. Deshalb ist es wichtig, vor Planungsbeginn zu analysieren, was das Problemumfeld sein kann, und welche wirtschaftlichen Vorteile das Projekt mit sich bringt. Durch die Umfeldanalyse sollen vor Projektbeginn die möglichen Risiken des Projekts erkannt werden.16
Abgesehen von der Identifikation der Risiken und der Schätzung der Wirtschaftlichkeit zählen zu den Aktivitäten der Initialisierungsphase folgende: Anforderungen ermitteln, Projektumfang skizzieren, Ergebnisse formulieren, Meilensteine überlegen und Erfolgskriterien beschreiben.
In der Initialisierungsphase stehen folgende Instrumente zur Verfügung: SWOT-Analyse, Risiko-Analyse, Projekt-Portfolio, Top-Down Vorgehen17
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Beschreibt die Motivation, das Ziel der Arbeit sowie den methodischen Aufbau zur Beantwortung der Forschungsfragen.
2 Grundlagen des Projektmanagements: Definiert zentrale Begriffe und erläutert die Phasen eines Projekts von der Initialisierung bis zum Abschluss.
3 Instrumente / Techniken: Stellt praxisrelevante Methoden wie SMART-Ziele, Projektstrukturpläne, Terminplanung und Kostenkontrolle detailliert vor.
4 Aktuelle Umsetzung von Projekten (Veranstaltungen): Analysiert die spezifischen Abläufe im Catering-Unternehmen, von der Anfrage bis zur Nachbereitung.
5 Theorie / Praxis vergleich: Setzt die theoretischen Projektphasen in Bezug zu den tatsächlichen Arbeitsschritten im Unternehmen.
6 Bespielhafte Umsetzung der Projektmanagementinstrumente: Demonstriert anhand der „Heidelberg Historic Rallye“ die konkrete Anwendung der zuvor erläuterten Instrumente.
7 Analyse der Anwendung von Projektmanagementinstrumente: Reflektiert den Nutzen und den Zeitaufwand der Instrumente im Kontext der unternehmerischen Anforderungen.
8 Fazit: Fasst die Ergebnisse zusammen und gibt einen Ausblick auf Standardisierungsmöglichkeiten.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, Eventmanagement, Catering, Prozessoptimierung, Projektstrukturplan, Initialisierungsphase, Veranstaltungsplanung, Kostenkontrolle, SMART-Ziele, Netzplantechnik, Prozessstandardisierung, Terminplanung, Risikomanagement, Betriebswirtschaft, Ressourcenplanung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit untersucht die Anwendbarkeit von professionellen Projektmanagement-Methoden innerhalb eines Catering-Unternehmens, um die Planung und Durchführung von Veranstaltungen zu verbessern.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Felder umfassen die theoretischen Phasen des Projektmanagements, die Analyse betrieblicher Abläufe bei Catering-Events sowie die praktische Anwendung von Planungsinstrumenten.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Ziel ist es zu analysieren, wie Projektmanagement-Instrumente im Unternehmen implementiert werden können, um eine höhere Effizienz und Qualität bei Veranstaltungen zu erreichen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer Literaturanalyse zu Projektmanagement-Standards sowie einer Ist-Analyse der firmeninternen Prozesse und einer anschließenden Fallbeispiel-Simulation.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die theoretischen Grundlagen, die detaillierte Beschreibung der aktuellen betrieblichen Arbeitsschritte und die beispielhafte Anwendung von Instrumenten am Projekt „Café Boxenstopp“.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Projektmanagement, Catering-Prozesse, Veranstaltungsplanung, Projektstrukturplan und Effizienzsteigerung.
Warum wird das „Café Boxenstopp“ als Fallbeispiel gewählt?
Dieses Event wurde gewählt, da es aufgrund zahlreicher externer Faktoren einen hohen Planungsaufwand erfordert und somit die Nützlichkeit verschiedener Management-Instrumente besonders gut verdeutlicht.
Welche Schlussfolgerung zieht der Autor zur Softwarenutzung?
Der Autor schlägt zur Reduzierung des hohen Aufwands bei der Aktualisierung von Projektdaten die Einführung eines speziellen Projektmanagement-Softwaresystems vor.
- Quote paper
- Dominik Peer (Author), 2016, Nutzung, Möglichkeiten und Grenzen ausgewählter Instrumente des Projektmanagements für ein Catering-Unternehmen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1151682
