Diese Arbeit befasst sich mit Dokumentenmanagement-Systemen, welche innerhalb einer virtuellen Umgebung eingeführt werden sollen. Es gilt also herauszufinden, wie ein Unternehmen mit entsprechend passender IT-Infrastruktur seine Papierberge minimieren kann.
Erklärt werden soll dies am Beispiel eines kleinen mittelständischen Unternehmens im Handelsbereich mit zehn Mitarbeitern, das bereits über eine rudimentäre elektronische Dokumentenverwaltung verfügt. Es soll nun entschieden werden inwieweit dieses System aktualisiert und in seiner Nutzung ausgeweitet werden kann. Bisher dient es ausschließlich zur Speicherung von statischen Daten wie zum Beispiel Katalogen.
Die Geschwindigkeit, in dem ein Unternehmen in der Lage ist zu arbeiten, bestimmt heutzutage einen Großteil seines Erfolges. Deshalb ist es der Wille vieler Unternehmer, die Geschwindigkeit der Prozesse seiner Unternehmung zu beschleunigen. Vor allem die hohe Zahl an Dokumenten und der damit verbundene Aufwand der Verwaltung sowie der Aufbewahrung bremsen den Unternehmenserfolg, was nach aktuellem Stand der Technik nicht mehr nötig ist.
Inhaltsverzeichnis
- 1 EINLEITUNG
- 2 AUSGANGSSITUATION
- 2.1 AKTUELLER STAND
- 2.1.1 TECHNISCH
- 2.1.2 PROZESSE
- 2.2 BEWERTUNG
- 3 METHODEN/LÖSUNGEN
- 4 REALISIERUNG
- 4.1 TECHNISCH
- 4.2 PROZESSE
- 5 EVALUATION
- 7 AUSBLICK
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Die vorliegende Seminararbeit befasst sich mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) innerhalb einer virtuellen Umgebung, am Beispiel eines kleinen mittelständischen Unternehmens im Handelsbereich. Das Ziel der Arbeit ist es, die Notwendigkeit und die Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen aufzuzeigen und die Herausforderungen bei der Einführung eines DMS in einer virtuellen Umgebung zu beleuchten.
- Bewertung des aktuellen technischen und prozessualen Stands des DMS
- Analyse der Herausforderungen bei der Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen
- Untersuchung der Möglichkeiten zur Optimierung und Erweiterung des bestehenden DMS
- Darstellung der technischen und prozessualen Aspekte der Realisierung eines DMS in einer virtuellen Umgebung
- Evaluation der Effizienz und der Wirtschaftlichkeit des eingesetzten DMS
Zusammenfassung der Kapitel
- Kapitel 1: Einleitung
Die Einleitung führt in das Thema der Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen ein und stellt die Problematik der steigenden Dokumentenmenge und des damit verbundenen Verwaltungsaufwands dar. Es wird der Kontext eines kleinen mittelständischen Unternehmens im Handelsbereich mit zehn Mitarbeitern beschrieben, das bereits über ein rudimentäres DMS verfügt und dessen System nun aktualisiert und erweitert werden soll.
- Kapitel 2: Ausgangssituation
Dieses Kapitel analysiert den aktuellen technischen und prozessualen Stand des DMS im Beispielunternehmen. Die technische Infrastruktur, die Softwarelösung „Docuware“, sowie die Prozesse, die mit dem DMS abgebildet werden, werden detailliert beschrieben. Die Bewertung des bestehenden Systems zeigt die technischen und prozessualen Schwächen auf und verdeutlicht die Notwendigkeit einer Aktualisierung und Erweiterung des DMS.
- Kapitel 3: Methoden/Lösungen
In diesem Kapitel werden verschiedene Methoden und Lösungen zur Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen vorgestellt und miteinander verglichen. Die Auswahl geeigneter Lösungen für das Beispielunternehmen wird unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen und der bestehenden technischen Infrastruktur getroffen.
- Kapitel 4: Realisierung
Dieses Kapitel beschreibt die technische und prozessuale Umsetzung der gewählten Lösungen für die Erweiterung und Optimierung des DMS. Es werden die Schritte der Implementierung, die notwendigen Anpassungen der technischen Infrastruktur und der Prozesse sowie die Integration des DMS in die bestehende IT-Umgebung des Unternehmens erläutert.
- Kapitel 5: Evaluation
Im fünften Kapitel erfolgt die Evaluation der Effizienz und der Wirtschaftlichkeit des aktualisierten und erweiterten DMS. Die Ergebnisse der Evaluation werden anhand von Kennzahlen und Indikatoren dargestellt und bewertet.
Schlüsselwörter
Die Schlüsselwörter der vorliegenden Seminararbeit sind Dokumentenmanagementsystem (DMS), Digitalisierung, virtuelle Umgebung, Unternehmensprozess, IT-Infrastruktur, Wirtschaftlichkeit, Effizienz, Softwarelösung, Docuware, Microsoft SQL-Datenbank, Hyper-V, Windows Server, Cloud Computing, Workflow-Management.
- Citation du texte
- Philipp Euker (Auteur), 2015, Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems innerhalb einer virtuellen Umgebung. Ausgangssituation und Realisierung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1393960
