In der nachfolgenden Fallstudie soll das 15-jährige Vereinsbestehen eines Gesundheits- und Rehabilitationssportvereins geplant werden. Dabei sollen alle relevanten Aufgaben des Projektmanagements durchlaufen werden, um das Ziel zu erreichen und das geplante Projekt erfolgreich durchzuführen. Über die Vorstellung des Projektes und des Ziels werden nachfolgend die Projekt/ Aufbauorganisation besprochen. Es wird eine Umfeld- und Stakeholderanalyse der Feierlichkeit durchgeführt und damit eine Risikomatrix erstellt. Unter Punkt 4 werden Projektphasen und Meilensteine in der entsprechenden Planung besprochen. Zwei Arbeitspakete verdeutlichen exemplarisch die Ausführungen. Abgeschlossen wird diese Fallstudie mit einem Kapitel über die Kommunikation in der Projektplanung und einem abschließenden Fazit.
Inhaltsverzeichnis
1 Problemdefinition
1.1 Einführung Projektmanagement
2 Projektorganisation (Aufbauorganisation)
2.1 Grobgliederung
2.2 Gliederung im GeReHa e.V.
2.3 Übersicht Aufbauorganisation GeReHa e. V.
3 Projektfeldanalyse (PUMA) und Stakeholderanalyse
3.1 Klärung der Begrifflichkeit Projektumfeldanalyse
3.2 Projektumfeldanalyse Bleib Fit e.V.
3.3 Klärung der Begrifflichkeit Stakeholderanalyse
3.4 Stakeholderanalyse GeReHa e.V.
3.5 Risiken
3.6 Risikomatrix für das Projekt
3.7 Risiken proaktiv managen
4 Projektphasen/ Meilensteine
4.1 Projektstrukturplan (PSP)
4.2 Arbeitspaketbeschreibungen
Beispiel 1 Kuchenbuffet
Beispiel 2 Sponsoren finden
4.3 Meilensteine
5 Kommunikation/ Kommunikationsmatrix
5.2 Information und ihre Verteilung
5.3 Kommunikationsmatrix Projekt "15- jähriges Vereinsjubiläum"
6 Zusammenfassung/ Fazit/ Reflexion
7 Literatur- und Quellenangaben
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Das Hauptziel dieser Arbeit ist die strukturierte Planung und Durchführung der Jubiläumsveranstaltung zum 15-jährigen Bestehen des Vereins „Bleib Fit e.V.“ unter Anwendung moderner Projektmanagement-Methoden, um eine positive Außenwirkung zu erzielen und den Zusammenhalt der Mitglieder zu stärken.
- Methodische Anwendung der Projektorganisation (Aufbauorganisation)
- Durchführung einer Projektfeld- und Stakeholderanalyse
- Risikomanagement und Erstellung einer Risikomatrix
- Strukturierung des Vorhabens durch Projektstrukturpläne und Meilensteine
- Entwicklung einer Kommunikationsmatrix zur Sicherstellung des Informationsflusses
Auszug aus dem Buch
1.1 Einführung Projektmanagement
Im Gegensatz zu starren Linienorganisationen sind Projektorganisationen flexibel und ermöglichen Wandel und Weiterentwicklung. (Jenny 2003, S. 21) Durch die Integration von Projekten lassen sich auch in Linienorganisationen Innovationsprozesse anregen, das Unternehmen kann somit flexibler auf sich schnell ändernde Gegebenheiten reagieren. (Kraus und Westermann 2019, S.2)
Projekte haben laut weitverbreiteten Angaben in der Literatur folgende Eigenschaften:
Sie sind:
→ neuartig
→ zeitlich, personell und finanziell begrenzt
→ komplex und
→ erfordern die Beteiligung mehrerer Stellen.
Des Weiteren haben sie:
→ Eine eindeutige Zielvorgabe und
→ die Aufgabe ist einmalig also NICHT wiederkehrend.
Laut Mende und Bieta sind im Projektmanagement folgende Fragen zu bearbeiten: "Was ist wann, durch wen, mit welcher Kapazität mit welchem Budget durchzuführen?"
