Technikfolgenabschätzung im Büro: Die Zukunft von Fotokopiermaschinen und Faxgeräten im Zeitalter von E-Mail


Hausarbeit (Hauptseminar), 2003
18 Seiten, Note: 1,0

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Welche Technik für das Büro?
2.1. Das Faxgerät – Die Technik
2.2. Der Kopierer – Die Technik
2.3. E-Mail
2.4. Vor- und Nachteile der Geräte
2.4.1. Fax
2.4.2. Fotokopiergerät
2.4.3. E-Mail
2.5. Die Interessengruppen
2.6. Parameter der Bürotechnik

3. Mögliche Entwicklung
3.1. Mögliche Auswirkungen

4. Mögliche Veränderungen
4.1. All-in-One – Lösung für Kleinbüros
4.2. Netzwerklösung – Lösung für Großraumbüros
4.3. Kriterien für die Auswahl
4.4. Aussichten

5. Ergebnis

6. Literaturliste

1. Einleitung

Wir schreiben das Jahr 2003. Die Zahl der Internetnutzer steigt und mit ihr die Anzahl derer, die über eine eigene E-Mail-Adresse verfügen. Aber nicht nur auf der Seite der privaten Nutzer, sondern auch auf unternehmerischer Seite sind es immer mehr Akteure, die ihr Unternehmen im Internet präsentieren. So ist es nicht weiter verwunderlich, dass inzwischen der Grossteil der Kommunikation innerhalb und außerhalb der Unternehmen über dieses neue Kommunikationsmedium abläuft.

Ein weiteres technisches Ereignis waren die aufkommenden Scanner. Vor wenigen Jahren noch in der Version als Handscanner, die jedoch noch sehr ungenau waren und ein besonderes Feingefühl voraussetzten. Wenig später wurden die Einzugsscanner entwickelt. Hierbei gab es einen entscheidenden Nachteil: man konnte keine Buchseiten einscannen. Mittlerweile sind die Kinderkrankheiten auskuriert und die Scanner der heutigen Zeit werden immer leistungsfähiger und konkurrieren bereits mit den Kopierern. Ein Nachteil der sich momentan noch nicht von der Hand weisen lässt, ist die Geschwindigkeit des Kopiervorgangs, die mit einem professionellen Kopiergerät um einiges übertroffen wird.

Sowohl Kopier- als auch Faxgeräte haben als Endprodukt das Papier. In Büros werden bei der Nutzung dieser Geräte mehrere Faktoren beeinflusst. Zum einen der Faktor Kosten. Für jedes Fax, das gesendet oder empfangen wird, ist in den meisten Fällen Papier das Arbeitsmaterial. Ein weiterer Faktor, der nicht außer Acht gelassen werden sollte, ist der anfallende Papiermüll. Des Weiteren stapeln sich in den Büros die archivierten Dokumente. In Zeiten wirtschaftlicher Rezession sind solche Faktoren zu berücksichtigen.

Im Folgenden soll untersucht werden, ob Faxgerät und Kopierer, einst die modernen Kommunikations- und Arbeitsmittel, noch ihre Daseinsberechtigung haben und welche Lösungen im Büroalltag von Nutzen sein könnten. Und weiterhin, welche Folgen neue Technologien für diese Mittel haben.

2. Welche Technik für das Büro?

In der heutigen Zeit ist es nicht leicht, das richtige Arbeitsmittel für das eigene Büro zu finden

- zu groß ist die Auswahl. Es ist von großer Bedeutung, in die richtigen Mittel zu investieren. Doch dies ist nicht so einfach. Zu schnell ist der technologische Wandel und das damit verbundene Risiko, das falsche Gerät gekauft zu haben. Damit verbunden sind finanzielle Ausgaben, um die Mitarbeiter für die neuen Anschaffungen zu schulen. Neben der Kostenfrage bleibt die Frage, wo die neuen Geräte ihren Platz finden. Braucht man überhaupt noch solche Geräte?

2.1. Das Faxgerät – Die Technik

Das erste Patent für eine Übertragung grafischer Vorlagen mittels Telegrafie wurde 1843 dem schottischen Psychologen Alexander Bain erteilt.1 1922 wurden per Funk erste Bilder zwischen Europa und Nordamerika übertragen.

