Personalfragebögen in der Praxis - Personalwirtschaftliche Bedeutung und arbeitsrechtliche Zulässigkeit

Inhaltsverzeichnis:

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Literaturverzeichnis

I.) Einleitung

II.) Der Personalfragebogen
A.) Verwendung und Zweck
B.) Inhalt und allgemeine Struktur
C.) Der biographische Fragebogen

III.) Arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen
A.) Das Fragerecht des Arbeitgebers
1.) Grundsätzliche Anforderungen
2.) Zulässigkeit von Fragen
a) Generell zulässige Fragen
b) Unzulässige Fragen und ihre Ausnahmen
c) Einzelfallbeurteilung strittiger Fragen
3.) Rechtsfolgen
B.) Eigenständige Offenbarungspflichten von Bewerbern
C.) Informationsgewinnung bei Dritten
D.) Vernichtungsanspruch und Aufbewahrungsinteresse

IV.) Schlußbemerkung

Abbildungsverzeichnis:

Abbildung 1: Bedeutung einzelner Vorauswahlkriterien

Abbildung 2: Fragerecht und Offenbarungspflicht

Abkürzungsverzeichnis:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

I.) Einleitung

Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist eine bedeutende Investitionsentscheidung.

Dennoch gibt es heute noch viele Unternehmen, die Personalentscheidungen ohne intensive Vorbereitungen treffen.

In anderen Unternehmensbereichen werden umfangreiche Analysen und Prognosen durchgeführt, um die Rentabilität von Investitionen möglichst genau bestimmen zu können.

Dabei ist es gerade auch im Personalbereich geboten, mittels einer effizienten Personalauswahl die Risiken von Fehleinstellungen auf ein Minimum zu reduzieren.

Dieses Vorgehen dient nicht nur der Personalkostensenkung, sondern trägt vielmehr auch der Tatsache Rechnung, dass die Mitarbeiter von Unternehmen immer mehr zu deren Aushängeschild werden.

Die Qualifikation und die Motivation des Personals tragen dabei entscheidend zum Unternehmenserfolg bei.

Eine effiziente Personalauswahl besteht jedoch nicht nur aus der systematischen Analyse von Bewerbungsunterlagen. Ein anschließendes Vorstellungsgespräch ist heute Standard. Vielmehr können aber noch weitere mehr oder weniger aussagefähige Eignungsnachweise wie Arbeitsproben, Referenzen, Eignungstests oder graphologische Gutachten gefordert werden. Ferner gewinnen Assessment Center immer mehr an Bedeutung.

Diese Diplomarbeit beschäftigt sich im Rahmen der Personalauswahl mit einem eher klassischen Instrument : dem Personalfragebogen.

Im ersten Teil wird dabei auf seine personalwirtschaftliche Funktion eingegangen. Hier werden unter anderem sowohl seine Verwendungsmöglichkeiten in der Praxis als auch sein üblicher Inhalt dargestellt.

Der zweite Teil befasst sich mit seiner arbeitsrechtlichen Zulässigkeit, d.h., es wird hauptsächlich untersucht, welche Arten von Fragen in Personalfragebögen zulässig sind und welche nicht. In diesem Rahmen strittige Fragen werden in Einzelfällen beurteilt.

II.) Der Personalfragebogen

A.) Verwendung und Zweck

Arbeitgeber verwenden im Rahmen ihrer Bewerberauswahl häufig Personalfragebögen. Als solche werden alle formularmäßig zusammengefassten Fragen des Arbeitgebers über die Person eines Bewerbers oder Arbeitnehmers sowie deren berufliche Kenntnisse und Fähigkeiten verstanden. Personalfragebögen sollen sich auf Basisinformationen beschränken und drei Funktionen erfüllen ¹:

- in einer ersten Vorauswahl sollen völlig ungeeignete Bewerber ausgeschlossen werden können
- sie sollen erste Anhaltspunkte für eine Qualifikationsbeurteilung geben
- mit ihrer Hilfe will man offene Fragen für ein Vorstellungsgespräch erkennen

Zu den Personalfragebögen zählt man alle bei der Einstellung oder auch später vorgelegten Unterlagen, in denen schriftlich vorformulierte Fragen enthalten sind. Dabei ist es gleichgültig, ob diese Fragen vom Arbeitnehmer selbst schriftlich beantwortet werden oder ob der Fragebogen von einem Mitarbeiter der Personalabteilung nach Befragen des Bewerbers oder sogar erst nach dem Einholen weiterer Auskünfte ausgefüllt worden ist.

Meistens werden die Fragebögen den Bewerbern mit der Bitte um vollständige und wahrheitsgetreue Ausfüllung übersandt. Einige Unternehmen verwenden sie aber auch erst im Vorfeld eines Vorstellungsgespräches. In selteneren Fällen erfolgt die Beantwortung der Fragen durch die Personalabteilung anhand der Bewerbungsunterlagen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Während unterschiedliche Fragebögen etwa für Angestellte im kaufmännischen Bereich, Arbeiter in handwerklichen Bereichen und leitende Angestellte spezifische Fragen erlauben, erleichtern einheitliche Bögen für alle Gruppen von Beschäftigten die Auswertung (z.B. im Rahmen von Statistiken). Eine Möglichkeit der Auswertung ist der Vergleich mit dem Lebenslauf eines Bewerbers. So lassen sich eventuelle Widersprüche und Abweichungen aufdecken.

Weiterhin ermöglichen Personalfragebögen bei mehreren Bewerbern rasche Quervergleiche zwischen diesen. Auch können sie noch zusätzliche Informationen über einen potentiellen neuen Arbeitnehmer geben.

Das folgende Schaubild zeigt den Stellenwert von Personalfragebögen in der betrieblichen Praxis bei einer ersten Bewerberauswahl im Vergleich zu anderen Auswahlkriterien:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Bedeutung einzelner Vorauswahlkriterien

(Berthel, Jürgen: Personalmanagement, S. 187)

B.) Inhalt und allgemeine Struktur

Personalfragebögen enthalten die für Arbeitgeber wichtigen persönlichen und beruflichen Daten von Bewerbern in systematischer und einfach auszuwertender Form 1. Jedes Unternehmen soll seinen Fragegebogen dabei auf seine Erfordernisse individuell abstimmen. Einheitsbögen von Verbänden, Kammern und dergleichen sollen im Rahmen dessen allenfalls als Orientierungshilfe genutzt werden.

Ein vollständiger Personalbogen enthält Fragen zu folgenden Punkten:

1.) Angaben zur Person
2.) Schul- und Berufsausbildung
3.) Beruflicher Werdegang
4.) Spezielle Berufskenntnisse und Erfahrungen
5.) Eventuelle Erfindungen und Patente
6.) Gesundheitszustand
7.) Sonstige Angaben für die Einstellung

Unter Angaben zur Person sind dabei insbesondere Daten wie Name, Wohnort, Familienstand und Alter zu verstehen.

Die Schulausbildung sollte sich auf den erreichten Schulabschluss wie z.B. Abitur beschränken, während die Berufsausbildung neben den Abschlüssen in Lehrberufen auch die Hochschulausbildung an Universitäten, Fachhochschulen und Berufsakademien einbezieht.

Der berufliche Werdegang umfasst neben der Art auch die Anzahl der bisherigen Arbeitgeber sowie die jeweils innegehabten Positionen und die Zeiträume der einzelnen Betriebszugehörigkeiten.

Spezielle Berufskenntnisse und Erfahrungen sind unter anderem berufliche Weiterbildungen, Fremdsprachen sowie PC-Anwendungen.

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¹ Berthel, Jürgen: Personalmanagement, S. 184