Leseprobe
Inhalt
1 Einleitung
2 Theoretischer Hintergrund
3 Begrifflichkeiten und Fakten
4 Herausforderungen durch die technologiegestützte Kommunikation in virtuellen Teams
5 Gestaltungshinweise zur Erleichterung der Kommunikation in virtuellen Teams
6 Zusammenfassung und Fazit
7 Literaturverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
1 Einleitung
Im Zuge der derzeit vorherrschenden Corona-Pandemie wurden viele Führungskräfte gefordert, Umstrukturierungen der unternehmensinternen Strukturen und Prozesse vorzunehmen, um das Ansteckungsrisiko für ihre Belegschaft möglichst gering zu halten. Als bewährte Maßnahme gilt dabei das sogenannte Mobile Arbeiten, das den Mitarbeitenden eine freie Wahl ihres Arbeitsplatzes gewährt und dadurch statt einer physischen, eine digitale Zusammenarbeit erfordert. Die zugrundeliegende Intention besteht in der Tatsache, dass sich Mitarbeitende gegenseitig nicht anstecken können, wenn sie flexibel in ihrer Arbeitsplatzwahl sind und damit beispielsweise auch von zuhause aus arbeiten können. Die Integration der Strategie in den Unternehmensalltag sowie deren Umsetzung bringt jedoch sowohl Herausforderungen für die betroffenen Führungskräfte, als auch für die Mitarbeitenden mit sich. Diese beziehen sich vor allem auf die Kommunikation, die durch die physische Trennung der arbeitenden Personen nicht persönlich, sondern technologiegestützt abläuft.
Welche konkreten Herausforderungen die technologiegestützte Kommunikation für virtuelle Teams mit sich bringt, wird im Rahmen dieser Hausarbeit näher untersucht. Anschließend werden mögliche Gestaltungshinweise aufgezeigt, die in das Konzept integriert werden könnten bzw. sollten, um die kommunikativen Schwierigkeiten zu vermindern bzw. zu beseitigen und trotz räumlicher Distanz zur Aufrechterhaltung der Qualitätssicherung beizutragen. Die konkrete Forschungsfrage lautet: „Welche Herausforderungen entstehen durch die technologiegestützte Kommunikation in virtuellen Teams und wie kann diesen entgegengewirkt werden?“
Nach einem kurzen Überblick zum aktuellen Forschungsstand, wird das Konzept des mobilen Arbeitens bzw. die virtuelle Teamarbeit im folgenden Kapitel 3 zum besseren Verständnis der nachfolgenden Argumentationen näher erläutert. Anschließend folgt eine Übersicht der kommunikativen Herausforderungen in virtuellen Teams sowie konkrete Gestaltungsmöglichkeiten, um diesen entgegenzuwirken. Den Abschluss bilden eine knappe Zusammenfassung sowie ein Fazit.
2 Theoretischer Hintergrund
Die Thematik des mobilen Arbeitens bzw. der virtuellen Kommunikation ist bereits ausführlich empirisch erforscht. Die vorliegende Arbeit stützt sich hauptsächlich auf zwei aktuelle Übersichtsartikel und fasst die, für die Beantwortung der Forschungsfrage zentralen Erkenntnisse dieser Studien in deutscher Sprache zusammen, unterstützt mit weiterer relevanter Literatur zum Thema. Bei der ersten Studie „Leading virtual teams – A Literature Review“ von Zeuge et al. handelt es sich um eine Literaturübersicht aus dem Jahr 2020. Indem die Autoren die Arbeiten von insgesamt fünf unabhängigen Wissenschaftlern zusammenfassen, versuchen sie einen Überblick über die Führung virtueller Teams zu geben (Zeuge et al., 2020). Der zweite Artikel „Challenges und barriers in virtual teams: a literature review“ von Morrison-Smith und Ruiz konzentriert sich im Besonderen auf die Herausforderungen und Barrieren, die durch mobiles Arbeiten und die physische Distanz der Mitarbeitenden in virtuellen Teams auftreten (Morrison-Smith & Ruiz, 2020). Auf der Grundlage von insgesamt 225 relevanten Studien haben die Autoren fünf verschiedene Bereiche identifiziert, die als zentrale Herausforderungen für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams gesehen werden können. Dazu zählen neben der geografischen, der zeitlichen und der subjektiv wahrgenommenen Distanz der Teammitglieder auch die Teamzusammensetzung sowie die Vielfalt der Mitarbeitenden (Morrison-Smith & Ruiz, 2020).
Somit bieten die beiden Übersichtsarbeiten auch einen Leitfaden für Unternehmen, die mit dem rasanten Aufkommen der Corona-Pandemie gefordert waren bzw. aufgrund der derzeit (Stand 13.11.2021) stets hohen Zahl in Infektionen noch immer gefordert sind, in kurzer Zeit einen Wechsel von Präsenz zu virtueller Arbeit zu gewährleisten und entsprechend digitale Projekte in den Unternehmensalltag zu integrieren.
