There is only one common statement concerning all projects: they never go as planned! Projects are accomplished to introduce an advantageous change in any kind of field. These fields can range from construction, research, policy to even private areas like a wedding. However, no
matter in which field the project takes place it cannot take all variables, risks and possible changes into consideration. But, while accomplishing a project, it is very important to its success, to identify and analyze divergences and their causes in time to act effectively against it. Nevertheless, it also has to be mentioned that variances of plans do not merely have negative aspects; they are often catalysts or triggers for valuable learning processes.
Although the word controlling sounds like control with a bitter aftertaste, project controlling goes far beyond this. It is a continuing process which accompanies, manages and monitors a project during its total term. Project controlling establishes corrective actions which base on the running analyses. It is also involved in the final decision of an abandonment of a project or its acceleration. To cut a long story short, project controlling is responsible for keeping the project on the right track and to achieve the objectives of the project. In addition, the following quotation suits perfectly to project controlling: “If you don’t know where you are going, you’re probably not going to get there” (Forrest Gump)
Inhaltsverzeichnis
1. Why Project Controlling?
2. Basics of Project Controlling
3. Objectives and Tasks of Project Controlling
4. Concepts, Methods and Instruments of Project Controlling
5. Project Structure and Project Process Organization Overview
5.1 Project Definition
5.2 Project Conceptual Design
5.2.1 Project Organization Structure
5.2.2 Objective Planning
5.2.3 Phase and Process model
5.2.4 Preliminary Study
5.3 Project Planning
5.3.1 Project Structure Plan
5.3.2 Project Process and Project Resource Planning
5.3.3 Cost Planning
5.4 Project Information Technology
5.5 Project Control and Governance
6. Resume
Zielsetzung & Themen
Diese Arbeit befasst sich mit den Grundlagen, Aufgaben und Methoden des Projektcontrollings. Das primäre Ziel besteht darin, die Rolle des Controllings als Unterstützung für das Projektmanagement zu definieren und aufzuzeigen, wie durch eine strukturierte Projektplanung, Informationsbereitstellung und kontinuierliche Überwachung der Projektparameter der Projekterfolg sichergestellt und Risiken minimiert werden können.
- Grundlagen und Abgrenzung der Begriffe Projekt und Projektmanagement
- Die Rolle des Projektcontrollings im Projektlebenszyklus
- Methoden zur Projektstrukturierung und Prozessorganisation
- Instrumente zur Kostenplanung und Budgetierung
- Einsatz von Informationstechnologie zur Projektsteuerung
Auszug aus dem Buch
5.2.3 Phase and Process model
The high complexity of different projects requires also a stronger breakdown in phases and sub-phases, to which different activities are assigned to. The phase model is also known as phase organization or phase concept. Platz and Schmelzer (1986) consider a phase organization as a fragmentation of the developing process in clearly defined and logical in succession constitutive steps, the so called phases.
Independently, if a process model is used, milestones have to be determined for the single blocks of tasks. A milestone is a defined and scheduled result. According to Litke (1995), such a milestone is merely achieved when the demanded result is accomplished and the quality control parallel accepted the outcome.
In conclusion, milestones serve as measure points for the degree of achievement of the respective task blocks. For a better control each milestone should be reported. The milestone reports form the basis for necessary management decisions. Deadlines for the milestone planning need to be appointed coordinating the task blocks. Furthermore, key figures for goals need to be defined and appropriate report and decision documents developed.
Here again, the project controlling has a supporting function for the project management. Project controlling has to propose appropriate process models for specific problems and insure the supply of information.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Why Project Controlling?: Es wird erläutert, warum Projekte selten wie geplant verlaufen und weshalb Projektcontrolling notwendig ist, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und das Projekt erfolgreich zu steuern.
2. Basics of Project Controlling: Dieses Kapitel definiert die grundlegenden Begriffe Projekt und Projektmanagement und erklärt die Rolle des Projektcontrollings als unterstützendes Subsystem des Projektmanagements.
3. Objectives and Tasks of Project Controlling: Hier werden die Kernziele des Controllings, wie die Transparenzschaffung und die zielorientierte Projektsteuerung durch Soll-Ist-Vergleiche, sowie die zentralen Aufgaben detailliert beschrieben.
4. Concepts, Methods and Instruments of Project Controlling: Dieses Kapitel behandelt die notwendige Infrastruktur für Kommunikation und Planung sowie die Konfiguration von Kennzahlensystemen zur Messung des Projekterfolgs.
5. Project Structure and Project Process Organization Overview: Es wird ein umfassender Überblick über die Phasen der Projektplanung gegeben, von der Definition über das konzeptionelle Design bis hin zur detaillierten Kosten- und Ressourcenplanung.
