Das Ziel dieser Seminararbeit ist es, die Einsatz- und im Speziellen die Kostensenkungspotentiale von Robotic Process Automation im Financial Accounting zu analysieren. Im zweiten Abschnitt werden zunächst die Grundzüge von Robotic Process Automation erläutert. Anschließend werden im dritten Abschnitt die wesentlichen Einsatzgebiete in der Rechnungslegung untersucht und mit Beispielen aufgezeigt. Um eine Aussage über den aktuellen Implementierungsstatus, die Gründe des Einsatzes sowie die bisherigen Einsatzfelder von RPA in der deutschen Unternehmenslandschaft treffen zu können, wird darüber hinaus eine Status-Quo-Analyse durchgeführt. Im Anschluss werden die mit dem Einsatz von RPA korrespondierenden Vor- und Nachteile wie auch die Einschränkungen und Grenzen von Softwarerobotern in einer kritischen Betrachtung in Abschnitt vier dargelegt. Im letzten Schritt werden in Abschnitt fünf die gewonnenen Erkenntnisse in einem Fazit zusammenfassend festgestellt und um einen Ausblick ergänzt.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Grundzüge von Robotic Process Automation
2.1 Begriffsdefinition
2.2 Grundlagen RPA
2.2.1 Grundarchitektur
2.2.2 Typologisierung
2.2.3 Auswahlkriterien
2.2.4 Implementierung
3 Einsatz im Financial Accounting
3.1 Einsatzgebiete
3.1.1 Hauptbuch
3.1.2 Konzernabschluss
3.1.3 Steuern
3.1.4 Nebenbuch
3.1.4.1 Kreditorenbuchhaltung
3.1.4.2 Debitorenbuchhaltung
3.1.4.3 Entgelt- und Reisekostenabrechnung
3.1.4.4 Anlagenbuchhaltung
3.2 Status-Quo-Analyse
3.2.1 Status der Automation
3.2.2 Gründe für die Implementierung
3.2.3 Häufigste Einsatzfelder im Financial Accounting
4 Vertiefender Einblick und kritische Betrachtung
4.1 Vorteilhaftigkeitsbetrachtung
4.1.1 Funktionsbezogene Vorteile
4.1.2 Kostensenkungspotentiale im Speziellen
4.2 Nachteile sowie Einschränkungen und Grenzen
5 Zusammenfassung und Fazit
Zielsetzung & Themen
Diese Seminararbeit untersucht das Potenzial von Robotic Process Automation (RPA) zur Senkung von Kosten im Bereich des Financial Accounting. Ziel ist es, den Status quo der Anwendung zu analysieren, spezifische Einsatzgebiete zu identifizieren und die ökonomischen sowie technologischen Vorteile kritisch den bestehenden Implementierungsgrenzen gegenüberzustellen.
- Grundlagen und technologische Architektur von RPA
- Anwendungsbereiche im Rechnungswesen (z.B. Hauptbuch, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung)
- Status-Quo-Analyse der Verbreitung und Implementierungsgründe in der DACH-Region
- Kostensenkungspotenziale und Effizienzsteigerungen durch Prozessautomatisierung
- Kritische Betrachtung von Grenzen, Implementierungsrisiken und technologischen Voraussetzungen
Auszug aus dem Buch
3.1.1 Hauptbuch
Einer Studie zufolge setzen erst 28% der Unternehmen aus der DACH-Region, die bereits RPA im Accounting einsetzen, dies auch im Rahmen der Abschlusserstellung ein. Die bisherige Vernachlässigung des erheblichen Kostensenkungspotentials ist primär darauf zurückzuführen, dass die geeigneten Prozesse und Prozessbausteine sich nicht so leicht identifizieren lassen und zumeist nicht großvolumig und hochfrequent sind wie z.B. die Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung. Jedoch gilt es zu beachten, dass nicht zwangsweise alle Kriterien für den Einsatz als erfüllt gelten müssen. Vielmehr sind auch nicht großvolumige und hochfrequente Prozesse geeignet, deren Erfolgskriterien in der Genauigkeit liegen und i.d.R. Fehler zu kostspieligen Folgen führen.
