Prozess-Muster und Komponenten

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Prozesse und deren Eigenschaften
2.1 Definitionen
2.2 Prozesskomponenten
2.2.1 Definition und Beschreibung
2.2.2 Bedeutung für die Bildung von Prozessmustern

3 Die Idee der Prozessmuster: Ausgewählte Aspekte
3.1 Einordnung
3.2 Grundgedanke von Prozessmustern und deren Verwendung
3.3 Arbeitsdefinition
3.4 Schnittstellen und Beziehungen
3.5 Modellierung
3.5.1 Motivation und Methoden
3.5.2 Gegenstände der Modellierung
3.5.3 Dokumentation

4 Ein konkretes Verwendungsbeispiel für Prozessmuster

5 Schlussbetrachtung

Literaturverzeichnis

Anhang
A Kurzbeschreibung von PPDL
B Verwendungsbeispiel für Prozessmuster: Entwicklung integrierter Automobilkomponenten
C Beispiel für Process Landscaping

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Visualisierung eines Prozesses

Abb. 2: Zusammenhänge bei der Verwendung von Prozessmustern

Abb. 3: Nicht-hierarchische Verwendung von Prozessmustern mit 2 Alternativen

Abb. 4: Hierarchische Verwendung von Prozessmustern mit 2 Alternativen

Abb. 5: Drei mögliche und intuitive Prozessmuster für einen Bezahlvorgang

Abb. A1: PPDL-Problemdiagramm

Abb. A2: PPDL-Prozessdiagramm

Abb. B1: Prozessmuster als Verfeinerung einer Gesamtaktivität

Abb. C1: Prozesslandschaft eines Unternehmens und selektive Detaillierung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Die vorliegende Ausarbeitung ist eine von 15 im Rahmen des Projektseminars „PICTURE“. Das PICTURE-Projekt hat die Zielsetzung, ein Software-Werkzeug zu entwickeln, mit dem öffentliche Verwaltungen Entscheidungen zur Investition in moderne Technologien bewerten und begründen können. Dieses Werkzeug ist ein Hilfsmittel für öffentliche Verwaltungen um der allgemeinen Forderung nach mehr Leistungstransparenz, Effizienz und Effektivität nachzukommen. Es gibt bestehende Ansätze, nach denen Verwaltungen diese Ziele erreichen können, indem sie lernen, unternehmerisch zu denken und zu handeln anstatt Aufgaben zu privatisieren. Städte und Kommunen werden als Konzerne mit Dienstleistungsbetrieben aufgefasst, die wirtschaftlich entscheiden und investieren müssen.^[1] In diese Ansätze fügt sich das PICTURE-Werkzeug ein.

Eine zentrale Idee des PICTURE-Werkzeuges ist die Verwendung von Prozessmustern. Prozessmuster sind austauschbare und wieder verwendbare Module, die jeweils einen Lösungsvorschlag für eine bestimmte Aufgabe darstellen. Sie sollen jedoch nicht den Softwareentwicklungsprozess unterstützen. Vielmehr sollen Prozessmuster die Grundlage für eine prozessbasierte Modellierungssprache sein, die die Modellierung der behördlichen Prozesse durch Verwaltungsmitarbeiter erleichtert.

Von Bedeutung ist, dass sich das Thema „Prozessmuster“ noch im Forschungsstadium befindet. Es existieren daher noch keine Lehrbücher über dieses Thema, die eine allgemein akzeptierte Sichtweise vermitteln. Statt dessen zeigen beinahe alle bisherigen Publikationen und Informationen zu diesem Thema eine uneinheitliche Auffassung ohne gemeinsame Basis. Begriffe werden mit teilweise stark von einander abweichenden Bedeutungen benutzt. Als Beispiel dient der Begriff „Komponente“. Zum einen kann damit lediglich ausgedrückt werden, dass ein Prozess aus mehreren Unterprozessen besteht^[2], andere verwenden den Begriff als Synonym für „Prozessmuster“.^[3] Lehrbücher über prozessverwandte Themen verwenden eine eher umgangssprachliche Definition von Komponenten und viele Texte über Muster benutzen diesen Begriff gar nicht.

All dies stiftet wenig Klarheit. Zielsetzung dieser Arbeit ist es daher, eine in sich geschlossene Eingrenzung des offenen Themas vorzunehmen und sich dabei auf ausgewählte Aspekte zu beschränken. Begrifflichkeiten sollen klar von einander getrennt werden, so dass keine Verwechslung möglich ist. Insgesamt sollen die Grundidee und die wesentlichen Aspekte von Prozessmustern so konsistent und verständlich wie möglich vermittelt werden.

