Personal steht schon lange nicht mehr nur für Arbeitskraft. Das Wissen der Mitarbeiter wurde
in den letzten Jahren verstärkt als erfolgskritischer Faktor in den Unternehmen erkannt.
Zudem verursachen Mitarbeiter aber auch hohe laufende Kosten. Ausgehend von dieser Basis
verwundert es nicht, dass personalwirtschaftliche Prozesse stark an Bedeutung gewonnen
haben. Unterstützung findet das Management in entsprechenden Managementkonzepten und
Softwarelösungen. Als hilfreiche Komponente haben sich im Personalbereich die Personalinformationssysteme
(PIS) etabliert. Im Rahmen der vorliegenden Arbeit soll diese Kategorie
von Managementinformationssystemen genauer betrachtet werden.
Um ein Personalinformationssystem in seiner Gesamtheit verstehen zu können, reicht
es bei weitem nicht aus, einfach nur zu wissen was es kann. Vielmehr muss man bei
der Betrachtung neben der ökonomischen Seite eines PIS auch die soziale Komponente
berücksichtigen. Grade bei der Einführung von Personalinformationssystemen sind viele
Menschen betroffen, im positiven wie auch teilweise im negativen Sinne. Daher erschien
es angebracht, neben den Grundlagen, Aufgaben, Zielen und Entwicklungen auch Probleme
und mögliche Fragestellungen genauer zu untersuchen. Diese Aspekte haben wir bei der
Ausarbeitung berücksichtigt.
Zum besseren Verständnis und zur Verdeutlichung des möglichen Umfangs eines
Personalinformationssystems stellen wir als Praxisbeispiel die personalwirtschaftlichen
Anwendungen der Softwarelösung SAP R/3 vor.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Definitionen und Grundlagen
2.1 Bestimmungsmerkmale
2.2 Ziele von PIS
2.3 Aufgaben von PIS
3. Bestandteile eines PIS am Praxisbeispiel SAP R/3 – HR
3.1 Personalmanagement
3.2 Personalzeitwirtschaft
3.3 Personalabrechnung
3.4 Veranstaltungsmanagement
3.5 Ist SAP R/3 - HR ein Personalinformationssystem?
4. Einführungsprobleme
5. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
6. Entwicklungstrends und Zusammenfassung
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Die vorliegende Arbeit untersucht Personalinformationssysteme (PIS) als wesentliche Managementinstrumente, beleuchtet deren theoretische Grundlagen, Funktionen und praktischen Einsatz in Unternehmen. Ziel ist es, ein Verständnis für den Umfang und die Bedeutung moderner PIS zu schaffen, wobei die ökonomischen sowie sozialen Auswirkungen bei der Systemeinführung kritisch hinterfragt werden.
- Grundlegende Definition und Einordnung von PIS in Managementinformationssysteme.
- Differenzierung zwischen administrativen und dispositiven PIS-Aufgaben.
- Praxisnahe Analyse der Teilkomponenten am Beispiel von SAP R/3 HR.
- Betrachtung von Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der Einführung von IT-Systemen im Personalbereich.
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und aktuelle Trends wie Online-Recruiting und Employee Self Service.
Auszug aus dem Buch
3.1 Personalmanagement
Organisationsmanagement Im Organisationsmanagement werden die Strukturen der Aufbauorganisation eines Unternehmens mit Hilfe von Objekttypen, wie z.B. „Organisationseinheiten“, „Stellen“, „Planstellen“, „Arbeitsplatz“ und „Aufgaben“, softwaretechnisch abgebildet. Dabei können neben tatsächlichen Personalszenarien auch geplante Alternativen modelliert und gepflegt werden. Der so entstehende Organisationsplan bildet die Grundlage für andere Komponenten, die mit der Ressource Mensch arbeiten (z.B. Workflow, sowie alle personalwirtschaftlichen Anwendungen).
Personalbeschaffung Auf der Basis des Organisationsplans lässt sich auch der Personalbedarf ermitteln. Hierbei werden frühzeitig vakante Positionen im Unternehmen festgestellt und ein Beschaffungs prozess in der Personalbeschaffung ausgelöst. Die Personalbeschaffung bildet den kompletten Personalbeschaffungsprozess ab. So werden neben der Bedarfermittlung auch die Erstellung von Ausschreibungen, die Erfassung und Strukturierung von Bewerbungen, die Abwicklung der Bewerberkorrespondenz und die Bewerberauswahl unterstützt. Dies geht soweit, dass nach Vertragsabschluss sogar die Bewerberdaten automatisch in den Personalstamm übernommen werden.
Personaladministration Die Personaladministration deckt den Bereich der Personalstammdatenverwaltung ab. Hier werden die Personaldaten erfasst und gepflegt. Sämtliche relevanten Daten werden personen bezogen gespeichert und auf der Basis von Infotypen strukturiert, so dass eine elektronische Personalakte entsteht. Durch die Historienfähigkeit ist gewährleistet, dass die zeitliche Ent wicklung einer Personalakte nachvollziehbar bleibt. Alle gespeicherten Informationen sind mit standardisierten, aber auch mit individuellen Berichten auswertbar.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Die Einleitung etabliert Personal als erfolgskritischen Faktor und führt PIS als notwendige Unterstützung für personalwirtschaftliche Prozesse ein.
