Bereits seit Jahren wird in Unternehmen nach Optionen gesucht, Unterstützungsprozesse die nicht der primären Wertschöpfung dienen, effizienter durchzuführen. Großes Potential bietet dabei die Rechnungseingangsbearbeitung. Die vorliegende Arbeit „Elektronische Rechnungseingangsbearbeitung: Outtasking und Financial Shared Service Center“ hat sich zum Ziel gesetzt, eine Einordnung des Rechnungsprozesses in die Financial Supply Chain und damit in den Gesamtkontext von Unternehmen vorzunehmen sowie die beteiligten Akteure und Prozesse vorzustellen. Es werden dabei anhand aktueller Literatur, Internetquellen und Studien gegenwärtige Modelle sowie der Status quo im Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen dargestellt und hinsichtlich ihrer Signifikanz für die beteiligten Akteure analysiert. Besonderer Fokus liegt dabei auf den Rechnungsempfängerprozessen, die sich komplex darstellen und dadurch vermehrt Ansatzpunkte zur Optimierung offenbaren. Ein weiterer Schwerpunkt dieser Arbeit ist die Darstellung von realisierbaren Workflowprozessen, um die trotz Automatisierungsmöglichkeiten in der Rechnungseingangsbearbeitung verbleibenden manuellen Tätigkeiten möglichst effizient abwickeln zu können, wobei eine Gegenüberstellung von Nutzen und Risiken bei deren Realisation im Vordergrund steht. Kern dieser Diplomarbeit bildet ein Vergleich zwischen den Möglichkeiten der Rechnungseingangsbearbeitung innerhalb eines Financial Shared Service Centers oder unter Einbeziehung externer Dienstleister im Rahmen einer Outtasking-Lösung. Neben der Darstellung von Nutzen und Risiken der Alternativen sowie von qualitativen Entscheidungsparametern, mündet die Arbeit in eine „Make-or-Buy“-Analyse, die als Empfehlung für Entscheidungsträger betrachtet werden soll und in der die bis dato gewonnenen Erkenntnisse der Arbeit einfließen. Da Unternehmen den vorgestellten Alternativen bis jetzt eher reserviert gegenüber stehen und nur wenige Ansätze einer Bewertung über die qualitative Beschreibung von Fakten hinausgehen, wird der Versuch unternommen, eine allgemeingültige Methodik zur Entscheidungsunterstützung, basierend auf wirtschaftlichen Daten, mithilfe von Verfahren der Investitionsrechnung zu entwerfen. Ein visionärer Ausblick auf zukünftige Trends in der Rechnungsbearbeitung für die Akteure vervollständigt die Untersuchung des Themas.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung und Motivation der Arbeit
1.1 Motivation
1.2 Fragestellungen und Herausforderungen
1.3 Ziele der Arbeit
1.4 Vorgehensweise zur Erlangung der Ergebnisse
1.5 Inhalte und Struktur der Arbeit
2 Verortung des Rechnungsprozesses in der Financial Supply Chain
2.1 Financial Chain Management und der Beitrag zum Unternehmenserfolg
2.1.1 Definitorische Abgrenzung von SC, SCM, FSC und FSCM
2.1.2 Akteure im Financial Supply Chain Management
2.1.3 Teilprozesse der Financial Chain und elektronische Rechnungen
2.1.4 Cash-to-Cash-Cycle - Das Maß der Dinge
2.2 Bedeutung und Möglichkeiten des Rechnungsprozesses im Unternehmen
2.3 Zwischenfazit
3 Grundlagen im elektronischen Rechnungsaustausch
3.1 Offene Potentiale in der Rechnungsstellung
3.1.1 Ineffizienzen in traditionellen, papierbasierten Rechnungsprozessen
3.1.2 Verbesserungen durch Electronic Data Interchange
3.1.3 Übergang zu Electronic Invoice Presentment and Payment
3.2 Modelle des Electronic Invoice Presentment and Payment
3.2.1 Buyer-Direct-Modell
3.2.2 Biller-Direct-Modell
3.2.3 Consolidator-Modell
