Eine heute häufig angewandte moderne Form der Arbeit ist die Gruppenarbeit. Sie ist die Summe aller aufgabenbezogenen Tätigkeiten, welche von Gruppenmitgliedern ausgeführt werden, um zielbezogene Aufgaben zu erfüllen und somit Gruppenziele zu erreichen [siehe TSMB95, Seite 11]. Sie findet in Arbeitsgruppen oder Teams satt.
Zur Steigerung der Effektivität, Flexibilität und Produktivität betrieblicher Abläufe wird auch im Zusammenhang mit Gruppenarbeit vom Workflow-Management gesprochen.
Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Ausführung und Steuerung einer endlichen Folge von Aktivitäten der Geschäftsvorgänge oder Geschäftsprozesse erfüllt werden müssen.
Oftmals ist Inhalt der Gruppentätigkeit das Erstellen von Dokumenten. Als Beispiele seien Pflichtenhefte, Kundenanschreiben, Präsentationen oder Handbücher zu Softwareprodukten genannt. Täglich steigt die Flut der zu bearbeitenden Dokumente [vgl. Nas93, Seite129], die aber Grundlage vieler Geschäftsvorgänge sind. Als problematisch erweist sich häufig die unstrukturierte Handhabung der Dokumente, die von mehreren Personen bearbeitet werden. Bei einer Fortführung der Arbeit durch eine andere Person muss diese an der letzten Version anknüpfen. Diese Arbeit bezieht sich auf EDV-basierende Dokumente.
Entscheidend bei einer strukturierten Bearbeitung von Dokumenten ist das Versionsmanagement dieser, ebenso ihre Weiterleitung. Weiterhin relevant ist die Kommunikation mit dem Kunden. Diesem muss die aktuellste Information über das Projekt jederzeit zur Verfügung gestellt werden können.
Inhaltsverzeichnis
- EINLEITUNG
- THEMATIK / BEGRIFFE.
- GRUPPENARBEIT.
- WORKFLOW-MANAGEMENT.
- DOKUMENTENMANAGEMENT- /SYSTEME NACH [WAG95].
- PROZESSE DER GRUPPENARBEIT / WORKGROUP-COMPUTING-SYSTEME
- PROZESSE DER GRUPPENARBEIT.
- DIMENSION DER INTERAKTION
- WORKGROUP-COMPUTING-SYSTEME
- KOSTEN DES DOKUMENTENMANAGEMENTS INNERHALB DER GRUPPENARBEIT.
- MÖGLICHKEITEN DES DOKUMENTENMANAGEMENTS.
- VERSIONSVERWALTUNG
- KOMMERZIELLE SYSTEME
- AUSWIRKUNGEN DER QUALITÄT DES DOKUMENTENMANAGEMENTS AUF DEN ANWENDER / KUNDEN.
- MANAGEMENTUNTERSTÜTZUNG
- KUNDENORIENTIERUNG .
- KOSTENERSPARNIS
- ZEITERSPARNIS..
- ZUSAMMENFASSUNG / AUSBLICK..
- LITERATURVERZEICHNIS / ABBILDUNGEN / ANLAGEN.
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Arbeit untersucht das Management EDV-basierter Dokumente im Kontext von Gruppenarbeit und Workflow-Management. Sie analysiert die Prozesse und Herausforderungen, die bei der Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Personen entstehen, und beleuchtet die Bedeutung eines effizienten Dokumentenmanagements für die Steigerung der Effektivität und Produktivität von Gruppenarbeiten. Darüber hinaus werden die Kosten des Dokumentenmanagements betrachtet und die Auswirkungen auf den Anwender und den Kunden untersucht.
- Zusammenhang von Gruppenarbeit, Workflow und Dokumentenmanagement
- Prozesse der Gruppenarbeit und Workgroup-Computing-Systeme
- Kosten des Dokumentenmanagements innerhalb der Gruppenarbeit
- Möglichkeiten zur Verbesserung des Dokumentenmanagements
- Auswirkungen eines effizienten Dokumentenmanagements auf Anwender und Kunden
Zusammenfassung der Kapitel
- Einleitung: Die Arbeit stellt die Thematik des Dokumentenmanagements in der Gruppenarbeit vor und erläutert die Bedeutung einer strukturierten Bearbeitung von Dokumenten im Kontext von Workflow-Management.
- Thematik / Begriffe: Dieses Kapitel definiert die zentralen Begriffe der Arbeit, wie Gruppenarbeit, Workflow-Management und Dokumentenmanagement, und erklärt ihren Zusammenhang.
- Prozesse der Gruppenarbeit / Workgroup-Computing-Systeme: Hier werden die Prozesse der Gruppenarbeit und die Rolle von Workgroup-Computing-Systemen bei der Zusammenarbeit und dem Dokumentenmanagement beschrieben.
- Kosten des Dokumentenmanagements innerhalb der Gruppenarbeit: Dieses Kapitel beleuchtet die Kosten, die bei der Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Personen entstehen, und zeigt die Bedeutung eines effizienten Dokumentenmanagements für die Kostenkontrolle.
- Möglichkeiten des Dokumentenmanagements: Dieses Kapitel untersucht verschiedene Möglichkeiten zur Verbesserung des Dokumentenmanagements, wie Versionsverwaltung und die Nutzung von kommerziellen Systemen.
- Auswirkungen der Qualität des Dokumentenmanagements auf den Anwender / Kunden: Dieses Kapitel analysiert die Auswirkungen eines effizienten Dokumentenmanagements auf die Anwender und Kunden, wie Managementunterstützung, Kundenorientierung, Kosteneinsparungen und Zeitersparnis.
Schlüsselwörter
Gruppenarbeit, Workflow-Management, Dokumentenmanagement, Workgroup-Computing, Versionsverwaltung, Kosten, Effizienz, Anwender, Kunden, Qualität, Managementunterstützung, Kundenorientierung.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter Workflow-Management?
Workflow-Management umfasst die Planung, Steuerung und Ausführung von Geschäftsprozessen, die aus einer Folge von Aktivitäten bestehen, um die Effizienz im Unternehmen zu steigern.
Warum ist Dokumentenmanagement bei Gruppenarbeit so wichtig?
Da Dokumente oft von mehreren Personen bearbeitet werden, ist eine strukturierte Handhabung nötig, damit jeder an der aktuellsten Version anknüpfen kann und keine Informationen verloren gehen.
Welche Rolle spielt die Versionsverwaltung?
Die Versionsverwaltung stellt sicher, dass Änderungen nachvollziehbar sind und verschiedene Bearbeitungsstände eines Dokuments (wie Pflichtenhefte oder Handbücher) sicher verwaltet werden.
Was sind Workgroup-Computing-Systeme?
Dies sind EDV-Systeme, die speziell darauf ausgelegt sind, die Interaktion und Zusammenarbeit innerhalb von Teams durch gemeinsame Datenzugriffe und Kommunikationstools zu unterstützen.
Wie profitieren Kunden von einem guten Dokumentenmanagement?
Kunden erhalten schneller Zugriff auf aktuelle Projektinformationen, profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten und einer höheren Qualität der erstellten Unterlagen.
Welche Kostenfaktoren gibt es beim Dokumentenmanagement?
Zu den Kosten gehören nicht nur die Anschaffung von Systemen, sondern auch der Zeitaufwand für Suche, Ablage und die Koordination bei unstrukturierten Prozessen.
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- Diplomkaufmann (MBA) Patrick Press (Author), Oliver Junge (Author), 2002, Management EDV-basierender Dokumente innerhalb des Workflow-Managements bei Gruppenarbeit, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1355
