Vorteile durch Chatbots im HR Onboarding-Prozess

Welche Vorteile bietet der Einsatz von Chatbots im Personalwesen während der Eingliederung neuer Mitarbeiter?


Hausarbeit, 2021

16 Seiten, Note: 1,0


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Mitarbeiter Onboarding
2.1 Maßnahmen für einen geregelten Onboarding-Prozess
2.2 Optimierungspotenziale

3 Chatbot
3.1 Funktionsweise von Chatbots
3.2 Anwendungsmöglichkeiten
3.3 Vorteile durch den Einsatz von Chatbots

4 Diskussion

5 Fazit

6 Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Return of Investment während des Mitarbeiterlebenszyklus

Abbildung 2: Phasen des Onboardings

Abbildung 3: Allgemeine Chatbot Architektur

Abbildung 4: Chatfenster eines Chatbots mit regelbasierter Kommunikation

Abbildung 5: primäre Anwendungsziele von Chatbots

1 Einleitung

Eines der schlimmsten Erlebnisse im Mitarbeiterlebenszyklus ist ein schlechtes Onboarding als neuer Mitarbeiter zu durchleben. Wenn neue Kollegen und Vorgesetzte unvorbereitet den ersten Arbeitstag begleiten und Arbeitsplatz, sowie Arbeitsmittel noch fehlen.(Collins, 2018, S. 229)

Der erste Eindruck ist jedoch entscheidend für die persönliche Einstellung und Arbeitsmotivation des Mitarbeiters und beeinflusst auch deren Entscheidung längerfristig im Unternehmen zu bleiben. Somit kann eine ungenügende Einarbeitung zu hohen Kosten führen, wenn die neuen Mitarbeiter nur ungenügende Leistung zeigen oder das Unternehmen nach kurzer Zeit bereits wieder verlassen und damit das Recruiting und Onboarding wiederholt werden muss. (Blum 2010 zit. n.(Werning et al., 2019, S. 615)

Obwohl viel Aufwand in Maßnahmen zur Gewinnung neuer Mitarbeiter gesteckt wird, bekommt die Einarbeitung dieser jedoch im direkten Vergleich nur wenig Beachtung. Während der Integration in das Unternehmen sind die neuen Mitarbeiter vor allem auf erfahrene Kollegen und Vorgesetzen angewiesen, für diese ist das aber mit hohen Zeitaufwand verbunden und wird daher häufig aufs Minimum reduziert. (Merkwitz und Peitz 2002;Blum 2010 zit. n.(Werning et al., 2019, S. 615)

Im Zuge zunehmender Digitalisierung am Arbeitsplatz und im Arbeitswesen, wäre eine immer zentral erreichbare und mit nur geringen Personalaufwand verbundene Lösung erforderlich. Der Einsatz eines Chatbots zur Unterstützung der betroffenen Mitarbeiter während des Onboardings könnte hierfür eine geeignete Lösung sein.(S. Hillebrecht, 2021b, S. 89)(Barton & Müller, 2021, S. 219)

Diese neue Technologie hält immer mehr Einzug in den menschlichen Alltag der Informationsbeschaffung (z.B. in FAQs, Bereitstellung von Produktinformationen, etc.) oder der Durchführung einfacher Aufgaben (z.B. sprachbasierte Smart-Home Steuerung, Buchen von Restaurantbesuchen, uvm.).(Adamopoulou & Moussiades, 2020, S. 3)(Bavaresco et al., 2020, 2020, S. 5)(Barton & Müller, 2021, S. 66)(S. Hillebrecht, 2021a, S. 162)

Daher beschäftigt sich diese Arbeit mit der Frage:

Welche Vorteile bietet der Einsatz von Chatbots im Personalwesen während der Eingliederung neuer Mitarbeiter?

Für diese Frage werden zunächst die zentralen Begriffe Mitarbeiter Onboarding und Chatbot in den Kapiteln2und3literarturbasiert untersucht. Aus diesen Einsichten werden anschließend in Kapitel4der Diskussion Verbesserungen abgeleitet und die oben genannte Forschungsfrage beantwortet, sowie auf weiterführende Fragestellungen hingewiesen. Darauf folgend wird die Arbeit mit einem Fazit in Kapitel5abgeschlossen.

