Möglichkeiten und Methoden des 'Computer Supported Cooperative Work' (CSCW)

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung

2. Electronic Data Interchange
2.1 Die Entstehung von Electronic Data Interchange (EDI)
2.2 Die Merkmale von Electronic Data Interchange (EDI)
2.3 Vom EDI-Regelwerk zum EDI-Standard
2.3.1 Nationale EDI-Standards
2.3.2 Internationale EDI-Standards
2.3.3 EDIFACT – weltweite und branchenunabhängige Norm für den Austausch von Geschäftsdokumenten
2.3.4 EDIFACT-Subsets
2.3.5 EDI-Anwender im Überblick
2.4 Vor- / Nachteile und Risiken des Einsatzes von EDI
2.4.1 Vorteile von EDI
2.4.2 Nachteile von EDI
2.4.3 Risiken von EDI

3. E-Commerce
3.1 Merkmale von E-Commerce
3.2 Betriebswirtschaftliche Ziele von E-Commerce
3.3 Shopsysteme und Portalstrategien
3.4 Werbeformen im Internet

4. Interne Geschäftsprozesse
4.1 Konferenz-Systeme
4.2 E-Mail
4.3 Entscheidungs- und Sitzungsunterstützung
4.4 Workflow Management
4.4.1 Workflowtypen
4.4.2 Arten von Workflow
4.5 Dokumentenmanagement

5. Abschließendes

1. Einführung

„ COMPUTER SUPPORTED COOPERATIVE WORK “ (CSCW), bedeutet

computergestützte Gruppenarbeit und wird als Workgroup Computing bezeichnet. Vorliegende Hausarbeit gibt einen groben Überblick über die Möglichkeiten und Methoden der computergestützten Gruppenarbeit, des elektronischen Datenaustausches und der internen Geschäftsprozesse, die alle stark miteinander verbunden sind. Es wird dabei nicht zu sehr ins Detail gegangen, um nicht den Rahmen dieser Hausarbeit zu überschreiten. Elementare Internet-Grundkenntnisse des Lesers werden dabei vorausgesetzt.

Gruppenmitglieder der computergestützten Gruppenarbeit können zu verschiedenen oder gleichen Zeiten an einer gemeinsamen Aufgabe arbeiten und sich dabei an verschiedenen oder am selben Ort befinden und zu verschieden oder zu gleichen Unternehmen gehören.¹

2. Electronic Data Interchange

2.1 Die Entstehung von Electronic Data Interchange (EDI)

Die ersten Anwendungen von Electronic Data Interchange (EDI) finden sich in den sechziger Jahren in Großbritannien und Nordamerika. Einzelne Branchen entwickelten dort erste Kommunikationsformen, um geschäftliche Daten zwischen rechtlich selbständigen Unternehmen auszutauschen. Das LACES-System kann hier als eine Pionieranwendung von EDI, für die Kommunikation von Cargo- Informationen am Flughafen Heathrow, genannt werden. Erste elektronische Kommunikationsbeziehungen entstanden aber auch innerhalb einzelner Konzerne und können sich daher auch als EDI bezeichnen lassen. Eine immer schneller werdende Weiterentwicklung von Informations- und Kommunikationstechnologien hatte zur Folge, daß immer leistungsfähigere, anwendungsfreundlichere und preiswertere Hard- und Softwaresysteme entwickelt wurden. Durch diese Entwicklung ist es heute daher kaum noch denkbar, unternehmensinterne Geschäftsprozesse ohne die Unterstützung von elektronischen Informations- und Kommunikationssystemen abzuwickeln.²

2.2 Die Merkmale von Electronic Data Interchange (EDI)

Das Internet gilt bekanntlich als das „Netz der Netze“. Es verbindet weltweit andere Netze und mittels verschiedener Protokolle auch eine Reihe von Anwendungsdiensten. Allen voran ist hier das World Wide Web (WWW) zu nennen. Rechnernetze sind hierbei die wichtigste Nutzungsform, bei der Vermittlungsnetze für die Datenkommunikation verwendet werden. Bei einem Rechnernetz werden unabhängige Computer durch ein Netz miteinander verbunden. Es wird hierbei zwischen Weitverkehrsnetzen (WAN = Wide Area Network), bei denen die Rechner an verschiedenen geographisch entfernten Orten stehen und

lokalen Rechnernetzen (LAN = Local Area Network), bei denen sich die Rechner am selben Standort befinden, unterschieden. In beiden Fällen kann die Kommunikation entweder zwischen Geschäftspartnern oder innerhalb eines Unternehmens, betrieben werden. Eine unternehmensübergreifende und strukturierte Form der Kommunikation wird als Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet.³ Ein Bestreben und somit wesentliches Ziel war hierbei die hard- und softwareunabhängige Weiterverarbeitbarkeit empfangener Daten im System des Empfängers.⁴

