In the business environment projects are becoming more and more important. By doing business in form of projects, the entrepreneurs are trying to face the rising competitive pressure, the increasing environment dynamic and the development of customer needs towards tailored solutions, in a prepared and confident way. Thereby the success of a project is significantly codetermined by an effective and efficient controlling. In this context, the diploma thesis will develop and implement a concept for operative controlling of projects in a medium-sized company by considering its size alongside the personal, financial and other restrictions.
The analysis ranges over projects within the Research and Development area. Previously the management and the control of projects were technical oriented. The controlling of the economic aspects was neglected.
The diploma thesis develops models for standard interpretation of project terms within the company, for operational planning and control of projects as well as for internal and external reporting. The regulations about responsibilities for new tasks are also part of the diploma thesis.
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Projekte gewinnen in der Wirtschaftswelt zunehmend an Bedeutung. Mit Hilfe von Projekten versuchen Unternehmen dem ansteigenden Wettbewerbsdruck, der zunehmenden Dynamik der Umwelt und der Entwicklung der Kundenwünsche von Standard- zu Individuallösungen vorbereitet und kompetent zu begegnen. Der Projekterfolg wird dabei nicht geringfügig durch das wirksame Projektcontrolling mitbestimmt. In diesem Kontext wird ein Konzept zum operativen Projektcontrolling in einem mittelständischen Unternehmen unter der Berücksichtigung der Unternehmensgröße und personeller, finanzieller oder sonstiger Restriktionen entwickelt und partiell umgesetzt.
Die durchgeführte Analyse erstreckt sich im Kern auf die Projekte im Bereich Forschung- und Entwicklung. Im Status Quo sind das Management und die Kontrolle dieser Projekte stark technisch geprägt. Das Controlling der kaufmännischen Seite der Projekte kommt hierbei zu kurz.
In diesem Zusammenhang werden im Rahmen der Diplomarbeit ein einheitliches Begriffsverständnis sowie Modelle zur operativen Projektplanung, zur operativen Projektkontrolle und zum internen und externen Reporting ausgearbeitet. Die Regelungen über die Verantwortlichkeiten für die neu entstehenden Aufgaben sind ebenfalls Bestandteil dieser Arbeit.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Einführung zum Thema
1.2 Ausgangssituation im Unternehmen
1.3 Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit
1.4 Aufbau der Arbeit
2 Theoretische Grundlagen
2.1 Projekt
2.2 Projektmanagement
2.3 Projektcontrolling
3 Projektmanagement bei K. GmbH
3.1 Projektarten
3.2 Zusammensetzung des Projektteams
3.3 Projektphasen und Projektablauf
4 Konzeption und Implementierung des operativen Projektcontrollings
4.1 Vorgehen
4.2 Einheitliches Begriffsverständnis
4.2.1 Anforderungen an die Begriffsdefinition
4.2.2 Status Quo und eine kritische Auseinandersetzung mit der Ist-Situation
4.2.3 Rahmenbedingungen
4.2.4 Modellentwicklung
4.2.4.1 Projekt
4.2.4.2 Projektleiter
4.2.4.3 Projektkosten
4.2.5 Praktische Umsetzung
4.2.6 Fazit und Handlungsempfehlung
4.3 Operative Projektplanung
4.3.1 Anforderungen an die operative Projektplanung
4.3.2 Status Quo und eine kritische Auseinandersetzung mit der Ist-Situation
4.3.3 Rahmenbedingungen
4.3.4 Modellentwicklung
4.3.4.1 Klassifizierung der Projekte
4.3.4.2 Projektziele
4.3.4.3 Aufwandsschätzung
4.3.4.4 Terminplanung
4.3.4.5 Ressourcenplanung
4.3.4.6 Kosten- und Erlösplanung
4.3.5 Praktische Umsetzung
4.3.6 Fazit und Handlungsempfehlung
4.4 Operative Projektkontrolle
4.4.1 Anforderungen an die operative Projektkontrolle
4.4.2 Status Quo und eine kritische Auseinandersetzung mit der Ist-Situation
