Nach dem Berufsbild für die Medienkauffrau Digital und Print sollen die Auszubildenden Telefongespräche vorbereiten, führen und die Ergebnisse aufbereiten und weiter leiten können. Dabei sollen sie eine Telefonnotiz richtig und sachgerecht im Büroalltag ausfüllen können.
Inhaltsverzeichnis
1. Thema der Ausbildungssituation
2. Ziel der Ausbildungssituation (operationalisiert)
2.1 Richtlernziel
2.2 Groblernziel
2.3 Feinlernziel
3. Ausbildungsberuf
4. Einordnung in den Ausbildungsrahmenplan
5. Lernort
6. Dauer der Ausbildungssituation
7. Hilfsmittel
8. gewählte Methodik
9. geplanter Ablauf der Ausbildungssituation
9.1 Teil 1: Kontaktphase
9.2 Teil 2: Argumentations- und Lösungsphase
9.3 Teil 3
Zielsetzung und Themen der Arbeit
Das Kernziel dieser Ausbildungssituation ist es, Auszubildenden die Kompetenz zu vermitteln, Telefonanrufe im Büroalltag strukturiert, sachgerecht und zielorientiert zu bearbeiten, indem sie die wesentlichen Informationen in einer Telefonnotiz professionell festhalten.
- Vermittlung von methodischen Grundlagen für die Telefonzentrale.
- Strukturiertes Erfassen aller notwendigen Angaben durch Telefonnotizen.
- Vermeidung von Übermittlungsfehlern und inhaltlichen Missverständnissen.
- Professionalisierung der Kommunikation bei externen Anrufen.
- Sicherstellung der Informationsweitergabe an zuständige Sachbearbeiter.
Auszug aus dem Buch
Präambel
Ziemlich jeder kennt das Phänomen. Es kommt ein Anruf herein, man nimmt diesen an und hört aufmerksam zu. Aber kaum hat man aufgelegt, fällt einem auf, dass man das ein oder andere vergessen hat zu fragen. Darüber hinaus ist es durchaus denkbar auch einmal schlicht etwas zu vergessen.
Abhilfe schafft dabei die Telefonnotiz. So simpel wie genial ist diese, wenn man sie richtig gestaltet und nutzt.
Was sollte man beachten:
Die Telefonnotiz sollte logisch, knapp und zugleich vielsagend aufgebaut sein. Auch ein Außenstehender muss anhand der Notiz die wichtigen Aussagen schnell erblicken können. Die wichtigsten Merkmale einer Telefonnotiz sehen wie folgt aus:
- Datum und Uhrzeit des Telefonats
- Name und Firmenzugehörigkeit des Anrufers
- Telefonnummer des Anrufenden
- Grund des Anrufes
- Welcher Mitarbeiter ggf. zu sprechen versucht wurde
- Welche Handlungen nun erfolgen müssen (z.B. den zuständigen Sachbearbeiter informieren)
Wichtig ist bei der Notierung der Daten dies so kurz und aussagekräftig zu tun, wie es möglich ist. So dass sich der zuständige Sachbearbeiter oder derjenige der informiert werden soll, sich nicht mit endlosen Details aufhalten muss.
Zudem ist es unabdingbar die Notiz nach Priorität und Handlungsbedarf zu ordnen. Dieses Vorgehen ist wichtig, um den Anrufenden möglichst schnell Antwort zukommen lassen zu können.
Zusammenfassung der Kapitel
Thema der Ausbildungssituation: Definiert den konkreten Lerngegenstand des Ausfüllens einer Telefonnotiz im Büroalltag.
Ziel der Ausbildungssituation: Legt die Lernziele auf Richt-, Grob- und Fein-Ebene fest, um die Kompetenzentwicklung zu strukturieren.
Ausbildungsberuf: Spezifiziert die relevante Zielgruppe für das Training, in diesem Fall Medienkaufleute Digital und Print.
Einordnung in den Ausbildungsrahmenplan: Verknüpft die Ausbildungssituation mit den offiziellen Vorgaben des Ausbildungsrahmenplans.
Lernort: Bestimmt das Arbeitsumfeld für die Unterweisung, um Störungen durch Dritte zu vermeiden.
Dauer der Ausbildungssituation: Legt den zeitlichen Rahmen der Unterweisung auf 15 Minuten fest.
Hilfsmittel: Listet die für die Durchführung notwendigen Materialien wie Pinwand und Vorlagen auf.
gewählte Methodik: Definiert das Lehrgespräch als zentrales didaktisches Mittel.
geplanter Ablauf der Ausbildungssituation: Detailliert die Phasen von der Kontaktaufnahme bis zur eigenständigen Anwendung und Abschlussbetrachtung.
Schlüsselwörter
Ausbildungssituation, Telefonnotiz, Büroalltag, Mediengestaltung, Ausbildung, Lehrgespräch, Kommunikation, Informationsmanagement, Telefonzentrale, Arbeitsmittel, Sachgerechtes Handeln, Auszubildende, Lernziel, Berufsbild, Telefonat.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der methodischen Vermittlung der korrekten Erstellung und Nutzung von Telefonnotizen für Auszubildende im Büroalltag.
Was sind die zentralen Themenfelder der Ausbildungssituation?
Die zentralen Felder umfassen die systematische Gesprächsführung, die strukturierte Informationserfassung sowie die effiziente Informationsweitergabe innerhalb eines Medienunternehmens.
Was ist das primäre Ziel dieser Unterweisung?
Das primäre Ziel ist es, dass Auszubildende nach der Unterweisung in der Lage sind, Telefonnotizen sachgerecht und präzise auszufüllen, um die reibungslose Kommunikation mit Anrufern zu gewährleisten.
Welche wissenschaftliche bzw. didaktische Methode wird verwendet?
Es wird die Methode des Lehrgesprächs angewendet, um durch einen interaktiven Austausch zwischen Ausbilder und Auszubildendem das Lernziel zu erreichen.
Was wird im Hauptteil der Unterweisung behandelt?
Im Hauptteil liegt der Fokus auf der Kontaktphase, dem gemeinsamen Erarbeiten der Problematiken bei der Telefonnotiz und der praktischen Anwendung des erlernten Wissens.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Ausbildungssituation, Telefonnotiz, Büroalltag, Lehrgespräch, Kommunikation und effizientes Informationsmanagement.
Warum ist das Anlegen einer Telefonnotiz für Medienkaufleute so wichtig?
Da Ansprechpartner bei Redaktionen oder Kunden oft außer Haus sind, dient die Notiz als zentrales Instrument zur Qualitätssicherung und schnellen Weitergabe von Anliegen.
Wie trägt das Lehrgespräch zur Motivation des Auszubildenden bei?
Durch die Einbindung des Auszubildenden als aktiven Gesprächspartner werden Befangenheiten abgebaut und ein tieferes Verständnis für die Notwendigkeit von Notizen geschaffen.
- Arbeit zitieren
- Eberhard Hundsotter (Autor:in), Ausfüllen einer Telefonnotiz (Unterweisung Medienkaufmann/-frau Digital und Print), München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1265940
