Projektcontrolling - Ziele, Aufgaben und Methoden

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen des Projektcontrolling
2.1 Projektmanagement
2.2 Controlling
2.3 Projektcontrolling

3 Ziele und Aufgaben des Projektcontrolling
3.1 Ziele des Projektcontrolling
3.2 Aufgaben des Projektcontrolling

4 Methoden und Instrumente des Projektcontroling
4.1 Methoden des Projektstrukturplans
4.1.1 Kosten-Nutzen-Analyse
4.1.2 Nutzwertanalysen
4.2 Methoden zur Kontrolle des Plans
4.2.1 Meilenstein-Trendanalyse
4.2.2 Abweichungsanalyse

5 Phasen des Projektcontrolling
5.1 Projektplanung
5.1.1 Aufgaben und Ziele der Projektplanung
5.1.2 Der Magische Dreieck der Projektplanung
5.2 Projektkontrolle
5.2.1 Ziele und Aufgaben der Projektkontrolle
5.2.2 Terminkontrolle
5.2.3 Aufwand- und Kostenkontrolle
5.2.4 Qualitätskontrolle
5.3 Projektsteuerung
5.3.1 Ziele und Aufgaben der Projektsteuerung
5.3.2 Terminsteuerung
5.3.3 Kostensteuerung

6 Personale Aspekte des Projektcontrolling
6.1 Träger des Projektcontrolling
6.2 Aufgaben und Selbstverständnis des Projektcontrollers
6.3 Anforderungen des Projektcontrollers

7 Fallstudie: ThyssenKrupp Stahl AG
7.1 Unternehmensdarstellung
7.2 Empirische Befunde
7.2.1 Phase 1: Ideensammlung
7.2.2 Phase 2: Ideenbewertung
7.2.3 Phase 3: Projektvorbereitung
7.2.4 Phase 4: Entscheidung
7.2.5 Phase 5: Projektplanung
7.2.6 Phase 6: Projektüberwachung und -steuerung
7.3 Beiträge zur Verbesserung des Referenzmodells

8 Zusammenfassung

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Koordinationsaufgaben des Projektcontrolling

Abbildung 2: Systematische Vorgehensweise für die Zielfindung

Abbildung 3: Ein Beispiel von Meilensteintrendanalyse

Abbildung 4: Phasen des Projektcontrolling

Abbildung 5: Magisches Dreieck

Abbildung 6: Meilenstein-Trendanalyse

Abbildung 7: Träger des Projektcontrolling

Abbildung 8: Aufgabenschwerpunkte des Projektcontroller

1 Einleitung

Projekte wie z.B. Autobahnbau, Einführung eines einheitlichen DV-Systems in einem weltweit tätigen Elektrokonzern, usw. sind meist komplexe Vorgänge, von denen oft der Erfolg oder Misserfolg eines ganzen Unternehmens abhängt. Aus diesem Grund müssen Projekte von Anfang an koordiniert durchgeführt werden, d.h. sie sind von Beginn an zu analysieren und kontrollieren. Diese Aufgabe fällt dem Projektmanagement zu. Weil die Innovationszyklen aufgrund des technischen Fortschritts immer kürzer werden, steigt auch der Termin- und Kostendruck auf die Unternehmen. Hier greift das Projektcontrolling, Teil des Projektmanagements, ein. Es überwacht ständig den Kostenaspekt eines Projektes und schlägt rechtzeitig Alarm um Korrekturen vorzunehmen.

Projektrelevantes Controllingwissen benötigt nicht nur der Controller, sondern auch das Management und die Projektverantwortlichen. Über das reine Projektmanagement hinausgehende Grundkenntnisse des Projektcontrolling sind ebenso für viele Projektmitarbeiter zur Voraussetzung für die erfolgreiche Bewältigung ihrer Aufgaben geworden.

In dieser Seminararbeit werden vor allem die Grundlagen des Projektcontrolling (Abschnitt 2) erläutet. Dann im Abschnitt 3 werden die Ziele und Aufgaben des Projektcontrolling kurz beschreibt. Des weiteren werden die Methoden und Instrumente des Projektcontrolling im Abschnitt 4 in zwei Hauptaspekte dargelegen. Abschnitt 5 bildet die Phasen des Projektcontrolling, nämlich Projektplanung, Projektkontrolle und Projektsteuerung. Anschließend im Abschnitt 6 werden Personale Aspekte des Projektcontrolling behandelt. Um die theoritische Grundlagen zu erfassen, führen wir ein Praxisbeispiel im Abschnitt 7 an. Zum Schluss kommt die Zusammenfassung des ganzen Textes.

