[...] Andererseits besteht in der
Automatisierung ein enormes Kosteneinsparungspotenzial2, das bei der derzeitigen finanziellen
Situation vieler öffentlicher Institutionen nicht nur erwünscht sondern notwendig ist.
Dabei wird der Einsatz von Informationstechnologie (IT) in der öffentlichen Verwaltung
schon seit Jahren erprobt und im zunehmenden Maße praktiziert.3 Die Anfänge reichen bis
in die 80er Jahre zurück, als Pilotprojekte zur Unterstützung der Vorgangsbearbeitung in
der Verwaltungen durchgeführt wurden.4 Als Plattform für die Umsetzung von Projekten
im Electronic Government (e-Government) hat die Bundesregierung die Initiative „Bund-
Online2005“ ins Leben gerufen. Die bei der Gründung im Jahre 2000 von Bundeskanzler
Gerhard Schröder proklamierte Vision: „Die Daten sollen laufen, nicht die Bürger“, ist seitdem
das Leitmotto für Vorhaben in diesem Bereich. Die Initiative hat sich zum Ziel gesetzt,
„alle onlinefähigen Dienstleistungen der Bundesverwaltung bis 2005 elektronisch verfügbar
zu machen.“5 Dies soll bis 2005 rund 400 Serviceangebote der Bundesverwaltung betreffen.
6 Bei der IT-gestützten Realisierung von entsprechenden Dienstleistungen spielt das
Workflow Management (WM) eine maßgebliche Rolle.
Ziel der vorliegenden Ausarbeitung ist es, aufbauend auf einer allgemeinen Einführ ung in
das WM, die besonderen Problemstellungen innerhalb der Verwaltung zu untersuchen.
Nach einer kurzen Betrachtung der Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung,
werden die organisatorischen Rahmenbedingungen und Anforderungen an die technische
Umsetzung beschrieben. In diesem Zusammenhang wird besonders auf die rechtlichen Vorschriften
und die verwaltungsspezifischen Anforderungen ein. Der Hauptteil konzentriert
sich jedoch auf die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung, welche im Rahmen
einer sogenannten Zielarchitektur veranschaulicht wird.
Abschließend wird an Hand einer Fallstudie die Thematik dargestellt.
2 Ahrend, Voss (2000), S. 52f.
3 Vgl. Engel (2000), S. 391.
4 Vgl. Engel (1999), S. 144.
5 http://www.bund.de/BundOnline-2005-.6164.htm. [Stand: 2003-04-25].
6 http://www.kbst.bund.de/SAGA -,182/start.htm. [Stand 2003-04-25].
Inhaltsverzeichnis
1 Motivation
2 Grundlagen des WM
3 WM in der Verwaltung
3.1 Grundkonzepte der Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung
3.2 Rollen und Phasen der Vorgangsbearbeitung
3.3 Anforderungen und Rahmenbedingungen an ein WMS in der Verwaltung
4 Zielarchitektur der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung
4.1 Übernahme und Nachweis von Eingängen
4.2 Zuweisung der Eingänge
4.3 Registrieren und Ablegen, Bereitstellen und Aussondern von Schriftgut
4.4 Weiterleitung im Geschäftsgang
4.5 Entwurfserstellung und Bearbeitung
4.6 Entwurfskommentierung
4.7 Kontrollfunktion
4.8 Zentrale Dienste
5 Fallstudie „Media@Komm Esslingen“
5.1 Grundlagen
5.2 Beteiligte Personen
5.3 Ablaufende Prozesse
5.4 Auszutauschende Daten
5.5 Anwendungsszenario
6 Zusammenfassung, Fazit
Zielsetzung und Themen
Diese Arbeit untersucht den Einsatz von Workflow-Management-Systemen (WMS) in der öffentlichen Verwaltung, um die Effizienz von Verwaltungsvorgängen durch Automatisierung und medienbruchfreie Prozesse zu steigern. Dabei werden die spezifischen technischen Anforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen analysiert und anhand der Fallstudie des „virtuellen Bauamtes Esslingen“ praxisnah veranschaulicht.
- Grundlagen des Workflow-Managements (WM) und Definitionen
- Herausforderungen der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung
- Zielarchitektur für IT-gestützte Verwaltungsprozesse
- Praxisbeispiel: Fallstudie „Media@Komm Esslingen“
- Analyse von Anforderungen wie Schriftformerfordernissen und Anwesenheitspflichten
Auszug aus dem Buch
3.1 Grundkonzepte der Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung
Die Informationen, die für die Koordination und Nachweisführung von Verwaltungsvorgängen benötigt werden, lassen sich nach ihrer Funktion im Arbeitsprozess unterscheiden:
Primärinformationen, die den Sachverhalt eines Vorganges beschreiben und den eigentlichen Inhalt von behördlichen Unterlagen repräsentieren.
