1 Inhaltsverzeichnis
2 Allgemeine Einstellungen 4
2.1 Postfach – Persönlicher Ordner 4
2.1.1 Postfach 4
2.1.2 Persönlicher Ordner 4
2.2 Größe des Postfachs 4
2.3 Erstellen von Ordnern 5
2.4 Löschen des Papierkorbs 5
2.5 Vorschaufenster im Posteingang 6
3 E-Mail Versand und Empfang 7
3.1 Erstellen und Versenden einer neuen E-Mail 7
3.2 Standard-Adressbuch ändern 10
3.3 Lesebestätigung 11
3.4 Verzögerte Übermittlung einer E-Mail 12
3.5 Empfangen von E-Mails 12
3.6 Erstellen und Verwalten von Signaturen 13
4 Anlagen 16
4.1 Versenden einer Datei 16
4.2 E-Mail-Anlagen öffnen und speichern 16
5 Assistenten 18
5.1 Automatische Antwort auf eine E-Mail (Abwesenheits-Assistent) 18
5.2 Automatische Weiterleitung einer E-Mail (Regel-Assistent) 18
5.3 Erstellung eines „Spam“- Filters mit dem Regel-Assistent 19
6 Kontakte 21
6.1 Allgemeines zu Kontakten 21
6.2 Erstellen eines neuen Eintrags im Kontakte-Ordner 21
6.3 Übernahme einer Adresse aus einer vorhandenen E-Mail 21
6.4 Verschiedene Ansichten im Kontakte-Ordner 22
6.5 Verteilerlisten 22
7 Kalender 23
7.1 Grundlegende Funktionen des Kalenders 23
7.2 Verschiedene Ansichten des Kalenders 23
7.3 Einen Termin im Kalender eintragen (schnelle Variante) 23
7.4 Einen Termin im Kalender eintragen (ausführliche Variante) 23
7.5 Beginn und Ende eines Termins nachträglich ändern 24
7.6 Regelmäßig sich wiederholende Termine (Serientermine) 24
7.7 Besprechungen planen und mit anderen koordinieren 24
7.7.1 Beim eingeladenen Teilnehmer der Besprechung 24
7.7.2 Wieder zurück beim „Besprechungsplaner“ 25
7.7.3 Teilnehmerverfügbarkeit / Teilnehmerstatus 25
7.8 Gemeinsame Kalender / gemeinsame Nutzung von Postfächern 26
7.8.1 Freigabe eines Kalenders 26
7.8.2 Zugriff auf andere Kalender 26
7.8.3 Private Termine 28
8 Spezielles – Tipps und Tricks 29
8.1 Eigene Datendatei erstellen persönlicher Ordner 29
8.2 Archivieren 29
8.3 Kalendereinträge mit der Maus kopieren oder verschieben 31
8.4 Geburtstage bei Kontakten als Jahrestag im Kalender speichern 31
Inhaltsverzeichnis
2 Allgemeine Einstellungen
2.1 Postfach – Persönlicher Ordner
2.1.1 Postfach
2.1.2 Persönlicher Ordner
2.2 Größe des Postfachs
2.3 Erstellen von Ordnern
2.4 Löschen des Papierkorbs
2.5 Vorschaufenster im Posteingang
3 E-Mail Versand und Empfang
3.1 Erstellen und Versenden einer neuen E-Mail
3.2 Standard-Adressbuch ändern
3.3 Lesebestätigung
3.4 Verzögerte Übermittlung einer E-Mail
3.5 Empfangen von E-Mails
3.6 Erstellen und Verwalten von Signaturen
4 Anlagen
4.1 Versenden einer Datei
4.2 E-Mail-Anlagen öffnen und speichern
5 Assistenten
5.1 Automatische Antwort auf eine E-Mail (Abwesenheits-Assistent)
5.2 Automatische Weiterleitung einer E-Mail (Regel-Assistent)
5.3 Erstellung eines „Spam“- Filters mit dem Regel-Assistent
6 Kontakte
6.1 Allgemeines zu Kontakten
6.2 Erstellen eines neuen Eintrags im Kontakte-Ordner
6.3 Übernahme einer Adresse aus einer vorhandenen E-Mail
6.4 Verschiedene Ansichten im Kontakte-Ordner
6.5 Verteilerlisten
7 Kalender
7.1 Grundlegende Funktionen des Kalenders
7.2 Verschiedene Ansichten des Kalenders
7.3 Einen Termin im Kalender eintragen (schnelle Variante)
7.4 Einen Termin im Kalender eintragen (ausführliche Variante)
7.5 Beginn und Ende eines Termins nachträglich ändern
7.6 Regelmäßig sich wiederholende Termine (Serientermine)
7.7 Besprechungen planen und mit anderen koordinieren
7.7.1 Beim eingeladenen Teilnehmer der Besprechung
7.7.2 Wieder zurück beim „Besprechungsplaner“
7.7.3 Teilnehmerverfügbarkeit / Teilnehmerstatus
7.8 Gemeinsame Kalender / gemeinsame Nutzung von Postfächern
7.8.1 Freigabe eines Kalenders
7.8.2 Zugriff auf andere Kalender
7.8.3 Private Termine
8 Spezielles – Tipps und Tricks
8.1 Eigene Datendatei erstellen persönlich Ordner
8.2 Archivieren
8.3 Kalendereinträge mit der Maus kopieren oder verschieben
8.4 Geburtstage bei Kontakten als Jahrestag im Kalender speichern
Zielsetzung & Themen
Die Seminarunterlage dient als praxisorientierter Leitfaden für die effiziente Nutzung von Microsoft Outlook 2003 im beruflichen Umfeld, insbesondere unter Nutzung eines Exchange-Servers. Ziel ist die Vermittlung grundlegender Fertigkeiten zur Verwaltung elektronischer Post, Kontakte und Termine sowie zur optimalen Nutzung der integrierten Automatisierungsfunktionen.