2 Grundlagen des Projektcontrolling

2.1 Projektmanagement

Um das Projektcontrolling genau kennenlernen, wird zunächst der Begriff "Projekt" erklärt und dann anschließend eine Abgrenzung zum Begriff "Projektmanagement" darstellen.

Von Ekbert Hering ist ein Projekt gekennzeichnet durch Einmaligkeit, eindeutige Zielvorgabe und zeitliche, finanzielle und personelle Begrenzungen¹. Um ein Projekt erforgreich durchzuführen, nutzt man das Projektmanagement. Was genau Projektmanagement ist, wird unterschiedlich definiert: Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes². Oder, das Projekt führen, koordinieren, steuern und kontrollieren³.

Häufig ein Projekt werden in viele Phasen aufgeteilt, welche die iterative Vorgehensweise im Projektmanagement unterstreichen. Normal enden die Projektphaden mit definierten Punkt. Ein Beispiel für allgemeines Phasenmodell ist:

Projektdefinition, Projektauftrag, Projektplanung, Projektdurchführung, Projektabschluss⁴. Um erforgreichen Projekt zu durchführen, gibt Projektmanager viele Anforderungen. Sie muss nanach Wissen verwalten: Kenntnisse des Projektmanagements, Ausdauer und Belastbarkeit, sozial kommunikation und sozialkompetente Fähigkeit usw. Die Projektmanagement hat die Aufgabe, die Erwartungen der Aufgabegeber an das Projekt soweit wie möglich zu erfüllen. Sie bewegt sich dabei zwischen den Größen Termine, Kosten, Inhalt und Umfang des Projekts. Das Endziel ist Realisierung des erforg Projektmanagements.

Allgemein gesagt, Projektmanagement ist die Bezeichnung für die Gesamtheit aller Methoden zur Durchführung von Projekten.

2.2 Controlling

Controlling ist, bei einer vorausgesetzten systemtheoretischen Sichtweise, ein Führungssubsystem innerhalb der Unternehmung, dessen Kernfunktion in der Koordination liegt⁵.

Nach diese Begriffsdefinition kann Controlling als die „Beschaffung, Aufbereitung und Analyse von Daten zur Vorbereitung zielsetzungsgerechter Entscheidungen“⁶ verstanden werden. In Abgrenzung der Managementtätigkeit ist Controlling als eine entscheidungsunterstützende Tätigkeit zu begreifen. Der Controllingbegriff verstehen als sowohl funktionale als auch institutionelle Aspekte.

Unter allgemeinem Umstand, es gibt fünf Aufgaben in Controlling: Plannungsaufgaben, Informationgs und Dienstleistungsaufgaben, Steuerungsaufgaben, Kontrollaufgaben und Koordinationsaufgaben⁷. Controlling ist Kontrolle im Voraus.

Projektcontrolling ist eine Teil von Controlling in Projektmanagement.

2.3 Projektcontrolling

Das Projektcontrolling wird als Unterstützung dem Projektmanagement gestellt, um die Plannung, die Realisationg und den Abschluss des Projekts zu begleiten⁸. Es kann auch als Projektsteuerung verstehen.

Der Begriff Projektsteuerung wurde 1977 in der HOAI erstmals verwendet und grenzt sich klar von anderen Projektmanagementleistungen ab⁹. Projektsteuerung im Sinne der HOAI ist die Auftraggeberfunktionen, wie z.B. Erstellen und Koordinieren des Programms für das Gesamtprojekt. Aufstellen und Überwachen von Organisation-, Termin- und Zahlungsplänen bezogen auf Projekt und Projektbeteiligte. Laufendes Informieren des Auftraggebers über die Projektabwicklung und rechtzeitiges Herbeiführen von Entscheidungen des Auftraggebers.

Projektcontrolling ist zuständig diese Zielvorgaben mit laufenden Projekt zu vergleich, Abweichungen auf ihre Ursachen zu untersuchen und vorzuschlagen. Sie ermöglicht es, die Prozesse in der Projektarbeit so zu führen, dass die Projektziele erreicht werden können. Die Maßnahmen zur Qualitätsförderung dienen dazu, diese Prozesse laufend zu verbessern.

3 Ziele und Aufgaben des Projektcontrolling

3.1 Ziele des Projektcontrolling

Unter Projektcontrolling versteht man alle Maßnahmen, die dazu dienen, den tatsächlichen Projektverlauf mit der ursprünglichen Planung im Einklang zu bringen. Der Projektleiter muss vor allem agieren, er ist gefordert, das Projekt aktiv zu beeinflussen und damit zu steuern. Das Ziel des Projektcontrolling ist die Sicherstellung der Projektziele. D.h. Ziel ist es, ein Frühwarnsystem aufzubauen, das dem Projektleiter rechtzeitig und deutlich aufzeigt, wann eine Reaktion auf Planabweichungen notwendig ist¹⁰.