2 Mitarbeiter Onboarding

Gute Onboarding-Praktiken gewährleisten die bestmögliche Chance für einen neuen Mitarbeiter, erfolgreich zu sein. (Collins, 2018, S. 227)

Als Onboarding wird im Personalwesen die Integration und Einarbeitung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen bezeichnet und folgt als Einarbeitungsphase nach der Rekrutierungsphase mit Mitarbeiterlebenszyklus (sieheAbbildung 1).(S. Hillebrecht, 2021a, S. 181)(S. Hillebrecht, 2021b, S. 88);(Rosenberger, 2021, S. 269)

Abbildung 1 : Return of Investment während des Mitarbeiterlebenszyklus

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an(Rosenberger, 2021, S. 324)

Das Mitarbeiter Onboarding ist ein organisierter und sorgfältiger Prozess zur Begrüßung und Orientierung neuer Mitarbeiter und umfasst sowohl den Qualifizierungsprozess für die neue Position als auch den Sozialisierungsprozess im Unternehmen. Daher kann er definiert werden als "der Prozess, der neuen Mitarbeitern hilft, sich schnell und reibungslos an soziale und leistungsbezogene Aspekte ihrer neuen Jobs anzupassen" (Bauer, 2010, S. 1 zit. n. Becker & Bish, 2021, S. 1;(Rohrlack, 2019, S. 284–285)

Mit dem Ziel einer positiven Beeinflussung von Verhalten und Einstellungen, soll schnellst möglich ein hohes Leistungs- und Bildungsniveau bei Mitarbeitern erreicht werden. Damit diese einerseits dazu befähigt werden engagiert und unabhängig ihre Arbeit auszuführen und andererseits an das Unternehmen gebunden werden. Eine ungenügende Einarbeitung führt sowohl in der Fachabteilung als auch beim Mitarbeiter zu Reibungsverlusten, Frustration und möglicherweise auch zu einer schnellen Kündigung in der Probezeit. Deswegen ist die Gestaltung und Verwaltung eines effektiven Onboardings eine wichtige Funktion des Personalmanagements und für die wirtschaftliche Zielerreichung und Image des Unternehmens von großer Bedeutung. Es ist daher erforderlich, das dass Onboarding systematisch und mitarbeiterzentriert organisiert wird.(S. Hillebrecht, 2021b, S. 88);(Becker & Bish, 2021, S. 1);(Collins, 2018, S. 227);(Rohrlack, 2019, S. 284–285)

2.1 Maßnahmen für einen geregelten Onboarding-Prozess

Der Prozess des Onboardings lässt sich in drei Phasen Einteilen (siehe und endet in der Regel mit Ablauf der Probezeit, je nach betrieblicher Ausgestaltung. Während der Vorbereitungsphase bekommen Mitarbeiter und Fachabteilung von der Personalabteilung entsprechende Checklisten was diese jeweils bis zum Einstiegstermin noch vor zu bereiten haben und Hinweise zum Ablauf des ersten Arbeitstages. Für die Begleitung in der Probezeit wird ein Einarbeitungsplan basierend auf den Stellenanforderungen und den betrieblichen Abläufen erstellt.(S. Hillebrecht, 2021b, S. 88);(S. Hillebrecht, 2021a, S. 181)

Abbildung 2 : Phasen des Onboardings

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an(S. Hillebrecht, 2021b, S. 88)

Die Checklisten der Vorbereitungsphase umfassen u.a. für(S. Hillebrecht, 2021b, S. 89):

- Mitarbeiter: relevante Steuer- und Sozialversicherungsdaten, ggf. Personalfragebogen, Nachweise zu Einstellungsuntersuchungen, fehlende Dokumente für die Personalakte, wann und wo erscheinen? Wer ist Ansprechpartner? Ggf. auch Ratschläge für den sinnvollen Kleidungsstil
- Fachabteilung: wann soll der neue Mitarbeiter erscheinen? Wer übernimmt Patenrolle? Welche betrieblichen Einrichtungen sollte man am ersten Tag kennenlernen? Ist der Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter eingerichtet, inklusive E-Mail-Adresse? Wird ein Einarbeitungsplan erstellt?

Der Einstiegstermin bzw. erste Arbeitstag sollte die folgendes beinhalten(S. Hillebrecht, 2021b, S. 89);(Collins, 2018, S. 229):

- Abholung am Empfang und Betriebs-& Abteilungsrundgang durch den Paten,
- Aushändigung Betriebsausweis/Zugangsschlüssel bzw. -chips
- Vorstellung der Führungskraft und den Kollegen,
- Besprechung des Einarbeitungsplans
- Gemeinsames Mittagessen oder andere kollegiale Interaktionen mit anderen Mitarbeitern, die eng in das Onboarding mit eingebunden sein werden

Die Begleitung in der Probezeit umfasst z.B.(S. Hillebrecht, 2021b, S. 89):

[...]

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Details

Titel
Vorteile durch Chatbots im HR Onboarding-Prozess
Untertitel
Welche Vorteile bietet der Einsatz von Chatbots im Personalwesen während der Eingliederung neuer Mitarbeiter?
Hochschule
Hochschule Fresenius Idstein
Note
1,0
Autor
Jahr
2021
Seiten
16
Katalognummer
V1182859
ISBN (Buch)
9783346604798
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Chatbots, Chatbot, HR, Human Resource, Mitarbeiter Onboarding, Mitarbeiter Eingliederung, Onboarding, Eingliederung, Chatbots im Personalwesen, Vorteile von Chatbots
Arbeit zitieren
Ralf Heidig (Autor:in), 2021, Vorteile durch Chatbots im HR Onboarding-Prozess, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1182859

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