In der vorliegenden Arbeit wurde aus dem Grundgedanken optimale Organisation des Unternehmens eine Aufgabe formuliert und in einem ausgewählten Dienstleistungsunternehmen, von der Ist-Analyse über eine Soll-Definition bis zur Neustrukturierung,
umgesetzt.
Das Ziel dieser Diplomarbeit ist es, die Aufbau- und Ablauforganisation im StB.zu rationalisieren. Ausgangspunkt ist eine Literaturrecherche nach theoretischen Grundlagen zur Aufbau- und Ablauforganisation in einem Dienstleistungsunternehmen.
Der Ist-Zustand wird ermittelt um anschließend Unterschiede,
Gemeinsamkeiten und Potentiale aufzudecken. Das recherchierte Wissen und die aufgenommenen Daten aus der Ist-Analyse sind die Basis für die Entwicklung und Aufstellung eines rationellen Soll-Zustandes der Aufbau- und Ablauforganisation
für das Steuerbüro. Als abschließender Ausblick wird der Weg zur Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 aufgezeigt.
Ausgehend von der oben genannten Situation werden folgende Teilzielstellungen
definiert:
1.Teilziel: Literaturrecherche nach theoretischen Grundlagen der Aufbau- und Ablauforganisation Es wird ein Literaturvergleich mit besonderem Augenmerk auf Dienstleistungsunternehmen,
die dem betrachteten Steuerbüro ähnlich sind, vorgenommen. Bei der Aufbau-und Ablauforganisation sollen die unternehmenstypischen Merkmale zur Geltung gebracht bzw. dahingehend Ableitungen getroffen werden.
2. Teilziel: Ermittlung des Ist-Zustandes
Jeder einzelne MA in der Steuerkanzlei A wird mündlich nach seinen Tätigkeiten befragt. Da jeder Mitarbeiter seine Aufgaben zum Teil individuell bearbeitet wird, anhand eines Katalogs mit wesentlichen Ablaufpunkten, eine offene Befragung durchgeführt um von den Mitarbeitern selbst auf spezielle Handlungsweisen aufmerksam gemacht zu werden. Zusätzlich fließen Informationen in die Aufnahme des Ist-Zustandes ein, welche durch gezieltes Nachfragen bzw. empirische Beobachtungen des täglichen Geschäftsablaufes gewonnen werden.
3. Teilziel: Entwickeln eines Soll-Zustandes zur Nutzung der vorhandenen Potenziale
4. Teilziel: Umsetzung der gewonnenen Erkenntnisse in die Unternehmensstruktur bzw. in das neue DATEV-Programm
5. Teilziel: Ausblick zur Zertifizierung
Auf Basis der in der Literatur befindlichen theoretischen Grundlagen sollen die Ansätze zur Zertifizierung vorbereitet werden. Ein abschließender Ausblick wird den Weg zur Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 aufzeigen.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Theoretische Grundlagen
2.1 Einstieg ins Thema
2.2 Aufbauorganisation
2.2.1 Erläuterung der Aufgabe
2.2.2 Aufgabenanalyse
2.2.3 Aufgabensynthese
2.3 Ablauforganisation
2.3.1 Arbeitsanalyse
2.3.2 Arbeitssynthese
2.4 Relevanz für Dienstleistungsunternehmen
2.4.1 Definition des Dienstleistungsbegriffs und Eingrenzung
2.4.2 Übertragung auf die betrachtete Dienstleistungsbranche
3 Analyse des Ist-Zustandes
3.1 Vorgehensweise bei der Analyse
3.1.1 Allgemeine Erläuterungen
3.1.2 Analyse der Aufbauorganisation
3.1.3 Analyse der Ablauforganisation
3.2 Aufbauorganisation
3.2.1 Allgemeine Angaben zum Steuerbüro A
3.2.2 Aufgabenanalyse nach der Leistung, dem Zweck und der Verrichtung
3.2.3 Aufgabenanalyse nach dem Rang und der Phase
3.2.4 Analyse der Stellengliederung