Mit diesem Gerät ist es möglich geworden, Dokumente zu einem Empfänger zu übertragen. Vom Prinzip her ist das Faxgerät ein Kopierer, bei dem Einzug und Auswurfschacht an zwei verschiedenen und weit voneinander entfernten Orten stehen und über eine Telefonleitung oder das ISDN miteinander verbunden sind.2 Das eingezogene Dokument wird gescannt, anschließend kodiert und über die Telefonleitung übertragen. Beim Empfänger erfolgt die Reproduktion der übermittelten Signale auf Papier und die Ausgabe. Die technische Entwicklung brachte mehrere Standards mit sich. Es wird bei Faxgeräten zwischen vier

Gruppen unterschieden. Je höher die Gruppe, desto schneller ist die Übertragung und umso niedriger die Übertragungskosten. Es gibt verschiedene Arten von Faxgeräten. Während in den privaten Haushalten vornehmlich Geräte mit Thermopapiertechnologie vorhanden sind (niedrige Kosten in der Anschaffung), sind in den Unternehmen Normalpapierfaxe anzutreffen. Der Grund liegt in der Datensicherheit. Während beim Thermofaxpapier die übertragenen Daten nach einiger Zeit verschwinden, ist beim Normalpapierfax die Information dauerhaft gesichert.

1970 gab es in Nordamerika bereits 50.000 Faxgeräte. In Deutschland wurde die Gruppe 1 1979 eingeführt. Der Erfolg ließ auch in Deutschland nicht lange auf sich warten. Waren es 1995 fünf Millionen Faxgeräte, so kommunizierten im Jahre 2000 15,1 % der Bevölkerung mit einem solchen Gerät. In Büros ist beinahe eine Sättigung von 100% an Faxgeräten anzutreffen.3 Der rasante Erfolg der Faxgeräte liegt in den Vorteilen begründet:

Hauptgrund ist die einfache Bedienung des Gerätes. Das zu faxende Dokument wird eingelegt, anschließend die Nummer gewählt und schon wird das Fax gesendet. Geringe Kommunikationskosten sind ein weiterer Punkt. Kostet ein einfacher Brief mit einer A4-Seite

Text ganze 0,55 Euro, so sind es für die Übertragung des gleichen Textes mittels Faxgerät 0,03 Euro (je nach Tageszeit). Hierbei ergeben sich also erhebliche Einsparpotentiale für Firmen. Während die Post für einen Brief ein bis zwei Tage an Beförderungszeit benötigt, ist ein Dokument, wenn es z.B. vom entsprechenden Unternehmen angefordert wird, sofort empfangbar. Eine Zeiteinsparung bringt das Gerät somit auch mit sich. Die Anschaffungskosten für ein solches Gerät sind im Laufe der Jahre immer mehr gesunken. Heute findet man bereits Normalpapierfaxgeräte im unteren Preissegment. Durch einen weltweiten einheitlichen Standard bei der Kommunikation zwischen den Faxgeräten, ist es auch möglich, Dokumente in alle Teile der Welt zu versenden. Die oben genannten Einsparungen sind hierbei noch höher. Mit der rasanten Verbreitung des Internets, hat sich auch die Anzahl der potentiellen Faxgerätnutzer erhöht. Zur Nutzung des Internets wird meist ein Modem verwendet. Diese wiederum haben den Vorteil, dass sie gleichzeitig als Faxgeräte genutzt werden können. Modems sind, im Gegensatz zu den Telefaxgeräten, zu einem wesentlich günstigeren Preis zu erwerben. Unterschieden werden dabei zwischen computerinternen Steckkarten und externen Geräten. Der Nachteil, der sich bei den internen Karten ergibt, ist, dass zum Faxempfang der Computer permanent eingeschaltet sein muss4.

Dies ist jedoch aus ökonomischer Sicht unvorteilhaft. Die verschlungenen Energiekosten würden den Preisvorteil, zunichte machen. Bei externen Geräten wiederum gibt es bereits Möglichkeiten, dass die Faxe zwischengespeichert werden und bei der nächsten Nutzung abrufbar sind.