Der Einsatz von RPA im Rahmen der Abschlusserstellung stellt einen komplexeren Anwendungsfall von Software-Robotern dar, jedoch lassen sich hierbei die Tätigkeiten die monatlich, vierteljährlich oder jährlich vorgenommen werden nahezu vollständig automatisieren. Ausgehend von einem programmierten Timer beginnt der Bot mit dem Anstoßen der Abschlussaktivitäten und prüft die Durchführbarkeit des Abschlusses. Anschließend werden die relevanten Konten automatisch ausgeglichen und noch ausstehende Daten eingeholt. Ein Beispiel hierfür ist die Rückstellungsverbuchung zum Periodenende. Voraussetzung für die Verbuchung ist, dass die Daten an einer zentralen Stelle wie z.B. einer Excel-Datei auf einem Shared-Drive erfasst werden und somit in einer strukturierten Form verfügbar sind. Nach erfolgter Freigabe der Datei greift der Roboter auf die erfassten Daten zu und führt automatisch die Buchung der Rückstellung im Hauptbuch durch. Abschließend erstellt der Software-Roboter automatisch die relevanten Periodenabschlussdokumente wie z.B. die Bilanz und den Anlagespiegel.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Hinführung zum Thema der Prozessautomatisierung im Finanzwesen und Definition des Forschungsziels dieser Seminararbeit.
2 Grundzüge von Robotic Process Automation: Erläuterung der technologischen Grundlagen, der Systemarchitektur sowie der verschiedenen Stufen der RPA-Implementierung.
3 Einsatz im Financial Accounting: Detaillierte Untersuchung der Anwendungsgebiete im Rechnungswesen und Analyse des aktuellen Status der Implementierung in Unternehmen.
4 Vertiefender Einblick und kritische Betrachtung: Analyse der funktionsbezogenen Vorteile und Kostensenkungspotenziale sowie Diskussion der systembedingten Einschränkungen und Grenzen von RPA.
5 Zusammenfassung und Fazit: Synthese der gewonnenen Erkenntnisse und ein Ausblick auf die zukünftige Entwicklung von RPA hin zu intelligenten Automatisierungssystemen.
Schlüsselwörter
Robotic Process Automation, RPA, Financial Accounting, Prozessautomatisierung, Kostensenkungspotenziale, Rechnungslegung, Digitalisierung, Software-Roboter, Effizienzsteigerung, Hauptbuch, Debitorenmanagement, Kreditorenbuchhaltung, Implementierungsstrategie, Shared Service Center
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Anwendung und dem ökonomischen Nutzen von Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung wiederkehrender Geschäftsprozesse im betrieblichen Finanz- und Rechnungswesen.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen umfassen die technologische Funktionsweise von RPA, deren praktische Anwendung in verschiedenen Accounting-Subprozessen sowie eine kritische Kosten-Nutzen-Analyse der Implementierung.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist es, die spezifischen Kostensenkungspotenziale durch RPA zu ermitteln und aufzuzeigen, wie Unternehmen ihre Prozesse durch den Einsatz von Software-Robotern effizienter gestalten können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es handelt sich um eine strukturierte Literaturanalyse, die aktuelle Studien, Fachbeiträge und Whitepaper heranzieht, um den Status quo der RPA-Nutzung in der DACH-Region abzubilden.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die technologischen Grundlagen, die detaillierte Darstellung von Anwendungsfällen im Rechnungswesen (z.B. Hauptbuch, Steuer, Nebenbuch) sowie eine kritische Reflexion der Stärken und Schwächen der Technologie.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind unter anderem RPA, Financial Accounting, Prozessautomatisierung, Kosteneinsparung, Digitalisierung und Effizienzsteigerung.
Wie unterscheidet sich RPA von herkömmlicher IT-Software?
RPA fungiert als Brückentechnologie, die bestehende IT-Systeme über die Benutzeroberfläche bedient, ohne dass tiefgreifende Änderungen an der zugrunde liegenden IT-Infrastruktur oder Programmierung erforderlich sind.
Warum ist die Datenstrukturierung eine kritische Voraussetzung für RPA?
RPA-Systeme benötigen strukturierte digitale Daten, um Prozesse regelbasiert abzuarbeiten. Unstrukturierte Daten oder Medienbrüche stellen Hindernisse dar, die eine vollumfängliche Automatisierung ohne vorherige Aufbereitung erschweren.
Welche Rolle spielt die "Status-Quo-Analyse" in der Arbeit?
Sie liefert empirische Belege dafür, in welchem Umfang Unternehmen RPA bereits nutzen, welche Gründe (z.B. Zeitersparnis, Effizienz) ausschlaggebend sind und wie die Zufriedenheit mit der Technologie in der Praxis ausfällt.
Welcher Zusammenhang besteht zwischen RPA und künstlicher Intelligenz?
Die Arbeit ordnet RPA als Vorstufe zur "Intelligent Process Automation" (IPA) ein, bei der zukünftig durch die Kopplung mit künstlicher Intelligenz auch komplexere, nicht-regelbasierte Entscheidungen automatisiert werden könnten.
- Arbeit zitieren
- Elias Häffner (Autor:in), 2022, Digitalisierungsinduzierte Kostensenkungspotentiale im Financial Accounting, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1185332
