In der heutigen Zeit verfügen viele Unternehmen über ein Bürosoftwarepaket, um dem
ständig zunehmenden Wettbewerbsdruck zu entgehen. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation sind typische Komponenten der Bürosoftware, die zur Unterstützung
von verschiedenen Bürotätigkeiten eingesetzt werden. Mit Hilfe dieser Anwendungen ist
der Benutzer in der Lage, benötigte Daten zu erfassen, zu formatieren, zu speichern und auszutauschen, so dass die Bearbeitung von Aufgaben schneller und flexibler erfolgt.
Darüber hinaus können sich Firmen einen deutlichen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen, indem durch den Einsatz der Bürosoftware betriebliche Abläufe und Prozesse optimiert werden.
Jedoch können 60 Prozent der Bürosoftwareanwender diese theoretischen Vorteile nicht in die Praxis umsetzen, da sie es versäumt haben, sich vor der Auswahl gründlich vorzubereiten. Besonders im Hinblick auf die große Produktvielfalt, der Kurzlebigkeit der Produkte und der steigenden Zahl neuer Bürosoftwareanbieter wird deutlich, dass eine genaue Analyse der Benutzerbedürfnisse und der Anforderungen an die Bürosoftware erforderlich ist, um den schwierigen Auswahlprozess erfolgreich abzuschließen.
An dieser Auswahlproblematik setzt die Arbeit des Verfassers an. Sie soll eine begleitende Hilfestellung bei der Beschaffung der aus Sicht des Anwenders wirtschaftlichsten Bürosoftware geben.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Auswahlkriterien
2.1 Darstellung der betriebswirtschaftlichen Kriterien
2.2 Darstellung der wirtschaftlichen Kriterien
2.2.1 Kosten
2.2.2 Einsparungen
2.3 Systemtechnische Kriterien
2.3.1 Benutzerfreundlichkeit
2.3.1.1 Bedienbarkeit
2.3.1.2 Benutzerunterstützung
2.3.1.3 Funktionalität
2.3.1.4 Zeitverhalten
2.3.2 Flexibilität
2.3.2.1 Maintainability
2.3.2.2 Portabilität
2.3.3 Verlässlichkeit
2.3.4 Datenaustausch
2.4 Servicekriterien und Zusatzleistungen
2.4.1 Serviceleistungen
2.4.2 Dokumentation
3. Auswahlverfahren
3.1 Grundsatzentscheidungen
3.1.1 Redesign-Beschaffungsentscheidung
3.1.2 Standard- oder Individualsoftware
3.2 Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsprüfung
3.2.1 Investitionsrechnung
3.2.2 Kosten-Nutzen-Analyse
3.3 Ergänzende Verfahren
4. Schluss
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit bietet eine fundierte Hilfestellung für Unternehmen bei der Auswahl wirtschaftlicher Bürosoftware, indem sie ein systematisches Entscheidungsmodell auf Basis technischer und ökonomischer Kriterien entwickelt.
- Kriterien für die Auswahl betriebswirtschaftlicher Bürosoftware
- Methoden der Wirtschaftlichkeitsprüfung und Kosten-Nutzen-Analyse
- Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit und systemtechnische Qualität
- Strategische Abwägung zwischen Standard- und Individualsoftware
- Bedeutung von Serviceleistungen und Dokumentation bei der Beschaffung
Auszug aus dem Buch
2.3.1.1 Bedienbarkeit
Als ein wichtiges Kriterium der Benutzerfreundlichkeit ist eine einfache und klare Bedienbarkeit, die sich in der Benutzerführung und Dialoggestaltung wiederspiegelt, heutzutage unabdingbar. Dadurch wird gewährleistet, dass dem Benutzer die Einarbeitung, Bedienung und Nutzung erleichtert wird.
Um eine Minimierung der Gedächtnisleistung des Benutzers zu realisieren und die Zeit zur Einarbeitung drastisch zu verkürzen, sollte die Dialoggestaltung nicht nur grundsätzlich durch eine durchgängig einheitliche und übersichtliche Benutzeroberfläche, sondern im allgemeinen durch eine Erfüllung der folgenden sieben Gestaltungsgrundsätze geprägt sein.