5.1 Project Definition: Fokus auf die Festlegung der Projektziele gemäß den Anforderungen des Auftraggebers als Basis für die weitere Planung.
5.2 Project Conceptual Design: Erläuterung der Strukturierung des Projekts, der Organisationsformen sowie der Ziel- und Phasenplanung.
5.2.1 Project Organization Structure: Betrachtung der verschiedenen Organisationsformen im Projektmanagement, wie etwa Matrix- oder reine Projektorganisationen.
5.2.2 Objective Planning: Erörterung der Bedeutung von Zielvorgaben und der Aufteilung von Hauptzielen in messbare Teilziele.
5.2.3 Phase and Process model: Beschreibung der Phasenmodelle und der Bedeutung von Meilensteinen für die Kontrolle des Projektfortschritts.
5.2.4 Preliminary Study: Analyse des Nutzens von Vorstudien zur Klärung technischer und inhaltlicher Fragen sowie zur Abschätzung der Wirtschaftlichkeit.
5.3 Project Planning: Zentrale Betrachtung der Projektplanung, beginnend mit dem Projektstrukturplan als Basis für alle weiteren Planungsschritte.
5.3.1 Project Structure Plan: Erläuterung der Bedeutung von Arbeitspaketen und der Strukturierung zur Erhöhung der Transparenz und Steuerbarkeit eines Projekts.
5.3.2 Project Process and Project Resource Planning: Darstellung der Teilpläne für Kapazitäten, Termine und Zeitabläufe unter Berücksichtigung der Komplexität.
5.3.3 Cost Planning: Vorstellung der verschiedenen Instrumente der Kostenplanung, unterteilt in vorläufige, begleitende und abschließende Kostenkalkulation.
5.4 Project Information Technology: Fokus auf die Anforderungen an eine funktionierende Informationsinfrastruktur zur Unterstützung des Controllings.
5.5 Project Control and Governance: Zusammenfassung der Mechanismen zur laufenden Überwachung, Analyse von Abweichungen und Einleitung von Korrekturmaßnahmen.
6. Resume: Abschließende Zusammenfassung der wesentlichen Erkenntnisse über den Beitrag des Projektcontrollings zum Projekterfolg und zur Risikominimierung.
Schlüsselwörter
Projektcontrolling, Projektmanagement, Projektplanung, Projektstrukturplan, Meilensteine, Kostenplanung, Kennzahlen, KPI, Projektsteuerung, Projekterfolg, Risikomanagement, Prozessorganisation, Informationsmanagement, Soll-Ist-Vergleich, Ressourcenplanung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit primär?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der Rolle des Projektcontrollings als wesentliches Unterstützungselement für das Projektmanagement, um den Erfolg von Projekten durch Planung, Überwachung und Steuerung sicherzustellen.
Welche zentralen Themenfelder werden behandelt?
Zentrale Themen sind die Projektstrukturierung, die Phasen- und Ablaufplanung, die Kosten- und Ressourcenplanung sowie der Aufbau einer effektiven Informationsinfrastruktur.
Was ist das primäre Ziel der beschriebenen Controlling-Tätigkeiten?
Ziel ist es, Transparenz über Projektparameter zu schaffen, Abweichungen zum Soll-Zustand frühzeitig zu identifizieren und durch geeignete Maßnahmen die Steuerung des Projekts auf den richtigen Pfad zu gewährleisten.
Welche wissenschaftlichen Methoden werden angewendet?
Der Autor nutzt Literaturanalysen, die Auswertung von Normen (wie DIN 69900/69901) sowie die Darstellung von Frameworks und Modellen zur Projektsteuerung.
Was wird im umfangreichen Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die methodischen Grundlagen, die Konzeption, die verschiedenen Ebenen der Projektplanung (Struktur, Ablauf, Kosten) sowie die Nutzung von IT und Kennzahlensystemen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren das Dokument?
Besonders prägend sind Begriffe wie Projektcontrolling, Projektstrukturplan, Meilensteine, Kostenplanung, KPI und Projektsteuerung.
Welche Bedeutung haben Meilensteine im hier beschriebenen Phasenmodell?
Meilensteine dienen als kritische Kontrollpunkte, an denen der Abschluss definierter Arbeitsergebnisse gemessen wird; sie bilden die Basis für Managemententscheidungen.
Wie unterscheidet sich die Kostenplanung laut dem Autor?
Der Autor differenziert zwischen der vorläufigen Kalkulation (Budgetierung), der begleitenden Kostenkontrolle bei Plananpassungen und der abschließenden Kalkulation zur Gewinnung von Erfahrungswerten.
- Quote paper
- Hartwin Maas (Author), 2009, Project Controlling, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/137197
