Kaufleute für Büromanagement organisieren und bearbeiten bürowirtschaftliche Aufgaben. Außerdem erledigen sie kaufmännische Tätigkeiten in den Bereichen wie Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Rechnungswesen, Marketing und Personalverwaltung. Im Bereich der Personalverwaltung gibt es eine Vielzahl von administrativen und routinemäßigen Tätigkeiten.
Die Personalakte ist die Summe aller Dokumente und Unterlagen, die das Ausbildung- oder Dienstverhältnis zwischen dem jeweiligen Auszubildenden oder Arbeitnehmers und dem Arbeitgeber betreffen. Hier: Vorbereitung einer Personalakte.
Inhaltsverzeichnis des Unterweisungsentwurfs
1. Thema der Unterweisung
2. Beschreibung der Auszubildenden
2.1 Daten der Auszubildenden
2.2 Bisheriges Lernverhalten der Auszubildenden
2.3 Vorkenntnisse der Auszubildenden
2.4 Zusammenhang der Ausbildungseinheit mit der Ausbildungsordnung
3. zu vermittelnder Inhalt/Lernziele berufsspezifischer Fachqualifikation
3.1 Lernzieltaxonomie
3.1.1 Leitziel
3.1.2 Richtziel
3.1.3 Grobziel
3.1.4 Feinziel
3.1.5 operatives Feinziel
3.2 Lernzielbereiche
3.2.1 Kognitiver Lernzielbereich
3.2.2 Affektiver Lernzielbereich
3.2.3 Psychomotorischer Lernzielbereich
3.3 Didaktisches Prinzip
3.3.1 Prinzip der Zielklarheit
3.3.2 Prinzip der Praxisnähe
3.3.3 Prinzip der Erfolgssicherung
3.3.4 Prinzip der Jugendgemäßheit
4. Ausgangssituation
4.1 Fachliche Einordnung des Themas
4.2 Lernort, Termin und Dauer der Unterweisung
4.3 Arbeitsmittel
4.4 Auswahl der Ausbildungsmethode
5. Ablaufstruktur
5.1 Stufe 1: Vorbereitung der Unterweisung
5.1.1 Vorbereitung des Ausbilders
5.1.2 Arbeitsplatz vorbereiten
5.1.3 Begrüßung und Smalltalk
5.1.4 Bekanntgabe des Lernziels
5.1.5 Datenschutzbelehrung
5.1.6 Vorkenntnisse der Auszubildenden erfragen
5.1.7 Arbeitsmittel aufzeigen
5.1.7 Motivation
5.2 Stufe 2: Vormachen und erklären durch den Ausbilder
5.2.1 Vormachen und Erklären der Arbeitsschritte
5.2.2 Einbeziehung der Auszubildenden
5.2.3 Kernpunkte hervorheben
5.2.4. Arbeitszergliederung
5.2.5 Bewertungskriterien nennen
5.3 Stufe 3: Nachmachen und erklären lassen durch den Auszubildenden
5.3.1 Nachmachen lassen/erklären dazu
5.3.2 Beobachten und Verständnis-und Kontrollfragen, Motivation
5.3.3 Fehler korrigieren
5.3.4. Wiederholung der Kernpunkte
5.3.5. Selbsteinschätzung/sachliche Beurteilung des Arbeitsergebnisses anhand der genannten Bewertungskriterien
5.4 Stufe 4: Reflexion und vertiefen
5.4.1 mündliche Zusammenfassung durch die Auszubildende
5.4.2 Unterstützung anbieten
5.4.3 Transfersicherung
5.4.4 Führen des Ausbildungsnachweises
5.4.5 Lob und Hinweis auf das nächste Lernziel
5.4.6 Verabschiedung
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit dient als strukturierter Leitfaden für eine praktische Unterweisung im Rahmen der AEVO-Prüfung, mit dem Ziel, einer Auszubildenden die fachgerechte Vorbereitung einer Personalakte unter Berücksichtigung geltender Datenschutzrichtlinien zu vermitteln. Die zentrale Forschungsfrage ist dabei, wie eine effiziente und datenschutzkonforme Ablage von Personaldokumenten mittels der 4-Stufen-Methode optimal erlernt werden kann.
- Anwendung der 4-Stufen-Methode zur methodischen Wissensvermittlung.
- Einhaltung von Datenschutz und Datensicherheit (DSGVO) bei der Personalaktenführung.
- Strukturierung von bürowirtschaftlichen Abläufen in der Personalverwaltung.
- Förderung der Selbstständigkeit und Sorgfalt bei der Bearbeitung administrativer Aufgaben.
- Erfolgskontrolle und Transfer des Gelernten in den Arbeitsalltag.
Auszug aus dem Buch
5.2.4. Arbeitszergliederung
Es ist wichtig, jeden einzelnen Handgriff zu beschreiben, was wie und warum gemacht wird, damit der Auszubildende den Sinn verstehen kann.