3 Begrifflichkeiten und Fakten
Eine eindeutige Definition zur mobilen Arbeit ist in der Literatur nicht vorhanden. Jedoch wird das Konzept häufig parallel mit dem Begriff „Homeoffice“ verwendet, der einen Arbeitsplatz im häuslichen bzw. privaten Wohnumfeld der/des Arbeitnehmenden bezeichnet (Dudenredaktion, o.J.) Als mobiles Arbeiten wird Homeoffice im weiteren Sinne verstanden, da es neben der Arbeit zu Hause auch andere Örtlichkeiten bzw. flexible Arbeitsplätze berücksichtigt (Benkert, 2019). Das Konzept ermöglicht es den Mitarbeitenden eines Unternehmens demnach, sich außerhalb des Unternehmens einen Arbeitsplatz einzurichten und ihre Arbeit von dort aus zu verrichten. Es eignet sich besonders für Büroarbeiten und setzt in den meisten Fällen digitale Technologien und eine Internetverbindung voraus. In diesem Zusammenhang werden auch häufig die Begriffe „Virtuelles Arbeiten“ bzw. „Virtuelle Teams“ verwendet. Die Zusammenarbeit von Mitarbeitern der mobilen Arbeit erfolgt demnach technologiegestützt über Videokonferenzen, Chats, E-Mails oder Telefonate. Damit grenzt sich die Kommunikation deutlich von der persönlichen Kommunikation im Rahmen von Präsenzarbeit ab und erlangt daher im Konzept des mobilen Arbeitens einen besonderen Stellenwert.
Eine allgemeine gesetzliche Regelung zur Umsetzung von mobilem Arbeiten liegt in Deutschland bisher nicht vor. Jedoch hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) bereits einen Gesetzesentwurf zur mobilen Arbeit entwickelt, der derzeit noch geprüft wird (BMAS, 2020). Bis zur endgültigen Verabschiedung des Gesetzes basiert mobiles Arbeiten auf freiwilliger Basis seitens des Arbeitgebenden. Den Arbeitnehmenden ist es jedoch zu jeder Zeit gestattet, ihren Wunsch nach mobiler Arbeit zu äußern (BMAS, 2020). Zukünftig zielt das BMAS darauf ab, das Konzept vor allem aufgrund attraktiver Anreize für die Arbeitnehmenden, wie der Flexibilität von Arbeit und Privatleben oder der Stärkung von Selbstmanagement und Selbstdisziplin, zu fördern und weiter zu verbreiten, da Deutschland bisher im internationalen Vergleich durch eine hohe Anwesenheitspflicht gekennzeichnet ist (BMAS, 2020). Gründe dafür sind vor allem Vorbehalte seitens der Führungsebene sowie die mit der Umstellung verbundenen Kosten für die Arbeitgebenden (Garnadt et al., 2020). Mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie und den damit verbundenen Abstandsregelungen wurde die Verbreitung von Homeoffice bzw. mobilem Arbeiten deutlich schneller vorangetrieben, als zunächst erwartet (Jäggi, 2021). Für einen befristeten Zeitraum von etwa einem halben Jahr (27.01.2021 bis 30.06.2021) bestand durch die Verabschiedung der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung sogar eine Verpflichtung für Arbeitgebende, ihren Mitarbeitenden mobiles Arbeiten anzubieten, sofern es die betrieblichen Strukturen zugelassen haben (Bundesregierung, 2021). Auslöser für diese Verpflichtung waren die zu diesem Zeitpunkt hohen Zahlen an infizierten Personen. Demnach zielte dieses vorübergehende Gesetz in erster Linie darauf ab, das Risiko der Ansteckung zu vermindern. Auch wenn die gesetzliche Verpflichtung zum heutigen Zeitpunkt nicht mehr besteht, wird in der aktuellen Fassung des Arbeitsschutzgesetzes gezielt nochmals erwähnt, dass mobiles Arbeiten bzw. Homeoffice als bewährte Maßnahme zur Einschränkung der Kontakte am Arbeitsplatz gilt und es nach wie vor empfohlen wird, das Konzept im Rahmen der betrieblichen Hygieneleitlinien zu berücksichtigen (BMAS, 2021b).
Inwiefern die Pandemie die Verbreitung von mobilem Arbeiten vorangetrieben hat, wird anhand einer Statistik des Statistikportals Statista deutlich. Während vor Ausbruch der Corona-Krise lediglich 4 Prozent aller Beschäftigten in Deutschland im Homeoffice arbeiteten, stieg der Anteil im April 2020 zum Zeitpunkt des ersten Lockdowns stark an, auf insgesamt 27 Prozent. Im weiteren Verlauf des Jahres halbierte sich die Zahl in etwa bis November 2020 auf 14 Prozent. Danach war wiederum ein Anstieg zu verzeichnen. Im Januar konnte der Anteil mit Inkrafttreten des Arbeitsschutzgesetztes auf 24 Prozent erhöht werden (Statista, 2021a). Auch für die Zukunft nach Corona bezeichnet Kreutzer Homeoffice als fortschreitenden Trend, der nicht mehr aufhaltbar ist und prognostiziert einen deutlich höheren Stellenwert des Konzeptes, als es vor der Krise der Fall war (Kreutzer, 2021).
4 Herausforderungen durch die technologiegestützte Kommunikation in virtuellen Teams
Virtuelle Teams weisen aufgrund der physischen Distanz der Teammitglieder eine ausgeprägte Online-Aktivität auf uns greifen bei ihren Arbeitsaktivitäten verstärkt auf digitale Technologien zurück, um über audiovisuelle, audio- und textbasierte Tools miteinander kommunizieren zu können (Ramasubbu et al., 2011, zitiert nach Morrison-Smith & Ruiz, 2020).
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