3.3 Herausforderungen und Problemfelder
3.3.1 „Critical-Mass-Problem“ und fehlende Standards
3.3.2 Return on Investment und fehlende Klarheit der Wirtschaftlichkeit
3.3.3 Rechtssicherheit und die elektronische Rechnungsstellung
3.3.4 Problematik des grenzüberschreitenden Rechnungsverkehrs
3.3.5 Weitere Problemfelder
3.4 Praxisbeispiel EDEKA Minden-Hannover
3.4.1 Unternehmensvorstellung
3.4.2 Problemstellung
3.4.3 Zielvorstellungen
3.4.4 Vorgehensweisen
3.4.5 Monetäre Analyse
3.5 Zwischenfazit
4 Rechnungsempfängerprozesse
4.1 Definition und Merkmale der Accounts Payable
4.2 Der Rechnungssteller als Ausgangspunkt
4.3 Die Rechnungsempfängerprozesse
4.3.1 EXKURS Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessketten
4.3.2 Eingang und Erfassung von Rechnungsdaten
4.3.3 Rechnungsprüfung (Signatur)
4.3.4 Extraktion und Klassifikation der Informationen
4.3.5 Rechnungsprüfung (sachlich, fachlich, kreditorisch)
4.3.6 Freigabe, Buchung und Zahlung
4.3.7 Archivierung
4.4 Zwischenfazit
5 Workflow in der Rechnungseingangsbearbeitung
5.1 Definitionen und Begriffsbestimmungen
5.1.1 Definition und Merkmale von Workflows
5.1.2 Wesentliche Merkmale von Workflow
5.1.3 Abgrenzung von Workflow und Groupware
5.1.4 Kategorien von Workflows
5.2 Workflows in der Rechnungseingangsbearbeitung
5.2.1 Workflows für Ausnahmeprozesse
5.2.2 Implementierung von Workflows
5.2.3 Nutzenpotentiale von Workflows
5.2.4 Risiken von Workflows
5.3 Zwischenfazit
6 Outtasking und Financial Shared Service Center
6.1 Rechnungsprozesse im Financial Shared Service Center
6.1.1 Definition und Grundlagen eines Shared Service Centers
6.1.2 Abgrenzung zu Outsourcing und Zentralisierung
6.1.3 Gestaltungsvarianten eines (F)SSC
6.1.4 Vorteile des Shared Services Konzepts
6.1.5 Risiken und Herausforderungen des Shared Services Konzepts
6.1.6 Praktische Relevanz von Shared Services
6.2 Outtasking von Rechnungsprozessen
6.2.1 Definition, Grundlagen und Gestaltungsvarianten des Outtasking
6.2.2 Vorteile des Outtasking Konzepts
6.2.3 Risiken und Herausforderungen des Outtasking-Konzepts
6.2.4 Vergütung von Outtasking-Dienstleistungen
6.2.5 Praktische Relevanz von Outsourcing-Aktivitäten
6.3 Geeignete Prozesse für ein FSSC und Outtasking
6.4 Workflowproblematik
6.5 Service Level Agreements und Dienstleistungsverträge
6.6 „Make-or-Buy“ - FSSC oder externe Dienstleister
6.6.1 Determinaten der Entscheidung zwischen Outtasking und FSSC
6.6.2 Weitere Fragestellungen
6.7 Szenario zur Entscheidungsunterstützung
6.7.1 Grundsätze der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
6.7.2 Vorgehensweise der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
6.7.3 Umsetzung und Resultate der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
6.8 Zwischenfazit
7 Fazit
8 Ausblick
8.1 Vision vom papierlosen Büro
8.2 „Multichannel“ Rechnungsversand on demand
8.3 „Cross Consolidation“ der Rechnungskonsolidatoren
8.4 „Hybride Modelle“ - Joint Venture als Mittelweg
8.5 Ausblick Shared Services und Outsourcing
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht die elektronische Rechnungseingangsbearbeitung als strategischen Hebel zur Effizienzsteigerung und Liquiditätssicherung in Unternehmen. Dabei wird der Rechnungsprozess in die Financial Supply Chain eingeordnet, um Optimierungspotenziale gegenüber traditionellen, papierbasierten Verfahren aufzuzeigen und alternative Organisationsmodelle wie Financial Shared Service Center oder Outtasking kritisch zu bewerten.
