Der Einsatz von Formularmanagementsystemen im eGovernment für die Wirtschaft

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Analyse
2.1 Akteure
2.1.1 Verwaltung
2.1.2 Wirtschaft
2.1.3 Bürger
2.1.4 Beziehungsmatrix zwischen den Hauptakteuren
2.2 Technologieeinsatz in der öffentlichen Verwaltung
2.2.1 Bedeutung des eGovernment
2.2.2 Bedeutung des Government to Business
2.3 Formularmanagementsysteme
2.3.1 Funktionsweise
2.3.2 FormsForWeb®
2.3.3 Vor- und Nachteile
2.3.4 Sicherheitsgrundlagen
2.4 Einsatzmöglichkeiten von Formularmanagementsystemen
2.4.1 Allgemeiner Einsatz
2.4.2 Einsatz im Government to Business
2.4.3 Zukünftiger Einsatz

3 Verwaltungsmodernisierung durch den Einsatz von Formularmanagementsystemen
3.1 Unterschiede eines FMS-Einsatzes für G2B-Verfahren gegenüber G2C-Verfahren
3.2 Handlungsempfehlungen zum Einsatz von FMS im G2B

4 Zusammenfassung und Fazit

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Quellenverzeichnis

1 Einleitung

Durch die seit einigen Jahren rasant voranschreitende Verwaltungsmodernisierung auf Basis der Electronic Government (eGovernment) Strategien in Deutschland, wurden bisweilen eine Vielzahl von digitalen Dienstleistungen entwickelt. Diese sind in Basiskomponenten, wie zum Beispiel die digitale Signatur oder die Zahlungsverkehrsplattform und spezielle An-wendungen, wie die elektronische Steuererklärung oder andere, die vorhandene Basis - Komponenten verwenden und auf diesen aufbauen, unterteilt. Eine dieser Basis-komponenten sind Formularmanagementsysteme (FMS), mit denen sich Dokumente theoretisch medienbruchfrei, also komplett digital ohne den Einsatz von Papier, suchen, be-arbeiten, versenden und verarbeiten lassen. Viele Bundeseinrichtungen und Länder setzten bereits Formularmanagementsysteme zur Erfüllung ihrer Aufgaben ein, leider noch nicht komplett medienbruchfrei, da die Voraussetzung der digitalen Signatur noch nicht gegeben ist. Mit diesen Formularmanagementsystemen lassen sich Vorgänge, in denen Formulare ausgefüllt und verarbeitet werden, in Hinsicht der Bearbeitung durch den Kunden und Über-mittlung einfach und schnell erledigen.

Diese Seminararbeit beschäftigt sich im Folgenden mit der Funktionsweise, den ver-schiedenen Vor- und Nachteilen sowie mit unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten, inklusive der sich daraus ergebenden Sicherheitsgrundlagen, von Formularmanagementsystemen in den Bereichen der modernen öffentlichen Verwaltung. Im Anschluss werden zudem Unter-schiede zwischen dem Einsatz im eGovernment für die Wirtschaft und der Anwendung im eGovernment für den Bürger betrachtet. Zudem werden eigene Handlungsempfehlungen gegeben und ein abschließendes Fazit gebildet.

2 Analyse

In der Analyse werden Grundlagen, teilnehmende Akteure und ihre Beziehungen zu-einander, technologische Fortschritte in der öffentlichen Verwaltung und im speziellen die Funktionsweise, Vor- und Nachteile und Sicherheitsgrundlagen von Formularmanagement-systemen erläutert. Zudem beinhaltet sie die Benennung von verschiedenen Einsatzmög-lichkeiten der FMS.

2.1 Akteure

In dieser Seminararbeit werden 3 Hauptakteure genannt, die öffentliche Verwaltung, als An-bieter der Formularmanagementsysteme und die Wirtschaft bzw. die Bürger, die als Nutzer dieser Systeme auftreten.

2.1.1 Verwaltung

Öffentliche Verwaltung wird laut einem Online Lexikon der Universität Hamburg ¹, definiert als die Tätigkeit des Staates, das heißt des Bundes, der Länder und Kommunen, sowie andere Einrichtungen des öffentlichen Rechts. Die Exekutive, wie die Verwaltung auch genannt wird, umfasst somit alles staatliche Handeln was nicht Aufgabe der Parlamente, auch Legislative genannt oder Aufgabe der Justiz, auch Judikative genannt, ist. Unter anderem zählen Be-reiche wie Finanzen, Sicherheit und Ordnung, Bildung und Kultur, Soziales- und Gesund-heitswesen sowie Wirtschaft und Verkehr zu den Angelegenheiten der Verwaltung.

