Cambio de operación en maquinaria

Cambio de operación en maquinaria

F. Silva-Marmolejo

Resumen

El presente proyecto consta de la creación de un manual de procesos para Nissan Trading Corporation Américas diseñado para que la persona encargada de las inducciones no omita ningún tipo de información al momento del ingreso de nuevo personal a la empresa, tratando de esta manera reducir la problemática de incertidumbre o falta de información. En el transcurso del presente proyecto se utilizaron diferentes herramientas de ingeniería como el check list y el diagrama de flujo. Estas herramientas fueron necesarias para realizar la documentación necesaria para el proceso de importación, además de especificar cada uno de los pasó a realizar al momento de hacer la importación.

Estas herramientas fueron de suma importancia ya que brindaron una mejor perspectiva de cómo realizar cada uno de los procedimientos del departamento y de esta manera reducir cargas de supervisión e incrementar la eficiencia del proceso. Como resultado de la implementación del manual hubo una reducción del tiempo en procedimientos de cotización y orden de compra esto es un gran ejemplo de cómo al tener el procedimiento de una manera clara trae como beneficio tener una mejor productividad así minimizar el margen de error al momento de realizar las actividades.

Palabras clave: Check list, eficientar, manual de procesos, diagrama de flujo, procedimientos.

Abstract

This project consists of the creation of a process manual for Nissan Trading Corporation Americas designed so that the person in charge of the inductions does not omit any type of information at the time of the entry of new personnel to the company, trying in this way to reduce the problem of uncertainty or lack of information. In the course of this project, different engineering tools such as the check list and the flowchart were used. These tools were necessary to make the necessary documentation for the import process, in addition to specifying each of the steps to be done at the time of importing.

These tools were of utmost importance as they provided a better perspective on how to perform each of the department's procedures and thus reduce supervisory burdens and increase process efficiency. As a result of the implementation of the manual there was a reduction in time in quotation and purchase order procedures this is a great example of how having the procedure in a clear way brings as a benefit to have a better productivity thus minimizing the margin of error at the time of carrying out the activities.

Keywords: Check list, efficiency, flowchart, procedures, process manual.

INTRODUCCIÓN

La empresa Nissan Trading Co., Ltd. fue establecida en 1978 como una subsidiaria de propiedad total de Nissan Motor Co., Ltd. Esta empresa ha crecido hasta convertirse en una empresa responsable del comercio y la gestión de la cadena de suministro de autopartes, materias primas, equipos, maquinaria y vehículos. [1]

De manera particular, el manual de procedimientos se puede señalar como un instrumento administrativo que apoya el trabajo diario en las diferentes áreas de una empresa. Estos manuales describen en forma sistemática, tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para el adecuado funcionamiento de la empresa. Además, con este tipo de documentos puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades ya establecidas en orden lógico y en un tiempo definido. [2]

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son las de proporcionar apoyo a las diferentes actividades que se realizan de manera cotidiana en una empresa, así como permitir el desarrollo de un seguimiento secuencial de las tareas realizadas. Además, es de gran utilidad al ser un instrumento de comunicación efectivo, ya que este es capaz de detallar de manera específica los pasos a seguir en el cumplimiento de las funciones asignadas. [2]

Es necesario para todas las empresas poseer un manual de procedimientos para la implementación de un sistema de control interno, pues este documento es uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje al personal respecto a sus funciones, permiten la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas y en el ámbito operativo o de ejecución de una manera clara y sencilla, de esta manera, permita lograr las tareas que se le han asignado y también mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado. [2]

Cabe mencionar la importancia de los checklist, estos son una lista de verificación y una de las herramientas principales del ordenamiento de proceso. Sin embargo, no son más que la enumeración de una serie de ítems que aparecen agrupados con el fin de verificar su cumplimiento y así alcanzar algún objetivo concreto. Suelen ser herramientas que resultan redundantes, ya que quienes las aplican conocen que los aspectos a los que se refieren los ítems (y que pueden ser tareas, actividades, requerimientos o conformidades) se tienen que desarrollar. No obstante, el uso de esta proporciona una verificación, de forma sistemática, de que las actividades, tareas o conformidades que se deben realizar. Generalmente, además, las tareas a las que se refieren los ítems de los checklist aparecen de forma secuencial (de acuerdo con el orden en el que han de desarrollarse) por lo que estas herramientas también ayudan a que no se omita ningún paso o actividad que se deba realizar y, consecuentemente, reducen la probabilidad de cometer errores. [3]