2.2. Der Kopierer – Die Technik

Der Kopierer ist eines der im Büroalltag am häufigsten verwendeten Geräte. Hier gibt es enorm große Leistungsunterschiede, die sich ebenfalls im Preis niederschlagen. Die am weitesten verbreitete Kopiertechnik ist die des s/w-Kopierers. Farbkopierer wird man aufgrund des hohen Preises und der verbundenen Stückkosten für eine Kopie in einem Büro kaum einsetzen. Das häufigste Format, was kopiert wird, ist A4. Während in kleinen Büros die leistungsschwächeren Geräte vorhanden sind, gibt es in den großen Verwaltungsgebäuden die recht leistungsstarken Kopierer, für die ein eigener Raum zur Verfügung steht.5 Alle Kopierer benötigen vor der ersten Kopie am Tag eine gewisse Aufwärmzeit. Diese ist jedes Mal notwendig, wenn der Kopierer ausgeschaltet wurde. Um diese Wartezeit am Tage zu umgehen, bleiben die Kopierer den ganzen Tag im so genannten Stand-by-Modus. Viele der Bürogeräte sind während der gesamten Arbeitszeit eingeschaltet, werden aber nur zeitweise genutzt, manche lassen sich gar nicht vollständig ausschalten. „ Zum Beispiel fallen bei Kopierern rund 25% des gesamten Stromverbrauches an, wenn die Geräte scheinbar ausgeschaltet sind, 50% wenn sie in Bereitschaft – also im so genannten Stand-by-Modus – sind, und nur 25% für den eigentlichen Kopiervorgang.“6 Summiert auf ein Jahr ergeben sich hier riesige Einsparpotentiale bei Nutzung anderer Techniken, die wir im Späteren herausfinden wollen.

Kopierer werden dazu verwendet, wie es der Name schon sagt, Kopien von Dokumenten anzufertigen, um diese zu einer weiteren Verarbeitung zu benutzen. In einigen Bereichen scheint dies in der Tat sinnvoll zu sein, z.B. bei der Ablichtung von wichtigen Zeugnisunterlagen, die für andere Zwecke (Bewerbungen usw.) verwendet werden. Schaut man sich jedoch in Büros von Verwaltungseinrichtungen um, so wird man von der Flut von archivierten Kopien förmlich erschlagen. Tonnen von Papier, die man mittels digitaler Archive einsparen könnte.

2.3. E-Mail

E-Mail steht für Electronic Mail. Dies ist die Bezeichnung für elektronische Post, bei der Daten von einem Teilnehmer zum anderen gesendet werden. Der Datentransfer erfolgt dabei in der Regel innerhalb von Sekunden über so genannte Store and Forward Netze, also nicht in Echtzeit. Beim Empfänger werden die E-Mails in einer Mailbox gespeichert, so dass er sie zu beliebigen Zeiten abrufen und ggf. weiterverarbeiten kann.

Seit einigen Jahren hat in den deutschen Büros die Kommunikation per E-Mail Einzug gehalten. Da in den meisten Büros in Deutschland ein Computer zur täglichen Arbeitsverrichtung vorhanden ist, war die Aufrüstung zum Anschluss an E-Mail problemlos möglich. Neue PC werden ohnehin fast ausschließlich mit einem Modem ausgeliefert. Ist die Nutzung für die jüngere Generation schon so selbstverständlich, wie das tägliche Leeren des eigenen Briefkastens, bedurfte es bei der älteren Generation einigen Schulungen, um den Umgang mit diesem Medium zu vermitteln.

Glaubte man vor einigen Jahren, dass mit dem Faxgerät enorme Einsparpotentiale möglich sind, so sollte diese bei E-Mail um ein Vielfaches höher sein. E-Mail ist das Kommunikationsmittel Nummer Eins geworden. Mit E-Mail lassen sich nicht nur Texte übermitteln, sondern ganze Dokumente, Bild-, Ton-, und Videoinformationen.

[...]


1 Vgl.Eric. A. Taub, Ease of Paperless E-Mail Sidelines the Forlorn Fax, 2003

2 Vgl.Lexikon der Kommunikation und Information, S. 270

3 Vgl.Norbert Specker, Mit dem Kunden im Dialog, 2001

4 Kurt Haupt, Der PC wird zum Bürogehilfen, 1995

5 Anmerkung des Verfassers: z.B. in der Hauptgeschäftsstelle der AOK- Leipzig

6 Leerlaufverluste im Bürobereich

Ende der Leseprobe aus 18 Seiten

Details

Titel
Technikfolgenabschätzung im Büro: Die Zukunft von Fotokopiermaschinen und Faxgeräten im Zeitalter von E-Mail
Hochschule
Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig
Veranstaltung
Medienethik
Note
1,0
Autor
Jahr
2003
Seiten
18
Katalognummer
V14326
ISBN (eBook)
9783638197595
Dateigröße
391 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Technikfolgenabschätzung, Büro, Zukunft, Fotokopiermaschinen, Faxgeräten, Zeitalter, E-Mail, Medienethik
Arbeit zitieren
Sven Klötzer, Dipl.-Ing. (Autor), 2003, Technikfolgenabschätzung im Büro: Die Zukunft von Fotokopiermaschinen und Faxgeräten im Zeitalter von E-Mail, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/14326

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