Einkaufscontrolling. Aufgaben und Instrumente


Seminararbeit, 2008

24 Seiten, Note: 1,7


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

I Abbildungsverzeichnis

II Ausarbeitung
1 Einleitung
1.1 Definition Einkaufscontrolling
1.2 Zielsetzung
2 Implementierung des Einkaufcontrollings
2.1 Instanzen
2.2 Bereichszugehörigkeit
3 Aufgaben des Einkaufcontrollings
3.1 Planungsaufgaben
3.2 Informations- und Dienstleistungsaufgaben
3.3 Steuerungsaufgaben
3.4 Koordinationsaufgaben
4 Instrumente des Einkaufcontrollings
4.1 Kennzahlen
4.2 Balanced Scorecard
5 Lieferantenanalyse
5.1 ABC-, XYZ-, LMN – Analyse
5.2 Stärken- und Schwächenprofil
5.3 Target-Costing
6 Fazit

III Literaturverzeichnis

I Abbildungsverzeichnis

Abbildung 3-1: Die Leitlinien des Einkaufscontrollings

Abbildung 4-1: Kennzahlen für Produktion und Einkauf

Abbildung 4-2: Modells zur Implementierung der Balanced Scorecard

Abbildung 4-3: Die vier Perspektiven der Balanced Scorecard

Abbildung 5-1: Eine Anwendungsmöglichkeit der ABC-Methode

Abbildung 5-2: Kombinationsmatrix der ABC/XYZ-Analyse

Abbildung 5-3: Marktstärken-Matrix

II Ausarbeitung

1 Einleitung

Durch die immer weiter fortschreitende Globalisierung, ergeben sich für Unternehmen durch größer werdende Märkte, kontinuierlich neue Chancen und Risiken. Um den sich ändernden Anforderungen des Einkaufs in dieser Entwicklung gerecht zu werden, muss sich der Einkauf an die neue Situation anpassen.

Da das Ziel eines jeden kapitalmarktorientierten Unternehmens die Steigerung des Gewinns ist, müssen auch die im Wertschöpfungsprozess entstehenden Kosten genau betrachtet werden. Klar wird dieses Unterfangen wenn man bedenkt, dass das Beschaffungsvolumen eines Unternehmens durchschnittlich 50% des Umsatzes ausmacht.[1] Somit hängt die wirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens in hohem Maße von qualifizierten und richtigen Entscheidungen im Einkauf ab.

Im Einkauf können starke Einsparungspotenziale für ein Unternehmen ausgemacht werden. Ein wichtiger Hebel bildet hierfür das Einkaufscontrolling.[2] Doch stellt sich, spätestens in Krisenzeiten, die Frage nach der Wirksamkeit des Einkaufcontrollings.

Diese Arbeit nimmt Bezug auf das Einkaufcontrolling, erläutert dessen Funktionsweise und Instrumente. Des Weiteren wird verstärkt auf die Kennzahlensysteme und Verbesserungsmaßnahmen durch das Controlling eingegangen.

1.1 Definition Einkaufscontrolling

Der Begriff des Controllings wird in 2 verschiedene Richtungen ausgelegt. Die etymologischen Wurzeln des Wortes Controlling liegen in dessen lateinischen Ursprung „contra“, was soviel wie „das Führen einer Gegenrolle“, bedeutet.[3] Controlling wird oftmals auch vom englischen Verb „to control“ abgeleitet, was zum Begriff der Kontrolle führt.[4]

