Change-Prozesse in der Digitalisierung. Gestaltungsmöglichkeiten für Mitarbeitende in der öffentlichen Verwaltung

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Begriffsdefinitionen
2.1. Begriff „öffentliche Verwaltung“
2.2. Begriff „Digitalisierung“
2.3. Begriff „Change-Management“

3. Notwendigkeit von Veränderungen bei öffentlichen Verwaltungsträgern

4. Möglichkeiten zur Gestaltung von Change-Prozessen
4.1. Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation und eine Vision
4.2. Qualifizierungsmaßnahmen
4.3. Beteiligung von Mitarbeitenden

5. Fazit

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

„Pantha rhei - Alles fließt.“¹

Wie zutreffend dieser Satz ist (der dem griechischen Philosophen Heraklit zugeschrieben wird), konnte man in den letzten Jahren im Bereich der Digitalisierung beobachten. Die Welt befindet sich im stetigen Wandel, sozusagen im Fluss. Digitale Informationen sind immer und überall abrufbar und lassen das Berufsleben mobil und flexibel werden. Gerade während der Covid-19-Pandemie konnte man erkennen, was mit den Mitteln der Digitalisierung möglich war und wo Defizite festgestellt wurden, die zukünftig zu lösen sind.² Alle Beteiligten der Gesellschaft sehen sich immer neuen Herausforderungen gegenüberstehen, gerade auch im Berufsleben. Die kontinuierliche Bereitschaft zur Veränderung wird hier zunehmend als selbstverständlich angesehen. Privatunternehmen fordern von Ihren Mitarbeitenden sich den verändernden Anforderungen eines digitalisierten Arbeitsumfeldes zu stellen, dieses positiv anzunehmen und möglichst ohne Widerstände in den Arbeitsalltag zu integrieren. Die Intention dahinter ist, dass nur eine sich stetig verändernde Organisation zukünftig auch wirtschaftlich erfolgreich sein kann.

Im Gegensatz dazu werden öffentliche Verwaltungsträger im gesellschaftlichen Umfeld oftmals als unflexibel, undynamisch und wenig innovativ angesehen.

Der oben beschriebene Anpassungsdruck und die Selbstverständlichkeit einer kontinuierlichen Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden in der Privatwirtschaft, erfasst auch den Bereich der öffentlichen Verwaltung. Öffentliche Verwaltungsträger sehen sich jetzt und in Zukunft großen Aufgaben gegenüberstehen. Dies zeigt sich unter anderem an den Anstrengungen des Gesetzgebers zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltungsträger und die Verpflichtung, Leistungen digital anzubieten.³

Es darf nicht vergessen werden, dass Menschen ganz unterschiedlich mit diesen neuen Herausforderungen umgehen können. Eine wesentliche Zukunftsaufgabe für die öffentlichen Verwaltungsträger besteht darin, die Mitarbeitenden bei diesen Anpassungs- oder Change-Prozessen zu begleiten und zu unterstützen. Mit dieser Thematik werden sich die weiteren Ausführungen inhaltlich beschäftigen.

Zunächst werden die zentralen Begriffe „öffentliche Verwaltung“, „Digitalisierung“ und „Change-Management“ definiert. Anschließend wird darauf eingegangen, warum gerade für öffentliche Verwaltungsträger die Notwendigkeit besteht, Veränderungen im Rahmen der Digitalisierung planvoll anzugehen und ihre Beschäftigten darauf vorzubereiten. Auch wenn der wirtschaftliche Erfolgsdruck öffentliche Verwaltungsträger scheinbar nicht so sehr erfasst wie Privatunternehmen, so ist existiert trotzdem eine Erwartungshaltung von Politik, Gesellschaft und Privatwirtschaft, sich diesen Veränderungen zu stellen. Zudem werden einige Gestaltungsmöglichkeiten für Change-Prozesse beschrieben, die die Mitarbeitenden und deren Unterstützung als entscheidenden Erfolgsfaktor für Change-Prozesse bei öffentlichen Verwaltungsträgern herausstellen.

2. Begriffsdefinitionen

2.1. Begriff „öffentliche Verwaltung“

Unter dem Begriff „öffentliche Verwaltung“ fallen in Deutschland die Bereiche der unmittelbaren und der mittelbaren Verwaltung. Zur unmittelbaren Verwaltung gehören die Gebietskörperschaften der Bundes-, Landes- und der Kommunalverwaltungen. Die mittelbare Verwaltung setzt sich aus der Gesamtheit der Träger oder Anstalten des öffentlichen Rechts, der Bundesagentur für Arbeit, der Deutschen Bundesbank, der Träger der Sozialversicherung, der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten und weiterer Träger in öffentlich-rechtlicher Rechtsform zusammen.⁴

Das Statistische Bundesamt (Destatis) zählt zum Personal des öffentlichen Dienstes in der öffentlichen Verwaltung alle Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter, Soldatinnen und Soldaten, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, sowie alle Personen aus den o.g. Personengruppen, die sich in Ausbildung befinden.⁵ Zum Stichtag 30.06.2019 arbeiteten im Bereich der öffentlichen Verwaltung rund 4,9 Millionen Beschäftigte.⁶ Das Verhältnis der Beschäftigten im öffentlichen Dienst in Bezug auf die Gesamtzahl der Erwerbstätigen in Deutschland betrug bezogen auf Stichtagsberechnung zum 30.06.2018 11 %.⁷

2.2. Begriff „Digitalisierung“

Der Begriff „Digitalisierung“ wird je nach Kontext heutzutage sehr unterschiedlich verwendet, so dass es hierfür keine allgemeingültige Definition gibt.⁸

Er kann sich auf die digitale Umwandlung und Darstellung von bisher analogen Informationen oder die digitale Transformation von Instrumenten beziehen⁹. Was früher als Briefpost bei öffentlichen Verwaltungsträgern eingegangen ist, wird heute digital übermittelt.