Eine anfängliche Übersicht führt in Kapitel 2 zunächst geläufige Prozessdefinitionen ein. Darauf folgend werden mögliche Prozesskomponenten identifiziert. Hierbei wird der Sichtweise von Schantin gefolgt, nach der Prozesskomponenten konstituierende Merkmale eines Prozesses sind.^[4] Nach einer Überleitung, die den Zusammenhang zwischen Prozesskomponenten und Prozessmustern schildert, werden in Kapitel 3 die wesentlichen Aspekte von Prozessmustern untersucht. Dieses Kapitel stellt den Hauptteil der Arbeit dar. Im Anschluss veranschaulicht ein praxisorientiertes Beispiel den Einsatz von Prozessmustern. Ein abschließendes Fazit fasst die Vor- und Nachteile der Verwendung von Prozessmustern bei Modellierungsaufgaben zusammen.

2 Prozesse und deren Eigenschaften

2.1 Definitionen

Betriebliche Prozesse und damit verbundene Forschungsgebiete gehören zu den in der Wissenschaft kontrovers diskutierten Themen. Es haben sich bereits unzählige Veröffentlichungen mit Prozessen im weitesten Sinne befasst. Jedoch herrscht noch nicht einmal ein Konsens darüber, ob es sich bei der Prozessidee um ein neues Konzept handelt, wie Mitte der 90er Jahre von Hammer und Champy^[5] propagiert, oder nur um ein altes im neuen Gewand.^[6]

Es existiert demzufolge noch keine einheitliche, allgemein akzeptierte Definition von Prozessen und darauf aufbauenden Begriffen wie Prozessorganisation oder Prozessmanagement.^[7] Vielmehr betrachtet jeder Autor das Thema aus seiner persönlichen Sichtweise und legt eigene Schwerpunkte. Viele Prozessdefinitionen besitzen allerdings einige gemeinsame Kerngedanken. Beispiele hierfür sind die Auffassung eines Prozesses als eine Folge von Aktivitäten oder als eine Gesamtheit, in die ein bestimmter Einsatz eingeht und ein Ergebnis mit Wert hervorgeht.^[8]

Durch die vielen verschiedenen Blickwinkel auf die Prozesswelt ist es vonnöten, mehrere Definitionen von Prozessen zu betrachten, um so einen Eindruck zu bekommen, was sich hinter dem Begriff „Prozess“ als Ganzes verbirgt und welche Eigenschaften er besitzt.

Laut Becker und Kahn ist ein Prozess definiert als die

„inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten, die zur Bearbeitung eines prozessprägenden betriebswirtschaftlichen Objektes notwendig sind.“ ^[9]

Neben dem Grundgedanken, dass es sich bei einem Prozess um eine Aktivitätenfolge handelt, liegt der Fokus bei dieser Definition auf dem Objekt, dass im Laufe eines Prozesses bearbeitet wird. Dieses Objekt bestimmt, welche Aktivitäten zu einem Prozess gehören. Betrachtet man im Weiteren die Definition von Hammer und Champy, laut der ein Prozess beschrieben wird als ein

„Bündel von Aktivitäten, für das ein oder mehrere unterschiedliche Inputs benötigt werden und das für den Kunden ein Ergebnis von Wert erzeugt.“ ^[10],

dann wird klar, dass dieses Objekt im Verlauf seiner Bearbeitung eine Wertsteigerung erfährt. Diese ist der eigentliche Zweck des Prozesses und die Geschäftsgrundlage von Unternehmen. Zudem liegt bei dieser Definition die Betonung auf der Kundenorientierung von Prozessen. Mit Kunden muss jedoch kein Endkonsument gemeint sein. Jede beliebige, interne oder externe Organisationseinheit oder auch ein anderer Prozess, der eine Leistung empfängt, kann Prozesskunde sein.^[11]

In der Prozessdefinition von Schmidt, wird betont, dass bei einem Prozess

Input, häufig über mehrere Stufen, in Output transformiert wird. ^[12]

Das Vorhandensein einer bestimmten Eingabe und Ausgabe ist also eine Eigenschaft, die allen Prozessen gemein ist. Schließlich wird bei Gaitanides ein weiterer Aspekt von Prozessen beschrieben. Laut seiner Definition kann sich ein Prozess

zwischen den Erfüllungsinhalten einer vorgefundenen Stellenaufgabe einerseits bis zu denen der Gesamtorganisation andererseits erstrecken. ^[13]

Dies impliziert, dass man den Prozessbegriff hierarchisch verwenden kann. Zum einen gibt es einen übergeordneten Prozess auf Unternehmensebene, der sich z.B. auf die Wertschöpfung als Ganzes bezieht. Zum anderen besteht ein solcher Prozess aus Teilprozessen mit jeweils eigenen Zielen und Ergebnissen und lässt sich in diese untergliedern. Der Detaillierungsgrad eines Prozesses ist daher skalierbar. Verbindet man diese Definition mit der vorhergehenden, so liegt der Gedanke nahe, dass der Output eines Teilprozesses jeweils den Input des sequentiell darauf folgenden Teilprozesses darstellt.^[14]

