Customer focus and the ability to respond quickly and flexibly to market changes are essential today. Companies which have already successfully implemented solutions for these requirements may have a significant market advantage. The basis for such an advantage, in addition to customer orientation and the mostly related change to the organizational structure, is the optimization of the internal processes, also called business processes.
Workflow management systems can optimize this process and subsequently support the implementation of optimized processes profitably. The only thing to clarify is which processes are suitable for such systems.
The following work deals with different approaches to evaluate the potential of processes with regard to their use by workflow management systems.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Theoretische Hintergründe
2.1 Grundlegende Begriffe
2.1.1 Geschäftsprozess
2.1.2 Workflow
2.1.3 Workflow Modell
2.1.4 Workflow Management System
2.1.5 Workflow Potential
2.2 Aufbau von Workflow Management Systemen
2.2.1 Referenzarchitektur
2.2.2 Komponenten
2.2.3 Rollen
2.2.4 Workflow Life Cycle
2.2.5 Klassifikation unterschiedlicher Workflow Typen
3 Identifikation des Workflow Potenzials
3.1 Sechs Schlüsselkriterien nach Kobielus
3.2 Framework nach zur Mühlen / von Uthmann
3.3 Kriterienkatalog nach zur Mühlen / Hansmann
4 Diskussion
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht, wie das Potenzial von Geschäftsprozessen für den Einsatz in Workflow Management Systemen (WfMS) systematisch bewertet werden kann, um Unternehmen bei der Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung zu unterstützen.
- Grundlagen und Definitionen zu Workflows und Workflow Management Systemen
- Architektur und Rollenkonzepte im Workflow Management
- Vergleichende Analyse verschiedener Bewertungsansätze für Workflow-Potenziale
- Praktische Anwendung der Bewertungskriterien anhand eines beispielhaften Bestellprozesses
Auszug aus dem Buch
3.1 Sechs Schlüsselkriterien nach Kobielus
James G. Kobielus (Kobielus, 1997) definiert bereits 1997 sechs Schlüsselkriterien zur Beurteilung der Workflow Eignung von Prozessen. Typische Kandidaten für seine Bewertung sind dokumentationsintensive Prozesse, die zahlreiche unterschiedliche Abteilungen durchlaufen und eine hohe Prozessintegrität benötigen. Im folgenden Abschnitt werden diese Kriterien detailliert vorgestellt und zur Bewertung des gewählten Beispielprozesses herangezogen.
Durchlaufzeit:
Kobielus definiert langfristige Prozesse als potenzielle Kandidaten für die Unterstützung durch Workflow Management Systeme.
Kosten:
In diesem Zusammenhang sind speziell die meist hohen Personalkosten gemeint, die durch die Weitergabe von einfachen Aufgaben an teures Personal entstehen.
Genauigkeit:
Bei Problemen mit der Integrität eines Prozesses muss es möglich sein diese auch durch entsprechende Maßnahmen bestimmen zu können.
Qualität:
Dieses Kriterium bezieht sich auf die durchgängige Qualität des Prozesses bis hin zum Endprodukt.
Kundenzufriedenheit:
Als Bewertungskriterium für die Kundenzufriedenheit sieht Kobielus hier Kundenreklamationen die auf einen speziellen Prozess z.B. in der Erstellung eines Angebotes zurückzuführen sind.
Flexibilität:
Kobielus bewertet hier die Möglichkeit einer Art von Anpassungsfähigkeit eines starren Prozesses durch Mitarbeiter welche auch die entsprechenden Auswirkungen abschätzen können.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung erläutert die Bedeutung von schnellen Reaktionen auf Marktveränderungen und die Rolle von Workflow Management Systemen bei der Optimierung betrieblicher Abläufe.
2 Theoretische Hintergründe: Dieses Kapitel definiert zentrale Begriffe wie Geschäftsprozess, Workflow und Workflow Management System und erläutert deren Architektur sowie den Lebenszyklus von Workflows.
3 Identifikation des Workflow Potenzials: Hier werden drei methodische Ansätze zur Bewertung der Eignung von Prozessen für Workflow Management Systeme vorgestellt und anhand eines Beispielprozesses angewendet.
4 Diskussion: Das abschließende Kapitel reflektiert die vorgestellten Methoden hinsichtlich ihrer Praktikabilität und Eignung für Unternehmen unterschiedlicher Größe.
Schlüsselwörter
Workflow, Workflow Management, Workflow Potenzial, Eignung, Geschäftsprozess, Prozessmodellierung, Workflow Life Cycle, Workflow Engine, Prozessoptimierung, Unternehmensziele, Bewertungskriterien, Effizienz, Effektivität
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Identifikation von Geschäftsprozessen, die sich für eine gewinnbringende Unterstützung durch Workflow Management Systeme eignen.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zentrale Themen sind die theoretischen Grundlagen des Workflow Managements, die Architektur von WfMS sowie verschiedene Methoden zur Potenzialanalyse von Prozessen.
Was ist das primäre Ziel der Forschungsarbeit?
Das Ziel ist es, Ansätze zur Beurteilung der Workflow-Eignung von Prozessen vorzustellen und deren Aussagekraft mittels eines einfachen Prozessbeispiels zu untersuchen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es werden existierende theoretische Frameworks und Kriterienkataloge von Autoren wie Kobielus, zur Mühlen, von Uthmann und Hansmann vorgestellt und mittels eines Praxisbeispiels angewendet.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die theoretische Fundierung der Begriffe, den Aufbau von WfMS und die detaillierte Vorstellung und Anwendung dreier Bewertungskonzepte.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den wichtigsten Begriffen zählen Workflow, Workflow Management, Workflow Potenzial, Eignung und Geschäftsprozessoptimierung.
Warum ist die Identifikation des Workflow-Potenzials so wichtig?
Da eine WfMS-Einführung nicht automatisch zu wirtschaftlichen Vorteilen führt, ist die Identifikation der wirklich geeigneten Prozesse entscheidend für den Projekterfolg.
Wie unterscheidet sich der Ansatz nach zur Mühlen / Hansmann von den anderen?
Er zeichnet sich durch ein zweistufiges Verfahren aus, das darauf ausgelegt ist, die Eignung in einer besonders effizienten Weise zu beurteilen, was ihn für KMUs attraktiv macht.
Welche Rolle spielt der Bestellprozess im Dokument?
Er dient als durchgängiges Beispiel, um die praktische Anwendung und die Aussagekraft der drei vorgestellten Bewertungsansätze vergleichbar zu machen.
Welches Fazit zieht der Autor zur Relevanz der Methoden?
Der Autor kommt zu dem Schluss, dass die Wahl der Methode stark von der Unternehmensgröße und den verfügbaren Ressourcen abhängt; während Kobielus eher als veraltet gilt, sind die anderen Ansätze flexibel einsetzbar.
- Quote paper
- BSc Thomas Riegler (Author), 2009, Ansätze zur Beurteilung der Eignung von Prozessen in Bezug auf deren Verwendbarkeit in Workflow Management Systemen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/144863
