Leseprobe
INHALTSVERZEICHNIS
1 Einleitung
2 Thematik / Begriffe
2.1 Gruppenarbeit
2.2 Workflow-Management
2.3 Dokumentenmanagement- /systeme nach [Wag95]
3 Prozesse der Gruppenarbeit / Workgroup-Computing-Systeme
3.1 Prozesse der Gruppenarbeit
3.2 Dimension der Interaktion
3.3 Workgroup-Computing-Systeme
4 Kosten des Dokumentenmanagements innerhalb der Gruppenarbeit
5 Möglichkeiten des Dokumentenmanagements
5.1 Versionsverwaltung
5.2 Kommerzielle Systeme
6 Auswirkungen der Qualität des Dokumentenmanagements auf den Anwender / Kunden
6.1 Managementunterstützung
6.2 Kundenorientierung
6.3 Kostenersparnis
6.4 Zeitersparnis
7 Zusammenfassung / Ausblick
8 Literaturverzeichnis / Abbildungen / Anlagen
1 Einleitung
Eine heute häufig angewandte moderne Form der Arbeit ist die Gruppenarbeit. Sie ist die Summe aller aufgabenbezogenen Tätigkeiten, welche von Gruppenmitgliedern ausgeführt werden, um zielbezogene Aufgaben zu erfüllen und somit Gruppenziele zu erreichen [siehe TSMB95, Seite 11]. Sie findet in Arbeitsgruppen oder Teams satt.
Zur Steigerung der Effektivität, Flexibilität und Produktivität betrieblicher Abläufe wird auch im Zusammenhang mit Gruppenarbeit vom Workflow-Management gesprochen. Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Ausführung und Steuerung einer endlichen Folge von Aktivitäten der Geschäftsvorgänge oder Geschäftsprozesse erfüllt werden müssen.
Oftmals ist Inhalt der Gruppentätigkeit das Erstellen von Dokumenten. Als Beispiele seien Pflichtenhefte, Kundenanschreiben, Präsentationen oder Handbücher zu Softwareprodukten genannt. Täglich steigt die Flut der zu bearbeitenden Dokumente [vgl. Nas93, Seite129], die aber Grundlage vieler Geschäftsvorgänge sind. Als problematisch erweist sich häufig die unstrukturierte Handhabung der Dokumente, die von mehreren Personen bearbeitet werden. Bei einer Fortführung der Arbeit durch eine andere Person muss diese an der letzten Version anknüpfen. Diese Arbeit bezieht sich auf EDV-basierende Dokumente.
Entscheidend bei einer strukturierten Bearbeitung von Dokumenten ist das Versionsmanagement dieser, ebenso ihre Weiterleitung. Weiterhin relevant ist die Kommunikation mit dem Kunden. Diesem muss die aktuellste Information über das Projekt jederzeit zur Verfügung gestellt werden können.
Es ergeben sich verschiedene Interaktionen, einmal zwischen den Gruppenmitgliedern untereinander und zwischen der Gruppe und dem Kunden. Jedem Beteiligten immer die aktuellste Version der benötigten Dokumente mit ihrem Informationen bereitzustellen, ist Ziel eines ausgefeilten Dokumentenmanagements innerhalb eines Workflow-Managements.
Diese Arbeit erläutert den Zusammenhang der Teilgebiete Gruppenarbeit, Workflow, Workflow-Management und Dokumentenmanagement. Sie beschreibt die Möglichkeiten, strukturierte Entwicklung EDV-basierter Dokumente zu betreiben, an denen mehrere Beteiligte arbeiten.
Weiterhin werden Zusammenhänge zu entstehenden Kosten dargestellt. Bei der Entwicklung von EDV-basierten Dokumenten innerhalb eines Unternehmens entstehen Personal- und Hardwarekosten. Diese Kostenentwicklung hängt maßgeblich von der Qualität des Dokumentenmanagements ab. Angebotskalkulationen hängen ebenfalls deutlich von dieser Qualität ab.
Auch für den Kunden entstehen, vielleicht zum Teil nicht zu erkennende, Kosten die durch unzureichendes Dokumentenhandling hervorgerufen sind. Neben diesem Faktor wird in dieser Arbeit auch auf die Notwendigkeit und Möglichkeit eingegangen, dem Kunden immer die aktuellsten Informationen bereitzustellen.
Abschließend wird ein kurzer Einblick in bereits erhältliche kommerzielle Dokumentenmanagementsysteme gegeben.