4.4.3 Rahmenbedingungen
4.4.4 Modellentwicklung
4.4.4.1 Erfassung der Istdaten
4.4.4.2 Zielkontrolle
4.4.4.3 Leistungskontrolle
4.4.4.4 Kostenkontrolle
4.4.4.5 Terminkontrolle
4.4.5 Praktische Umsetzung
4.4.6 Fazit und Handlungsempfehlung
4.5 Reporting
4.5.1 Adressaten
4.5.2 Anforderungen an das Reporting
4.5.3 Status Quo und eine kritische Auseinandersetzung mit der Ist-Situation
4.5.4 Rahmenbedingungen
4.5.5 Modellentwicklung
4.5.5.1 Internes Reporting
4.5.5.2 Externes Reporting
4.5.6 Praktische Umsetzung
4.5.7 Fazit und Handlungsempfehlung
4.6 Organisation und Koordination
5 Abschlussbetrachtung
5.1 Herausforderungen bei der Implementierung
5.2 Schlusswort und Ausblick
Zielsetzung & Themen
Die Diplomarbeit zielt darauf ab, ein Konzept für ein systematisches, operatives Projektcontrolling bei der K. GmbH zu entwickeln und partiell zu implementieren. Angesichts der mangelnden Datentransparenz und einer unsystematischen Projektsteuerung soll durch die Erarbeitung einheitlicher Begriffe, optimierter Planungs- und Kontrollmodelle sowie effizienterer Berichtswesenstrukturen die Basis für eine zielgerichtete Steuerung der F&E-Projekte geschaffen werden.
- Entwicklung eines einheitlichen Begriffsverständnisses für Projekte, Projektleiter und Projektkosten
- Etablierung eines operativen Planungsmodells unter Berücksichtigung der Ressourcenbeschränkungen
- Automatisierung der Istdatenerfassung zur Erhöhung der Datenqualität und Transparenz
- Strukturierung des Reportings zur Unterstützung einer entscheidungsorientierten Steuerung
- Ableitung von Handlungsempfehlungen zur organisatorischen Verankerung des Projektcontrollings
Auszug aus dem Buch
4.2.2 Status Quo und eine kritische Auseinandersetzung mit der Ist-Situation
Der Projektbegriff wird sowohl in Literatur unterschiedlich definiert, als auch in der Praxis vieldeutig verwendet. In der Praxis fehlt es zudem oft an greifbaren Regeln, die ein Projekt von anderen Vorhaben abgrenzen. Bei K. GmbH wurde bislang keine einheitliche, an das Unternehmen angepasste Definition der projektbezogenen Termini festgelegt und kommuniziert, woraus das Defizit eines einheitlichen Verständnisses dieser Fachausdrücke resultiert.
Die Analyse der einzelnen Projektarten in der PDB ergab, dass die Projekte die Kriterien der Einmaligkeit in Bezug auf Zielformulierung, Begrenzungen, projektspezifische Organisation und Abgrenzung zu anderen Vorhaben nach DIN 69 901 erfüllen. Trotzdem sind nicht alle Mitarbeiter davon überzeugt, dass alle in der PDB erfassten Vorhaben Projekte sind. Viele Mitarbeiter koppeln den Projektbegriff an die Umsatzerwartungen oder an die Projektart. Vor allem herrschen Unstimmigkeiten über die Projektarten Produktpflege, TSS-Neuanlage und Wiederbelebung. Die F&E-Leitung versteht dagegen jedes Vorhaben, das die F&E-Ressourcen benötigt, unabhängig von dessen Größe, als Projekt.
Der Projektleiterbegriff wird zurzeit ebenso unterschiedlich ausgelegt. Verantwortlich dafür sind die unterschiedlichen Rollen des Projektleiters in einzelnen Projekten. Abhängig von der Projektgröße und -bedeutung werden die PL-Aufgaben von dem PL, dem PM oder den Teammitgliedern wahrgenommen. Bei Großprojekten übernimmt der PL das ganze Spektrum der gängigen PL-Aufgaben, bei Kleinprojekten lediglich die Koordination der Aktivitäten. Das unterschiedliche Verständnis des Projektleiters und seines Zuständigkeitsbereichs hat unterschiedliche Erwartungen und Ansprüche an die Funktion zufolge. Es herrschen vor allem Unklarheiten über die Träger der Projektverantwortung.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung erläutert die zunehmende Bedeutung von Projektarbeit und die Notwendigkeit eines effektiven Projektcontrollings, um Scheitern zu verhindern, und definiert die Problemstellung sowie das Ziel der Arbeit bei der K. GmbH.
