Eine heute häufig angewandte moderne Form der Arbeit ist die Gruppenarbeit. Sie ist die Summe aller aufgabenbezogenen Tätigkeiten, welche von Gruppenmitgliedern ausgeführt werden, um zielbezogene Aufgaben zu erfüllen und somit Gruppenziele zu erreichen [siehe TSMB95, Seite 11]. Sie findet in Arbeitsgruppen oder Teams satt.
Zur Steigerung der Effektivität, Flexibilität und Produktivität betrieblicher Abläufe wird auch im Zusammenhang mit Gruppenarbeit vom Workflow-Management gesprochen.
Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Ausführung und Steuerung einer endlichen Folge von Aktivitäten der Geschäftsvorgänge oder Geschäftsprozesse erfüllt werden müssen.
Oftmals ist Inhalt der Gruppentätigkeit das Erstellen von Dokumenten. Als Beispiele seien Pflichtenhefte, Kundenanschreiben, Präsentationen oder Handbücher zu Softwareprodukten genannt. Täglich steigt die Flut der zu bearbeitenden Dokumente [vgl. Nas93, Seite129], die aber Grundlage vieler Geschäftsvorgänge sind. Als problematisch erweist sich häufig die unstrukturierte Handhabung der Dokumente, die von mehreren Personen bearbeitet werden. Bei einer Fortführung der Arbeit durch eine andere Person muss diese an der letzten Version anknüpfen. Diese Arbeit bezieht sich auf EDV-basierende Dokumente.
Entscheidend bei einer strukturierten Bearbeitung von Dokumenten ist das Versionsmanagement dieser, ebenso ihre Weiterleitung. Weiterhin relevant ist die Kommunikation mit dem Kunden. Diesem muss die aktuellste Information über das Projekt jederzeit zur Verfügung gestellt werden können.
Inhaltsverzeichnis
1 EINLEITUNG
2 THEMATIK / BEGRIFFE
2.1 GRUPPENARBEIT
2.2 WORKFLOW-MANAGEMENT
2.3 DOKUMENTENMANAGEMENT- /SYSTEME NACH [WAG95]
3 PROZESSE DER GRUPPENARBEIT / WORKGROUP-COMPUTING-SYSTEME
3.1 PROZESSE DER GRUPPENARBEIT
3.2 DIMENSION DER INTERAKTION
3.3 WORKGROUP-COMPUTING-SYSTEME
4 KOSTEN DES DOKUMENTENMANAGEMENTS INNERHALB DER GRUPPENARBEIT
5 MÖGLICHKEITEN DES DOKUMENTENMANAGEMENTS
5.1 VERSIONSVERWALTUNG
5.2 KOMMERZIELLE SYSTEME
6 AUSWIRKUNGEN DER QUALITÄT DES DOKUMENTENMANAGEMENTS AUF DEN ANWENDER / KUNDEN
6.1 MANAGEMENTUNTERSTÜTZUNG
6.2 KUNDENORIENTIERUNG
6.3 KOSTENERSPARNIS
6.4 ZEITERSPARNIS
7 ZUSAMMENFASSUNG / AUSBLICK
8 LITERATURVERZEICHNIS / ABBILDUNGEN / ANLAGEN
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht die Wechselwirkungen zwischen moderner Gruppenarbeit, Workflow-Management und systematischem Dokumentenmanagement. Ziel ist es aufzuzeigen, wie durch technische Unterstützung und strukturierte Dokumentenprozesse die Effektivität und Produktivität in Teams gesteigert sowie Kosten gesenkt werden können.
- Zusammenhang von Gruppenarbeit und Workflow-Management
- Methoden und technische Möglichkeiten der Versionsverwaltung
- Analyse der Kostenfaktoren bei der Dokumentenbearbeitung
- Auswirkungen von Dokumentenmanagement auf die Kundenorientierung
- Überblick über kommerzielle Dokumentenmanagementsysteme
Auszug aus dem Buch
3.3.1 Gruppeneditoren
Gruppeneditoren unterstützen die gemeinsame Erstellung von (Multimedia-) Dokumenten (Text, Zeichnungen oder Bilder) räumlich verteilter Personen. Diese Form der Bearbeitung, die auch als Joint/Group Authoring [vgl. BS95, Seite 92] bezeichnet wird, setzt sich eine Verkürzung der Erstellungszeit und eine Verbesserung der Qualität des Dokuments als Ziele.
