Im Rahmen dieser Arbeit wird die Geschäftsprozessmodellierung mithilfe von Business Process Model and Notation (nachfolgend: BPMN) mit konkretem Praxisbezug auf den Erstellungsprozess der vierteljährlichen One-Stop-Shop-Meldung in einer Steuerberatungsgesellschaft thematisiert.
Dem Leser werden vor allem notwendige Informationen zum Hintergrund und zur Zielsetzung der grafischen Notationssprache verdeutlicht. Darüber hinaus werden wesentliche Modellierungsbausteine für das weitere Verständnis dieser Projektarbeit veranschaulicht.
Anschließend wird mithilfe von BPMN der Erstellungsprozess der vierteljährlichen One-Stop-Shop-Meldung in einer Steuerberatungsgesellschaft grafisch dargestellt und näher erläutert. Ferner werden Schwächen und Optimierungsmöglichkeiten herausgearbeitet.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Theoretische Grundlagen zur Geschäftsprozessmodellierung
2.1 Begriffsbestimmungen
2.1.1 Geschäftsprozess
2.1.2 Geschäftsprozessmanagement
2.1.3 Geschäftsprozessmodellierung
2.2 Business Process Model and Notation (BPMN)
2.2.1 Geschichte und Zielsetzung
2.2.2 Modellierungsbausteine
3 Fallstudie: Erstellungsprozess der vierteljährlichen One-Stop-Shop-Meldung in einer Steuerberatungsgesellschaft
3.1 Prozessbeschreibung
3.2 BPMN-Prozessmodell
3.3 Prozessevaluation und Optimierungsmöglichkeiten
3.4 Kritische Würdigung
4 Schlussbetrachtung
Zielsetzung & Themen der Arbeit
Diese Arbeit widmet sich der systematischen Geschäftsprozessmodellierung unter Verwendung der BPMN 2.0, um den komplexen Erstellungsprozess der vierteljährlichen One-Stop-Shop-Meldung (OSS) in einer Steuerberatungsgesellschaft unter Praxisbedingungen zu visualisieren, kritisch zu evaluieren und auf Optimierungspotenziale – insbesondere durch Robotic Process Automation (RPA) – zu untersuchen.
- Grundlagen des Geschäftsprozessmanagements und der Modellierung.
- Einführung in die grafische Notationssprache BPMN 2.0 und ihre Bausteine.
- Detaillierte Mapping-Analyse des OSS-Meldungsprozesses für Mandanten.
- Bewertung von Schwachstellen in manuellen Buchhaltungsprozessen.
- Potenzialanalyse für den Einsatz von Software-Robotern (RPA) zur Automatisierung.
Auszug aus dem Buch
3.1 Prozessbeschreibung
Im Rahmen der Fallstudie wird der Erstellungsprozess der vierteljährlichen One-Stop-Shop-Meldung (nachfolgend: OSS-Meldung) für eine Mandantin in einer Steuerberatungsgesellschaft dargestellt, evaluiert und auf Optimierungsmöglichkeiten hin analysiert.
Die OSS-Meldung wurde im Zuge der Umsatzsteuerreform zum 1. Juli 2021 eingeführt. Ziel dieser Implementierung war es, den Umsatzsteuerbetrug zu unterbinden. Des Weiteren soll die Erhebung und Zahlung der Umsatzsteuer beim grenzüberschreitenden Versandhandel für Online-Händler vereinfacht werden, da eine umsatzsteuerliche Registrierung für Fernverkäufe im Empfangsland nicht mehr länger notwendig ist. Durch die OSS-Meldung ist es seitdem möglich, die Umsatzsteuer für Fernverkäufe in andere EU-Länder zentral im Ursprungsland zu melden und abzuführen. Die Meldung wird per Datenfernübertragung an das Bundeszentralamt für Steuern (nachfolgend: BZSt) übermittelt. Nach entsprechender Zahlung der Umsatzsteuer verteilt das BZSt diese dann an die jeweiligen EU-Länder. Die Abgabe der OSS-Meldung erfolgt vierteljährlich mit einer Übermittlungs- und Zahlungsfrist bis zum letzten Tag des Folgemonats nach Ablauf des Kalendervierteljahres.
