Ziel dieser Seminararbeit ist es, die Struktur des bisherigen Beschaffungsprozesses von C-Artikeln bezüglich Optimierungspotenzialen und Prozessverbesserungen für die Firma XXX weiterzuentwickeln. Die Arbeit soll als Entscheidungsstütze bei der Auswahl einer neuen E-Procurement-Lösung dienen.
Unterbrochene Lieferketten, ein zu geringer Vorrat an Produktionsmitteln oder geschlossene Produktionshallen: Wenn indirekte oder direkte Bedarfe fehlen, steht am Ende womöglich die Produktion still. Dies stößt vor allem unternehmensintern auf Unverständnis und sorgt für Reibungspunkte. Der Lockdown in den letzten Monaten hatte insbesondere für den Einkauf von Unternehmen gravierende Auswirkungen und führte bei vielen zu einem Hinterfragen der bisherigen Beschaffungsstrategie.
Dabei wird besonders deutlich, dass die Digitalisierung im Einkauf in vielen Unternehmen noch immer nicht umgesetzt wurde und noch viel zu wenig verbreitet ist. Gut ausgebildete Einkäufer mit entsprechenden fachlichen Qualifikationen sind oft Mangelware und am Arbeitsmarkt sehr gefragt. Der operative Einkauf soll dabei immer mehr automatisiert werden, um die Beschaffungsprozesse effizienter gestalten zu können.
Eine Erkenntnis aus der Krise könnte sein, dass die Digitalisierung im Mittelstand einen extremen Schub bekommen hat und die Bereitschaft hin zu digitalen Prozessen gestiegen ist. So wird aus der Studie des World Economic Forum deutlich, dass rund 86 Prozent der befragten Unternehmen die Digitalisierung von Arbeitsprozessen beschleunigen wollen. Wenn man zusätzlich beachtet, dass durch E-Procurement-Lösungen die Prozesskosten durchschnittlich um 50 Prozent gesenkt werden können, ergibt es durchaus Sinn, sich mit einer konkreten Umsetzungsstrategie zu beschäftigen.
Gerade im indirekten Einkauf werden in vielen Unternehmen die Prozesse noch manuell abgebildet und nicht digital unterstützt. Dies liegt oft an der mangelnden Veränderungsbereitschaft und daran, dass Unternehmen die verfügbaren Systeme als zu kostspielig empfinden. Zudem wird die Umsetzung als zu komplex eingeschätzt, obwohl der Aufwand für die am Markt befindlichen Systeme überschaubar ist, beziehungsweise oft ohne eigene Software möglich ist.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Ausgangssituation und Problemstellung
1.2 Zielsetzung und Aufbau der Arbeit
2 Theoretische Grundlagen des elektronischen Beschaffungsprozesses
2.1 Begriffsdefinitionen
2.1.1 E-Procurement
2.1.2 E-Sourcing
2.1.3 E-Business
2.2 Entwicklung zum E-Procurement
2.2.1 Traditioneller Beschaffungsprozess
2.2.2 Beschaffungsprozess mit Hilfe einer E-Procurement-Lösung
2.2.3 Geeignete Artikel für E-Procurement-Anwendungen
2.3 Gegenüberstellung von E-Procurement-Lösungen
2.3.1 Sell-Side-Lösung
2.3.2 Buy-Side-Lösung
2.3.3 Elektronische Marktplätze
2.4 Ziele und Herausforderungen einer E-Procurement-Lösung
2.4.1 Quantitative Vorteile
2.4.2 Qualitative Vorteile
2.4.3 Mögliche Herausforderung bei einer Umstellung des Beschaffungsvorgangs
3 E-Procurement im ausgewählten Unternehmen
3.1 Struktur des aktuellen Beschaffungsprozesses
3.2 Probleme und Schwachstellen
3.3 Anforderungen an eine E-Procurement-Lösung
3.4 Auswahlkriterien für das Lastenheft
4 Möglichkeiten der strategischen Weiterentwicklung des elektronischen Beschaffungsprozesses im ausgewählten Unternehmen
4.1 Betrachtung und Vergleich ausgewählter Anbieter
4.1.1 E-Ordering Anbieter mit Marktplatzmodell
4.1.2 E-Sourcing Anbieter mit ERP-integriertem-Katalogsystem
4.1.3 Klassifizierung der verschiedenen Anbieter
4.2 Mögliche Zukunftslösung eines E-Procurement-Systems der XXX
5 Fazit und Ausblick
Zielsetzung & Themen
Diese Arbeit zielt darauf ab, den ineffizienten, manuell geprägten Beschaffungsprozess für C-Artikel bei der Firma XXX zu analysieren und eine Optimierung durch die Implementierung einer geeigneten E-Procurement-Lösung als Entscheidungsstütze zu erarbeiten.
- Grundlagen des modernen E-Procurements und Abgrenzung verschiedener Lösungsmodelle.
- Analyse der Ist-Situation, sowie Identifikation von Problemen und Optimierungspotenzialen bei XXX.
- Definition relevanter Anforderungen und Kriterien für ein Lastenheft im Rahmen der Prozessdigitalisierung.
- Vergleichende Untersuchung und Bewertung verschiedener E-Procurement-Anbieter mittels Nutzwertanalyse.
- Erarbeitung einer strategischen Empfehlung für die zukünftige systemische Ausrichtung.