3.2 Aufgaben des Projektcontrolling

Das Projektcontrolling hat folgende Hauptaufgaben¹¹:

Die Unterstützung des Projektmanagers bei der Formulierung von Projektzielen und Erfolgskriterien.

Die Entwicklung von Kennzahlen und Messsystemen, um Abweichungen erkennen und den Projekterfolg messen zu können.

Die Implementierung entsprechender Controllingstandards und -zyklen.

Der Vergleich der Projektpläne hinsichtlich Leistung, Termine, Kosten mit den Ergebnissen (Soll/Ist-Vergleich).

Die Interpretation der Resultate und die Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen. Die Erstellung von Projektberichten und die Sicherstellung einer adäquaten Projektdokumentation.

Die Sicherstellung, dass die im Projekt gemachten Erfahrungen optimal aufbereitet werden.

Abbildung 1: Koordinationsaufgaben des Projektcontrolling

Quelle: Entnommen aus: Krause 2001, S. 82.

4 Methoden und Instrumente des Projektcontroling

Projektcontrolling lässt sich in drei Phasen einteilen ¹²: Plannungsphase, Realisationsphase und Abschlussphase. Um die Projektcontrolling besser zu realisieren, kann viele Instrumenten benutzen. ZB; Investitionsrechenverfahren, Nutzwertanalyse, Risikoprofilanalyse, Meilenstein Trendanalyse usw. Dann möchte ich von zwei Aspekt überdenken: für den Projektstrukturplan und zur Kontrolle des Plans, die vier allgemeine Analysen genau erklären¹³.

4.1 Methoden des Projektstrukturplans

4.1.1 Kosten-Nutzen-Analyse

Kosten-Nutzen Analyse ist ein Überbegriff für verschiedene Analysen, die Nutzen und Kosten vergleichen. Kosten-Nutzen Analysen werden in zahlreichen Bereichen zur Entscheidungsunterstützung eingesetzt. Es ist eine Methode, die öffentliche Projekt nach ihrer wirtschaftlichen Ergiebigkeit bewertet¹⁴.

Die Kosten-Nutzen Analyse soll die Wirtschaftlichkeit einer Massnahme der öffentlichen Hand prüfen. Es ist ein Instrument um zu bestimmen, ob das Ergebnis (der Nutzen) einer Aktion deren Aufwand (die Kosten) rechtfertigt. Dann wird der Nutzen multipliziert mit die Eintrittswahrscheinlichkeit den Kosten gegenübergestellt. Wenn der Nutzen die Kosten übersteigt, ist die Aktion oder Projekt durchzuführen, weil sie eine potentielle Verbesserung gegenüber dem Anfangszustand erwirkt. Der erwartete Nutzen sowie die Kosten werden in Geldeinheiten gemessen, um sie vergleichbar zu machen. Diese Analyse kann in der VWL, BWL verwenden. Basis für Projektentscheidungen. Durch die Analyse kann man kennen lernen, ob das Projekt realisiert werdenn soll, welche der Alternativen soll durchgeführt werden und Welche Priorität erhält des Projekt.

Probleme entstehen dabei, der Bewertung nicht am Markt gehandelten Gütern hat (Menschenleben, Zeit, etc.) Es ist schwierig zu qualitativen Nutzen (Image, Kundenzufriedenheit, Qualität, Mitarbeiterzufriedenheit, etc.)¹⁵.

[...]

¹ Vgl. Hering, E. (2002), S. 299.

² Vgl. Pinnells, J. R. (2007), S. 79.

³ Vgl. Stöger, R. (2007), S. 126.

⁴ Vgl. ebd., S. 254.

⁵ Vgl. Friedl, B. (2003), S. 56.

⁶ Vgl. Horvath, P. (2006), S. 85.

⁷ Vgl. ebd., S. 275.

⁸ Vgl. Demleitner, K. (2006), S. 106.

⁹ http://de.wikipedia.org/wiki/HOAI, Stand: 28.04.2008.

¹⁰ Vgl. Wolf, K.; Runzheimer, B. (2003), S. 182.

¹¹ Vgl. Krause, H.U. (2001), S. 82 f.

¹² Vgl. Demleitner, K. (2006), S. 216.

¹³ Vgl. Solaro, D. (1979), S. 179.

¹⁴ Vgl. Schauenburg, J. (1999), S. 276.

¹⁵ Vgl. ebd., S. 314.