Arbeits-schritte | Lernschritte/ WAS mache ich? | Kernpunkte/ WIE mache ich es? | Begründung/ WARUM mache ich es?
1 | Reiter mit dem Namen des Mitarbeiters beschriften | Namensetikett aus Reiter nehmen und schwarzem Gel Stift beschriften | Damit kann die Personalakte in den alphabetisch geordneten Hängeschrank einsortiert werden. So kann die Personalakte eines jeden Mitarbeiters schnell abgelegt und gefunden werden.
2 | Beschriftetes Namensetikett in den Reiter zurückstecken | Das mit dem Namen des Mitarbeiters beschriftete Etikett wird wieder in die Schiene des Reiters zurückgeschoben | Das Etikett ist so sicher vor Verlust und äußeren Einwirkungen wie Schmutz geschützt
3 | Reiter auf der Personalakte befestigen | Reiter oben links in die vorgesehenen runden Aussparungen setzen; hier die zweite und dritte Lochung verwenden | Dient zum sicheren Halt und der Mitarbeitername ist gut sichtbar
4 | Personalakte aufschlagen und Abheftstreifen (auch Datendulli genannt) öffnen | Frontseite der als Personalakte verwendeten Hängemappe umschlagen und öffnen des Abheftstreifens durch Hochstellen der beiden Metallbügel und herausnehmen des Metallstabes. Dieser wird nach links oben zur Seite gelegt. | Damit ist die Personalakte in der Weise vorbereitet, dass nun die Einordnung der Unterordner in Form eines Papierregisters erfolgen kann. Die Metallbügel werden vorsichtig angefasst und der Metallstab über der Personalakte zur Seite gelegt, um Verletzungen durch das relativ schafkantige Metall zu vermeiden.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Thema der Unterweisung: Einführung in das Aufgabengebiet der Personalverwaltung und Definition des Ziels der Personalaktenvorbereitung.
2. Beschreibung der Auszubildenden: Vorstellung des Lernprofils, der Vorkenntnisse und der Einordnung in die aktuelle Ausbildungsphase.
3. zu vermittelnder Inhalt/Lernziele berufsspezifischer Fachqualifikation: Definition der didaktischen Lernziele (kognitiv, affektiv, psychomotorisch) und der zugrunde liegenden pädagogischen Prinzipien.
4. Ausgangssituation: Beschreibung des organisatorischen Rahmens, der Arbeitsmittel und der Wahl der didaktischen Methode für die Prüfung.
5. Ablaufstruktur: Detaillierte Darstellung der vier Stufen der Unterweisung, von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Reflexion und Transfersicherung.
Schlüsselwörter
AEVO, 4-Stufen-Methode, Personalakte, Ausbildung, Kauffrau für Büromanagement, Datenschutz, DSGVO, Personalverwaltung, Ausbildungseinheit, Fachqualifikation, didaktische Prinzipien, Arbeitszergliederung, Ausbildungsordnung, Lernerfolg, Praxisnähe.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Unterweisung im Kern?
Die Unterweisung vermittelt einer Auszubildenden zur Kauffrau für Büromanagement die fachgerechte Vorbereitung einer Personalakte unter Berücksichtigung betrieblicher und datenschutzrechtlicher Standards.
Welche zentralen Themenfelder werden abgedeckt?
Das Hauptaugenmerk liegt auf der korrekten Handhabung der bürowirtschaftlichen Abläufe in der Personalverwaltung, insbesondere der Strukturierung von Unterlagen und dem Schutz persönlicher Daten.
Was ist das primäre Ziel der Prüfung?
Das Ziel ist, dass die Auszubildende nach der Unterweisung in der Lage ist, Personalakten selbstständig, fehlerfrei und gemäß DSGVO-Vorgaben vorzubereiten.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es wird die klassische 4-Stufen-Methode (Vorbereiten, Vormachen, Nachmachen, Abschluss) angewandt, da sie eine hohe Kontrolle über den Lernerfolg bietet.
Was wird im methodischen Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine detaillierte Arbeitszergliederung, die jeden Handgriff in "Was", "Wie" und "Warum" unterteilt, um die Zusammenhänge für die Lernende transparent zu machen.
Welche Schlagworte charakterisieren diese Arbeit?
Die Arbeit ist geprägt durch Begriffe wie AEVO, Ausbildung, Didaktik, Prozesssicherheit und Datenschutz.
Warum ist die Wahl der Ausbildungszeit wichtig?
Die Unterweisung wurde auf einen Mittwochvormittag terminiert, da Arbeitszeitstudien nahelegen, dass die Konzentrationsfähigkeit der Lernenden in diesem Zeitfenster am höchsten ist.
Welche Rolle spielt der Datenschutz bei der Aktenanlage?
Der Datenschutz ist integraler Bestandteil; die Auszubildende wird explizit über den Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten und die Einhaltung der DSGVO belehrt.
- Quote paper
- Iris Scholz (Author), 2022, Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Kaufleute für Büromanagement, 2. Lehrjahr), Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1254917
