Diese Arbeit beschreibt die Planung und Durchführung eines Theaterevents in Bautzen. Behandelt werden die Projektumfeldanalyse und der Projektstrukturplan. Als Erstes wird eine Fallbeschreibung durchgeführt, um Ihnen einen ersten Eindruck für das zu beschreibende Projekt zu ermöglichen. Danach erfolgt die Erstellung eines Projektauftrages, welches auch Ziele und Nicht-Ziele konkretisiert. Aufgabe 4 beinhaltet eine Projektumfeldanalyse, sowie die Bestimmung wichtiger Stakeholder. In Aufgabe 5 wird ein Projektstrukturplan entworfen, dieser beinhaltet das Beschreiben von den jeweiligen Projektphasen und das Setzen von Meilensteinen. Die vorerst letzte Aufgabe besteht in der Festlegung eines Kommunikationsplans, dieser beschreibt, wer wann über was informiert wird. Im Anschluss wird ein Fazit aus dieser Arbeit gezogen und festgestellt, ob die festgelegten Ziele erreicht wurden, da es sich bei dieser Fallstudie um ein tatsächlich stattfindendes Projekt handelt. Zahlen und interne Informationen wurden abgeändert, da diese nicht außerbetrieblich weitergegeben werden dürfen.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Fallbeschreibung
3. Projektstart und Projektauftrag
4. Projektumfeldanalyse
5. Projektstrukturplan
6. Meilensteine
7. Arbeitspakete
8. Kommunikationsplanung
9. Fazit
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Diese Arbeit verfolgt das Ziel, die theoretischen Konzepte des Projektmanagements anhand einer konkreten Fallstudie zum praxisnah stattfindenden „Bautzener Theatersommer“ anzuwenden und ihre Wirksamkeit zu evaluieren. Die Forschungsfrage untersucht dabei, ob durch eine strukturierte Projektplanung, inklusive Projektumfeldanalyse, Strukturplan und Kommunikationsmanagement, die gesetzten Ziele – insbesondere eine Steigerung des Gesamtumsatzes und die vollständige Auslastung der Vorstellungen – erfolgreich erreicht werden können.
- Grundlagen des Projektmanagements und Phasenmodell
- Erstellung und Konkretisierung eines praktischen Projektauftrags
- Durchführung einer fundierten Projektumfeldanalyse und Stakeholder-Identifikation
- Strukturierung von Projekten durch Projektstrukturpläne und Meilensteindefinition
- Entwicklung und Implementierung eines effektiven Kommunikationsplans
Auszug aus dem Buch
4. Projektumfeldanalyse
Die Projektumfeldanalyse, auch PUMA genannt, ist die Erfassung, Bewertung und Untersuchung der äußeren Einflussfaktoren auf das zu bearbeitende Projekt. Es dient dem Projektleiter als eine Art Frühwarnsystem, um sämtliche Faktoren ermitteln zu können welche eine negative Auswirkung auf das Projekt haben können. Um den Einfluss möglicher Störfaktoren zu minimieren oder gar komplett zu verhindern, müssen frühzeitig Maßnahmen gefunden und Unterziele verfolgt werden, damit das Hauptziel erreicht werden kann. Die Projektumfeldanalyse hat die Aufgabe die identifizierten Elemente zu strukturieren und die Entwicklung der identifizierten Faktoren zu beobachten. Außerdem müssen die Ereignisse an die jeweils betroffenen Stakeholder weitergegeben werden. Diese Stakeholder müssen vorher erstmal erkannt und den jeweiligen Interessen zugeordnet werden. In der Regel wird eine Projektumfeldanalyse bereits vor der Erstellung des Projektauftrags erstellt. Da die Umfeldanalyse kein statischer Vorgang ist, müssen sie wiederholt durchgeführt werden, da sich der Einfluss der Interessensgruppen stetig ändert. Die Projektumfeldanalyse sollte zu Beginn der Projektplanung durchgeführt werden, da in dieser Phase die Ziele und deren Wichtigkeiten kategorisiert werden. Ziel und Umfang des Projekts sollte vorher bekannt sein. Von besonderer Wichtigkeit ist es auch erreichte Meilensteine nochmals zu überprüfen, um festzustellen zu können ob festgelegte Handlungsmöglichkeiten das Projekt positiv bereichert haben. Bei der Durchführung einer Projektumfeldanalyse muss im ersten Schritt die Identifikation des Projektumfelds erfolgen, das bedeutet der Fokus liegt hier auf dem Erkennen und Verstehen des Kontexts. Um diese erfolgreich durchführen zu können, wird das Umfeld in drei verschiedene Bereiche unterteilt, und zwar in das soziale Umfeld, zeitliche Umfeld und sachliche Umfeld.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Die Einleitung beleuchtet die steigende Bedeutung von Projektmanagement in modernen Organisationen und definiert Projekte als zeitlich begrenzte Vorhaben zur Erreichung spezifischer Ziele.
