Viele klein- und mittelständische Unternehmen sehen ihre Stärken in der Flexibilität ihrer Strukturen und in der meist unkomplizierten, direkten Kommunikation. In den meisten Fällen funktioniert dies bei Unternehmen mit geringer Fluktuation der Mitarbeiter, solange Kernfunktionen, durch teils langjährige, erfahrene Mitarbeiter, welche die Organisationskultur leben besetzt sind.
Doch ab einem gewissen Punkt, der in den meisten Fällen direkt mit dem Wachstum des Unternehmens im Einklang steht ist es notwendig strukturierte Vorgehensweisen einzuführen. Denn ohne klar strukturierte Prozesse übersteigt die Komplexität den bisher tragbaren Aufwand sehr schnell und das bisherige arbeiten „auf Zuruf“ wird immer problematischer.
Speziell in IT-Abteilungen kommt es sehr rasch zu unüberschaubaren Auswirkungen bei zunehmender Komplexität des Systems. Ein Kriterium für die Erreichung dieses kritischen Punktes währe z.B. der Anstieg von selbst verursachten Fehlern.
Selbst bei Prozessen, die bereits mehrmals ausgeführt wurden, aber nicht in
ausreichend dokumentierter Form vorliegen, kommt es speziell in zeitkritischen
Situationen immer wieder zu Problemen.
Als Verantwortlicher für den Systembetrieb obliegt es in meiner Verantwortung, einen möglichst reibungslosen Betrieb eines 24x7 Systems zu gewährleisten.
Da es den Rahmen dieser Arbeit bei weitem übersteigen würde beschäftigt sich die
folgende Arbeit nur mit den Problemen bei der Einführung einer prozessgestützten Dokumentationsrichtlinie in einer IT-Abteilung.
Nach der kurzen Erarbeitung von notwendigen begrifflichen Definitionen, wird die
Problemstellung erörtert. In weitere Folge wird die Umsetzung, also die ersten
Schritte der eigentlichen Einführung ausgeführt.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Grundlagen
3. Problemstellung
4. Umsetzung
4.1. Begründung der Notwendigkeit
4.2. 3 Phasen der Veränderung
4.3. Auswirkung auf den Systembetrieb
4.3.1. Qualität
4.3.2. Implementationszeit
4.3.3. Flexibilität
4.4. Widerstände
5. Konklusio
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit analysiert die Herausforderungen bei der Einführung einer prozessgestützten Dokumentationsrichtlinie in einer IT-Abteilung und untersucht, wie Veränderungsmanagement-Prozesse zur Bewältigung der auftretenden technischen und menschlichen Widerstände eingesetzt werden können.
- Strukturierung von IT-Prozessen in wachsenden Unternehmen
- Anwendung des 3-Phasen-Modells der Organisationsentwicklung
- Umgang mit Widerständen bei Veränderungsprozessen
- Abwägung zwischen Qualität, Implementationszeit und Flexibilität
- Bedeutung der Akzeptanz durch betroffene Mitarbeiter
Auszug aus dem Buch
4.4. Widerstände
Da wie schon erwähnt können erfolgreiche Veränderungen nicht nur durch bloßes Erteilen von Anweisungen erfolgen. Akzeptieren die Mitarbeiter die Maßnahmen nicht, werden sie jede Veränderung zum Anlass nehmen um diese abzulehnen. In den meisten Fällen sind hier teils versteckte Widerstände dafür verantwortlich, denn jede Veränderung ist für die betroffenen Mitarbeiter mit persönlichen Konsequenzen verbunden.
Um auf etwaige Widerstände reagieren zu können, sollte man zuvor wissen wie diese entstehen.
Eine häufige Uhrsache stellen nicht verstandene Ziele und Hintergründe dar. Dessweiteren kommt es oft vor, dass Ziele zwar verstanden wurden, aber die Mitarbeiter nicht wirklich daran glauben. Oder auch der Umkehrschluss, dass zwar daran geglaubt wird, aber keine positiven Konsequenzen erwartet werden. Alle diese Situationen führen zu Bedenken, Befürchtungen oder sogar Angst, welche sich in unterschiedlichen Arten von Widerständen manifestieren.
