Es handelt es sich um eine Hausarbeit (Fallstudie) bezüglich betrieblicher Informationssysteme.
Mit weniger als 150 Mitarbeitern handelt es sich bei LazyLounge um ein wachsendes mittelständisches Unternehmen (Winkler, 2020). In der Frühzeit des Unternehmens kam es zu einem raschen und teils ungesteuerten Wachstum von Prozessen und teils individueller Informationstechniklösungen. Hierdurch treten insbesondere in der Einkaufsabteilung zunehmend Probleme auf. Prozessmodelle sind hier fehlerhaft und unausgereift (CMMI Product Team, 2002). Aktuell erfolgt die IT-Unterstützung des Einkaufs alleinig mittels einer Tabellenkalkulationssoftware, die nicht durch die IT-Abteilung des Unternehmens betreut wird und für die keine Dokumentation existiert. In der Abteilung sind zuletzt vermehrt Probleme mit einer verspäteten oder ausbleibenden Bearbeitung von Bestellungen aufgetreten und Störungsmeldungen von Lieferanten wurden nicht adäquat bearbeitet. Eine rechtzeitige Information des Lagers oder der Produktion erfolgte nicht. Um rasch auf die identifizierten Schwierigkeiten zu reagieren erfolgte frühzeitig die Einbindung der Unternehmensberatung WeIT mit dem Ziel relevantes externes Wissen zu erwerben (Sammons, 2018).
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
1.1. LazyLounge und die Abteilung Einkauf
2. Hauptteil
2.1. Betriebliche Anwendungssysteme
2.1.1. Wahl der Art des betrieblichen Anwendungssystems
2.1.2. Voraussetzungen für die Implementierung des Anwendungssystems
2.1.3. Anstehende Veränderungen
2.1.4. Erwartete Schwierigkeiten
2.1.5. Lösungsansätze für die erwarteten Schwierigkeiten
2.2. Beschaffungsprozesse
2.2.1. Referenzbeschaffungsprozesse
2.2.2. Resultierendes BPMN-Diagramm
2.3. Anleitungen zur Verwendung durch Mitarbeiter*innen des Einkaufs von LazyLounge
2.3.1. Anleitung für Mitarbeiter*innen des operativen Einkaufes von LazyLounge
2.3.2. Anleitung für Mitarbeiter*innen des strategischen Einkaufes von Lazy-Lounge
3. Abschluss und Ausblick
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Das primäre Ziel dieser Arbeit ist die Analyse und Optimierung der defizitären Einkaufsprozesse des wachsenden mittelständischen Unternehmens LazyLounge durch die Implementierung eines holistischen betrieblichen Anwendungssystems. Dabei wird untersucht, wie durch die Einführung eines SCM-Systems sowie die Standardisierung von Abläufen die Effizienz gesteigert, Transparenz geschaffen und IT-gestützte Workflows etabliert werden können, um bestehende prozessuale und informationstechnische Schwachstellen nachhaltig zu überwinden.
- Analyse der bestehenden Einkaufsproblematik und IT-Infrastruktur
- Konzeption und Modellierung von Soll-Prozessen mittels BPMN
- Strategien zur Bewältigung von Implementierungsrisiken und Mitarbeiterbarrieren
- Entwicklung konkreter Anleitungen für den operativen und strategischen Einkauf
- Evaluierung von Standardsoftware-Lösungen für das Supply-Chain-Management
Auszug aus dem Buch
2.1.4. Erwartete Schwierigkeiten
Im Kontext der anstehenden Veränderungen mussten auch Schwierigkeiten und potentielle Konflikte mitbedacht werden, die durch die Implementierung des Systems entstehen könnten. Potentielle Schwierigkeiten diesbezüglich betreffen die Themen Mitarbeiterbarrieren, Migration vorhandener Daten, unvollständige Anforderungsdokumentation und die Allgemeinen Prozessänderungsrisiken.
Mitarbeiterbarrieren
Veränderungen in den gewohnten Arbeitsprozessen und insbesondere die Berührung mit dem Phänomen der digitalen Transformation führt bei Mitarbeitern teils zu psychologisch begründeten Barrieren, die sich häufig als Könnens-, Wollens- und Dürfensbarrieren präsentieren (Schneider Pföhler, 2015, S.24).