Man kann die Rolle, welche das Controlling in einem Unternehmen spielt, nicht nur auf die Kontrolle beschränken. Vielmehr bedient das Controlling noch weitere Funktionen in einem Unternehmen und sollte vielmehr als Lenken, Steuern und Regeln von Prozessen verstanden werden. Somit kann der Terminus Controlling sinngemäß wohl am besten mit Unternehmenssteuerung übersetzt werden. Die in Deutschland unter der Funktion „Controlling“ subsummierten Tätigkeiten, werden im Englischen, mit dem Ausdruck „Controllership“ zusammengefasst.[5] Für die Begriffe Beschaffung und Einkauf werden in der Literatur unterschiedlichste Definitionen genannt und diese wiederum in verschiedenster Art und Weise miteinander in Beziehung gesetzt. Im Gegensatz zur Praxis, in welcher der Einkaufsbegriff synonym verwendet wird, hat sich in der Wissenschaft die Beschaffung als Oberbegriff für die Subsysteme Einkauf und Beschaffungslogistik durchgesetzt.[6] Beschaffung bezeichnet damit die Versorgungsfunktion von Organisationen. Der Einkaufsbegriff hingegen, beschreibt alle operativen Tätigkeiten eines Wirtschaftssubjektes, die mit der Bestellung im Rahmen der Versorgung mit Werkstoffen, Waren und Betriebsmitteln verbunden sind. Dies sind im Wesentlichen die Abwicklung des Bestellvorganges, die Festlegung der Einkaufspolitik und die Beschaffungsmarktforschung mit der Zielsetzung der Optimierung des Preis- Leistungsverhältnisses.[7]

Das Einkaufscontrolling ist also ein System um den Prozess der Beschaffung lenken, steuern und regeln zu können.

1.2 Zielsetzung

Diese Arbeit behandelt das Thema „Einkaufcontrolling“. Zunächst soll ein Überblick geboten werden, was Einkaufscontrolling ist, wie es funktioniert und welche Aufgaben Einkaufscontrolling erfüllt. Aufgrund dieser Erläuterung wird der Fokus dieser Ausarbeitung auf die Instrumente des Einkaufscontrollings gelegt. Hierbei wird auf die verschiedenen Kennzahlen und Analysen eingegangen und geklärt welche Verbesserungspotenziale durch ein Einkaufscontrolling für ein Unternehmen vorhanden sind. Die vorliegende Arbeit dient außerdem als Leitfaden, um ein Einkaufscontrollingsystem zu erstellen.

2 Implementierung des Einkaufscontrollings

Um die Vielseitigkeit und den Umfang des Controllings in einem Unternehmen zu erkennen, muss zunächst klar sein, in welchen Unternehmensbereichen das Controlling noch agiert. Denn der Einkauf ist nur ein kleiner Teilbereich eines Unternehmens, in dem ein Controlling sinnvoll ist. Aufgrund dessen wird das Einkaufscontrolling für die folgenden Fragen der Instanzen und Bereichszugehörigkeit, allgemein in einen Controlling-Bereich gegliedert.

2.1 Instanzen

Grundsätzlich gilt, dass das Controlling eines Unternehmens nicht zwangsläufig als institutionelle Einrichtung angesehen werden muss, denn es ist durch Funktion und Organisation zu trennen.[8]

Jedoch ist eine Institutionalisierung des Controlling-Bereichs, vor allem ab einer gewissen Unternehmensgröße sinnvoll, um die gewünschte Effizienz zu erreichen.

Bezogen auf die organisatorische Ausgestaltung, gibt es demnach keine „Patentlösung“, stattdessen ist die Controlling-Organisation von der spezifischen Umwelt- und Unternehmenssituation abhängig.[9]

Bei der Organisation des Controllings wird meist auf die gängigen Formen zurückgegriffen. Somit sind die meisten Controlling-Bereiche in Stab-, Linien-, oder Querschnittsfunktionen implementiert.[10]

Bei der Ausgestaltung als Stabstelle kommen dem Controller Unterstützungs- und Beratungsrechte zu. Jedoch beschränkt sich seine Rolle auf diese Tätigkeiten und wird somit beim Entscheidungsprozess isoliert. Dies kann zu einer Erschwerung seiner Controllingaufgaben führen.

Beim Modell der Linienfunktion wird das Controlling häufig in anderen Bereichen, wie das Marketing oder den Einkauf eingegliedert. Dies kann wiederum Nachteile bewirken. Der Controller könnte aufgrund seiner Kontrollaufgaben auf Akzeptanzprobleme stoßen, oder aufgrund der starken Integration in die Geschäftsbereiche nicht mehr in der Lage sein, eine kritische Überprüfung der Prozesse vorzunehmen.[11]

Aufgrund der zu den Stab- und Linienmodellen geschilderten Probleme ist es sinnvoll, das Controlling als eine Querschnittsfunktion einzurichten. Hierbei werden dem Controller fachliche Kompetenzen zugesprochen. Es werden alle Entscheidungsprozesse zwischen dem Controlling und dem Management abgestimmt.

