In dieser Arbeit wird der Leistungsprozess "Gewährung von Förderung in Kindertagespflege" in der öffentlichen Verwaltung mit dem Ziel analysiert, die Durchlaufzeit zu verkürzen und Kosten einzusparen. Dies geschieht anhand des Beispiellandkreises O.
Dazu wird zunächst die Theorie der Prozessanalyse dargestellt, gefolgt von einer kurzen Einordnung des Landkreises O und seiner Besonderheiten als Untersuchungsgegenstand. Im nächsten Kapitel wird der Prozess dann sowohl textlich als auch grafisch genauer ausgeführt. Abschließend erfolgt die Bewertung des Prozesses und damit verbunden, die Analyse von Verbesserungspotenzialen hinsichtlich der gesteckten Ziele.
Die Prozessanalyse stellt ein geeignetes Instrument dar, um Leistungsprozesse der öffentlichen Verwaltungen auf Basis festgelegter Zieldimensionen auf Schwachstellen und Optimierungspotenziale hin zu untersuchen und weiterzuentwickeln. Dabei ist es besonders sinnvoll, den Prozess, wie in dieser Arbeit, grafisch darzustellen. Ansatzpunkte, um den Prozess in Bezug auf die Ziele (Verkürzung der Durchlaufzeit und Senkung der Kosten) weiterzuentwickeln, finden sich vor allem im Bereich des E-Governments, denn die Potenziale der Digitalisierung werden von der Verwaltung oftmals noch nicht ausgenutzt. Im Beispielprozess wird dies insbesondere bei den Themen der elektronischen Antragsstellung und der E-Akte deutlich.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Theorie der Prozessanalyse
2.1 Prozessmodellierung mit einer Ereignisgesteuerten Prozesskette
2.2 Bewertung eines modellierten Prozesses
3 Einordnung des Leistungsprozesses „Gewährung von Förderung in Kindertagespflege“ in den Organisationskontext
4 Prozessaufnahme und -modellierung des Leitungsprozesses
4.1 Prozessaufnahme
4.2 Prozessmodellierung
5 Prozessbewertung des Leistungsprozesses „Gewährung von Förderung in Kindertagespflege“
5.1 Technologische Verbesserungen durch E-Government
5.2 Prozessoptimierung
6 Fazit
Zielsetzung & Themenbereiche
Die Arbeit analysiert den Verwaltungsprozess zur „Gewährung von Förderung in Kindertagespflege“ beim Landkreis O mit dem Ziel, Schwachstellen zu identifizieren, Durchlaufzeiten zu verkürzen und Kosten durch Prozessoptimierung sowie digitale Lösungsansätze zu senken.
- Grundlagen und Theorie der Prozessanalyse sowie Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPKs).
- Aufnahme und grafische Modellierung des bestehenden Leistungsprozesses.
- Potenziale von E-Government zur Effizienzsteigerung und Digitalisierung.
- Optimierungsmöglichkeiten in der Arbeitsablaufgestaltung und Prozessstruktur.
Auszug aus dem Buch
Technologische Verbesserungen durch E-Government
Gerade im Bereich der technologischen Verbesserung bietet sich vor dem Hinblick der Digitalisierung ein wichtiger Ansatzpunkt. Während sich die Wirtschaft mit dem Schlagwort „Industrie 4.0“ aufstellt, kann sich auf die öffentliche Verwaltung nicht davor verschließen, die Prozesse auf Basis der aktuellen Informations- und Kommunikationstechnologie weiterzuentwickeln (Becker et al. 2009: 10f.). Die Verbesserung der Durchlaufzeit wird daher insbesondere vor dem Hintergrund des sog. E-Governement untersucht.
Becker, Allgermissen und Falk definieren „unter Electronic Government […] die vereinfachte Abwicklung von Informations-, Kommunikations- und Transaktionsprozessen zur Erbringung einer Verwaltungsdienstleistung durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien innerhalb und zwischen Behörden sowie zwischen Behörden und Privatpersonen bzw. Unternehmen.“ (Becker et al. 2009: 22). Entsprechende Optimierungen im Bereich E-Government können sowohl in der Aufbau- als auch Ablauforganisation erfolgen. Der Schwerpunkt der nachfolgenden Betrachtung liegt insbesondere auf der Ablauforganisation, die Aspekte wie beispielsweise die elektronische Akte (E-Akte), elektronische Zahlungen oder Vorgansbearbeitungssysteme umfasst (Heuermann et al. 2018: 35).