3.2.5 Mandanten – der externe Faktor
3.2.6 Aktenordnung und „Dokumentenorganisation“
3.2.7 Bewertung der Aufbauorganisation
3.3 Ablauforganisation
3.3.1 Analyse der Organisationsformen
3.3.2 Sekretariatsarbeiten
3.3.3 Mandatsannahme
3.3.4 Finanzbuchhaltung
3.3.5 Jahresabschlusserstellung
3.3.6 Ermittlung der Einkommenssteuer
3.3.7 Lohn- und Gehaltsabrechnung
3.3.8 Prüfungen
3.3.9 Arbeitsaufgaben des Kanzleiinhabers
3.3.10 Arbeitsaufgaben der Auszubildenden
3.3.11 Verwaltungsaufgaben der Mitarbeiter
3.3.12 Mandatsbeendigung
3.3.13 Bewertung der Ablauforganisation
4 Synthese des Soll-Zustandes
4.1 Vorgehensweise bei der Synthese
4.1.1 Allgemeine Erläuterungen
4.1.2 Synthese der Aufbauorganisation
4.1.3 Synthese der Ablauforganisation
4.2 Aufbauorganisation
4.2.1 Aufgabensynthese
4.2.2 Mandatsbeurteilung
4.2.3 Aktenordnung und „Dokumentenorganisation“
4.3 Ablauforganisation
4.3.1 Sekretariatsarbeiten
4.3.2 Mandatsannahme
4.3.3 Finanzbuchhaltung
4.3.4 Jahresabschlusserstellung
4.3.5 Ermittlung der Einkommenssteuer
4.3.6 Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.3.7 Prüfungen
4.3.8 Arbeitsaufgaben des Kanzleiinhabers
4.3.9 Arbeitsaufgaben der Auszubildenden
4.3.10 Verwaltungsaufgaben der Mitarbeiter
4.3.11 Mandatsbeendigung
5 Implementierung von „Eigenorganisation comfort“
6 Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000
6.1 Theoretische Grundlagen zu der Normengruppe DIN EN ISO 9000ff
6.2 Notwendige Arbeitsschritte zur Zertifizierung
7 Schlussbetrachtung
Zielsetzung & Themen
Das Hauptziel dieser Arbeit besteht darin, die Aufbau- und Ablauforganisation in einem Dienstleistungsunternehmen (Steuerbüro A) zu rationalisieren. Ausgehend von einer Literaturrecherche und einer Ist-Analyse werden Potenziale zur Effizienzsteigerung aufgedeckt und ein Soll-Zustand definiert, der durch die Implementierung moderner Softwarelösungen sowie durch die Vorbereitung auf eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 in die Unternehmensstruktur überführt wird.
- Analyse und Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation
- Einsatz und Anpassung der DATEV-Software „Eigenorganisation comfort“
- Erarbeitung einheitlicher Arbeitsgänge für Kernbereiche der Steuerkanzlei
- Integration eines Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001:2000
- Strategische Neuausrichtung des Mandantenmanagements
Auszug aus dem Buch
2.2.1 Erläuterung der Aufgabe
Auf Dauer wirkende Aufforderungen zur Verrichtung an einem Objekt sind unter dem Begriff Aufgabe zu verstehen. Diese haben den Zweck, die gesetzten Ziele zu erreichen.23
Eine Aufgabe besitzt folgende Kennzeichen:24
• Die Verrichtung: Wie soll die Aufgabe gelöst werden?
• Das Objekt: Woran soll die Verrichtung erfolgen?
• Der Ort: Wo soll die Aufgabe erfüllt werden?
• Die Zeit: Wann soll begonnen und beendet werden?
• Die sachlichen Hilfsmittel: Womit soll gearbeitet werden?25
• Der Aufgabenträger: Wer erfüllt die Aufgabe?26
• Der Umfang: Wie viele Objekte sollen bearbeitet werden?27
Die ersten vier Kennzeichen sind hauptsächlich in der Literatur beschrieben. Zusätzlich werden von WEIDNER und SCHMIDT das Sachmittel und der Aufgabenträger und von HUB das Sachmittel und der Umfang ergänzt. Bei SCHMIDT ist der Umfang als Merkmal einer Aufgabe auch aufgeführt.