2.2 Bereichszugehörigkeit

Je nach Realisierung der oben erläuterten Modelle, kann das Controlling verschiedenen Bereichen zugerechnet werden. Denkbare Bereiche wären das Rechnungswesen oder das Marketing. Aus oben genannten Gründen, ist es jedoch sinnvoll das Controlling als unabhängige Instanz zu installieren, um Unabhängigkeit in den Entscheidungen zu begünstigen. Die Entscheidung wie ein Controlling in einem Unternehmen eingerichtet wird, muss immer individuell getroffen werden. Denkbar wäre auch, eine Unterstellung des Controllings unter die Vorstandsebene.[12]

Jedoch hängen die angestellten Überlegungen sehr stark von der Unternehmensstruktur und Unternehmensgröße ab.

3 Aufgaben des Einkaufscontrollings

Allgemein ist zu sagen, dass sich die Aufgaben des Controllings immer nach der jeweiligen Geschäftstätigkeit eines Unternehmens richten. Jedoch kann pauschal gesagt werden, dass das Controlling immer dazu dient, die „Rationalität der Unternehmensführung“[13] zu sichern.

Die Aufgaben des Controllings können in 4 wesentliche Aufgabengebiete gegliedert werden. In Planungs-, Informations-, Steuerungs- und Koordinationsaufgaben. Auch wenn sich die Bedeutung des Wortes Controlling, wie erläutert, der englischen Übersetzung Kontrolle fast gänzlich entzieht, ist die Kontrolle eine weitere Aufgabe des Controllings. Diese Aufgabengebiete werden in ihren Bereichen besonders in der folgenden Abbildung 3-1 erkennbar.

Abbildung 3-1: Die Leitlinien des Einkaufscontrollings

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Univ.-Prof. Dr. Dr. h. c. mult. Horst Wildemann, http://www.tcw.de/uploads/publication/overview/125.pdf; Stand: 10.11.2008

Die folgenden Punkte klären außerdem, welche Fragen bei einer Erstellung eines Einkaufscontrollingsystems geklärt werden müssen.

3.1 Planungsaufgaben

Um ein Einkaufscontrollingsystem zu erstellen, ist es zunächst essentiell die nötigen Mittel hierfür zur Verfügung zu stellen. Als erstes muss ein EDV-System installiert werden, welches die Kommunikation und die Informationsweitergabe unterstützt.

Ein Einkaufscontroller ist in einem Unternehmen an den Zielbildungsprozessen maßgeblich beteiligt. Gemeinsam mit anderen Unternehmensbereichen wie z.B. Marketing, Vertrieb, Produktionsplanung und Geschäftsleitung, werden Ziele für kommende Perioden vereinbart. Der Controller spielt hierbei eine tragende Rolle, denn er führt die Teilziele der einzelnen Bereiche und Abteilungen zu einem abgestimmten Zielsystem zusammen. Erst dieses Zielsystem bietet wiederum die Grundlage für die eigentliche Planung, über den Einsatz von Ressourcen, monetären Mitteln, Arbeitnehmern und Betriebsmitteln. Für diese Aufgaben ist ein Planungssystem notwendig, welches vom Controller zu erstellen und zu pflegen ist. Die inhaltliche Planung wird dabei wiederum von den fachlichen Führungskräften übernommen. Abgeschlossen wird diese Planung durch die Dokumentation und Fixierung dieser Planwerte, woraus das Budget resultiert. Das Budget ist die wertmäßige Zielvorgabe für alle Unternehmensbereiche in einer bestimmten Periode.[14]