Auszug aus dem Buch
3.1 Struktur des aktuellen Beschaffungsprozesses
Ausgangssituation der Bedarfsanforderung im Einkauf bei XXX ist das derzeitige ERP-System AS/400 von IBM. Den Startpunkt stellt dabei der Kundenauftrag dar, welcher im System erfasst wird und anschließend in Stücklisten aufgeteilt wird. Das System prüft im Hintergrund voll automatisiert jeden einzelnen Artikel der Stückliste mit dem vorhandenen Lagerbestand ab und signalisiert dem Einkauf bei einer Unterdeckung, welche Teile in welcher Stückzahl und zu welchem Zeitpunkt benötigt werden, um den Kundenauftrag zu bedienen. Anschließend findet im Einkauf eine wirtschaftlich sinnvolle Mengenbündelung statt. Diese wird auf Basis der jährlichen Verbrauchsmenge, festen Bestellmengen oder im Fall von C-Artikeln oft über die Verpackungseinheit gewählt. Nachdem die Bestellung im ERP-System ausgelöst wurde, wird im Hintergrund eine PDF-Datei erzeugt welche automatisch in ein allgemeines E-Mail-Postfach übertragen wird. Diese Mail enthält zusätzlich ein Standardanschreiben, indem der Auftragnehmer gebeten wird, innerhalb von fünf Werktagen die Bestellung via Mail an das allgemeine Mailpostfach zu bestätigen. Parallel dazu wird die Bestellung in ein DMS übertragen, wodurch diese für jeden Mitarbeiter aus dem Einkauf abrufbar ist und die Bestellung nach dem Versenden gestempelt und überwacht werden kann.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Diese Einleitung beschreibt die Relevanz der Prozessdigitalisierung für Unternehmen, insbesondere in Krisenzeiten, und leitet die Problemstellung sowie die Zielsetzung der Arbeit bezüglich der Firma XXX ein.
2 Theoretische Grundlagen des elektronischen Beschaffungsprozesses: Dieses Kapitel erläutert die wesentlichen Begriffe rund um E-Procurement, vergleicht traditionelle Beschaffung mit E-Procurement-Lösungen und analysiert verschiedene Marktplatzmodelle sowie deren Vor- und Nachteile.
3 E-Procurement im ausgewählten Unternehmen: Dieser Abschnitt analysiert detailliert die aktuellen Beschaffungsstrukturen bei XXX, deckt Schwachstellen auf und definiert auf dieser Basis die Anforderungen an ein zukünftiges System sowie entsprechende Auswahlkriterien für ein Lastenheft.
4 Möglichkeiten der strategischen Weiterentwicklung des elektronischen Beschaffungsprozesses im ausgewählten Unternehmen: Hier werden unterschiedliche Softwareanbieter hinsichtlich ihrer Eignung für XXX bewertet und eine strategische Zukunftslösung für die systemische Beschaffung erarbeitet.
5 Fazit und Ausblick: Das Fazit fasst die Ergebnisse der Arbeit zusammen und gibt eine strategische Empfehlung für die digitale Transformation des Beschaffungsprozesses bei XXX ab.
Schlüsselwörter
E-Procurement, Beschaffung, C-Artikel, Digitalisierung, Prozessautomatisierung, ERP-System, E-Sourcing, Supply Chain Management, Lastenheft, Nutzwertanalyse, Prozesskosten, Effizienzsteigerung, indirekter Einkauf, Softwarelösungen, strategische Weiterentwicklung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der digitalen Transformation von Einkaufsprozessen bei der Firma XXX, speziell mit dem Ziel, die Beschaffung von C-Artikeln durch den Einsatz von E-Procurement-Systemen effizienter zu gestalten.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zentrale Themen sind die theoretischen Grundlagen des E-Procurements, die Ist-Analyse manueller Beschaffungsabläufe, die Definition von Anforderungskatalogen sowie der Vergleich verschiedener E-Procurement-Marktplätze und Integrationslösungen.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das primäre Ziel ist es, durch eine wissenschaftlich fundierte Nutzwertanalyse eine Empfehlung für die Auswahl einer E-Procurement-Lösung zu generieren, die den bisherigen ineffizienten Beschaffungsprozess ablöst.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit kombiniert eine Literaturanalyse zur Theoriebildung mit einer unternehmensinternen Prozessanalyse sowie einer Nutzwertanalyse zur strukturierten Entscheidungsfindung zwischen verschiedenen Lösungsanbietern.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Im Hauptteil werden der aktuelle operative Einkaufsprozess bei XXX kritisch hinterfragt, die spezifischen Schwachstellen (wie manuelle Vorgänge und Medienbrüche) identifiziert, Anforderungskriterien für ein Lastenheft entwickelt und fünf Anbieter anhand dieser Kriterien bewertet.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit lässt sich maßgeblich über Begriffe wie E-Procurement, C-Artikel, Prozessoptimierung, Digitalisierung, ERP-Integration und Nutzwertanalyse definieren.
Warum ist eine Systemintegration in das ERP-System bei XXX derzeit nicht sinnvoll?
Aufgrund der anstehenden konzernweiten Migration des ERP-Systems auf SAP wäre eine sofortige tiefe Integration in die bestehende, veraltete AS/400-Landschaft aus wirtschaftlicher Sicht für den kurzen Überbrückungszeitraum nicht rentabel.
Welche Rolle spielt der bisherige Anbieter R+R bei der Untersuchung?
R+R dient als Vergleichsmaßstab für die aktuelle, unzureichende Situation, bei der hohe manuelle Aufwände und mangelnde Prozesstransparenz die Effizienz belasten, weshalb dieser Anbieter in der Nutzwertanalyse schlechter abschneidet als moderne Lösungen.
- Arbeit zitieren
- Anonym (Autor:in), 2021, E-Procurement. Vergleich verschiedener Lösungen zur strategischen Weiterentwicklung des elektronischen Beschaffungsprozesses von C-Artikeln, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1273979
