Im Ausbildungsrahmenplan des/r Bürokaufmanns-/frau ist die Postbearbeitung als Ausbildungsbestandteil bürowirtschaftlicher Abläufe im 1. und 2 Ausbildungsjahr vorgesehen.
Das Thema Postbearbeitung wurde gewählt, da die Poststelle der erste und wichtigste Umschlagplatz der Informationen, von denen ein Unternehmen lebt.
Hier kommen Briefe und Waren im Unternehmen an und werden von diesem auch wieder verschickt. Dieser Knotenpunkt ist aber auch ein wesentlicher Kostenfaktor in einem Unternehmen. Nicht nur die Briefe kosten Entgelte, auch die Bearbeitung der Post selbst – bei einem Briefaufkommen von vielen Hundert Stück pro Tag eine personal- und kostenintensive Größe.
In der Unterweisung ist die Postbearbeitung ein nicht nur theoretisches, sondern handlungsorientiertes Thema.
Jede der vielen unterschiedlichen Tätigkeiten ist für sich eine Herausforderung, eigene Talente und Fähigkeiten zu entdecken und zu schulen: Sinn für Organisation und Abläufe, Kosten und Nutzen
sowie das Wissen um die richtigen Produkte.
Inhaltsverzeichnis
1. Themenwahlbegründung
2. Sachanalyse
3. Adressantenanalyse
4. Tätigkeitsanalyse
5. Lernzielfestlegung
5.1. Richtlernziel
5.2. Groblernziel
5.3. Feinlernziel mit Operationalisation
6. Arbeitsmittel (Medien)
7. Motivation
8. Unterweisungsmethode
9. Lernerfolgskontrolle
10. Ablaufplan
11. Anlagen
Zielsetzung & Themen
Ziel dieses Unterweisungsentwurfs ist es, Auszubildenden die praktischen Abläufe der betrieblichen Postbearbeitung, insbesondere des Postausgangs, näherzubringen und sie zur selbstständigen, verantwortungsbewussten sowie kostenorientierten Durchführung dieser Tätigkeit zu befähigen.
- Grundlagen der bürowirtschaftlichen Postbearbeitung
- Prozessschritte: Kontrolle, Falzen, Kuvertieren und Frankieren
- Kostenbewusster Versand von Tagespost
- Einsatz technischer Hilfsmittel (z. B. Briefwaagen)
- Dokumentation im Postausgangsbuch
Auszug aus dem Buch
Tagepost
Kontrolle. Nachdem der Chef die Tagespost unterschrieben hat, gibt er die Unterschriftsmappe seiner Assistentin zurück. Diese prüft, ob alle Briefe unterschrieben sind, kontrolliert die Blattzahl und die Anlagen. Sie trennt Original und Kopie (Durchschlag) und trägt Anlagen und Original zusammen. Der Durchschlag verbleibt vorerst in der Unterschriftsmappe.
Sie faltet die Schriftstücke und kuvertiert die Briefe mit der geschlossenen Blattkante nach unten, sodass sie beim Öffnen nicht beschädigt werden. In der Regel werden dazu Fensterbriefhüllen benutzt.
Schließen, Sortieren und Wiegen. Die Briefe werden geschossen, gewogen, nach Sendungsarten und zusätzlichen Leistungen sortiert. Ein erneutes Sortieren nach Gebühr erleichtert beim Frankieren mit der Frankiermaschine die Portoeinstellung. Moderne Briefwaagen ermitteln auf Wunsch die Gebühr und können sie an die Frankiermaschine weitergeben, sodass dort eine automatische Portoeinstellung erfolgt.
Werterfassung. In einem Portokassenbuch wird der Wert aller Sendungen erfasst. Entweder jeder einzelnen Sendung bei Briefmarkenfrankierung oder allgemein bei Verwendung der Frankiermaschine.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Themenwahlbegründung: Begründung der Relevanz des Themas Postbearbeitung als wichtiger Kostenfaktor und Knotenpunkt für Informationen im Unternehmen.