3.2 Informations- und Dienstleistungsaufgaben

Der Controller übernimmt und betreut bereichsübergreifend das Berichtswesen und baut dieses zu einem speziellen und umfassenden Management- Informationssystem aus. Solch ein System zeichnet sich vor allem darin aus, dass den Führungskräften in regelmäßigen zeitlichen Abständen, alle relevanten Steuerungsgrößen und Informationen in komprimierter Form, übergeben werden. Für die bessere Überwachung der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens, werden Kennzahlensysteme wie Gewinn, Rentabilität oder Deckungsbeitrag eingeführt. Hierzu greift das Controlling auf die im Rechnungswesen ermittelten Daten zurück, verarbeitet diese weiter und erhält somit die vergleichbaren und regelmäßigen Kennzahlen.

Speziell ergeben sich hier für das Einkaufscontrolling, besonders wichtige Werte. Um die Kosten des Einkaufs genau bestimmen und optimieren zu können, ist es notwendig alle Belege, Rechnungen und Bestellungen in ein spezielles Planungs- und Kontrollsystem einzupflegen. Die in das Planungs- und Kontrollsystem eingegebenen Daten werden zu Informationen, für das Einkaufscontrolling. In einem solchen System sollten alle für den Prozess des Einkaufs relevanten Informationen bereitgestellt werden, wie Bedarfe, Bestellrhythmen und Lieferanten. Auf der anderen Seite sollten, auch alle wichtigen Rechnungen und Belege von Geldfluss in das System verbucht werden.

[...]


[1] Vgl.: BME Benchmark Studie: Effizienz und Best-Practice im Einkauf, 10.05.2005

[2] Vgl.: BA Beschaffung aktuell: Einkaufscontrolling für die Praxis, Heft 10, 2008, S. 52

[3] Vgl.: Baum, H.-G.; Coenenberg, A. G.; Günther, T. (2004): Strategisches Controlling, Schäffer-Poeschel Verlag, Stuttgart.

[4] Vgl.: Horváth, P. (2003): Controlling, Vahlen Verlag, München.

[5] Vgl.: Horváth, P. (2003): Controlling, Vahlen Verlag, München.

[6] Vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, Definition Beschaffung; Stand 2008

[7] Vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, Definition Einkauf; Stand 2008

[8] Vgl.: Küpper, H. U. (2005): Controlling – Konzeption, Aufgaben, Instrumente, Schäffer- Poeschel Verlag, Stuttgart.

[9] Möhlen, M.; Zerres, M. (2006), S.5: Einführung in das Marketing-Controlling, in: C. Zerres und M. P. Zerres (HRSG.): Handbuch Marketing-Controlling, Heidelberg.

[10] Vgl.: Welge, M. K. (1989): Organisation des Controlling, Controlling, 1.

[11] Vgl.: Liebl, W. F. (1989): Marketing-Controlling, Theorie - Praxis - Möglichkeiten, Gabler Verlag, Wiesbaden.

[12] Vgl.: Kaufmann, T. (1997): Marketing-Controlling, Wirtschaftsverlag Langen, München.

[13] Vgl.: Prof. Dr. David Müller / Dipl.-Kfm. André Münnich (2007) S.531: Implikationen internationaler Rechnungslegung für das Investitionscontrolling international tätiger Unternehmen, Gabler Verlag, Wiesbaden.

[14] In Anlehnung an: http://www.wirtschaftslexikon24.net/d/budget/budget.htm; Stand: 4.11.08

Ende der Leseprobe aus 24 Seiten

Details

Titel
Einkaufscontrolling. Aufgaben und Instrumente
Hochschule
Hochschule Heilbronn, ehem. Fachhochschule Heilbronn
Veranstaltung
Supply Chain Management
Note
1,7
Autor
Jahr
2008
Seiten
24
Katalognummer
V119773
ISBN (eBook)
9783640232376
ISBN (Buch)
9783640232581
Dateigröße
792 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Einkaufscontrolling, Aufgaben, Instrumente, Einkaufscontrollings, Supply, Chain, Management
Arbeit zitieren
Daniel Schaumann (Autor), 2008, Einkaufscontrolling. Aufgaben und Instrumente, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/119773

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