Ein Hauptaugenmerk liegt dabei auf der Betrachtung und ständigen Kontrolle des magischen Projektdreiecks. Die drei Ecken, auch die Hauptdeterminanten, des Projekts sind das definierte Ziel bzw. Ergebnis, die Ressourcen oder der Aufwand und die Zeit und der Termin.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Problemdefinition: Einführung in die Zielsetzung und die Grundbegriffe des Projektmanagements im Kontext der Vereinsjubiläumsplanung.
2 Projektorganisation (Aufbauorganisation): Erläuterung der internen Organisationsstruktur und Festlegung der Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts.
3 Projektfeldanalyse (PUMA) und Stakeholderanalyse: Identifikation relevanter Rahmenbedingungen, Risiken sowie der wichtigsten Akteure und deren Interessen.
4 Projektphasen/ Meilensteine: Detaillierte Darstellung des Projektstrukturplans und der zeitlichen Meilensteine für die Projektabwicklung.
5 Kommunikation/ Kommunikationsmatrix: Definierung der Kommunikationswege und Aufstellung einer Matrix zur zielgerichteten Informationsverteilung.
6 Zusammenfassung/ Fazit/ Reflexion: Kritische Würdigung des Projektverlaufs und Bilanzierung der erreichten Ergebnisse im Hinblick auf die Projektziele.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, Vereinsjubiläum, Bleib Fit e.V., Projektorganisation, Stakeholderanalyse, Projektfeldanalyse, Risikomanagement, Risikomatrix, Projektstrukturplan, Meilensteine, Kommunikation, Kommunikationsmatrix, Ressourcenplanung, Zieldefinition, Vereinsarbeit.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die strategische Planung und operative Vorbereitung der Feierlichkeiten anlässlich des 15-jährigen Vereinsjubiläums des „Bleib Fit e.V.“.
Welche zentralen Themenfelder werden bearbeitet?
Zentral sind die Themen Projektorganisation, Stakeholder-Einbindung, Risikobewertung, Meilensteinplanung und die strukturierten Kommunikationsprozesse innerhalb eines Vereins.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist die Erstellung eines belastbaren Projektplans, der sicherstellt, dass das Jubiläumsfest effizient organisiert, kosteneffektiv umgesetzt und erfolgreich hinsichtlich der Mitgliederbindung durchgeführt wird.
Welche wissenschaftliche Methode wird zur Risikobewertung verwendet?
Es wird eine 5x5-Risikomatrix eingesetzt, um Risiken systematisch zu identifizieren, deren Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen zu bewerten und proaktive Gegenmaßnahmen zu planen.
Was ist Gegenstand des Hauptteils?
Der Hauptteil gliedert sich in die formale Projektstrukturierung, die Ressourcenplanung durch Arbeitspakte sowie die detaillierte Zeit- und Kommunikationsplanung für das Projektteam.
Durch welche Schlüsselwörter lässt sich die Arbeit beschreiben?
Zu den Kernbegriffen zählen Projektmanagement, Risikomatrix, Stakeholderanalyse, Projektstrukturplan, Kommunikationsmatrix und Vereinsentwicklung.
Wie wirkt sich die Altersstruktur der Mitglieder auf die Planung aus?
Aufgrund des hohen Durchschnittsalters der Mitglieder (> 50 Jahre) werden keine unpassenden Veranstaltungsformate gewählt, sondern eine auf die Zielgruppe abgestimmte Feierlichkeit organisiert.
Wie werden Sponsoren in das Projekt integriert?
Sponsoren werden durch gezielte Ansprache gewonnen und erhalten als Gegenleistung vor allem Kommunikationsleistungen und die öffentliche Präsenz ihres Unternehmens im Kontext des Vereinsjubiläums.
- Quote paper
- Jacqueline Sander (Author), 2022, Planung eines Festes zum 15-jährigen Vereinsbestehen. Organisation, Umfeldanalyse, Projektphasen und Kommunikationsmatrix, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1322274