Fasst man aus den obigen Definitionen die wesentlichen Punkte^[15] zusammen, so lässt sich eine eigene Definition eines betrieblichen Prozesses bilden, die für den weiteren Teil dieses Textes zweckmäßig ist:

Ein Prozess ist eine zielgerichtete, funktionsunabhängige Gruppe von kundenorientierten Aktivitäten, die eine bestimmte Eingabe durch Zustandsänderungen in eine wertgesteigerte Ausgabe überführt und durch Zerlegen oder Zusammensetzen hierarchisch skaliert werden kann.

Unsere Sprache erlaubt es, Dinge mit unpassenden Bezeichnungen zu versehen, die zu falschen Schlüssen führen können. Da sich solche Bezeichnungen auch in den Köpfen der Menschen festsetzen können, ist es sinnvoll, auch hervorzuheben, was Prozesse nicht sind. Prozesse sind nicht gleichbedeutend mit Unternehmensfunktionen und werden nicht von aufbauorganisatorischen Grenzen beschränkt. Statt dessen ist ein Prozess eine Betrachtungsweise, bei der mehrere Aufgaben, die ganz unterschiedlich sein können, aber ein bestimmtes Ergebnis gemeinsam haben, gruppiert werden. Den meisten Menschen ist ein eher aufgabenorientiertes Denken gemein. Um die Idee der Prozesse zu verinnerlichen und die Definitionen nicht falsch zu verstehen, ist es erforderlich, dieses Denken auf ein zielorientiertes umzustellen und eine Brücke über bestehende organisatorische Einheiten zu schlagen.^[16]

2.2 Prozesskomponenten

2.2.1 Definition und Beschreibung

Prozesskomponenten sind die konstituierenden Merkmale eines Prozesses. Jeder Prozess muss diese Merkmale besitzen, damit es sich um einen solchen handelt.^[17] Die wichtigsten Prozesskomponenten sind:

- Aktivitäten
- Primäre und sekundäre Inputs und Outputs
- Primäre und sekundäre Prozesskunden
- Prozessverantwortung
- Prozessziele
- Ressourcenbedarf

Im Folgenden wird jede dieser Komponenten kurz beschrieben. Eine grafische Darstellung findet sich in Abb. 1. Auf die Darstellung von Verantwortlichem, Zielen und Ressourcenbedarf des Prozesses wurde verzichtet, da diese Elemente eher eine Kennzahl des Gesamtprozesses darstellen als den Ablauf der Bearbeitung.

Mit Aktivitäten sind jene Tätigkeiten gemeint, die der Bearbeitung des prozessprägenden Objekts dienen. Aktivitäten werden durchgeführt, um eine festgelegte Aufgabe zu erfüllen bzw. ein Problem zu lösen (siehe Kapitel 3.1). Mit einer Aktivität geht normalerweise eine Wert steigernde Transformation des bearbeiteten Objekts einher. Die Aktivitäten eines Prozesses dürfen nicht als von einander isolierte Elemente betrachtet werden, sondern alle Aktivitäten stehen in einer Beziehung zu einander, die die Abarbeitungsreihenfolge festlegt.^[18]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Vgl. Schantin (2004), S. 47.

Abb. 1: Visualisierung eines Prozesses

Input und Output eines Prozesses können beliebige, physische oder nicht-physische Objekte wie z.B. Informationen sein, die in einen Prozess einfließen oder als Ergebnis aus diesem hervorgehen. Das Inputobjekt wird hierbei durch die einzelnen Bearbeitungsschritte des Prozesses, die Aktivitäten, in seinen Outputzustand überführt. Zu unterscheiden sind primäre und sekundäre In-/Outputs. Ein primärer Input ist der Faktor, der einen Prozess auslöst und ein primärer Output stellt immer das abschließende Ergebnis und damit das Ende eines Prozesses dar. Jedoch können auch Teilschritte eines Prozesses Objekte benötigen oder diese hervorbringen. Diese Objekte werden sekundäre In- bzw. Outputs genannt. Diese haben zwar keinen direkten Einfluss auf den Anfang oder das Ende eines Prozesses, können aber von kritischer Bedeutung zur Erreichung des Prozesszieles sein.^[19] Zum Beispiel benötigt der Prozess „Stahlerzeugung“, um aus dem Input „Eisenerz“ den gewünschten Output „Stahl“ zu erzeugen, zumindest noch einen sekundären Input „Energie“.