Als wesentliche Merkmale von EDI sind vorwiegend standardisierte Routinevorgänge wie Bestellungen, Rechnungen, Überweisungen, Mahnungen, etc. zu nennen. Die Vorläufer dieses heute schon fast zum Standard gewordenen elektronischen Datenaustausches sind der klassische Datenaustausch von Belegen (Rechnungen, Bestellscheine, Lieferscheine, Überweisungsformulare, Kranken- scheine, etc.) und der Datenträgeraustausch mit Magnetbändern oder Disketten.⁵

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Konventioneller und elektronischer Datenaustausch

[Quelle: Stahlknecht / Hasenkamp: Einführung in die Wirtschaftinformatik, S. 417]

Beim elektronischen Datenaustausch sind Unternehmen verschiedener oder gleicher Branchen beteiligt. Es kommt häufig vor, das die Beteiligten geschlossene Benutzergruppen bilden.

In erster Linie kommen folgende Partner für den elektronischen Datenaustausch in Betracht:

- Lieferanten (Bestellwesen)
- Kunden (Auftragsabwicklung)
- Speditionen (Versand)
- Banken (Elektronischer Zahlungsverkehr)⁶

Die Ziele des elektronischen Datenaustauschs sind:

- Die Vermeidung der wiederholten Erfassung bzw. Eingabe (und dadurch die Reduzierung von Erfassungsfehlern) und der mehrfachen Speicherung bzw. Ablage derselben Daten.
- Die Beschleunigung der Kommunikation hinsichtlich Warenbeschaffung, Belieferung und Zahlungsverkehr zwischen Geschäftspartnern.
- Wettbewerbsvorteile durch schnellere Reaktionsmöglichkeiten auf Ereignisse sowohl im Betriebsablauf als auch auf dem Markt.
- Die engere Einbeziehung von Lieferanten, insbesondere Zulieferern, in die betrieblichen Prozesse.
- Der Abbau von Lagerbeständen durch kurzfristige Bestellungen.
- Die Intensivierung der Kundenbetreuung und damit eine stärkere Bindung der Kunden an das Unternehmen.

Es werden nicht nur Zeit-, sondern auch Personal- und Kosteneinsparungen erwartet. Der elektronische Datenaustausch bedeutet praktisch die unternehmensübergreifende Ausweitung der betrieblichen Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse.⁷

2.3 Vom EDI-Regelwerk zum EDI-Standard

Die ersten EDI-Regelwerke wurden Mitte der 70er Jahre veröffentlicht. Es entstanden zahlreiche Insellösungen, da es zur damaligen Zeit an allgemeinen Regelungen und Normen fehlte. Damals einigten sich die Kommunikationspartner

bilateral auf ein gemeinsames Datenformat. Diese bilateralen Vereinbarungen enthielten Absprachen über die anzuwendenden Nachrichtenstrukturen und Datencodes. Es entwickelten sich im Laufe der Zeit branchenspezifische, teilweise auch nationale branchenübergreifende Spezialstandards, die aus den Bedürfnissen spezieller Branchen entstanden. Es fand somit keine internationale Koordination innerhalb der unterschiedlichen Industrienormen statt.⁸

2.3.1 Nationale EDI-Standards

Nationale EDI-Standards kennzeichnen sich durch einen national beschränkten Nutzerkreis. Die Pflege und Wartung des EDI-Standards wird hierbei von einer Verbandsorganisation vorgenommen. In Deutschland gibt es zum Beispiel die EDI- Standards SEDAS und VDA. SEDAS (Standardregelungen Einheitlicher Datenaustausch-Systeme) hat seinen Wirkungskreis in der Konsumgüterindustrie und wurde 1977 entwickelt. Die Basis von SEDAS bildet die internationale Artikelnummerierung (EAN), die Betriebsstellennumerierung (BBS) und die bundeseinheitliche Betriebsnumerierung (BBN). Die Empfehlungen der VDA (Verband der Deutschen Automobilindustrie) werden hauptsächlich von den deutschen Automobilherstellern und ihren Zulieferern eingesetzt und umfassen unter anderem Lieferabrufe, Rechnungen und Lieferscheine. Als weitere Nutzer dieses Datenaustausches können auch Maschinenbauunternehmen aus anderen Branchen genannt werden.

