Ziel dieser Arbeit ist es, die personalwirtschaftlichen Herausforderungen bei der Implementierung von Personalinformationssystemen aus verschiedenen Sichten zu analysieren, um danach Handlungsempfehlungen daraus abzuleiten. In dieser heutigen „VUCA Welt“ ist die Personalabteilung mit ständig steigender Komplexität und schneller wachsenden Anforderungen konfrontiert. Digitalisierung und Automatisierung sind hier geeignete Lösungsansätze.
Die Digitalisierung von personalwirtschaftlichen Prozessen und Schaffung von Transparenz ist ohne moderne Personalinformationssysteme nicht zu bewältigen. Unternehmen, die aktuell noch keine HR-Systeme im Einsatz haben, können durch eine Implementierung dieser, große Potenziale im Hinblick auf Kosten- und Zeiteinsparungen durch effizientere Prozessabwicklung und Self Services sowie die Vernetzung von Systemen und zentrale Datenhaltung verwirklichen. Die bei einer Implementierung auftretenden Herausforderungen können durch das frühe Einbinden der unterschiedlichen Betroffenen sowie die Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz überwunden werden.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Ziel und Aufbau
2 Grundlagen
2.1 Definition und Prozesse im Personalmanagement
2.2 Definition Personalinformationssystem (PIS)
2.3 Aufgaben und Nutzen von PIS
2.4 Aufbau von PIS
3 Personalwirtschaftliche Herausforderungen bei der Implementierung von PIS
3.1 Akzeptanz und Mitbestimmung
3.2 Datenschutz
4 Maßnahmen und Handlungsempfehlungen
4.1 Frühe Einbindung der Betroffenen
4.2 TOM - Technische und organisatorische Maßnahmen
5 Fazit und Ausblick
Zielsetzung & Themen
Diese Arbeit analysiert die personalwirtschaftlichen Herausforderungen, die bei der Einführung moderner Personalinformationssysteme (PIS) entstehen, um daraus konkrete Handlungsempfehlungen für eine erfolgreiche Implementierung abzuleiten.
- Grundlagen des Personalmanagements und der Systemarchitektur von PIS
- Analyse der Akzeptanz- und Mitbestimmungsfragen bei Systemeinführungen
- Datenschutzrechtliche Anforderungen gemäß DSGVO im Kontext von PIS
- Entwicklung technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM) zur Risikominimierung
- Frühe Einbindung der Betroffenen als kritischer Erfolgsfaktor
Auszug aus dem Buch
3.2 Datenschutz
Die am 25.05.2018 in Kraft getretene EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten zum Schutz vor Verletzung der Persönlichkeitsrechte (Art. 1 DSGVO). Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bezieht sich ebenfalls auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (§ 1 BDSG) und ergänzt die DSGVO. Es greift allerdings nur, wenn die DSGVO keine abschließende Regelung enthält oder eine abweichende Regelung auf nationaler Ebene zulässt. Da personenbezogene Daten die Grundlage für PIS darstellen, fallen sie unter den Geltungsbereich der DSGVO und die nachfolgenden Grundsätze sind zu beachten:
Die „informationelle Selbstbestimmung“ beinhaltet das Recht, dass jeder Einzelne selbst entscheiden kann, wie seine Daten verarbeitet werden. Es bezieht sämtliche Verarbeitungsmöglichkeiten persönlicher Daten ein, und zwar von der Erhebung über die eigentliche Verarbeitung bis hin zur Verwendung. Dem grundsätzlichen Verbot zur Verarbeitung personenbezogener Daten eröffnet der „Erlaubnisvorbehalt“ eine Datenverarbeitung unter der Bedingung, dass entweder die Einwilligung des Betroffenen vorliegt oder eine gesetzliche Festlegung besteht und eine Zweckbestimmung vorhanden ist (Art. 6 DSGVO). Zudem sind betroffene Personen im Zeitpunkt der Datenerhebung zwingend über die Erhebung, Nutzung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu informieren (Art. 13 DSGVO).
Zusätzlich sind die in der DSGVO enthaltenen Betroffenenrechte zu beachten:
Informationspflicht (Art. 13, 14 DSGVO)
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung bzw. „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSVGO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO)
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Dieses Kapitel führt in die Problematik einer agilen und digitalen HR-Organisation ein und erläutert die Zielsetzung sowie den Aufbau der Arbeit.
2 Grundlagen: Hier werden zentrale Begriffe des Personalmanagements definiert und der Aufbau sowie die Aufgaben von Personalinformationssystemen erläutert.
3 Personalwirtschaftliche Herausforderungen bei der Implementierung von PIS: Dieses Kapitel analysiert die Aspekte Akzeptanz, Mitbestimmung und die datenschutzrechtlichen Anforderungen bei der Systemeinführung.
4 Maßnahmen und Handlungsempfehlungen: Es werden Strategien zur frühen Einbindung von Betroffenen sowie technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit aufgezeigt.
5 Fazit und Ausblick: Abschließend werden die Erkenntnisse zusammengefasst und die zukünftige Entwicklung mobiler PIS sowie der Einsatz künstlicher Intelligenz thematisiert.
Schlüsselwörter
Personalinformationssysteme, PIS, Personalmanagement, Digitalisierung, Datenschutz, DSGVO, Implementierung, Akzeptanz, Mitbestimmung, Personaldaten, e-HRM, Self Services, Datensicherheit, Prozessoptimierung, Human Resources
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Einführung von Personalinformationssystemen (PIS) in Unternehmen und den damit verbundenen Herausforderungen aus personalwirtschaftlicher und datenschutzrechtlicher Sicht.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Die zentralen Felder umfassen die Systemgrundlagen, die Akzeptanzförderung bei Mitarbeitern, die rechtlichen Datenschutzvorgaben nach der DSGVO und praktische Maßnahmen zur Umsetzung.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist die Analyse der personalwirtschaftlichen Herausforderungen bei der Implementierung von PIS aus verschiedenen Interessensperspektiven, um daraus effektive Handlungsempfehlungen abzuleiten.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer fundierten Literaturanalyse und der systemorientierten Betrachtung von Prozessmodellen der Personalarbeit sowie rechtlicher Rahmenbedingungen.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die technologischen Grundlagen, die Identifikation von Herausforderungen bei der Implementierung und die Darstellung konkreter Maßnahmen zur Risikominimierung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird durch Begriffe wie Personalinformationssysteme, Datenschutz, Digitalisierung, Mitbestimmung und Prozessoptimierung maßgeblich definiert.
Warum spielt die Einbindung des Betriebsrats eine so wichtige Rolle?
Der Betriebsrat ist ein entscheidender Stakeholder, da er aufgrund des Mitbestimmungsrechts nach § 87 Abs. 1 BetrVG bei der Einführung von IT-Systemen beteiligt werden muss.
Was ist der Zweck der "Kümmererstelle" im Personalwesen?
Die Kümmererstelle dient als Anlaufpunkt für Fragen während der späteren Systembenutzung, um Ängste und Vorbehalte der Anwender abzubauen und die Akzeptanz zu fördern.
Wie definiert das Dokument die Rolle technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM)?
TOM sind unerlässlich, um die datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten und die Sicherheit der Personaldaten gegen Verlust, Zerstörung oder Missbrauch zu schützen.
- Quote paper
- Caroline Juszczak (Author), 2021, Implementierung von Personalinformationssystemen. Aufgaben, Nutzen und Herausforderungen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1165694