Joint/Group Authoring kann aber genau dann zu Problemen führen, wenn mehrere Benutzer beispielsweise einen Textabschnitt des Dokumentes unterschiedlich ändern. Weil eine nachträgliche Korrektur der dadurch entstandenen Fehler nicht möglich ist, versucht man, ihre Entstehung technisch zu verhindern. Die Abstimmungsmechanismen sind je nach System sehr unterschiedlich und reichen von einer pessimistischen Sperrung der in Arbeit befindlichen Informationsarbeiten bis zur optimistischen Gleichberechtigung aller Dokumentenbearbeiter, in die nur im Konfliktfall über die Bestimmung der gültigen Altenative durch den Benutzer eingegriffen wird [vgl. Wag95, Seite 91].
Zusammenfassung der Kapitel
1 EINLEITUNG: Einführung in die Problematik der unstrukturierten Dokumentenhandhabung bei Gruppenarbeit und Zielsetzung der Arbeit.
2 THEMATIK / BEGRIFFE: Definition der grundlegenden Konzepte wie Gruppenarbeit, Workflow-Management und Dokumentenmanagementsysteme.
3 PROZESSE DER GRUPPENARBEIT / WORKGROUP-COMPUTING-SYSTEME: Analyse der Interaktionsstufen in Teams und Vorstellung technischer Systeme zur Unterstützung der Zusammenarbeit.
4 KOSTEN DES DOKUMENTENMANAGEMENTS INNERHALB DER GRUPPENARBEIT: Darstellung der Kostenfaktoren (Personal, Zeit, IT) und Anforderungen an eine standardisierte Datenerfassung.
5 MÖGLICHKEITEN DES DOKUMENTENMANAGEMENTS: Erläuterung der Versionsverwaltung und Vorstellung kommerzieller Produkte auf dem Markt.
6 AUSWIRKUNGEN DER QUALITÄT DES DOKUMENTENMANAGEMENTS AUF DEN ANWENDER / KUNDEN: Untersuchung der Potenziale für Managementunterstützung, Kundenservice, Kosten- und Zeitersparnis.
7 ZUSAMMENFASSUNG / AUSBLICK: Resümee der technologischen Entwicklungen und Einschätzung zukünftiger Konzentrationsphasen im Groupware-Markt.
8 LITERATURVERZEICHNIS / ABBILDUNGEN / ANLAGEN: Zusammenstellung der verwendeten Quellen, Abbildungsverzeichnis und Anhang.
Schlüsselwörter
Gruppenarbeit, Workflow-Management, Dokumentenmanagement, CSCW, Versionsverwaltung, Koautorensysteme, Groupware, Kostenmanagement, Joint Authoring, Vorgangssteuerung, Prozessoptimierung, Kundenorientierung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit?
Die Arbeit behandelt das Management von EDV-basierten Dokumenten innerhalb von Workflow-Prozessen bei der arbeitsteiligen Gruppenarbeit.
Welche Themenfelder stehen im Fokus?
Die zentralen Felder sind die Definition von Gruppenarbeitsprozessen, die technische Unterstützung durch Workgroup-Computing-Systeme sowie die ökonomischen Auswirkungen durch Dokumentenmanagement.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist es, Möglichkeiten für eine strukturierte Entwicklung EDV-basierter Dokumente aufzuzeigen, um Effektivität und Produktivität zu steigern.
Welche wissenschaftliche Methodik wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer Literaturanalyse und der systemtheoretischen Einordnung von Arbeitsabläufen und technischer Software-Unterstützung.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Im Hauptteil werden Gruppenprozesse, Kostenrechnungen für Dokumentenmanagement, Mechanismen der Versionsverwaltung sowie Auswirkungen auf Anwender und Kunden analysiert.
Welche Begriffe charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind CSCW, Workflow-Management, Versionsverwaltung, Gruppeneditoren und Vorgangssteuerung.
Was unterscheidet Kooperation von Kollaboration laut Text?
Kooperation basiert auf einer Überdeckung persönlicher Ziele, während bei der Kollaboration das gemeinsame Ziel der Gruppe im Mittelpunkt steht.
Warum ist eine externe Messgruppe bei der Kostenermittlung sinnvoll?
Da eine Selbstaufzeichnung durch Mitarbeiter zu keinem einheitlichen Standard führt und die Qualität der Daten unter Überwachungsdruck leiden könnte.
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- Diplomkaufmann (MBA) Patrick Press (Author), Oliver Junge (Author), 2002, Management EDV-basierender Dokumente innerhalb des Workflow-Managements bei Gruppenarbeit, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1355