2.1.2 Wirtschaft

„Wirtschaft ist die Gesamtheit aller Einrichtungen wie Unternehmen, private und öffentliche Haushalte sowie die notwendigen Abläufe wie Käufe und Verkäufe, die mit der Herstellung und dem Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen verbunden sind.“²

2.1.3 Bürger

Als Bürger, bzw. Staatsbürger, werden alle Mitglieder eines Staates bezeichnet. Durch die Staatsbürgerschaft gehen Bürger und Staat eine Rechts- und Schutzbeziehung ein, aus dieser ergeben sich bestimmte staatsbürgerliche Rechte, wie z.B. das Wahlrecht, aber auch Pflichten, wie z.B. die Steuerpflicht.³ Dadurch gelten in Deutschland nur wahlberechtigte Einwohner als Bürger.

Bürger im Sinne des eGovernment sind allerdings auch „normale“ Einwohner einer Ge-meinde bzw. eines Landes, also auch Kinder oder Jugendliche. Zudem auch Immigranten, Flüchtlinge und Ausländer.

2.1.4 Beziehungsmatrix zwischen den Hauptakteuren

Im eGovernment können die oben erläuterten Akteure verschiedene Beziehungen zu-einander eingehen, dabei besteht zueinander immer eine „Lieferanten - Empfänger- Be-ziehung“. Die nachfolgende Abbildung zeigt diese Beziehungen in einem X2Y Schema, dabei werden die im eGovernment wichtigen Konstellationen farblich hervorgehoben.⁴

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 X2Y Schema der eGovernment Beziehungen zwischen den Akteuren Verwaltung, Wirtschaft und Bürger

In dieser Seminararbeit werden allerdings nur die Beziehungen G2B, Government to Business, also die Beziehung, in der die Verwaltung als Lieferant und die Wirtschaft als Empfänger von Leistungen auftreten. Und G2C, Government to Citizen, in dem die Ver-waltung ebenfalls als Lieferant und die Bürger als Empfänger von Leistungen auftreten, be-handelt, bzw. erwähnt. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf dem Einsatz von Formular-managementsystemen im G2B Bereich, deshalb wird anschließend neben der allgemeinen Bedeutung des eGovernment diese Beziehung vertiefend behandelt und erläutert.

2.2 Technologieeinsatz in der öffentlichen Verwaltung

Seit einigen Jahren werden in der öffentlichen Verwaltung immer mehr moderne Techno-logien für die Lösung von alltäglichen Aufgaben eingesetzt. In diesem Kapitel wird die Be-deutung des eGovernment und vor allem des Bereiches Government to Business erläutert, da das Verständnis über diese Bereiche für den Einsatz von Formularmanagementsystemen notwendig ist.

2.2.1 Bedeutung des eGovernment

Eine der angesehensten Begriffserläuterungen ist die sogenannte Speyerer Definition von Electronic Government. In dieser wird eGovernment als „die Abwicklung geschäftlicher Prozesse im Zusammenhang mit Regieren und Verwalten (Government) mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechniken über elektronische Medien“ ⁵ erläutert.

Eines der Hauptziele von eGovernment ist es die Verwaltung mit den oben genannten Mitteln „von Grund auf einfacher, schneller, effizienter, wirksamer und damit bürgerfreund-licher zu gestalten“ ⁶. Für Unternehmen liegen die Vorteile besonders in der Einsparung von Zeit, eine Erhöhung der Servicequalität, da durch den Einsatz von modernen Kommunikationsmitteln die Erreichbarkeit der Verwaltung durch verschiedene Techniken zu unterschiedlichen Zeiten gewährleistet wird.⁷ Zudem sichere Plausibilitätskontrollen zur Fehlervermeidung, die erhöhte Transparenz und Verständlichkeit des Verfahrens sowie die Erhöhung der allgemeinen Freundlichkeit ⁸.

Wie in Electronic Government in Deutschland von Heinrich Reinermann und Jörn von Lucke⁹ beschrieben, nutzt eGovernment elektronische Medien wie TCP/IP Netzwerke, zum Beispiel Internet, Intranet oder Extranet, andere elektronische Datennetze, Sprachkommunikations-netze und –dienste oder elektronische Offlinelösungen in Form von CD ROMs oder DVDs. Dabei beschränkt sich der Einsatz momentan noch auf die Zusammenarbeit zwischen dem World Wide Web und der elektronischen Post (eMail), elektronischem Datenaustausch und darauf abgestimmten Datenbanksystemen. Im Laufe der Zeit wurden viele Dienstleistungen auf der Basis der oben genannten Technologien entwickelt.

