Das Ziel meiner Hausarbeit besteht darin, einen Eventplan für die Eventagentur EVENTIUS zu schreiben. Auftraggeber ist die Deutsche Gesellschaft für Tourismuswissenschaft e.V. (DGT), welche im November 2021 ihre Jahrestagung feiern möchte. Die DGT gibt es bereits seit 1996, sie versteht sich als wissenschaftlicher Zusammenschluss von Vertretern der Forschungsstuhls mit touristischen Schwerpunkt sowie weiteren tourismuswissenschaftlicher Institutionen und Organisationen.
Der Schwerpunkt "Nachhaltiger Städtetourismus" wird für für akademische Mitarbeiter und Studierende an Lehr- und Forschungseinrichtung ausgerichtet, so wie für Gäste innerhalb als auch außerhalb des DGT-Netzwerks (DACH-Region) sowie Praktiker in der Tourismusbranche. Ziel ist die Schaffung und Weitergabe von Wissen, die Förderung der Forschung und die Kooperation zwischen Wissenschaft und Wirtschaft. Ein klassische Netzwerktreffen, wel-che sich über drei Tage erstreckt und im Schauspiel Köln stattfindet. Ich möchte im Hauptteil auf verschiedene Aspekte eingehen, welche bei der Planung eines solchen Events zu beachten sind.
Inhaltsverzeichnis
1. Hauptteil
Auswahl der Unterbringung und des Verpflegungsangebots
Eventinfrastruktur
Eventlogistik
Kommunikationspolitik
Finanzierung
Ausgaben:
Einnahmen:
Preisstrukturen für Teilnehmer:
Risikomanagement
Eventkontrolle
Vorkontrolle:
Nachkontrolle:
2. Fazit und Ausblick
Zielsetzung & Themen
Das Hauptziel dieser Arbeit besteht in der Konzeption eines detaillierten Eventplans für die Agentur EVENTIUS, um die geplante Jahrestagung 2021 der Deutschen Gesellschaft für Tourismuswissenschaft e.V. (DGT) professionell umzusetzen. Die Forschungsfrage fokussiert sich dabei auf die Optimierung logistischer Abläufe, die finanzielle Tragfähigkeit sowie die Bewältigung spezifischer Herausforderungen durch die Corona-Pandemie bei der Wahl des Veranstaltungsortes Köln.
- Logistische Planung von Unterbringung und Verpflegung
- Strukturierung der Eventinfrastruktur und Eventlogistik
- Strategien der Kommunikationspolitik und Finanzierung
- Preisgestaltung und Ticketklassen für Teilnehmer
- Risikomanagement und Qualitätskontrolle
Auszug aus dem Buch
Auswahl der Unterbringung und des Verpflegungsangebots
Es ist üblicherweise von Vorteil, wenn Gäste in direkter Nähe zum Veranstaltungsort untergebracht sind. Logischerweise gibt es noch weite Faktoren die eine bedeutende Rolle für eine Hotelwahl ausschlaggebend sind. Es ist dabei nicht einfach auf der einen Seite das Budget nicht zu sprängen und auf der anderen Seite trotzdem damit umfangreich für das Wohl der geladenen Gäste zu sorgen, was die Unterbringung angeht. Henning Matthiesen, geschäftsführender Direktor des Excelsior Hotel Ernst, ist als Redner für das zu planende Event eingeplant. So ist es naheliegend, das man durch geschickte Verhandlungen sicherlich eine Unterbringung der Gäste in eben diesem traditionswürdig Luxushotel erzielen könnte. Jedoch wird das 5 Sterne Hotel sicherlich nicht eine Vollreservierung zustimmen, sollte bis September der Regelbetrieb wieder möglich sein. Mit 136 Zimmer, wäre es ohnehin zu klein für eine alleinige Auswahl.
Eine weitere zum Veranstaltungsthema passende Möglichkeit, wäre es ein „Umweltfreundliches, Nachhaltiges“ Hotel in Köln zu finden. Leider ist Köln dafür nicht der passende Standort. In anderen Regionen Deutschlands sind passende Angebote zu finden, und somit das Motto der diesjährigen Versammlung auch begründet. Zum Thema „Nachhaltig“ schaut es im katholischen Köln nicht besonders gut aus, dafür zum Thema „Städtetourismus“ und „Urban“.