2 Theoretische Grundlagen: Dieses Kapitel liefert die wissenschaftliche Basis für die Arbeit, indem die zentralen Begriffe Projekt, Projektmanagement und Projektcontrolling anhand gängiger Definitionen und Normen erläutert werden.
3 Projektmanagement bei K. GmbH: Hier wird der Ist-Zustand des Projektmanagements im analysierten Unternehmen beschrieben, inklusive der Projektarten, der Teamstruktur und der typischen Projektabläufe.
4 Konzeption und Implementierung des operativen Projektcontrollings: Dieses Hauptkapitel entwickelt und beschreibt die Neukonzeption von Begriffsverständnis, Planung, Kontrolle, Reporting sowie Organisation, um die operativen Steuerungsprozesse systematisch zu verbessern.
5 Abschlussbetrachtung: Das abschließende Kapitel reflektiert die Herausforderungen bei der praktischen Umsetzung, zieht ein Fazit über die erzielten Ergebnisse und gibt einen Ausblick auf notwendige weiterführende Optimierungen.
Schlüsselwörter
Projektcontrolling, operatives Controlling, Projektmanagement, F&E-Projekte, Prozessoptimierung, Projektplanung, Projektkontrolle, Kennzahlensystem, Ressourcenplanung, Kostenplanung, Reporting, Meilenstein-Trendanalyse, K. GmbH, Projektstrukturplan, Standardisierung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Diplomarbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Konzeption und der partiellen Implementierung eines operativen Projektcontrollings in einem mittelständischen Unternehmen (K. GmbH), um die Steuerung von Forschungs- und Entwicklungsprojekten zu professionalisieren.
Was sind die zentralen Themenfelder der Untersuchung?
Zentrale Schwerpunkte bilden die Definition einheitlicher Begriffe, die operative Projektplanung, die Projektkontrolle sowie die Gestaltung eines effizienten Berichtswesens und die organisatorische Koordination.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das primäre Ziel ist es, ein systematisches Projektcontrolling-Konzept zu erarbeiten, welches die Transparenz erhöht, manuelle Aufwände reduziert und somit den Projekterfolg bei knappen personellen Ressourcen steigert.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Die Autorin kombiniert eine theoretische Fundierung mittels Literaturanalyse mit einer praktischen Bedarfsanalyse im Unternehmen, wobei sie eigene Beobachtungen und Interviews zur Modellentwicklung heranzieht.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Bereiche Begriffsdefinition, Planung, Kontrolle und Reporting, wobei für jeden Bereich der Status Quo analysiert, eine Modellentwicklung vorgenommen und eine praktische Umsetzungsempfehlung gegeben wird.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Projektcontrolling, Ressourcenallokation, operative Planung, Kennzahlensysteme, Automatisierung und die Differenzierung zwischen Projektarten sowie Projektklassen.
Wie geht das Modell mit dem Problem der knappen personellen Ressourcen um?
Das Konzept setzt auf Automatisierung durch Schnittstellen zum ERP-System, standardisierte Exceltools und die Delegation von Controlling-Aufgaben nach dem Prinzip der "Shared Responsibility", um das Management zu entlasten.
Warum ist die Klassifizierung der Projekte von Bedeutung?
Die Einteilung in Klein-, Mittel- und Großprojekte dient dazu, den formalen Aufwand für Planung, Kontrolle und Reporting effizient an die Projektgröße und Komplexität anzupassen.
Wie wird die Qualität der Datenerfassung sichergestellt?
Durch die Einrichtung einer Schnittstelle zwischen der PDB und dem ERP-System (b2) werden manuelle Dateneingaben reduziert, um Fehler zu minimieren und die Aktualität sowie Vollständigkeit der Projektfinanzdaten zu gewährleisten.
- Quote paper
- Ludmilla Rast (Author), 2009, Konzeption und Implementierung des operativen Projektcontrollings in einem mittelständischen Unternehmen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/135951