Ein wesentlicher Ansatzpunkt findet sich bei der Antragsstellung, wie der nachfolgende Ausschnitt nochmals verdeutlicht.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Erläutert die wachsende Bedeutung der Kindertagesbetreuung und definiert das Ziel der Arbeit, den Prozess der Fördergewährung durch Prozessanalyse zu optimieren.
2 Theorie der Prozessanalyse: Vermittelt die theoretischen Grundlagen zur Identifizierung und Modellierung von Prozessen, insbesondere unter Verwendung von Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPKs).
3 Einordnung des Leistungsprozesses „Gewährung von Förderung in Kindertagespflege“ in den Organisationskontext: Beschreibt die strukturellen Rahmenbedingungen und Zuständigkeiten des Jugendamtes beim Landkreis O im Hinblick auf den Untersuchungsgegenstand.
4 Prozessaufnahme und -modellierung des Leitungsprozesses: Dokumentiert verbal und grafisch den Ist-Zustand des Förderprozesses, von der Bedarfsanmeldung bis zur Bewilligung und Begleitung.
5 Prozessbewertung des Leistungsprozesses „Gewährung von Förderung in Kindertagespflege“: Analysiert Verbesserungspotenziale durch E-Government-Lösungen wie Online-Anträge und die E-Akte sowie notwendige Anpassungen in der Prozessstruktur.
6 Fazit: Fasst zusammen, dass die Prozessanalyse ein wertvolles Instrument zur Identifikation von Optimierungen ist, wobei die Digitalisierung einen entscheidenden Hebel für Zeit- und Kostenersparnisse darstellt.
Schlüsselwörter
Prozessanalyse, Kindertagespflege, E-Government, Prozessmodellierung, Ereignisgesteuerte Prozesskette, EPK, Verwaltung, Digitalisierung, Prozessoptimierung, Durchlaufzeit, Kostensenkung, öffentliche Verwaltung, Jugendamt, Leistungsprozess, E-Akte.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundlegend?
Die Arbeit befasst sich mit der Analyse und Optimierung des Verwaltungsprozesses zur Gewährung von finanzieller Förderung in der Kindertagespflege beim Landkreis O.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen sind Prozessmanagement, die Anwendung von Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPKs) in der öffentlichen Verwaltung sowie die Auswirkungen der Digitalisierung (E-Government) auf Verwaltungsprozesse.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel besteht darin, Schwachstellen im aktuellen Ablauf aufzudecken, um durch Prozessoptimierung und technologische Lösungen die Durchlaufzeiten zu verkürzen und Kosten zu senken.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es wird eine Prozessanalyse durchgeführt, wobei zur grafischen Darstellung und systematischen Untersuchung des Ist-Zustandes die Methode der Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) herangezogen wird.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die theoretische fundierte Aufnahme des Ist-Prozesses, dessen Einordnung in den Organisationskontext sowie eine anschließende Bewertung hinsichtlich technologischer und prozessualer Verbesserungsmöglichkeiten.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Prozessanalyse, Kindertagespflege, E-Government, Prozessoptimierung, öffentliche Verwaltung und Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK).
Wie unterscheidet sich der vorgeschlagene Prozess von der aktuellen Praxis?
Die aktuelle Praxis weist Medienbrüche (Papierakten) und redundante Schleifen bei der Vermittlung von Tagespflegepersonen auf, während der optimierte Ansatz auf durchgängige E-Government-Lösungen und eine effizientere Aufgabenbündelung setzt.
Warum ist die Einführung einer E-Akte für den Landkreis O relevant?
Die E-Akte würde Medienbrüche beenden, die Durchlaufzeiten durch sofortigen Datenzugriff optimieren und langfristig Druck- sowie Papierkosten einsparen.
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- Anonym (Author), 2020, Prozessanalyse in der öffentlichen Verwaltung. Beispiel des Leistungsprozesses „Gewährung von Förderung in Kindertagespflege“, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1334875