Daneben wird unter diesem Begriff auch die digitale Revolution oder auch die 3. Industrielle Revolution verstanden, die sich in der Privatwirtschaft in der Bereitstellung von Technologien für die Automatisierung oder technischen Unterstützung von Herstellungs- und Geschäftsprozessen äußert. Mit der Massentauglichkeit des Personal Computers und weiterführender Hardware- und Softwareprodukte hat die digitale Revolution auch in die Privathaushalte Einzug gehalten.¹⁰

In den letzten Jahren wird der Begriff Industrie 4.0 häufig im Zusammenhang mit Digitalisierung genannt. Im Vordergrund stehen dabei die Automatisierung, Flexibilisierung und Individualisierung in der Digitalisierung. Zudem wird darunter auch die Erschließung völlig neuer Geschäftsmodelle verstanden.¹¹ Man spricht auch von der digitalen Wende, dem digitalen Wandel oder der 4. Industriellen Revolution.

Vor diesem Hintergrund werden die Anforderungen an Privatunternehmen und öffentliche Verwaltungsträger zunehmend komplexer. Dies führt zu einem kontinuierlichen Anpassungs- und Veränderungsdruck auf die Arbeitsprozesse und die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen.

2.3. Begriff „Change-Management“

Um das „Change-Management“ zu definieren, kann man zunächst eine Übersetzung vom Englischen ins Deutsche heranziehen – „Veränderungsmanagement“¹² oder das Management von Veränderungen. Change-Management wird als „laufende Anpassung von Unternehmensstrategien und -strukturen an verändernde Rahmenbedingungen“¹³ beschrieben. Es ist von dem Gedanken getragen, die notwendigen Veränderungen frühzeitig zu erkennen, um Change-Prozesse im Unternehmen anzustoßen zu können. Dabei sollen konkret festgelegte Ziele in klar eingegrenzten Projekten oder Change-Prozessen verfolgt werden. Das Umfeld des Unternehmens (z.B. Markt, Politik und Gesellschaft) findet dabei ebenso Berücksichtigung. Und nicht zuletzt sollen die Mitarbeitenden auf die anstehenden Veränderungen durch das Change-Management vorbereitet werden.¹⁴

Auch im Bereich der öffentlichen Verwaltungsträger ist der Begriff Change-Management gebräuchlich. In diesem Zusammenhang wird von „Public Change Management“¹⁵ gesprochen. Beim Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) wird es als die „systematische Planung und Steuerung von Veränderungen z. B. von Organisationsstrukturen oder Prozessen“¹⁶ beschrieben. Auch hier soll mit der Etablierung eines Change-Managements erreicht werden, dass Veränderungen planvoll angegangen werden, um die richtigen Entscheidungen im Veränderungsprozess treffen zu können.¹⁷ Ein auf diese Art und Weise in der öffentlichen Verwaltung konstituiertes Change-Management stellt den „Menschen als entscheidenden Faktor für den Erfolg in den Mittelpunkt“¹⁸. Obwohl es Unterschiede zwischen der Privatwirtschaft und den öffentlichen Verwaltungsträgern gibt, so sind doch die grundlegenden Erkenntnisse und Vorgehensweisen beim Change-Management die gleichen.¹⁹

[...]

¹ Vgl. Leonhardt (2016:15)

² Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Energie – BMWi (Hrsg.); (2021:3 ff.)

³ Vgl. Föderale IT-Kooperation (FITKO); (2021:o. S.)

⁴ Vgl. Bogumil (2018:2830)

⁵ Vgl. Destatis (Hrsg.); (2019:383)

⁶ Vgl. Destatis (Hrsg.); (2020 a:25)

⁷ Vgl. Destatis (Hrsg.); (2020 b:o. S.)

⁸ Vgl. Schallmo (2016:3)

⁹ Vgl. Bendel (2019: 62)

¹⁰ Vgl. Bendel (2019: 63)

¹¹ Vgl. Ebd.

¹² Langenscheidt Online Wörterbuch Englisch-Deutsch (o. D. :o. S.)

¹³ Gabler Wirtschaftslexikon (2004:587)

¹⁴ Vgl. Doppler/Lauterburg (2019:93 f.)

¹⁵ Speier-Werner (2006:23)

¹⁶ BMI (Hrsg.) (2009:6)

¹⁷ Vgl. BMI (Hrsg.) (2009:6)

¹⁸ Ebd.

¹⁹ Vgl. Berner (2009:o.S.)