Der Erstellungsprozess in der Steuerberatungsgesellschaft beginnt mit Ablauf des Kalendervierteljahres. Da die Mandantin in der gewählten Fallstudie die Buchhaltung bis auf die Ausgangsumsätze weitestgehend selbstständig erstellt, benötigen wir hierzu die Information über die vorläufige Erstellung. Nachdem wir diese Information erhalten haben, werden die Ausgangsumsätze mithilfe des Umsatzsteuerdienstleisters Taxdoo durch uns in die Datev importiert und anschließend abgestimmt. Nach erfolgtem Import ist die Buchhaltung fertig gestellt. Die Umsatzdaten werden mit den notwendigen steuerlichen Informationen zur korrekten Darstellung der EU-Sachverhalte so aufbereitet, dass wir diese mittels eines CSV-Datenimports über das Online-Portal „Mein BOP“ des BZSt übermitteln können. Danach erhält unsere Mandantin eine E-Mail mit allen notwendigen Informationen zur Umsatzsteuer-Zahllast, womit der Erstellungsprozess aus Sicht der Steuerberatungsgesellschaft abgeschlossen ist. Die Zahlung wird anschließend durch unsere Mandantin an das BZSt entrichtet. Danach verteilt das BZSt die Umsatzsteuerbeträge an die jeweiligen EU-Länder.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung erläutert die Zielsetzung der Arbeit, den BPMN-Standard praxisnah auf den OSS-Meldungsprozess anzuwenden und Möglichkeiten zur Prozessoptimierung aufzuzeigen.
2 Theoretische Grundlagen zur Geschäftsprozessmodellierung: Dieses Kapitel definiert wesentliche Fachbegriffe und führt in die Geschichte, Zielsetzung sowie die Modellierungsbausteine der BPMN 2.0 ein.
3 Fallstudie: Erstellungsprozess der vierteljährlichen One-Stop-Shop-Meldung in einer Steuerberatungsgesellschaft: Das Hauptkapitel beschreibt detailliert den Prozess, visualisiert diesen mittels BPMN-Modellen und evaluiert Schwachstellen sowie den möglichen Einsatz von RPA.
4 Schlussbetrachtung: Die Arbeit schließt mit einer Zusammenfassung der Ergebnisse und einer kritischen Auseinandersetzung mit der Nützlichkeit von BPMN und den Grenzen der Prozessautomatisierung.
Schlüsselwörter
Geschäftsprozessmodellierung, BPMN, One-Stop-Shop, OSS-Meldung, Steuerberatung, Prozessmanagement, Datev, Taxdoo, BZSt, Mein BOP, Prozessoptimierung, Robotic Process Automation, RPA, Buchhaltung, Umsatzsteuer.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die Modellierung und Analyse eines spezifischen Geschäftsprozesses in der Steuerberatung, konkret der vierteljährlichen OSS-Meldung, unter Verwendung der BPMN 2.0.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Die zentralen Themen sind Geschäftsprozessmanagement, die Anwendung von BPMN, die praktische Umsetzung der OSS-Meldung und die Evaluierung von Automatisierungspotenzialen mittels RPA.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Ziel ist es, den OSS-Erstellungsprozess transparent zu visualisieren und Schwachstellen zu identifizieren, um durch theoretische Ansätze wie RPA effizientere Abläufe zu prüfen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit nutzt die Methodik der Geschäftsprozessmodellierung nach dem BPMN 2.0-Standard, kombiniert mit einer Fallstudienanalyse und kritischen Evaluierung bestehender Arbeitsabläufe.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die theoretische Einführung in BPMN und die detaillierte Darstellung des OSS-Prozesses, unterteilt in Import, Abstimmung und Übermittlung sowie eine anschließende Erfolgskontrolle.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wesentliche Begriffe sind Geschäftsprozessmodellierung, BPMN 2.0, OSS-Meldung, Prozessoptimierung und Robotic Process Automation.
Warum ist RPA für den beschriebenen Steuerprozess nur bedingt geeignet?
Aufgrund der vierteljährlichen Durchführung des Prozesses und der hohen Komplexität bei Ausnahmeregeln sowie notwendiger menschlicher Fachkenntnisse übersteigt der Implementierungsaufwand oft den tatsächlichen Nutzen.
Wie unterstützt die BPMN-Modellierung die Kommunikation in der Steuerberatung?
Sie dient als strukturierte Kommunikationsbrücke, die es Experten ermöglicht, komplexe steuerliche Abläufe grafisch zu erfassen, zu harmonisieren und IT-gestützte Fehlerquellen besser zu verstehen.
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- Gisa Marie Graefe (Author), 2022, Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation): Erstellungsprozess der vierteljährlichen One-Stop-Shop-Meldung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1329050
