Selbst- und Zeitmanagement. Methoden, Zeit als psychosoziales Phänomen und die Bedeutung der Präsentationssoftware PowerPoint

Inhaltsverzeichnis

1.Selbst- und Zeitmanagementmethoden
Pomodoro-Methode
Bullet-Journaling
Getting Things Done Methode

2.PowerPoint

3.Zeit als Psychosoziales Phänomen
Psychologie
Biologie
Soziologie
Fazit

Literaturverzeichnis

1.Selbst- und Zeitmanagementmethoden

Pomodoro-Methode

Die Pomodoro Methode stammt von Francesco Cirillo, der diese in den späten Achtzigern entwickelt hat. Der Name stammt von dem italienischen Wort „Pomodoro“ für Tomate. Bei seinem ersten Versuch hat Cirillo eine Küchenuhr, die die Form einer Tomate hatte, zur Zeitmessung verwendet¹.

Cirillo baut seine Methode auf drei Annahmen auf: Eine andere Sicht auf Zeit soll Angst und Sorgen reduzieren und die Effektivität erhöhen. Er nennt die gesellschaftliche Form der Zeitmessung, durch Minuten und Stunden, „becoming“ oder „werden“. Diese Methode erzeugt Angst und Sorgen, da sie von Natur aus undefiniert und unendlich ist. Eine andere Methode der Zeitmessung ist durch die Abfolge von Aktivitäten.²

Die Zweite Annahme ist, dass durch die bessere Nutzung unseres Hirnes wir klarer denken und uns während des Lernens besser fokussieren. Die Pomodoro Methode soll dabei helfen.

Die dritte Annahme besagt, dass einfache und klare Mittel die Arbeitsqualität beim Lernen und Arbeiten verbessern, weil wir uns dabei auf das Lernen selbst und nicht auf das richtige Anwenden der Methode fokussieren.

Cirillo wollte deswegen die Methode so simpel, wie möglich halten. Für die Pomodoro Methode benötigt man lediglich einen Timer und einen Stift und Papier. Dabei sollte der Timer bevorzugterweise mechanisch sein, damit man diesen immer im Blick behalten kann³. Allerdings ist es auch möglich einen Timer auf dem Computer oder Smartphone zu stellen.

Zuerst fertigt man eine To-Do-Liste an von Sachen, die man den Tag über erledigen möchte und ordnet diese nach Prioritäten. Einen Abschnitt der Seite lässt man frei und betitelt es „Ungeplant und Wichtig“. Dort notiert man die Aufgaben, die ungeplant über den Tag hinweg aufkommen und Priorität haben.

Desweitern fertigt man eine Aktivitätsseite an. Dort notiert man alle Aufgabe, die den Tag über entstehen. Am Ende des Tages liest man diese List durch und streicht alle Aufgaben, die erledigt worden sind, durch.

Ein Pomodoro besteht aus 25 Minuten reiner Arbeit mit je 5 Minuten Pause danach. Nach jedem viertem Pomodoro wird eine 25- bis 30-minütige Pause eingelegt. Ein Pomodoro kann nicht aufgeteilt werden, das heißt es gibt keine halben Pomodoros.⁴

Wenn ein Pomodoro begonnen wurde, muss dieser auch beendet werden. Falls ein Pomodoro abgebrochen wird, wird dieser als nichtig erklärt und darf nicht aufgezeichnet werden. Eine der Regeln nennt Cirillo „protect the Pomodoro“ oder „Beschütze den Pomodoro“. Damit ist gemeint, dass andere Menschen schnell informiert und Anrufe weitergeleitet werden sollten, damit der Pomodoro nicht unterbrochen wird.

Wenn eine Aktivität, während eines Pomodoros abgeschlossen wird, darf keine neue Aufgabe begonnen werden. Diese Aufgabe wird bis zum Klingeln des Timers bearbeitet oder besichtigt. Benötigt eine Aufgabe mehr als 5 bis 7 Pomodoros, sollte diese unterteilt werden. Im Gegensatz dazu, wenn eine Aufgabe weniger als einen Pomodoro benötigt, wird diese mit anderen kleinen Aufgaben zusammengefügt. Resultate werden Pomodoro nach Pomodoro erzielt und die letzte Regel, ist eher eine Erinnerung, dass der nächste Pomodoro besser sein wird als der Vorherige.⁵

Die Pomodoro Methode besteht aus der Planung, den Pomodoros, Pausen und der Verarbeitung. Zuerst wählt man alle Aufgaben aus, die man erledigen möchte, priorisiert diese und schreibt sie auf das Aktivitätsblatt. Dann beginnt man diese Liste Pomodoro nach Pomodoro abzuarbeiten. Sobald ein Pomodoro abgelaufen ist, darf man nicht weiterarbeiten und muss eine Pause einlegen. Am Ende des Tages können die beendeten Pomodoros aufgezeichnet werden.

Diese Methode eignet sich besonders für Studenten, um erfolgreich und stressfreier zu studieren. Durch die festen Pausen- und Arbeitszeiten hat das Gehirn die Möglichkeit die gelernten Informationen zu verarbeiten. Die Methode ist sehr simpel und benötigt nur wenige Haushaltsgegenstände, die man auch durch Technologie ersetzen kann. Die Küchenuhr kann durch einen digitalen Timer ersetzt werden, den man ganz einfach am Computer oder Smartphone stellen kann. Auch die To-Do-Listen und Aktivitätsblätter können digital erstellt werden. Auf YouTube gibt es zahlreiche Videos mit eingebautem Timer für Pomodoros und Pausen, wobei das Video einfach im Hintergrund, während der Arbeit, laufen gelassen werden soll⁶.