En cuanto a los diagramas de flujo, a expresión de los procesos/procedimientos en un diagrama de flujo genera valor agregado para la institución, pues la representación gráfica de los mismos permite que sean analizados por los que tienen a su cargo su realización y además por otros actores interesados; quienes podrán aportar nuevas ideas para cambiarlos y mejorarlos. [4]

DESARROLLO

Para NissanTrading Corporation Americas es importante estandarizar los procesos por lo que es necesario documentos de apoyo y consulta al personal actual y nuevo de la empresa por lo que se desarrolla un manual de procesos que describe y simplifica cada uno de los procedimientos para el departamento de maquinaria responsable de la compra y venta de componentes.

OBJETO DE ESTUDIO

Estandarizar los procesos de operación de maquinaria en el sector automotriz para la empresa Nissan Trading Corporation Americas que sirva como apoyo a los procesos de inducción mediante la realización de un manual del proceso.

- Disminuir la carga de supervisión para mantener un flujo constante de operación y seguimiento a embarques desarrollando un manual de procesos de importación que servirá como guía para una capacitación estándar hacia el personal.
- Incrementar la eficiencia en el proceso mediante una descripción detallada de cada procedimiento para llevar a cabo el proceso adecuadamente.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Figura 2. Diagrama de flujo de proceso de maquinaria.

RESULTADOS Y DISCUSIÓN

La parte principal y fundamental del presente proyecto fue la realización de un manual de procesos desarrollados dentro de la organización. A partir de la realización e implementación de este documento fue posible reducir los tiempos de procedimiento de cotización de importación, estos resultados se muestran de manera visual en la Figura 3. La disminución de tiempo fue de un 35.35%, logrando reducir el proceso de una cotización de 39 minutos. Esta reducción permite presentar procesos más eficaces y eficientes, logrando aprovechar el tiempo dedicado a las importaciones por cada una de las personas que laboran en la empresa. Con este beneficio de tiempo se podría incrementar de 4 a 6 cotizaciones por empleado. Logrando un incremento de un 50% en la efectividad del personal. De manera particular, a la empresa le podría resultar beneficiosa esta situación desde el punto de vista productivo y económico ya que con estos resultados podría reducir su plantilla laboral reduciendo los costos de operación de esta área de la empresa.

De manera específica, la reducción del tiempo en el proceso de cotización de importación por parte de la empresa se presenta al modificar la solicitud de revisión de información a un superior y el tiempo de respuesta de este, por el simple hecho de realizar una capacitación del manual de operación, con el cual el operador será capaz de determinar los pasos a seguir para poder desarrollar una cotización de manera correcta.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Figura 3. Ahorro de tiempo invertido en procedimiento de cotización.

CONCLUSIÓN.

Es elemental que las empresas documenten todo tipo de procesos y operaciones como respaldo en caso de ausencia del personal que tiene conocimiento de dicha operación o por otro lado como soporte a capacitación a nuevos integrantes.

Cabe mencionar que este tipo de documentos es de mucha utilidad para reducir en gran medida el tiempo de capacitación y operación, ayuda a introducir de manera sencilla a nuevos trabajadores ahorrando en esfuerzos y recursos. Sin embargo, la problemática principal que tuvo este proyecto fue la dificultad de comunicación entre el equipo de trabajo por el cambio de la modalidad de presencial al home office como consecuencia directa del rebrote pandémico por el coronavirus, complicando así la recaudación de información necesaria para cumplir con el objetivo del proyecto.

BIBLIOGRAFÍA.

[1] Mamoru K. (2018). A message from CEO. Recuperado 7 de febrero de 2022, de http://www.nitco.co.jp/en/corporate/index html

[2] Ramos W. (2018). La importancia del manual de funciones y procedimientos en la estructura de las empresas. Recuperado 7 de febrero de 2022, de https://repositorio.umsa.bo/xmlui/bitstream/handle/123456789/24281/PT- 259.pdf?sequence=1&isAllowed=y

[3] Salamanca A. (2019). Checklist para autores y checklist para lectores: diferentes herramientas con diferentes objetivos. Recuperado 5 de abril de 2022, de http://www nureinvestigacion.es/OJS/index.php/nure/article/view/1769

[4] Anonimo. (2020). Guia para la Elaboracion de Diagramas de Flujo. Recuperado 5 de abril de 2022, de https://orion2020.org/archivo/competencias gerenciales/pensamiento sistemico/04 diagramasflujo.pdf

[...]