Mit oben genannten Merkmalen können Aufgaben präzise beschrieben werden. Dazu sind Angaben über die Verrichtung und das Objekt unverzichtbar, die Bestimmung aller weiteren Elemente hingegen stellt ein Problem der Organisation dar. Je mehr Merkmale genau bestimmt werden, desto höher ist der Bestimmtheits- oder Konkretisierungsgrad. Gleichzeitig nimmt der Ermessensspielraum für die Aufgabenträger ab. Die Nichtbeachtung dieser Größe verhindert eine optimale Aufgabenerfüllung.28
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Dieses Kapitel stellt die Bedeutung von Organisation für den Unternehmenserfolg dar und definiert das Ziel, die Aufbau- und Ablauforganisation des Steuerbüros A durch eine Ist-Analyse und Soll-Definition zu rationalisieren.
2 Theoretische Grundlagen: Hier werden die theoretischen Basisbegriffe der Aufbau- und Ablauforganisation auf Basis der Fachliteratur erläutert und eine Übertragung auf Dienstleistungsunternehmen vorgenommen.
3 Analyse des Ist-Zustandes: Dieses Kapitel dokumentiert die Ist-Analyse des Steuerbüros A, einschließlich der Mitarbeiterbefragung zu verschiedenen Arbeitsgängen, und bewertet die bestehenden Strukturen.
4 Synthese des Soll-Zustandes: Basierend auf der Analyse werden hier konkrete Rationalisierungsvorschläge für die Aufbau- und Ablauforganisation entwickelt und als Soll-Zustand definiert.
5 Implementierung von „Eigenorganisation comfort“: Dieses Kapitel beschreibt die praktische Umsetzung der erarbeiteten Soll-Vorgaben in der DATEV-Software.
6 Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000: Hier werden theoretische Ansätze und praktische Arbeitsschritte für eine zukünftige Zertifizierung der Kanzlei aufgezeigt.
7 Schlussbetrachtung: Das Kapitel fasst die Ergebnisse zusammen, diskutiert die Erreichung der Teilziele und gibt einen Ausblick auf die notwendige kontinuierliche Qualitätssicherung.
Schlüsselwörter
Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Dienstleistungsunternehmen, Steuerkanzlei, Rationalisierung, Ist-Analyse, Soll-Zustand, Arbeitsanalyse, Arbeitssynthese, Aufgabenanalyse, Aufgabensynthese, DATEV, Eigenorganisation comfort, Qualitätsmanagement, DIN EN ISO 9001
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Analyse und Optimierung der internen Aufbau- und Ablauforganisation eines Steuerberatungsunternehmens, um Prozesse durch Rationalisierungsmaßnahmen effizienter zu gestalten.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf der Aufgabenanalyse und -synthese, der Standardisierung von Arbeitsgängen (z.B. Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung) sowie der Implementierung IT-gestützter Organisationskonzepte.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Ziel ist es, den Ist-Zustand der Kanzleiorganisation zu erfassen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren, einen rationellen Soll-Zustand zu definieren und diesen softwaregestützt umzusetzen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es erfolgt ein Literaturvergleich zu theoretischen Grundlagen der Organisation, verbunden mit einer Ist-Analyse mittels Mitarbeiterbefragungen und der anschließenden Entwicklung eines Soll-Modells.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die detaillierte Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe in verschiedenen Leistungsbereichen der Kanzlei sowie die Ableitung und Beschreibung des optimierten Soll-Zustandes.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Steuerkanzlei, Rationalisierung, Aufgabenanalyse, DATEV-Software und Qualitätsmanagement.
Warum ist das Mandantenstammblatt für die Organisation wichtig?
Ein ergebniszielorientiertes Mandantenstammblatt dient als Leitfaden im Aufnahmegespräch und stellt sicher, dass alle relevanten Daten für die mandantenspezifische Bearbeitung von Anfang an erfasst werden.
Welche Rolle spielt die Software „Eigenorganisation comfort“?
Sie fungiert als IT-Basis für die Implementierung der neuen Organisationsstrukturen, indem sie Arbeitsgänge auftragsbezogen abbildet und eine transparente Verfolgung der Bearbeitungsstände ermöglicht.
Wie werden die Arbeitsgänge in der Kanzlei bewertet?
Die Bewertung erfolgt anhand ihrer Notwendigkeit (Haupt-/Neben-/Zusatztätigkeit) und Einheitlichkeit; durch die Identifizierung vorteilhafter Arbeitsweisen einzelner Mitarbeiter sollen diese als Standard für die gesamte Kanzlei etabliert werden.
- Quote paper
- Christian Huhndorf (Author), 2005, Rationelle Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation am Beispiel eines Dienstleistungsunternehmens, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/140110