Cirillo empfiehlt in den Pausen einfache Tätigkeiten zu erledigen. So könnte man während einer kurzen Pause beispielsweise kleine Haushaltsaufgaben abarbeiten, wie zum Beispiel die Wäsche zu waschen.

Die Methode soll dabei helfen interne und externe Unterbrechungen zu minimieren und dadurch die Konzentration auf die vorliegende Aufgabe stärken.

Durch die Einteilung der Arbeit in mehrere Pomodoros hat man einen Überblick über die genauen Aufgaben, die man den Tag über erledigen muss. Auch Unerwartete Tätigkeiten werden bei der Pomodoro Methode mit eingeplant, was im Gegensatz zu anderen Methoden, zum Beispiel der Time-Boxing-Methode, zu Problemen führen kann.

Bullet-Journaling

Ryder Carroll, der Erfinder der Bullet Journal Methode, wurde in seiner Kindheit im ADS diagnostiziert. Um seine Aufmerksamkeit und Konzentration lenken zu können, hat er über mehrere Jahre hinweg, viele Methoden ausprobiert, aber keine hat für ihn funktioniert. Während des Studiums hat er die Bullet Journal Methode entwickelt und über die letzten 25 Jahre hinweg perfektioniert und weiterentwickelt.⁷

Für die Methode benötigt man lediglich ein Notizheft und einen Stift. Das Kernsystem des Bullet Journals nennt sich Rapid Logging, auch entwickelt von Ryder Carroll. Dabei werden Informationen kurz und intuitiv aufgeschrieben, um eine Art To-Do-Liste anzufertigen. Es baut auf vier Prinzipien auf: Überschriften, Seitennummerierung, kurzen Sätzen und Phrasen und Stichpunkten.⁸

Bevor man Notizen oder Pläne macht, sollte man eine Überschrift mit der Thematik aufschreiben, zum Beispiel „Wochenplan 12. - 19. August“. Seitenzahlen machen es einfacher frühere Einträge und besondere Seiten wiederzufinden. Kurze Sätze und Notizen sparen nicht nur Zeit, sondern sind meist auch nur nötig, um uns in Gedächtnis zu rufen, was getan werden muss und welche Aufgabe gemeint ist.

Diese Stichpunkte können dabei sehr individuell und vielfältig aufgebaut sein und sollen auf einen Blick verschiedene Informationen wiedergeben. Wenn sich der Status eines Eintrages ändert, darf auch der Stichpunkt verändert werden. Wird zum Beispiel eine Tätigkeit erledigt, wird über dem Punkt ein Kreuz verzeichnet.

Diese Symbole und Vermerke werden im „Key“ oder der Legende festgehalten. Dies ist meist die zweite Seite im Bullet Journal. Es ist die Übersichtsseite über alle verwendeten Symbole und Kürzel.⁹

Vor der Legende legt man das Inhaltsverzeichnis an. Dieses ist, wie in fast jedem Buch, wichtig um später Einträge, Listen und Übersichten wiederzufinden. Die Seite wird im Laufe der Zeit mit Nutzung des Bullet Journals gefüllt.

Die erste Planer-Seite des Bullet Journales ist im Normalfall das „Future Log“ oder die Zukunftsübersicht. Hier werden die nächsten 6 bis 12 Monate in einer Übersicht dargestellt. Damit hat man einen klaren Überblick über wichtige Ereignisse und Aufgaben, zum Beispiel der TÜV, mehrere Monate im Voraus.

Der Jahresplanung folgt die Monatsplanung für den aktuellen Monat. Hier können wichtige Ereignisse der Jahresplanung nochmals eingetragen werden. Außerdem hat man genug Platz für Termine und Aufgaben die nicht zur alltäglichen Routine gehören, zum Beispiel Arztbesuche oder Wochenendausflüge.

Die Tagesplanung stellt eine To-Do-Liste für den aktuellen Tag dar.¹⁰ Diese wird meist am Morgen des aktuellen Tages oder am Abend davor angelegt und im Laufe des Tages aktualisiert und vervollständigt. Auf eine Seite des Bullet Journals passen oft mehrere Tage bis hin zu einer ganzen Woche. Sobald ein Monat endet, wird eine neue Monatsseite angelegt und es folgen wieder die Tagespläne.

Die Idee des Bullet Journal ist die Pläne, Notizen, Aufgaben und To-Do-Listen eines Tages, Monats und Jahres zu optimieren, sodass alles in ein organisiertes System passt. Die Methode soll dabei helfen Aufgaben zu priorisieren und zu bewältigen, sodass die Produktivität gesteigert wird und man besser organisiert ist.

Das Bullet Journal ist stark individualisierbar und ruht nur auf dem Grundgerüst, der Jahres-, Monats-, und Tagesübersichten, welches jedoch auch persönlich verändert werden kann. So kann man zum Beispiel alle Monatsübersichten nacheinander aufschreiben, ohne die Tagesplanungen zu unterbrechen. Man ist zusätzlich nicht auf die vorgegebene Planung eines üblichen Planers angewiesen, der möglicherweise nicht für jeden funktioniert, wie es zum Beispiel bei Ryder Caroll der Fall war.

Gerade dadurch eignet es sich sehr für Studenten und Arbeitstätige. In den letzten Jahren ist das Bullet Journal eine sehr beliebte Zeit- und Selbstmanagementmethode geworden.

[...]

¹ Vgl. Cirillo, 2007

² Vgl. Cirillo, 2006, S.4

³ Vgl. Cirillo, 2006, S.5

⁴ Vgl. Cirillo, 2006, S.6

⁵ Vgl. Cirillo, 2006, S.34

⁶ Vgl. YouTube Pomodoro, 2021

⁷ Vgl. Pangambam, 2018

⁸ Vgl. Evans

⁹ Vgl. Caroll

¹⁰ Vgl. Caroll