2. Sachanalyse: Analyse der Bedeutung des Postversands und der organisatorischen Abläufe in kleinen und mittleren Betrieben.
3. Adressantenanalyse: Beschreibung der Ausbildungssituation, der Vorkenntnisse und der soziokulturellen Bedingungen der drei beteiligten Auszubildenden.
4. Tätigkeitsanalyse: Detaillierte Darstellung der Arbeitsschritte bei der Bearbeitung der Tagespost im Postausgang.
5. Lernzielfestlegung: Definition der Richt-, Grob- und Feinlernziele, unterteilt in kognitive, affektive und psychomotorische Aspekte.
6. Arbeitsmittel (Medien): Auflistung aller für die Unterweisung benötigten Materialien und Hilfsmittel.
7. Motivation: Strategien des Ausbilders, um das Interesse der Auszubildenden durch praxisbezogene Problemstellungen zu wecken und zu erhalten.
8. Unterweisungsmethode: Erläuterung der Anwendung des Lehrgesprächs in Verbindung mit der Fallmethode und praktischen Übungen.
9. Lernerfolgskontrolle: Konzept zur Überprüfung des Lernfortschritts während der Unterweisung sowie am Ende mittels Flipchart-Zuordnung.
10. Ablaufplan: Strukturierter Zeitplan der Unterweisung inklusive Aktivitäten, Erwartungen und Hinweisen.
11. Anlagen: Übersicht über ergänzende Unterlagen und Checklisten zur Unterweisung.
Schlüsselwörter
Postbearbeitung, Tagespost, Postausgang, Büroorganisation, Auszubildende, Lehrgespräch, Geschäftspost, Kostenbewusstsein, Frankierung, Postausgangsbuch, Lernziele, Bürowirtschaft, Sendungsarten, Ausbildung, Unterweisungsentwurf
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit stellt einen Unterweisungsentwurf für die Ausbildereignungsprüfung dar, der sich mit der praktischen Ausbildung zum Bürokaufmann befasst.
Was sind die zentralen Themenfelder der Unterweisung?
Im Zentrum steht die professionelle Bearbeitung der Tagespost im Postausgang, einschließlich der Kontrolle, Kuvertierung, Frankierung und Dokumentation.
Was ist das primäre Ziel der Unterweisung?
Das Ziel ist es, dass der Auszubildende den Postausgang selbstständig und verantwortungsbewusst bearbeiten kann und die geltenden Bedingungen und Abläufe kennt.
Welche wissenschaftliche bzw. pädagogische Methode wird verwendet?
Es kommt primär das Lehrgespräch zum Einsatz, ergänzt durch die Fallmethode, Demonstrationen, Kurzvorträge und praktische Übungen.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Sach- und Adressantenanalyse, die methodische Vorgehensweise, die Lernzielfestlegung sowie einen konkreten Ablaufplan für die Unterweisung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird durch Begriffe wie Postausgang, Ausbildungsrahmenplan, Lehrgespräch und berufspraktische Kompetenzen charakterisiert.
Warum wird eine Unterweisung in der Übungsfirma durchgeführt?
Die Übungsfirma dient als geschützter Lernort, in dem berufspraktische Fertigkeiten unter realitätsnahen Bedingungen erlernt werden können.
Wie stellt der Ausbilder sicher, dass die Auszubildenden nicht überfordert sind?
Durch die Aufgliederung in kleine Teillernschritte, die nacheinander gelöst werden, wird eine Überforderung vermieden und die Motivation aufrechterhalten.
Welche Rolle spielen moderne Maschinen bei der Postbearbeitung?
Moderne Maschinen wie Briefwaagen unterstützen den Prozess durch automatisierte Gebührenermittlung und Portoeinstellung, was die Effizienz und Genauigkeit erhöht.
- Quote paper
- Simone Stamp (Author), 2008, Versendung der Tagespost, Postbearbeitung, Postausgang (Unterweisung Bürokaufmann / -kauffrau), Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/119905