- Konfiguration und Verwaltung von Postfächern und Datendateien.
- Effizientes E-Mail-Management inklusive Signaturen, Anlagen und Automatisierungsregeln.
- Strukturierung der täglichen Arbeit durch Kontaktverwaltung und Verteilerlisten.
- Professionelle Termin- und Besprechungsplanung unter Berücksichtigung von Teilnehmerverfügbarkeiten.
- Praktische Tipps zur Datensicherung durch Archivierung und gemeinsame Kalendernutzung.
Auszug aus dem Buch
3.3 Lesebestätigung
Wenn Sie eine E-Mail verschicken und wissen wollen, ob und wann die E-Mail geöffnet wurde, gibt es in Outlook die Möglichkeit, eine „Lesebestätigung“ anzufordern.
Innerhalb des Statistischen Landesamtes wird beim Anfordern dieser Lesebestätigung automatisch eine Rückantwort an Sie gesendet, sobald der Empfänger die E-Mail geöffnet hat.
Zum Anfordern einer Lesebestätigung bei einer einzelnen Nachricht beginnen Sie wie gewohnt eine neue E-Mail, dann klicken Sie auf „Ansicht“, dort auf den Befehl „Optionen“.
In den Nachrichtenoptionen setzen Sie einen Haken bei „Das Lesen dieser Nachricht bestätigen“.
Zusammenfassung der Kapitel
2 Allgemeine Einstellungen: Behandelt die grundlegende Konfiguration von Postfächern, das Erstellen von Ordnern und das Management der Speichergröße.
3 E-Mail Versand und Empfang: Erläutert das Schreiben, Versenden, Empfangen sowie das Verwalten von Signaturen und Lesebestätigungen.
4 Anlagen: Konzentriert sich auf das sichere Versenden, Öffnen und Speichern von E-Mail-Anhängen unter Berücksichtigung potenzieller Sicherheitsrisiken.
5 Assistenten: Beschreibt die Einrichtung von Abwesenheitsnotizen und automatischen Regeln zur E-Mail-Weiterleitung oder Spam-Filterung.
6 Kontakte: Führt in die Adressverwaltung, das Anlegen von Kontakten und die Erstellung von Verteilerlisten ein.
7 Kalender: Detaillierte Anleitung zur Terminplanung, Organisation von Besprechungen, Teilnehmerverwaltung und Freigabe gemeinsamer Kalender.
8 Spezielles – Tipps und Tricks: Bietet Hilfestellungen zur manuellen Datensicherung durch Archivierung und effiziente Arbeitstechniken bei der Kalenderverwaltung.
Schlüsselwörter
Outlook 2003, Postfach, E-Mail-Management, Exchange-Server, Regel-Assistent, Abwesenheits-Assistent, Kontaktverwaltung, Kalender, Besprechungsplanung, Archivierung, Datensicherheit, Verteilerlisten, Signaturen, Lesebestätigung, Terminplanung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit bietet eine praxisnahe Einführung in die grundlegenden Funktionen von Microsoft Outlook 2003 für Anwender, die in einer Exchange-Server-Umgebung arbeiten.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf dem professionellen Umgang mit E-Mails, der effektiven Verwaltung von Kontakten, einer strukturierten Terminplanung sowie der Nutzung von Automatisierungsassistenten.
Was ist das primäre Ziel der Dokumentation?
Das primäre Ziel ist es, dem Anwender die notwendigen Kenntnisse zu vermitteln, um den administrativen Aufwand im Büroalltag durch eine effiziente Outlook-Nutzung zu minimieren.
Welche wissenschaftliche bzw. technische Methode wird verwendet?
Es handelt sich um eine anwendungsbezogene Schritt-für-Schritt-Anleitung, die softwarebasierte Prozesse anhand von Menüfolgen und Funktionsbeschreibungen didaktisch aufbereitet.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in technische Grundlagen des Postfachs, E-Mail-Handling, Assistenten zur Automatisierung, die Kontaktverwaltung sowie eine umfassende Kalender- und Besprechungssteuerung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den prägenden Begriffen zählen Outlook, Postfach-Management, Exchange, Automatisierung, Terminplanung, Kontakte und Archivierung.
Wie kann ein "Spam-Filter" in Outlook 2003 manuell erstellt werden?
Über den Regel-Assistenten können Sie neue Regeln definieren, die E-Mails basierend auf spezifischen Wörtern in der Absenderadresse automatisch in einen dafür erstellten Ordner verschieben oder löschen.
Wie lassen sich Termine effizient mit anderen Teilnehmern koordinieren?
Outlook bietet hierfür den Besprechungsplaner an, über den Teilnehmer eingeladen, Verfügbarkeiten geprüft und bei Konflikten automatisch freie Zeitfenster ermittelt werden können.
- Quote paper
- Michel Beger (Author), 2008, Seminarunterlage Outlook 2003, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/145828