In der Literatur wird zwischen 4 Gruppen von Widerständen unterschieden. (Zoom1, 2009)
In der folgenden Tabelle sind diese und die jeweiligen Zusammenhänge ersichtlich.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Diese Einleitung beleuchtet die Notwendigkeit strukturierter Prozesse in wachsenden IT-Abteilungen, um die Komplexität des Systembetriebs zu bewältigen und Fehlerraten zu minimieren.
2. Grundlagen: Hier werden zentrale Begriffe des Veränderungsmanagements definiert und die Bedeutung des Faktors Mensch für den Erfolg von Organisationsentwicklung hervorgehoben.
3. Problemstellung: Das Kapitel beschreibt die spezifische Ausgangslage eines mittelständischen Unternehmens mit einem historisch gewachsenen System und dem daraus resultierenden Bedarf an einer Dokumentationsrichtlinie.
4. Umsetzung: Dieser Hauptteil widmet sich der praktischen Implementierung der Richtlinien unter Berücksichtigung der 3-Phasen-Modelle, der Auswirkungen auf den IT-Betrieb und des Umgangs mit aufkommenden Widerständen.
5. Konklusio: Die Arbeit schließt mit der Erkenntnis, dass die gleichzeitige Einführung mehrerer Veränderungen ohne Akzeptanz der Mitarbeiter zu scheitern droht und Widerstände bei Projekten von Beginn an transparent adressiert werden müssen.
Schlüsselwörter
Veränderungsmanagement, IT-Abteilung, Dokumentationsrichtlinie, Organisationsentwicklung, Systembetrieb, Prozessmanagement, Widerstände, 3-Phasen-Modell, Implementierung, Qualitätssicherung, Personelle Ressourcen, Kommunikation, Feedback, Prozessleistung, Unternehmensstruktur
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die Herausforderungen und Probleme, die bei der Einführung einer formalen, prozessgestützten Dokumentationsrichtlinie in einer IT-Abteilung eines mittelständischen Unternehmens auftreten.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zentrale Themen sind Veränderungsmanagement, Organisationsentwicklung, IT-Infrastruktur-Management, Prozessoptimierung und der konstruktive Umgang mit Widerständen innerhalb von Teams.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist es, den Einführungsprozess einer Dokumentationsrichtlinie wissenschaftlich zu begleiten und zu untersuchen, wie technische Notwendigkeiten mit der Akzeptanz der Mitarbeiter in Einklang gebracht werden können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Der Autor stützt sich auf Literaturanalysen zu Veränderungsmanagement und Organisationsentwicklung, kombiniert mit einer praxisnahen Fallstudie zur Implementierung neuer Abläufe in seiner eigenen IT-Abteilung.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die theoretische Begründung der Notwendigkeit, das 3-Phasen-Modell der Veränderung, die Analyse von Auswirkungen auf den Systembetrieb sowie eine detaillierte Auseinandersetzung mit auftretenden Widerständen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die wichtigsten Schlüsselwörter umfassen Veränderungsmanagement, Dokumentationsrichtlinie, IT-Betrieb, Organisationsentwicklung, Widerstände und Prozessmanagement.
Welches spezielle 4-Augen-Prinzip wird im Text diskutiert?
Das Management forderte ein 4-Augen-Prinzip für Systemänderungen, was jedoch aufgrund der kleinen Teamgröße von nur drei Administratoren und deren Arbeitsbelastung in der Praxis auf erhebliche Widerstände stieß und als nicht realisierbar bewertet wurde.
Wie geht der Autor mit der "burning platform" um?
Der Autor stellt fest, dass in seinem Fall keine "burning platform" (künstliche Notwendigkeit) erzeugt werden musste, da die Probleme in gemeinsamen Meetings offen adressiert wurden und die Notwendigkeit der Veränderung von allen anerkannt war.
Was verdeutlicht das Fallbeispiel des zweiten Administrators?
Das Beispiel zeigt, wie ein erfahrener Mitarbeiter bei Nichtbeachtung seiner konstruktiven Kritik in sturen Formalismus und passiven Widerstand verfällt, was den Projekterfolg gefährden kann.
- Arbeit zitieren
- BSc Thomas Riegler (Autor:in), 2009, Probleme bei der Einführung einer prozessgestützten Dokumentationsrichtlinie in einer IT-Abteilung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/144864