Unter Prozesskunde ist eine beliebige, externe oder interne organisatorische Einheit zu verstehen, die als Quelle und als Senke für das im Prozess bearbeitete Objekt dient. Der Kunde kann auch ein anderer Prozess sein, der ein Objekt weiterverarbeitet. Im Normalfall gibt es nur einen Prozesskunden, der sowohl den Input bereitstellt als auch den Output, das heißt die Leistung des Prozesses, in Empfang nimmt. Aus der Existenz von sekundären In- und Outputs folgt, dass es auch sekundäre Kunden geben kann, die diese Inputs bereitstellen bzw. diese Outputs entgegennehmen. Diese müssen nicht gezwungenermaßen mit den primären Kunden übereinstimmen.^[20]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Prozessverantwortliche übernehmen beim Aufbau einer prozessorientierten Leistungserstellung die Analyse bestehender Prozesse und geben Vorschläge zur Neugestaltung. Zunächst besitzen sie noch keine Weisungsbefugnis, da ihre Vorschläge noch keine Verbindlichkeit besitzen.^[21] Erst nach Einführung einer prozessorientierten Organisationsform betreut, steuert und koordiniert ein Prozessverantwortlicher einen Prozess. Gibt es innerhalb eines Prozesses mehrere verschiedene Verantwortungsbereiche, so kommt es zwischen diesen zu Schnittstellen. Diese Schnittstellen sind als mögliche Fehlerquellen zu betrachten, da es bei der Übergabe von Teilergebnissen des Prozesses zu Missverständnissen und Fehlern kommen kann. Da die klassische Aufbauorganisation von Unternehmen funktionsorientiert ist und ein Prozess per Definition funktionsübergreifend stattfindet, ist der Fall von prozessinternen Verantwortlichkeitsschnittstellen als Normalfall anzusehen. Idealerweise sollte es nur einen einzigen Prozessverantwortlichen für den Gesamtprozess geben. Mit der Vermeidung prozessinterner Schnittstellen geht auch eine Verringerung des Kommunikations- und Entscheidungsaufwandes einher.^[22]

Ziele sind ein wesentlicher Bestandteil der prozessorientierten Betrachtungsweise eines Unternehmens. Die Ziele eines Prozesses lassen sich in zwei Arten unterteilen: Prozessziele sowie Formalziele. Prozess- oder Leistungsziele beschreiben den Zustand des aus dem Prozess hervorgehenden Objekts. Sie werden überprüft, indem das bearbeitete Objekt an der Schnittstelle zum Kunden auf seine qualitative und quantitative Übereinstimmung mit den Anforderungen hin verglichen wird. Prozessziele messen die Effektivität eines Prozesses, das heißt, ob etwas den Zielvorgaben entsprechend erreicht wurde. Formalziele hingegen legen fest, wie der Endzustand erreicht werden soll. Hierbei gilt, dass der Prozess in Hinsicht auf Kosten, Zeit und Qualität oder daraus abgeleiteten, detaillierteren Kennzahlen optimal sein soll. Üblicherweise lassen sich diese Kriterien nicht alle simultan erreichen. Für die Erreichung von Leistungszielen ist die Prozesseffizienz maßgeblich und somit nicht, ob ein Endzustand erreicht wurde, sondern wie optimal der Weg dorthin ist.^[23]

[...]

^[1] Vgl. Steinberg (1996), S. 14 f.

^[2] Vgl. Dittmann, Gruhn, Hagen (2002), S. 5 f.

^[3] Vgl. Iida, Tanaka (2002), S. 1 f.

^[4] Vgl. Schantin (2004), S. 44.

^[5] Im Buch „Reengineering the Corporation“ (1993) von M. Hammer und J. Champy

^[6] Vgl. Schober (2002), S. 6f.

^[7] Vgl. Seifert (1998), S. 158

^[8] Vgl. Schantin (2004), S. 41

^[9] Becker, Kugeler, Rosemann (2002), S. 6

^[10] Hammer, Champy (1996), S. 52

^[11] Vgl. Schantin (2004), S. 47

^[12] Vgl. Schmidt (1997), S. 1

^[13] Vgl. Gaitanides (1983), S. 74 f.

^[14] Vgl. Klepzig, Schmidt (1997), S. 74 f.

^[15] Objektprägung, Kundenorientierung, Wertschöpfung, Skalierbarkeit und Bezug zu In- und Output

^[16] Vgl. Hammer, Stanton (1995), S. 33

^[17] Vgl. Schantin (2004), S. 44

^[18] Vgl. Schantin (2004), S. 44.

^[19] Vgl. Schantin (2004), S. 45 f.

^[20] Vgl. Schantin (2004), S. 46 f.

^[21] Vgl. Brandstätt, Zink (1999), S. 17 f.

^[22] Vgl. Schantin (2004), S. 49 ff.

^[23] Vgl. Schantin (2004), S. 55 ff.