2 Thematik / Begriffe
Die Begriffsbildungen bei computerunterstützter Gruppenarbeit haben in den letzten Jahren zugenommen, so dass einige Erläuterungen und Zusammenhänge dargestellt werden müssen. Man spricht bei dieser Art der Gruppenarbeit auch von CSCW (Computer Supported Cooperative Work). Sie beinhaltet oftmals das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten. Diese Tätigkeiten fallen in das Workflow-Management, die Aufgabenmodellierung und –steuerung bei der Ausführung von Aktivitätenfolgen bei Geschäftsprozessen.
2.1 Gruppenarbeit
Von einer Gruppe spricht man, wenn zwei oder mehrere Personen interagieren und dabei eine gegenseitige Beeinflussung stattfindet. Eine Arbeitsgruppe ist eine Gruppe mit einer gemeinsamen Aufgabe [nach TSMB95, Seiten 9-10].
Gruppenarbeit [nach TSMB95, Seiten 10-11] findet innerhalb von Arbeitsgruppen oder Teams statt. Sie dient immer dem Zwecke einer Zielerreichung. Um Zeile zu erreichen, müssen zielbezogene Aufgaben erfüllt werden. Aufgaben werden erfüllt, indem aufgabenbezogene Tätigkeiten ausgeführt werden.
Die Summe aller aufgabenbezogenen Tätigkeiten, welche von den Mitgliedern einer Arbeitsgruppe oder eines Teams ausgeführt werden, bildet die Gruppenarbeit. Die Elemente der Gruppenarbeit sind Gruppenziele, Gruppenaufgaben und Gruppentätigkeiten (vgl.
Abbildung 1).
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1: Elemente der Gruppenarbeit [nach TSMB95, Seite 11)
Gruppenarbeit ist die Summe aller aufgabenbezogenen Tätigkeiten, welche von Gruppenmitgliedern ausgeführt werden, um zielbezogene Aufgaben zu erfüllen und somit Gruppenziele zu erreichen.
Um bestimmte Gruppentätigkeiten aufgabenbezogen und damit zielorientiert ausführen zu können, sind bestimmte Gruppenprozesse notwendig, Kommunikations-, Koordinations- und Kooperationsprozesse. Diese werden in Abschnitt 3 dargestellt.
2.2 Workflow-Management
Die Vielfalt und die relative Novität des Gebietes Workflow-Management bringen es mit sich, dass auch hier die zentralen Begriffe noch nicht einheitlich verwendet werden. Hier sollen dennoch die für das Workflow-Management wichtigen Begriffe definiert werden [nach TSMB95, Seite 182].
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Ein Workflow ist eine endliche Folge von Aktivitäten, wobei die Folge durch Ereignisse ausgelöst und beendet wird (Begriffe wie Business Process, Vorgangskette, Prozeßkette, Geschäftsprozeß oder Geschäftsvorgang werden hier als Synonyme des Begriffes Workflow verstanden). Die Anlage 1 zeigt ein Beispiel für ein Workflow-Schema. Workflow-Management umfaßt alle Aufgaben, die bei der Modellierung, der Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung von Workflows erfüllt werden müssen. Es sollte idealtypisch in einem Zyklus ablaufen, wie in Abbildung 2 dargestellt.
Abbildung 2: Workflow-Management-Zyklus [Quelle: TSMB95, Seite 191]
[TSMB95] erläutern die Darstellung: Einstiegspunkt in den Workflow-Management-Zyklus ist die Modellierung eines bereits existierenden Workflows (Ist-Modellierung). Im Anschluss an die Ist-Modellierung folgt eine Analyse hinsichtlich der Stärken und Schwächen dieses Workflows. Des Weiteren wird eine Animation und/oder Simulation des Ablaufes des Workflows vorgeschlagen. Auf Basis der Analyseergebnisse erfolgt anschließend die Soll-Modellierung. Der Teilzyklus (1) muss unter Umständen mehrfach durchlaufen werden, solange bis ein hinreichend optimierter Workflow vorliegt. Das Schema des so neu modellierten Workflows dient der Steuerung des real ablaufenden Workflows (2). Innerhalb (2) erfolgt die Protokollierung des Ablaufes des Workflows. Das Protokoll kann für Revisionszwecke sowie als Eingabe (3) in eine erneute Analyse Verwendung finden.
Ein Workflow-Management-System (WFMS) ist ein aus mehreren Werkzeugen bestehendes System, welches die Aufgaben des Workflow-Managements durch die Ausführung von Software unterstützt.
Die betriebswirtschaftliche Bedeutung von WFMS [nach TSMB95, Seite 182] liegt primär in ihrem Potential zur Erhöhung der Produktivität und Flexibilität betrieblicher Abläufe. Daneben bietet sie ein großes Potential zur Steigerung der Effektivität, indem durch ihren Einsatz neue Abläufe erst ermöglicht werden. Die Benutzer von WFMS sind Mitglieder von Gruppen, welche direkt die Koordinationsfunktion des Systems in Anspruch nehmen. Daneben sind auch Führungskräfte und Organisatoren WFMS-Benutzer, indem sie Analyse-, Modellierungs-, Simulations- und Überwachungsfunktionen von WFMS verwenden.