Das Urban Loft nähe des HBF’s am Kölner Eigensten bietet dazu die perfekt Atmosphäre. Moderne, Großstadt typische Innen- und Außeneinrichtung in der Historische Altstadt mit dem gotischen Kölner Dom sowie Geschäften, Museen und traditionellen Kneipen bieten eine sehr geeignete Unterkunft für die Besucher der Jahrestagung. Wie zuvor in den Ausführungen bereits erwähnt, wurde sich zum Thema Verpflegung für die Jahrestagungsteilnehmer umfassende Gedanken gemacht. Diese werden an dieser Stelle noch etwas ausführlicher vertieft und begründet: Das Essen ist während dem gesamten Zeitraums auch in beiden Hotels (Frühstück), in vegetarischer und nicht-vegetarische Form erhältlich. Außerdem können Allergien und Unverträglichkeiten im Vorhinein bei der Anmeldung angegeben werden. In beiden Hotels wird ein Frühstücksbuffet geben, welches dem entsprechend angepasst wird.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Hauptteil: Dieser Abschnitt erläutert die operativen Planungsdetails einschließlich der Unterkunfts- und Verpflegungsstrategie, der technischen Infrastruktur, Logistik, Finanzplanung sowie des Risikomanagements unter Berücksichtigung von Corona-Einschränkungen.
2. Fazit und Ausblick: Hier werden die Ergebnisse der Planung zusammengefasst, der Erfolg des Standortes Köln für die DGT-Tagung evaluiert und der Mehrwert der gewählten Eventstrategie unterstrichen.
Schlüsselwörter
Eventmanagement, DGT Jahrestagung, Veranstaltungsplanung, Köln, Logistik, Eventinfrastruktur, Risikomanagement, Corona-Schutzkonzept, Finanzierung, Sponsoring, Ticketstruktur, Veranstaltungsort, Nachhaltigkeit, Hotelwahl, Teilnehmerkommunikation
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit erstellt einen konkreten Eventplan für die Jahrestagung 2021 der Deutschen Gesellschaft für Tourismuswissenschaft e.V. (DGT) durch die Agentur EVENTIUS.
Welche zentralen Themenfelder behandelt das Dokument?
Die zentralen Felder umfassen die Standortwahl, Logistik, Infrastruktur, Finanzierung, Preisgestaltung sowie Sicherheits- und Hygienemaßnahmen.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist die Erarbeitung eines praktikablen Konzepts, das die logistischen und organisatorischen Herausforderungen einer Tagung in Köln unter Pandemie-Bedingungen löst.
Welche wissenschaftliche Methode kommt zum Einsatz?
Es wird eine Ursache-Wirkungs-Analyse angewandt, um die verschiedenen Planungsaspekte des Events logisch zu verknüpfen und zu begründen.
Was wird im Hauptteil detailliert diskutiert?
Der Hauptteil behandelt die Auswahl der Hotels, die technische Ausstattung des Veranstaltungsortes, die Kommunikationspolitik, das Budget und das Risikomanagement.
Welche Schlagworte charakterisieren das Projekt?
Die Arbeit lässt sich durch Begriffe wie Eventmanagement, Standortplanung, Sponsoring und Krisenmanagement in der Veranstaltungsbranche charakterisieren.
Warum wird beim Excelsior Hotel Ernst keine Vollreservierung anvisiert?
Das Hotel ist mit 136 Zimmern zu klein für die gesamte Teilnehmerzahl und müsste zudem den regulären Hotelbetrieb aufrechterhalten können.
Wie soll der Erfolg des Events nach der Veranstaltung gemessen werden?
Der Erfolg soll nach dem Event durch einen anonymen, kurzen Multiple-Choice-Fragebogen evaluiert werden, idealerweise direkt vor Ort ausgefüllt.
- Arbeit zitieren
- Anonym (Autor:in), 2021, Einleitung in das Eventmanagement, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1244302