2. Definitionen und Grundlagen: Dieses Kapitel definiert PIS als integrative Systeme zur Erfassung und Auswertung personalbezogener Daten und ordnet sie in übergeordnete Managementinformationssysteme ein.
2.1 Bestimmungsmerkmale: Hier werden PIS anhand ihrer Automatisierungs-, Entwicklungs- und Zentralisierungsgrade klassifiziert.
2.2 Ziele von PIS: Der Fokus liegt auf der Verbesserung der Informationsbasis, der Mitarbeiterbetreuung und der Kostensenkung im Verwaltungsbereich.
2.3 Aufgaben von PIS: Eine vergleichende Analyse stellt die administrativen Routineaufgaben den dispositiven, strategischen Funktionen gegenüber.
3. Bestandteile eines PIS am Praxisbeispiel SAP R/3 – HR: Die Arbeit nutzt das Modul SAP R/3 HR als Fallbeispiel, um die praktische Umsetzung von PIS-Komponenten zu demonstrieren.
3.1 Personalmanagement: Dieses Kapitel erläutert die Teilbereiche Organisationsmanagement, Personalbeschaffung und Personaladministration innerhalb der Software.
3.2 Personalzeitwirtschaft: Es wird die Verwaltung von Arbeitszeitplänen, Personaleinsatz- und Kapazitätsplanung sowie Leistungslohnmodellen beschrieben.
3.3 Personalabrechnung: Die rechtliche und unternehmensspezifische Komplexität der Lohnabrechnung und deren länderspezifische Adaption werden thematisiert.
3.4 Veranstaltungsmanagement: Das Kapitel beschreibt die Planung, Durchführung und Kostenkontrolle von Schulungen sowie das Raumbelegungsmanagement.
3.5 Ist SAP R/3 - HR ein Personalinformationssystem?: Eine kritische Auseinandersetzung mit der Einordnung von SAP als Teilkomponente im Vergleich zum theoretischen PIS-Begriff.
4. Einführungsprobleme: Die Autoren analysieren soziale Spannungen und Akzeptanzprobleme, die bei der Einführung neuer IT-gestützter Personalprozesse entstehen können.
5. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Es werden Methoden wie die Nutzwertanalyse vorgestellt, um den schwierigen quantitativen Nutzen von PIS in einem Kosten-Nutzen-Vergleich abzubilden.
6. Entwicklungstrends und Zusammenfassung: Abschließend werden die Bedeutung der elektronischen Personalakte, Online-Recruiting und Employee Self Service als zukunftsweisende Trends hervorgehoben.
Schlüsselwörter
Personalinformationssysteme, PIS, Personalwirtschaft, SAP R/3, HR, Personalmanagement, Personaladministration, Personalzeitwirtschaft, Personalabrechnung, Organisationsmanagement, Nutzwertanalyse, Automatisierung, Employee Self Service, Online-Recruiting.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die Rolle von Personalinformationssystemen (PIS) als Werkzeuge des betrieblichen Informationsmanagements zur Unterstützung personalwirtschaftlicher Prozesse.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Zentrale Felder sind die theoretische Fundierung von PIS, deren funktionale Bestandteile in der Praxis, Herausforderungen bei der Systemeinführung sowie ökonomische Bewertungsansätze.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist es, ein tiefgreifendes Verständnis für den Funktionsumfang moderner PIS zu entwickeln und die Wechselwirkung zwischen technischer Implementierung und sozialen Faktoren im Unternehmen aufzuzeigen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Autoren kombinieren eine literaturbasierte Analyse theoretischer Grundlagen mit einer deskriptiven Fallstudie am Beispiel der Softwarelösung SAP R/3 HR.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische Begriffsbestimmung, die detaillierte Vorstellung von SAP R/3 Komponenten, sowie eine Analyse von Einführungsproblemen und Wirtschaftlichkeitsaspekten.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren diese Arbeit?
Wichtige Begriffe sind PIS, Personalmanagement, SAP R/3, HR, Automatisierung, sowie Einführungsprobleme und Nutzwertanalyse.
Wie unterscheidet die Arbeit administrative von dispositiven PIS-Aufgaben?
Administrative Aufgaben beziehen sich primär auf vergangenheitsorientierte Routinetätigkeiten wie Lohnabrechnungen, während dispositive Aufgaben der zukunftsorientierten Planung und Entscheidungsfindung dienen.
Warum spielt der Datenschutz bei der Einführung von PIS eine wichtige Rolle?
Da PIS tiefgreifende Informationen über Mitarbeiter speichern, besteht die Gefahr einer erhöhten Kontrolle, was Ängste auslösen und den Schutz der Privat- und Intimsphäre berühren kann.
- Quote paper
- Nicolas Seim (Author), Heinz Wohnig (Author), 2003, PIS - Personalinformationssysteme, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/14161