2.3 Dokumentenmanagement- /systeme nach [Wag95]
Unter Dokumentenmanagement wird eine systematische Ablage von mit Hilfe des Computers erstellten, aber auch per Imaging (Einscannen von Dokumenten) erfassten Dokumenten verstanden. Im einfachsten Fall geschieht dies direkt auf der Basis der von den Betriebssystemen verwalteten Dateien. Die Verzeichnisstrukturen der Dateisysteme lassen allerdings oft nur eine hierarchische Systematik zu, so dass nach mehreren Kriterien geordnete Ablagen analog zu physischen Akten-Ablagen nicht möglich sind.
Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen die Vereinheitlichung von Ablage-systematiken und eine zentrale Verwaltung der unternehmensweiten Dokumentenbestände.
Die Nutzung mehrfach logischer, von der physikalischen Speicherung unabhängiger Ordnungen ist daher eines der hervorstechenden Unterscheidungsmerkmale leistungsfähiger Dokumentenmanagementsysteme. Die Ablage einzelner Dokumente kann somit gleichzeitig sowohl nach Chronologie als auch zum Beispiel nach Adressat, Themengebiet oder Autor erfolgen.
Während die Zuordnung von Schlagwörtern in fast allen Dokumenten-Management-Systemen durchgeführt werden kann, sind komplexe Abfragemöglichkeiten seltener, die mit booleschen Operationen wie und, oder, nicht Dokumentenmengen eingrenzen können. Nur wenige Systeme verfügen über eine Volltextindizierung des Dokumenteninhaltes, die eine Suche nach bestimmten Textstellen wesentlich beschleunigt. Dieser auch als Information Retrieval aus eigenständigen Produkten bekannte Funktionsumfang ermöglicht das Auffinden von Dokumenten durch komplexe Verknüpfungen von Textstellen. Es werden damit nicht nur exakt passende Dokumente aufgefunden, sondern eine Ordnung annähernd relevanter Dokumente vorgenommen. Neben den booleschen Operationen sind auch aufwendigere Abfragen wie Näherungssuche von Textstellen innerhalb eines Satzes oder Absatzes beziehungsweise die Gewichtung von Textbestandteilen möglich.
Dokumentenmanagementsysteme sind in der Regel nach dem Client-Server-Prinzip aufgebaut und ermöglichen neben einer zentralen Administration der Ablagesystematik und des Dokumentenbestandes einen verteilten Zugriff der Benutzer über ein lokales Netzwerk. Das Dokumentenmanagement grenzt dort an die Groupwarefunktionalität[1], wo die Strukturierung der gespeicherten Informationen nach Kriterien der Zusammenarbeit erfolgt, bzw. die Bearbeitung der Dokumente durch mehrere Benutzer koordiniert wird. Deshalb wird in den folgenden Abschnitten auf die verschiedenen Aspekte, unter denen die Gruppenprozesse ablaufen, näher eingegangen.
3 Prozesse der Gruppenarbeit / Workgroup-Computing-Systeme
3.1 Prozesse der Gruppenarbeit
Gruppenarbeit bedient sich bestimmter Gruppenprozesse: Kommunikations-, Koordinations- und Kooperationsprozesse, die sich gegenseitig bedingen. Eine Kooperation setzt eine Koordination voraus, Koordination bedarf der Kommunikation [vgl. Teu96, Seite 40]. [Wag95, Seite 22 ff.] beschreibt fünf Interaktionsstufen, die technische Unterstützung erhalten und von Veränderungen der Umwelt beeinflusst werden: Kommunikation, Kontrolle, Koordination, Kooperation und Kollaboration sowie als Randbedingungen Vernetzung (Connectivity) und Veränderung (Change).
Die Kommunikation stellt [nach Wag95, Seite 22 ff.] die Grundlage für jede Team- oder Gruppenarbeit dar und dient dem Aufbau eines gemeinsamen Informationsstandes der Gruppenmitglieder. Nur mit Kommunikation beschränkt sich die Zusammenarbeit allein darauf, dass die einzelnen Gruppenmitglieder individuell und nur mit minimaler Abstimmung untereinander vor sich hinarbeiten. Deshalb ist es äußerst wichtig, dass alle Personen, die an der Erstellung eines Dokuments arbeiten, über alle Informationen verfügen, die zur Bearbeitung des Dokuments relevant sind.
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[1] Groupware: Software für rechnergestützte Gruppenarbeit