2. Fallbeschreibung: Dieses Kapitel führt in das konkrete Praxisbeispiel des Bautzener Theatersommers ein und erläutert die Rahmenbedingungen sowie die Zielsetzung des Events.
3. Projektstart und Projektauftrag: Hier werden die initialen Schritte der Projektplanung sowie die zentrale Bedeutung und der Aufbau eines formalen Projektauftrags erläutert.
4. Projektumfeldanalyse: Das Kapitel beschreibt das methodische Vorgehen bei der Analyse externer Einflussfaktoren und der Identifikation relevanter Stakeholder mittels PUMA.
5. Projektstrukturplan: Der Fokus liegt auf dem Instrument des Projektstrukturplans als Grundlage für eine strukturierte Termin-, Ablauf- und Kostenplanung.
6. Meilensteine: Es wird erklärt, wie Meilensteine als wichtige Kontrollpunkte innerhalb der verschiedenen Projektphasen dienen, um den Fortschritt zu überwachen.
7. Arbeitspakete: Dieses Kapitel definiert Arbeitspakete als kleinste, kontrollierbare Einheiten in der Projektstruktur und nennt Regeln für deren disziplinierte Erstellung.
8. Kommunikationsplanung: Der Abschnitt erläutert die Notwendigkeit einer strukturierten Kommunikationsplanung zur Gewährleistung effizienter Informationsflüsse zwischen allen Beteiligten.
9. Fazit: Das Fazit reflektiert die Praxiserfahrungen des Autors und bestätigt den Erfolg des untersuchten Projekts anhand der erreichten Zielvorgaben.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, Bautzener Theatersommer, Projektumfeldanalyse, Stakeholder, Projektstrukturplan, Meilensteine, Arbeitspakete, Kommunikationsplanung, Projektplanung, Risikomanagement, Kulturmanagement, Prozessoptimierung, Projektprozesse, operative Planung, Erfolgskontrolle.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit widmet sich der Anwendung von klassischem Projektmanagement in einem praxisnahen Umfeld, illustriert durch die spezifische Fallstudie eines Theaterevents.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Zu den Kerngebieten zählen die Projektplanung, die Umfeldanalyse, die Erstellung von Projektstrukturplänen, das Meilenstein-Management sowie die Gestaltung von Kommunikationsprozessen.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist es, durch die korrekte Umsetzung theoretischer Projektmanagement-Methoden den Erfolg des Bautzener Theatersommers signifikant zu stützen und zu evaluieren.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit nutzt die Methodik der Fallstudie (Case Study), um theoretische PM-Modelle auf ein reales, laufendes Projekt anzuwenden und deren praktische Anwendbarkeit zu prüfen.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die inhaltliche Bearbeitung der Projektphasen, beginnend bei der Fallbeschreibung, über Auftragsdefinition und Umfeldanalyse bis hin zur detaillierten Arbeits- und Kommunikationsplanung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird maßgeblich durch Begriffe wie Projektmanagement, Projektstrukturplan, Stakeholder-Analyse, Meilensteine und Kommunikationsplanung definiert.
Warum wird gerade der "Bautzener Theatersommer" als Fallbeispiel gewählt?
Der Autor wählte dieses Beispiel aufgrund seines nebenberuflichen Zugangs zum Theater, der ihm tiefe Einblicke hinter die Kulissen und die Beobachtung aller Projektphasen aus erster Hand ermöglichte.
Welches Fazit zieht der Autor in Bezug auf die Zielerreichung?
Der Autor kommt zu einem positiven Schluss: Alle Ziele – namentlich eine vollständige Auslastung des Theaters und eine Steigerung des Gesamtumsatzes – konnten durch die professionelle Projektsteuerung erreicht werden.
- Arbeit zitieren
- J. Lückert (Autor:in), 2020, Projektmanagement und Durchführung eines Theatersommers, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1347940