Im Allgemeinen bringt der Einsatz von eGovernment Strategien in allen Bereichen Vor- und Nachteile. Neben den bereits teilweise erwähnten Nutzen allerdings auch die Gefahr des Stellenabbaus in der öffentlichen Verwaltung, da Abläufe mit erheblich reduzierten Menschenressourcen effizienter durchgeführt werden können. Was allerdings den, be-sonders in ländlichen Regionen immer zunehmender werdenden, Mangel an Arbeitskräften ausgleichen kann. Zudem könnte durch die flächendeckende Einführung eine Spaltung zwischen medienkompetenten und weniger technikversierten Personengruppen entstehen. Diese Nachteile sollten besonders beachtet und in der aufkommenden Hysterie um eGovernment nicht vergessen werden.

Anschließend wird der Bereich des Government to Business im eGovernment genauer be-leuchtet.

2.2.2 Bedeutung des Government to Business

Wie in der Lerneinheit G2B - Unternehmensorientiertes eGovernment des TEIA AG – Inter­net Akademie und Lehrbuch Verlages¹⁰ beschrieben, tritt die Verwaltung im Bereich des Government to Business einerseits als Ordnungs- und andererseits als Leistungsverwaltung auf. Im ersten Fall sind vor allen die hoheitlichen Funktionen und Rechte des Staates charakteristisch, die ein tragendes Grundprinzip der Beziehung zwischen Staat und Unter-nehmen bilden.

Es lassen sich grundlegend 4 verschiedene Formen unterscheiden:

- Tätigkeiten mit denen der Staat regulierend in Wirtschaftabläufe eingreift, zum Beispiel die Globalsteuerung, die Regional-, die Struktur- und die Forschungspolitik, bezeichnen die Wahrnehmung von Ordnungs- und Steuerungsfunktionen.
- Alle Formen von Kontrolle der laufenden wirtschaftlichen Betätigung zählen zu der Wahrnehmung von Aufsichtsfunktionen. Zum Beispiel Meldepflichten und Ge-nehmigungen, aber auch die Wettbewerbsaufsicht, die Bauaufsicht und die Gewerbe-aufsicht.
- Für den laufenden wirtschaftlichen Betrieb zu entrichtende Gebühren, Abgaben sowie die Besteuerung der wirtschaftlichen Betätigung und den, damit verbunden Auskunfts-pflichten, zählen zu den Steuern und Abgaben. Beispiele hierfür sind unter anderem sowohl Abgaben für die Entwässerung, den Patentschutz, Verwaltungsgebühren wie auch Körperschaftssteuer, Lohnsteuer und damit zusammenhängenden Steuer-erklärungen.
- Alle zivilrechtlichen Vorschriften, die im Zusammenhang mit Unternehmen und mit wirtschaftlicher Betätigung stehen und die Entscheidung über die Art der Justiz bei einem Streitfall zählen zu dem Bereich der Rechtsprechung.

Der zweite Fall, in dem die Wirtschaft als Leistungsempfänger der Verwaltung auftritt, wird hauptsächlich durch die Wirtschaftsförderung dominiert. eGovernment Vorhaben, die in diesen Bereich fallen, werden meist als Standortfaktor herangezogen und beeinflussen die Entscheidungen eines Unternehmens in dieser Hinsicht.

Der Bereich des Government to Business wurde lange vernachlässigt und nahm hinter der Entwicklung von Dienstleistungen für die Bürger eine untergeordnete Rolle ein. Dies änderte sich in der letzten Zeit und viele der Entwicklungen für den Government to Citizen Bereich lassen sich auf die Bedürfnisse der Unternehmen anpassen. Eine dieser Dienstleistung ist das Formularmanagementsystem, mit dem Dokumente und Formulare online und damit digital zur Verfügung gestellt werden und die anschließende Verarbeitung ebenfalls digital abläuft. In den nachfolgenden Kapiteln wird auf dieses System genauer eingegangen, neben der Erläuterung der Funktionsweise, dem Aufzeigen von verschiedenen Vor-und Nachteilen und Sicherheitsgrundlagen werden auch die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten genannt.