- Analyse der Financial Supply Chain und Einordnung von Rechnungsprozessen
- Vergleich von EIPP-Modellen (Buyer-Direct, Biller-Direct, Consolidator)
- Bewertung von Workflow-Systemen zur Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung
- Untersuchung von Outsourcing- und Shared-Service-Konzepten als alternative Organisationsformen
- Methodische Entscheidungsunterstützung mittels Wirtschaftlichkeitsanalyse
Auszug aus dem Buch
3.1.1 Ineffizienzen in traditionellen, papierbasierten Rechnungsprozessen
Von der breiten Öffentlichkeit bislang kaum wahrgenommen, läuft gegenwärtig im Bereich der Rechnungsstellung eine sanfte Revolution ab. Auf der Suche nach Kostenoptimierungspotentialen gerät die Rechnungsabwicklung zunehmend in den Fokus der Untersuchungen, zumal der Gesamtprozess hohe Kontrollkosten verursacht, ohne einen direkten Beitrag zur Wertschöpfung zu leisten.
Diese Aussage beruht auf der Tatsache, dass der traditionelle, papierbasierte Rechnungsprozess durch eine Vielzahl von kostenintensiven Ineffizienzen gekennzeichnet ist, die schwerpunktmäßig aus Medienbrüchen resultieren, wie sie aus der Abbildung 7 deutlich werden.
Die bei der Rechnungserstellung zum größten Teil bereits digital im ERP-System des Rechnungsstellers vorliegenden Daten werden zur Vorbereitung des Versands auf Papier gedruckt. Bereits hier wird ein erster unnötiger Medienbruch erzeugt und es entstehen Kosten für Papier und Druck, die bei elektronischer Rechnungsstellung nahezu entfallen. Darüber hinaus muss die Rechnung kuvertiert und frankiert werden, um auf dem Postweg zum Empfänger zu gelangen. Auch wenn dieses bereits maschinell geschehen kann, entstehen in diesem Schritt erneut Kosten für Briefumschläge, Porto und ggf. für manuelles Überwachen und Eingreifen in diesen Prozessschritt. Die Rechnung wird anschließend versendet und, sofern sie nicht auf dem Postweg verloren geht, trifft sie in Papierform beim Rechnungsempfänger ein.
Beim Rechnungsempfänger werden die Daten u.U. erneut in ein hauseigenes ERP-System eingegeben - was manuell oder durch erneute Umwandlung in digitale Daten durch Scannen geschehen kann - sofern die papierhafte Rechnung nicht durchgängig analog beim Rechnungsempfänger weiterverarbeitet wird. In diesem Prozessabschnitt entstehen wiederum Kosten, die bei konsequenter digitaler Ausgestaltung des Rechnungsprozesses nahezu vermieden werden könnten. Entscheidet sich der Rechnungsempfänger ab diesem Zeitpunkt - nach dem frühen Scannen und identifizieren der Daten - für einen digitalisierten Prozess, werden bereits erste Effizienzpotentiale freigesetzt, die bei der analogen Verarbeitung der Eingangsrechnung nicht zu erreichen sind.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung und Motivation der Arbeit: Diese Einführung erläutert die Relevanz der Rechnungseingangsbearbeitung im Kontext von Wirtschaftskrisen und Effizienzsteigerung und definiert die Forschungsziele der Arbeit.
2 Verortung des Rechnungsprozesses in der Financial Supply Chain: Dieses Kapitel bettet den Rechnungsprozess in die Finanzkette ein und stellt die Bedeutung von Kennzahlen wie dem Cash-to-Cash-Cycle für den Unternehmenserfolg heraus.