Kontextinformationen, die Merkmale des Laufweges beinhalten, in dem Primärinformationen verarbeitet werden.
Metainformationen, enthalten Ordnungs- und Zuordnungsmerkmale von Unterlagen. Sie sind zum einen für die Recherche im Schriftgutbestand, aber auch für die Bewertung eines Schriftgutes im Hinblick auf seine Archivierung von Bedeutung.
Im Gegensatz zur konventionellen Vorgangsbearbeitung bei der man nur zwischen Dokumenten und Akten als Speicherobjekt unterscheidet, benötigt man bei der Abbildung in elektronischen Informationssystemen separate Objekte für die drei genannten Kategorien von Informationen. Dadurch ergibt sich eine dreistufige Objekthierarchie, bestehend aus Dokumenten, Vorgängen und Akten.
Elektronische Dokumente bilden die kleinste Einheit in der Strukturierung und Speicherung von Primärinformation, indem sie die wesentlichen Informationen aus Sicht des jeweiligen Autors zusammenfassen.
Der elektronische Vorgang enthält eine Abbildung des Handlungsvorgangs. Er enthält alle Dokumente eines Geschäftsvorfalls. Dabei zeichnet er für jedes Dokument Geschäftsgangs- und Erledigungsvermerke auf.
Die elektronische Akte fasst sowohl elektronische Dokumente als auch elektronische Vorgänge zu einer logischen Einheit zusammen und bildet sie mit Bezug auf Verwaltungsaufgaben und zuständige Organisationseinheiten ab.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Motivation: Einführung in die Bedeutung der Automatisierung von Verwaltungsvorgängen und die Rolle des E-Government.
2 Grundlagen des WM: Definition und Abgrenzung von zentralen Begriffen des Workflow-Managements und der Referenzarchitektur.
3 WM in der Verwaltung: Untersuchung der spezifischen organisatorischen und rechtlichen Anforderungen an WMS im öffentlichen Sektor.
4 Zielarchitektur der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung: Detaillierte Darstellung modularer IT-Komponenten für die Vorgangsbearbeitung.
5 Fallstudie „Media@Komm Esslingen“: Praktische Anwendung der Architektur im Rahmen des virtuellen Bauamtes Esslingen.
6 Zusammenfassung, Fazit: Kritische Reflexion über den Erfolg von E-Government-Lösungen und notwendige Veränderungen in der Verwaltungskultur.
Schlüsselwörter
Workflow-Management, WMS, E-Government, IT-gestützte Vorgangsbearbeitung, öffentliche Verwaltung, Zielarchitektur, Geschäftsprozess, elektronische Akte, Dokumentenmanagement, Medienbruchfreiheit, digitale Signatur, Prozessautomatisierung, Verwaltungshandeln
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt den Einsatz und die Integration von Workflow-Management-Systemen innerhalb der öffentlichen Verwaltung zur Optimierung von Arbeitsabläufen.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zentrale Themen sind die theoretischen Grundlagen des Workflow-Managements, die besonderen administrativen Anforderungen der Verwaltung sowie die IT-gestützte Zielarchitektur.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Ziel ist es, die besonderen Problemstellungen der Verwaltung zu untersuchen und aufzuzeigen, wie IT-gestützte Vorgangsbearbeitung zur Effizienzsteigerung beitragen kann.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer Literaturanalyse zu Workflow-Konzepten sowie einer angewandten Fallstudie eines realen E-Government-Projektes.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil beschreibt die organisatorischen Rahmenbedingungen, rechtliche Aspekte wie Schriftformanforderungen sowie eine detaillierte Zielarchitektur der IT-Unterstützung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird maßgeblich durch Begriffe wie Workflow-Management, E-Government, Vorgangsbearbeitung und elektronische Akte charakterisiert.
Welche rechtlichen Hürden werden für elektronische Prozesse genannt?
Besonders die Anforderungen an die Schriftform (eigenhändige Unterschrift) und die Zustellung von Verwaltungsakten werden als Hürden für eine medienbruchfreie Umsetzung identifiziert.
Wie unterscheidet sich die Fallstudie vom theoretischen Teil?
Während der theoretische Teil allgemeine Anforderungen definiert, zeigt die Fallstudie anhand des virtuellen Bauamtes konkret, wie eine 3-Säulen-Architektur zur Integration von Wirtschaft und Verwaltung funktioniert.
- Quote paper
- Torsten Huebsch (Author), 2003, Workflowmanagement in der Verwaltung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/14376