2.3 Formularmanagementsysteme

Das Formularmanagementsystem ist eine von vielen Dienstleistungen, die im Zuge des eGovernment Konzepts entwickelt wurden, und zählt zu den Basiskomponenten. Dabei ist eine Kombination mit anderen Basiskomponenten und sonstigen Komponenten möglich und sogar erwünscht, zum Beispiel ein Einsatz zusammen mit der Virtuellen Poststelle (VPS), den Government Site Builder, einem Portal und/oder ePayment. ¹¹ Die unten aufgeführte Grafik schafft einen Überblick über diese Einordnung.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2 Positionierung des FMS zu anderen Komponenten Quelle: Bundesamt für Finanzen (2005), Basiskomponente Formularserver – Architekturgrobkonzept Formular-Management-System, Seite 8.

Leider können aus Platzmangel die aufgeführten Komponenten nicht weiter erläutert werden, hierzu lassen sich aber genauere Beschreibungen in der bereits erwähnten Veröffentlichung zur Basiskomponente Formularserver des Bundesamtes für Finanzen finden.

Durch Formularmanagementsysteme soll Bürger/innen, Unternehmen und Mitarbeiter der Verwaltung die Möglichkeit gegeben werden, Anträge nicht mehr in Papierform einreichen zu müssen. Sondern die notwendigen Formulare bequem von zu Hause aus über einen inter-netfähigen Personal Computer (PC) zu suchen, diese dann ebenfalls online assistenz-gestützt auszufüllen und bei Bedarf rechtssicher zu versenden.¹²

Nachfolgend wird die Funktionsweise eines Formularmanagementsystems erklärt und an-schließend diese an einem Beispiel erläutert.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten¹³

Abbildung 3 Funktionale Blöcke eines Formularmanagementsystems Quelle: Bundesamt für Finanzen (2005), Basiskomponente Formularserver – Architekturgrobkonzept Formular-Management-System, Seite 14.

Wie in einem Architekturgrobkonzept zu Formularmanagementsystemen des Bundesamtes für Finanzen¹⁴ erläutert, kann die Dateneingabe in eFormularen sowohl online mit einer direkten Verbindung zum Formularserver als auch offline erfolgen. Wichtige Voraus-setzungen sind zum einen die Vorbefüllung, die mit den bereits genannten Metaformularen realisiert wird, sowie die Möglichkeit der Sicherung und Zwischenspeicherung von (teilweise) ausgefüllten Formularen um die bereits eingegeben Daten zu einem späteren Zeitpunkt nutzen zu können. Diese Speicherung sollte möglichst lokal beim Benutzer erfolgen und die Möglichkeit gegeben sein, Formulardaten aus dem Vorjahr in das aktuelle Formular einzu-lesen, um so nur notwendige Änderungen vornehmen zu müssen. Weiterhin ist in diesem Architekturgrobkonzept zu lesen, dass bereits während der Eingabe eine Datenvalidierung oder Plausibilitätsprüfung vorgenommen werden muss, um bereits dort Eingabefehler aufzu-decken. Der Formulareingang erfolgt unsigniert, signierte Formulare müssen erst durch die virtuelle Poststelle verifiziert und entschlüsselt werden und können dann an das FMS über-geben werden. Die Ausgabe von leeren, vorgefüllten und ausgefüllten Formularen erfolgt durch einen Druck und/oder durch die Speicherung durch den Nutzer.

Besonderes Augenmerk muss auf die IT-Sicherheit gelegt werden. Vor allen muss das Formularmanagementsystem vor ungewollten Fremdzugriffen geschützt werden und eine Verschlüsselung der Ablage und des Austausches von eFormularen verfügbar sein.¹⁵ Auch die Ausfallsicherheit muss gewährleistet werden, durch den externen und internen Einsatz ist ein 24 Stunden x 7 Tage Betrieb notwendig, der unter Umständen durch vorher vereinbarte Wartungszeiten unterbrochen werden kann.¹⁶

Ebenfalls im Architekturgrobkonzept zu Formularmanagementsystemen des Bundesamtes für Finanzen¹⁷ werden Möglichkeiten erläutert, mit denen die Formularerstellung von statten-gehen kann. Das Formulardesign wird mithilfe einer Designkomponente realisiert, diese stellt Formulardesignvorlagen und Formularmetadaten zur Verfügung und liefert diese an die Formularverwaltung. Neben dem Erstellen von Formularen in der Designkomponente können auch Formulare in PDF, HTML, XML, FRP (Form Flow), MS-Office Formate, STAR Office Formate oder RTF importiert werden. Stammdaten sind wiederkehrende Daten über die jeweilige Behörde, wie Anschriften, weitere Kontaktmöglichkeiten oder Hinweistexte. Die Formularbereitstellung erfolgt über das Internet, Intranet oder Extranet und wird über einen Webserver und ein dort eingebundenes ContentManagementSystem (CMS) realisiert.