3 Grundlagen im elektronischen Rechnungsaustausch: Hier werden Ineffizienzen papierbasierter Prozesse analysiert sowie EIPP-Modelle und deren rechtliche Rahmenbedingungen sowie Herausforderungen für Unternehmen diskutiert.
4 Rechnungsempfängerprozesse: Dieses Kapitel detailliert die einzelnen Arbeitsschritte der Accounts Payable, von der Erfassung über die Prüfung bis zur Archivierung, unter Verwendung von Prozessketten.
5 Workflow in der Rechnungseingangsbearbeitung: Es wird definiert, wie Workflow-Management-Systeme die Automatisierung und Standardisierung bei der Rechnungsprüfung unterstützen und welche Nutzenpotenziale und Risiken dabei bestehen.
6 Outtasking und Financial Shared Service Center: Das Kernstück der Arbeit vergleicht inhouse Lösungen (Shared Service Center) mit externen Outsourcing-Optionen (Outtasking) und führt eine beispielhafte Wirtschaftlichkeitsanalyse durch.
7 Fazit: Die Arbeit resümiert, dass die elektronische Bearbeitung als Wettbewerbsfaktor unverzichtbar ist und trotz anfänglicher Skepsis erhebliche Potenziale zur Optimierung des Working Capitals bietet.
8 Ausblick: Der Ausblick skizziert zukünftige Entwicklungen wie das papierlose Büro, Multichannel-Konzepte und die zunehmende Vernetzung von Service-Providern.
Schlüsselwörter
Diplomarbeit, Wirtschaftsinformatik, Outtasking, Outsourcing, Financial Shared Service Center, Rechnungseingangsbearbeitung, Prozesse, Workflow, EIPP, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Nutzen, Risiken, Ausblick, Liquidität, Prozessoptimierung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundlegend?
Die Diplomarbeit untersucht die elektronische Rechnungseingangsbearbeitung als Mittel zur Effizienzsteigerung und Liquiditätsoptimierung in Unternehmen unter Berücksichtigung von Inhouse- und Outtasking-Strategien.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen sind die Financial Supply Chain, EIPP-Modelle, Workflow-Management, Shared Service Center und Outsourcing-Konzepte.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist die Identifikation von Problemen und Optimierungspotenzialen in Rechnungseingangsprozessen sowie die Entwicklung einer Methodik zur Entscheidungsunterstützung bei der Wahl zwischen Inhouse- oder externen Lösungen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer fundierten Literaturrecherche und empirischen Studien sowie einer rechnerischen Wirtschaftlichkeitsanalyse zur Evaluierung verschiedener Organisationsmodelle.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil umfasst theoretische Grundlagen des elektronischen Rechnungsaustauschs, eine detaillierte Analyse der Rechnungsempfängerprozesse, die Implementierung von Workflows sowie den Vergleich von Shared Service Centern und Outtasking.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die wichtigsten Begriffe sind Rechnungseingangsbearbeitung, Financial Shared Service Center, Outtasking, EIPP, Workflow und Wirtschaftlichkeitsanalyse.
Welche Rolle spielen Shared Service Center in der Arbeit?
Shared Service Center werden als eine Strategie zur Zentralisierung von Unterstützungsfunktionen innerhalb eines Konzerns analysiert, um Synergien zu heben und Kosten zu reduzieren.
Warum wird das Thema Wirtschaftlichkeitsanalyse so detailliert behandelt?
Da die Entscheidung zur Umstellung des Rechnungsprozesses oft an Investitionsunsicherheiten scheitert, dient die Analyse dazu, finanzielle Auswirkungen und strategische Vorteile faktenbasiert darzustellen.
Was wird im Kapitel zum Praxisbeispiel EDEKA aufgezeigt?
Das Beispiel verdeutlicht, wie durch die Einführung elektronischer Rechnungsverarbeitung messbare Kostenreduktionen erzielt wurden und welche Herausforderungen bei der prozessualen Umstellung auftraten.
- Quote paper
- Tim Wilczek (Author), 2009, Elektronische Rechnungseingangsbearbeitung: Outtasking und Financial Shared Service Center, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/142615