Der erste Gestaltungsgrundsatz verlangt die Aufgabenangemessenheit des Dialogs. Dadurch wird eine Unterstützung des Benutzers sichergestellt, ohne ihn dabei durch die Eigenarten des Dialogs zu belasten. Aus diesem Grund ist es nicht akzeptabel, wenn der Benutzer mit zu vielen Informationen auf einmal überflutet wird.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Einführung in die Problematik der Bürosoftware-Beschaffung und Skizzierung des Ziels, eine Auswahlhilfe für Anwender zu bieten.
2. Auswahlkriterien: Detaillierte Darstellung der betriebswirtschaftlichen, wirtschaftlichen, systemtechnischen sowie Service-Kriterien, die bei der Softwareauswahl entscheidend sind.
3. Auswahlverfahren: Vorstellung konkreter methodischer Ansätze wie Investitionsrechnungen, Kosten-Nutzen-Analysen und Benchmark-Tests zur Entscheidungsfindung.
4. Schluss: Zusammenfassende Betrachtung der Ergebnisse mit dem Hinweis auf die Notwendigkeit einer gründlichen, langfristigen Planung bei der Softwarebeschaffung.
Schlüsselwörter
Bürosoftware, Auswahlkriterien, Investitionsentscheidung, Wirtschaftlichkeitsprüfung, Benutzerfreundlichkeit, Systemtechnik, Kosten-Nutzen-Analyse, Standardsoftware, Individualsoftware, Bedienbarkeit, Softwarebeschaffung, Nutzwertanalyse, Serviceleistungen, IT-Investition
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundlegend?
Die Arbeit befasst sich mit den systematischen Verfahren und relevanten Kriterien, die Unternehmen bei der Auswahl geeigneter Bürosoftware unterstützen sollen, um Investitionen effizient zu tätigen.
Welche zentralen Themenfelder werden abgedeckt?
Zentrale Themen sind die Anforderungsanalyse an Bürosoftware, die wirtschaftliche Bewertung (Kosten/Nutzen) sowie technische Qualitätsmerkmale wie Ergonomie, Portabilität und Verlässlichkeit.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Hauptziel ist es, eine methodische Entscheidungsgrundlage zu schaffen, um die Auswahl der wirtschaftlichsten Bürosoftware zu ermöglichen und Fehlentscheidungen durch mangelnde Vorbereitung zu vermeiden.
Welche wissenschaftlichen Methoden werden angewendet?
Der Autor nutzt eine Kombination aus betriebswirtschaftlichen Investitionsrechnungen (wie Amortisationsrechnung und interner Zinsfuß) sowie strukturierten Nutzwertanalysen und Kosten-Nutzen-Verfahren.
Was behandelt der Hauptteil?
Der Hauptteil gliedert sich in eine ausführliche Kriterienanalyse (Bedienbarkeit, Flexibilität, Wartbarkeit) und einen methodischen Teil, in dem verschiedene Auswahl- und Entscheidungsverfahren erläutert werden.
Welche Keywords charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird durch Begriffe wie Bürosoftware-Auswahl, Wirtschaftlichkeitsprüfung, Software-Ergonomie und Investitionsentscheidung maßgeblich charakterisiert.
Warum ist die Unterscheidung zwischen Standard- und Individualsoftware so wichtig?
Die Entscheidung beeinflusst maßgeblich sowohl das Budget als auch die Passgenauigkeit der Software. Während Standardsoftware kostengünstiger ist, bietet Individualsoftware eine präzise Ausrichtung auf spezifische betriebliche Arbeitsabläufe.
Welche Rolle spielt die Fehlertoleranz bei der Softwareauswahl?
Sie gilt als eines der wichtigsten Gestaltungskriterien, da sie verhindert, dass Eingabefehler zu Programmabstürzen oder Datenverlusten führen, was die Stabilität der IT-Infrastruktur direkt gefährden könnte.
- Arbeit zitieren
- Jan Weihmann (Autor:in), 2002, Verfahren und Kriterien bei der Auswahl von Bürosoftware, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/11644