Vorteile der nationalen EDI-Standards sind die Anpassung der Nachrichtentypen auf die individuellen Bedürfnisse der Branche und die relativ kurze Entwicklungszeit neuer Nachrichtentypen. Die Entwicklung von nationalen EDI-Standards kann historisch aus der Notwendigkeit der Bildung von Kommunikationsabsprachen abgeleitet werden, ist aber heute durch die zunehmend global agierenden Unternehmen nicht mehr zeitgemäß. ⁹

2.3.2 Internationale EDI-Standards

Neben den nationalen EDI-Standards wie SEDAS und VDA, entstanden auch internationale industriespezifische EDI-Normen, zu denen unter anderem ODETTE, SWIFT und RINET gehören. Bei ODETTE (Organisation for Data Exchange by Teletransmission in Europe) handelt es sich um eine EDI-Norm, die von der europäischen Automobilindustrie genutzt wird. Bei SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) handelt es sich um das Zahlungstransfersystem der Banken, welches gleichzeitig die älteste Form des elektronischen Datenaustausches ist. RINET (Reinsurance and Insurance Network) ist dagegen die eigene EDI-Norm der Versicherungsbranche.¹⁰

2.3.3 EDIFACT – weltweite und branchenunabhängige Norm für den Austausch von Geschäftsdokumenten

In den 70er Jahren erkannte man bereits auf internationaler Ebene die Notwendigkeit einer weltweiten Normierung von elektronischem Datenverkehr bzw. Geschäftsdokumenten. Die UN/ECE (Economic Commission for Europe of the United Nations = Wirtschaftskommission für Europa innerhalb der Vereinten Nationen) bildete darauf hin eine Arbeitsgruppe zur „Erleichterung von Verfahren im internationalen Handel“. Die Aufgabe dieser Arbeitsgruppe bestand darin, eine weltweit branchenunabhängige Norm zu entwickeln. Nach der Entwicklungsphase von mehreren Jahren entstand schließlich UN/EDIFACT (United Nations / Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Diese UN/ECE- Empfehlung wurde daraufhin im März 1987 in Genf veröffentlicht. EDIFACT wurde inzwischen zu einer DIN-Norm¹¹ und ISO-Norm¹² erhoben und beinhaltet heute sehr viele Nachrichtenformen als Normen.¹³

2.3.4 EDIFACT-Subsets

Die vielseitige Interpretierbarkeit und Komplexität von EDIFACT führte dazu, daß sich der Standard anfangs nur sehr zögerlich verbreitete. Die Branchen, die sich für die Nutzung von EDIFACT interessierten (z. B. Elektroindustrie, Chemieindustrie, Baustoffhandel, etc.) waren somit gezwungen, in mühevoller Kleinarbeit die Bedeutungen der einzelnen Segmente und Elemente zu ergründen und diese zu dokumentieren, um so anschließend diese auf die speziellen Anforderungen der Branche zu reduzieren. Es entstanden durch diese Vorgehensweise viele branchen- und firmenspezifische Untermengen, die sogenannten EDIFACT-Subsets¹⁴. Diese Empfehlungen sind exakt EDIFACT-konform, also syntaktisch gleich. Der Unterschied besteht nur darin, daß bei EDIFACT-Subsets auf verschiedene Segmente verzichtet oder deren Wiederholungsmöglichkeit reduziert. Der Nachteil, der einzelnen Subsets ist, daß sie sich untereinander nicht verstehen (d. h. inkompatibel) sind.

2.3.5 EDI-Anwender im Überblick

Mit folgender Tabelle soll ein kleiner Überblick über die Anwender von EDI und deren EDI-Nachrichtenformate gegeben werden, der aber nicht den Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Die EDI-Systeme sollen an dieser Stelle nicht näher erklärt werden. Es soll lediglich die Vielfältigkeit an Systemen dargestellt werden:

[...]

¹ Vgl. Stahlknecht / Hasenkamp: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 1997, S. 451 f.

² Vgl. Niggl: Die Entstehung von Electronic Data Interchange Standards, 1994, S. 6.

³ Vgl. Stahlknecht / Hasenkamp: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 1997, S. 115.

⁴ Vgl. Niggl: Die Entstehung von Electronic Data Interchange Standards, 1994, S. 2.

⁵ Vgl. Stahlknecht / Hasenkamp: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 1997, S. 415.

⁶ Vgl. Stahlknecht / Hasenkamp: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 1997, S. 415 f.

⁷ Vgl. Stahlknecht / Hasenkamp: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 1997, S. 416.

⁸ Vgl. Georg / Gruber: Elektronischer Geschäftsverkehr, 1995, S. 21.

⁹ Vgl. Georg / Gruber: Elektronischer Geschäftsverkehr, 1995, S. 21 ff.

¹⁰ Vgl. Georg / Gruber: Elektronischer Geschäftsverkehr, 1995, S. 22 ff.

¹¹ Deutsches Institut für Normung, Berlin

¹² International Standardazation Organisation, internationale Normierungsbehörde

¹³ Vgl. Deutsch: Unternehmenserfolg mit EDI, 1995, S. 39 ff.

¹⁴ „Ein Subset eines EDIFACT-Nachrichtentyps ist eine Nachricht, die direkt von einem verabschiedeten EDIFACT-Nachrichtentyp abgeleitet ist und dieselbe Funktion erfüllt .“, vgl. Deutsch: Unternehmenserfolg mit EDI, 1995, S. 46.