Die Bereitstellung zur Weiterverarbeitung der eFormulare wird ebenfalls im Architekturgrobkonzept zu Formularmanagementsystemen des Bundesamtes für Finanzen¹⁸ erwähnt. Dabei wird erläutert, dass das ausgefüllte eFormular, bzw. die dort enthaltenden Daten über das FMS-Fachverfahren oder anderen Systemen zur Verfügung gestellt werden, dabei kommt die Auszeichnungssprache XML (Extensible Markup Language) und eine Datenbank bzw. ein Dateisystem zum Einsatz. Das XML enthält die Formulardaten, die zu-gehörigen Layoutdaten und eventuelle Formularanhänge. Falls bei der Weiterverarbeitung Fehler auftreten, wird ein Sachbearbeiter beauftragt, der ein neues Formular vom Kunden anfordert. Die eingegangenen eFormulare und dazugehörige Daten werden nur bis zum Ab-schluss der Bereitstellung zur Weiterverarbeitung gesichert, denn die dauerhafte Sicherung ist nicht Bestandteil des FMS und wird durch externe Fachverfahren realisiert.

Die letzten Punkte wurden ebenfalls im Architekturgrobkonzept zu Formularmanagement-systemen des Bundesamtes für Finanzen¹⁹ erläutert. Der Versand von eFormularen und ent-haltenen Daten erfolgt mittels Webbrowsern oder eMail Clients online vom Benutzer aus, off-line durch eine lokale Komponente, meist durch die virtuelle Poststelle, mit dieser können auch Maßnahmen zur Sicherung und Signatur durchgeführt werden.

Auf die dargestellten externen Komponenten wird aus Platzmangel in dieser Seminararbeit nicht weiter eingegangen.

Anschließend werden die eben dargestellten Funktionsweisen eines Formularmanagement-systems zur besseren Erläuterung an einem Beispiel dargestellt.

[...]

¹ Vgl. UNI Hamburg, Fachgebärdenlexikon Sozialarbeit/Sozialpädagogik (2003).

² Bibliographisches Institut & F.A. Brockhaus (2004), Seite 492.

³ Vgl. Klaus Schubert, Martina Klein (2006), Seite 282.

⁴Vgl. Heinrich Reinermann / Jörn von Lucke (Hrsg.) (2002), Seite 2.

⁵ Heinrich Reinermann / Jörn von Lucke (Hrsg.) (2002), S. 1.

⁶ Hermann Hill (2002), S. 9.

⁷ Vgl. Lutz Hunger, TEIA AG – Internet Akademie und Lehrbuch Verlag (2006), Nutzen von eGovernment.

⁸ ebd.

⁹ Vgl. Heinrich Reinermann / Jörn von Lucke (Hrsg.) (2002), S. 2.

¹⁰ Vgl. Lutz Hunger, TEIA AG – Internet Akademie und Lehrbuch Verlag (2006), G2B – Unternehmensorientiertes eGovernment.

¹¹ Vgl. Bundesamt für Finanzen (2005), Basiskomponente Formularserver – Architekturgrobkonzept Formular-Management-System, Seite 8.

¹² Vgl. IT-Dienstleistungszentrum Berlin (2009), Formularmanagementsystem (FMS).

¹³ Vgl. IT-Dienstleistungszentrum Berlin (2009), Formularmanagementsystem (FMS).

¹⁴ Vgl. Bundesamt für Finanzen (2005), Basiskomponente Formularserver – Architekturgrobkonzept Formular-Management-System, Seite 14 ff.

¹⁵ Vgl. Bundesamt für Finanzen (2005), Basiskomponente Formularserver – Architekturgrobkonzept Formular-Management-System, Seite 9 ff.

¹⁶ ebd.

¹⁷ Vgl. Bundesamt für Finanzen (2005), Basiskomponente Formularserver – Architekturgrobkonzept Formular-Management-System, Seite 16 ff.

¹⁸ Vgl. Bundesamt für Finanzen (2005), Basiskomponente Formularserver – Architekturgrobkonzept Formular-Management-System, Seite 17 ff.

¹⁹ Vgl. Bundesamt für Finanzen (2005), Basiskomponente Formularserver – Architekturgrobkonzept Formular-Management-System, Seite 18.