Migration vorhandener Daten
Die Migration der aktuell in einer Tabellenkalkulationssoftware geführten Daten sowie der teils auf Papier vorhandenen historischen Lieferdaten und Materialdaten stellt ein weiteres Problem dar, welchem sich bei der Einführung des SCM-Systems gestellt werden müsste. Hierbei muss entschieden werden, ob gegebenenfalls einige der vorhandenen Daten im neuen System nicht benötigt werden. Daten die einen ausschließlich historischen Wert haben müssen von solchen Daten unterschieden werden, für die eine rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht. Weiterhin muss sichergestellt werden, dass bisher nicht digitalisierte Daten (z.B. Stammdaten von Materialien, relevante Vertragsinhalte mit Lieferanten, Lieferzeiten etc.) vollständig in die Datenbank des SCM-Systems überführt werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Dieses Kapitel identifiziert die aktuellen Defizite in der Einkaufsabteilung von LazyLounge, wie etwa fehlende zentrale Datenbanken und ineffiziente manuelle Prozesse, und begründet die Notwendigkeit einer IT-gestützten Neuausrichtung.
2. Hauptteil: Der Hauptteil erläutert die theoretischen Grundlagen der Implementierung eines SCM-Systems, analysiert die Prozessanforderungen, dokumentiert die Lösungsansätze für identifizierte Risiken und enthält detaillierte Nutzerhandbücher für den Einkauf.
3. Abschluss und Ausblick: Dieses Kapitel zieht ein Fazit zur unmittelbar anstehenden Implementierung und skizziert zukünftige Schritte wie die Automatisierung von Schnittstellen via EDIFACT und die Integration weiterer Unternehmensbereiche.
Schlüsselwörter
Supply-Chain-Management, SCM, Einkaufsprozesse, Prozessmodellierung, BPMN, Anwendersysteme, ERP-Software, Odoo, digitale Transformation, Change Management, Datenmigration, Lieferantenmanagement, Beschaffung, Prozessoptimierung, Mittelstand.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der vorliegenden Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die Fallstudie des Unternehmens LazyLounge und die Einführung eines betrieblichen Anwendungssystems zur Professionalisierung der Einkaufsprozesse.
Was sind die zentralen Themenfelder der Analyse?
Die Schwerpunkte liegen auf dem Supply-Chain-Management, der Prozess-Standardisierung mittels BPMN sowie dem organisatorischen Wandel und der IT-gestützten Abwicklung des Einkaufs.
Welches primäre Ziel wird mit dem Projekt verfolgt?
Das Ziel ist die Ablösung ineffizienter Tabellenkalkulationslösungen durch ein holistisches SCM-System, um Prozesse zu standardisieren und die IT-Unterstützung des Einkaufs signifikant zu verbessern.
Welche wissenschaftliche Methode kommt zum Einsatz?
Es werden Literaturanalysen mit Bezug auf Prozessmodelle (z.B. SCOR-Modell) sowie eine Fallstudie mit angewandter Prozessmodellierung (BPMN) durchgeführt.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in theoretische Überlegungen zur Systemwahl, Strategien zur Bewältigung von Implementierungsrisiken sowie praktische Anleitungen für operative und strategische Einkaufsmitarbeiter.
Durch welche Schlüsselwörter lässt sich die Arbeit charakterisieren?
Die Arbeit lässt sich vor allem durch die Begriffe Supply-Chain-Management, Einkaufsprozesse, BPMN, digitale Transformation und Change Management beschreiben.
Warum wurde eine pilotierte Einführung des SCM-Systems gewählt?
Aufgrund akuter wettbewerbsrelevanter Probleme wurde entschieden, zunächst den Einkauf zu priorisieren, anstatt sofort ein vollumfängliches ERP-System für das gesamte Unternehmen einzuführen.
Wie werden Mitarbeiterbarrieren bei der Einführung begegnet?
Es wird auf das UCF-Modell (Unfreeze-Change-Freeze) nach Lewin gesetzt, wobei besonders auf transparente Information und die Einbindung von Key-Usern aus den betroffenen Abteilungen geachtet wird.
- Quote paper
- Dr. med. Dennis Witt (Author), 2023, Betriebliches Anwendungssystem für den Einkauf, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1452518
