Der Auszubildende (2. Lehrjahr) soll nach der Unterweisung in der Lage sein, selbstständig unter Berücksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit eine Personalakte anzulegen.
Inhaltsverzeichnis
- Deckblatt „Das Anlegen einer Personalakte“
- Lernziele
- Hauptziel
- Richtziel
- Groblernziel
- Feinlernziel
- Auszug aus dem Ausbildungsrahmenplan
- Ausbildungssituation
- Aufgabenstellung
- Unfallverhütung und Sicherheitsvorschriften
- Arbeitssicherheit
- Hygiene
- Umweltschutz
- Datenschutz
- Vier-Stufen-Methode
- Stufe 1: Vorbereiten
- Stufe 2: Vormachen und erklären
- Stufe 3: Nachmachen und erklären lassen
- Stufe 4: Selbstständiges Üben
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Unterweisungsunterlagen sollen dem Azubi das Anlegen einer Personalakte im Rahmen der Ausbildung zum Kaufmann/frau für Büromanagement näherbringen. Der Fokus liegt auf dem Erlernen der notwendigen Fertigkeiten und Kenntnisse im Bereich der Personalsachbearbeitung, um im späteren Berufsleben Personalakten korrekt und datenschutzkonform zu führen.
- Datenschutz und Datensicherheit im Zusammenhang mit Personalakten
- Die richtige Struktur und Organisation von Personalakten
- Die verschiedenen Arten von Dokumenten, die in einer Personalakte abgelegt werden
- Die korrekte Handhabung von Personalakten unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen
- Praktische Übungen zum Anlegen einer Personalakte
Zusammenfassung der Kapitel
Die Unterweisungsunterlagen beginnen mit einer Einführung in die Lernziele, die der Azubi während der Unterweisung erreichen soll. Danach wird die Ausbildungssituation des Azubis und die konkrete Aufgabenstellung im Detail beschrieben. Die Unterweisungsunterlagen befassen sich im weiteren Verlauf mit den Sicherheitsvorkehrungen, die bei der Arbeit mit Personalakten zu beachten sind. Abschließend wird die Vier-Stufen-Methode vorgestellt, die dem Azubi die Möglichkeit gibt, die neuen Inhalte Schritt für Schritt zu erlernen.
Schlüsselwörter
Die Unterweisungsunterlagen beschäftigen sich mit Themen wie Personalsachbearbeitung, Datenschutz, Datensicherheit, Personalakte, Ausbildungsrahmenplan, Ausbildungssituation, Unfallverhütung, Sicherheitsvorschriften, Vier-Stufen-Methode und praktischer Anwendung.
Häufig gestellte Fragen
Welche Dokumente gehören in eine Personalakte?
Dazu zählen Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise, Sozialversicherungsunterlagen und Gehaltsmitteilungen.
Was muss beim Datenschutz von Personalakten beachtet werden?
Personalakten enthalten sensible Daten und müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Der Zugriff ist streng auf berechtigte Personen (z.B. Personalsachbearbeiter) begrenzt.
Wie ist eine Personalakte sinnvoll strukturiert?
Eine gute Struktur umfasst Register für verschiedene Bereiche wie Vertragsunterlagen, Entgeltabrechnungen, Fehlzeiten und Beurteilungen, um Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
Was ist die Vier-Stufen-Methode in der Ausbildung?
Sie besteht aus: 1. Vorbereiten, 2. Vormachen und Erklären, 3. Nachmachen und Erklären lassen, 4. Selbstständiges Üben. Sie wird oft zur Unterweisung von Azubis genutzt.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten für die Personalaktenführung?
Relevant sind vor allem das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), die DSGVO sowie arbeitsrechtliche Vorschriften zur Aufbewahrung und Einsichtnahme.
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- Eberhard Hundsotter (Autor), Anlagen einer Personalakte (Unterweisung Kaufmann/-frau für Büromanagement), Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1265899
